Project Manager: Nhiệm vụ, Chức năng và Trách nhiệm

Nhiều người quan tâm đến chức danh Project Manager (Giám đốc dự án) nhưng chưa thực sự nắm rõ được nhiệm vụ, chức năng cũng như trách nhiệm của vị trí này. Dưới đây HRChannels sẽ chia sẻ thông tin giải đáp thắc mắc cho bạn.

Muốn trở thành Giám đốc quản lý dự án thì bạn phải có đủ điều kiện năng lực theo quy định, trình độ chuyên môn về chuyên ngành xây dựng phù hợp với yêu cầu của dự án, có chứng nhận nghiệp vụ về quản lý dự án cũng như các điều kiện tương ứng với mỗi hạng mục riêng.

Chức năng của Project Manager

Mỗi người quản lý dự án sẽ có nhiệm vụ hàng ngày khác nhau tùy thuộc vào lĩnh vực, phạm vi ngành, dự án. Tuy nhiên, chức năng, trách nhiệm chung của Project Manager vẫn gồm 4 công việc chính: Lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo hướng dẫn và kết thúc dự án.

>>> Xem thêm: Mức lương của Project Manager là bao nhiêu?

1. Lập kế hoạch

Dù rất nhiều ý tưởng nhưng không phải lúc nào chúng cũng được thực hiện đúng tiêu chuẩn đề ra trong ngân sách, thời hạn thực tế, do đó việc lập kế hoạch chính là mấu chốt cực kì quan trọng, luôn phải điều chỉnh kịp thời để đảm bảo phù hợp với thực tế phát sinh. Một Project Manager giỏi sẽ là người quản lý tốt, có kế hoạch chặt chẽ, có khả năng thay đổi để có được hiệu quả tối ưu nhất.

Bước đầu tiên của một dự án là xác định những gì phải làm và thực hiện chúng như như thế nào. Giám đốc dự án lập kế hoạch, thiết lập mục tiêu, cách đạt được mục tiêu đó với các nguồn lực, các bên liên quan. Khi đã thiết lập được rồi thì cần phải xác định được nhóm hoặc cá nhân tham gia vào dự án sẽ đảm nhận công việc gì, phân bổ, sắp xếp nhiệm vụ cho cấp dưới, điều này rất quan trọng để tạo ra một ngân sách khả thi.

2. Tổ chức

Chức năng tổ chức liên quan đến việc ủy thác, phân bổ công việc. Với vai trò là người lãnh đạo, Project Manager cần xác định được ai là người làm nhiệm vụ này, ai đảm nhận công việc kia để đáp ứng được thời hạn hoàn thành dự án. Trong bước tổ chức thì chia thành nhiều công việc chi tiết.

Lịch trình: Nhằm đảm bảo mọi người đều ý thức được vai trò của mình thì Project Manager cần có một lịch trình cụ thể, phù hợp với các bên liên quan, phạm vi, tài nguyên. Lịch trình sẽ điều chỉnh danh sách các nhiệm vụ nên điều quan trọng là định hướng chi tiết, cụ thể, kỹ lưỡng. Kế đến, bạn cần quyết định những công việc nào cần hoàn thành trước, như vậy sẽ dễ theo dõi tiến trình công việc.

Ngân sách: Xác định xong các nhiệm vụ cần thực hiện, Giám đốc dự án cần ước tính chi phí của từng thành phần trong dự án.

Bắt đầu: Một cuộc họp bắt đầu là tất cả việc tóm tắt nhóm bạn làm theo lịch trình đã tạo ra. Đó cũng là làm rõ vai trò và trách nhiệm của từng người tham gia dự án, nhận phản hồi từ chuyên gia trong ngành này.

3. Hướng dẫn

Project Manager giống như thuyền trưởng dẫn dắt, lãnh đạo cấp dưới  thực hiện dự án, đảm bảo đi theo đúng tiến độ dự án, kế hoạch đã đề ra. Theo dõi dự án để sớm nắm bắt được dấu hiệu của các vấn đề mới, nhanh chóng xử lý được các tình huống phát sinh.

4. Kết thúc dự án

Khi dự án đóng, Project Manager có chức năng đánh giá các nhóm và kết quả thực hiện so với mục tiêu đề ra.

Nhiệm vụ của Project Manager

Tùy thuộc vào mỗi lĩnh vực mà Project Manager sẽ có nhiệm vụ cụ thể khác nhau nhưng nhìn chung thì họ sẽ có danh sách công việc điển hình. Giám đốc dự án có nhiệm vụ tiếp nhận toàn bộ các thông tin dự án do ban giám đốc chuyển giao, tham gia với ban lãnh đạo thương lượng điều khoản hợp đồng với khách hàng cho đến khi ký kết chính thức hợp đồng. Ngoài ra họ còn chịu trách nhiệm quản lý hợp đồng đã ký kết, việc thanh toán theo hợp đồng, danh mục hồ sơ hoàn công của dự án, đại diện công ty hoàn thành các thủ tục theo quy định. Bên cạnh đó, Giám đốc dự án cũng tham giam vào công tác tuyển dụng, bố trí điều hành nhân sự. Phát triển thương hiệu của doanh nghiệp, đồng thời tìm kiếm dự án khác, tư vấn cho chủ đầu tư.

- Lập kế hoạch dự án và thực hiện chúng.

- Quản lý, đưa ra biện pháp, hướng dẫn nhân viên giải quyết các khó khăn trong công việc

- Hỗ trợ thu thập tài nguyên cho dự án

- Chỉ đạo, giao nhiệm vụ cho nhân viên cấp dưới, giám sát dự án, đảm bảo thu được kết quả  hoàn thành  tốt nhất.

- Lập ngân sách hợp lý cho từng dự án.

- Phân tích rủi ro, quản lý các rủi ro đó và các vấn đề liên quan.

- Làm việc với các nhà cung cấp, đối tác, khách hàng và cấp trên.

- Kiểm soát chất lượng dự án.

>>> Xem thêm: 05 điểm chính mà Project Manager phải nắm rõ

Trách nhiệm của Project Manager

Trách nhiệm của họ là giám sát các dự án, tạo ra quy trình tối ưu hóa nhằm cho phép các mục tiêu, thời gian, ngân sách dự án được đáp ứng đúng như kế hoạch, mong muốn. Người quản lý có vai trò then chốt trong việc thúc đẩy, thực hiện từng giai đoạn của kế hoạch, chịu trách nhiệm lãnh đạo toàn bộ dự án.

Quản lý dự án

 Bao gồm công việc giao tiếp với các bên liên quan của dự án, ban giám đốc điều hành. Phối hợp với các nhân viên để tạo ra năng suất lao động cao nhất, quản lý xung đột giữa các nhóm. Công việc xây dựng dự án, tiến độ thực hiện dự án, bàn giao dự án.

Quản lý rủi ro

Project Manager phải có trách nhiệm quản lý rủi ro trong kinh doanh, quá trình thực hiện dự án, xác định, phân tích, đánh giá các vấn đề tiềm ẩn mà dự án, doanh nghiệp phải đối mặt rồi từ đó đề ra kế hoạch xử lý kịp thời, nhằm tránh tác động xấu đến với tổ chức. Người quản lý dự án tốt có thể giảm thiểu rủi ro đáng kể bằng thực hiện giao tiếp mở, đảm bảo mọi người tham gia đều có cơ hội bày tỏ ý kiến ​​và mối quan tâm của mình.

Phân tích hệ thống kinh doanh

Cung cấp công việc chất lượng, nhất quán để đáp ứng các yêu cầu về ngân sách, thời gian, tính toán tiến độ, chi phí dự án. Ngoài ra, cập nhật tài liệu dự án gồm ngân sách, điều lệ dự án, kế hoạch dự án, kế hoạch truyền thông.

Quản lý các bên liên quan của dự án

Project Manager cần phải làm việc, trao đổi, giải thích những vấn đề liên quan đến dự án với đối tác, nhà đầu tư. Nếu khả năng quản lý các bên liên quan tốt thì sẽ kiểm soát được phạm vi dự án leo thang, đảm bảo các yêu cầu của dự án, nắm bắt được mức độ chấp nhận rủi ro, giảm thiểu các vấn đề gây trì hoãn dự án. 

Quản lý nhóm dự án

Một mình Project Manager sẽ không thể hoàn thiện được một công trình, sản phẩm, họ cần đến sự giúp đỡ của những người khác trong và ngoài bộ phận dự án của mình. Là người đứng đầu, quản lý và lãnh đạo, Project Manager phải có trách nhiệm với từng thành viên trong team, đôn đốc họ hoàn thành nhiệm vụ, xử lý mâu thuẫn hay các vấn đề phát sinh nội bộ.

>>> Xem thêm: Nhà tuyển dụng tìm kiếm tố chất gì ở một Project Manager?

HRChannels - Dịch vụ tuyển dụng nhân sự cấp cao hàng đầu hiện nay

Để tìm được vị trí Project Manager với mức lương hấp dẫn cùng nhiều cơ hội thăng tiến, đãi ngộ tốt trong các doanh nghiệp lớn trong và ngoài nước, bạn hãy liên hệ với HRChannels chúng tôi. Còn nếu công ty của bạn đang mong muốn sở hữu người tài giỏi, có năng lực làm việc cao thì HRChannels cũng sẽ đáp ứng được yêu cầu bạn đưa ra. Hơn 16 năm kinh nghiệm làm việc uy tín, chúng tôi tự tin mang đến sự hài lòng cho khách hàng.

---------------------------------------------------------

HRchannels - Dịch vụ tuyển dụng cao cấp
Hotline: 08. 3636. 1080
Email: sales@hrchannels.com / job@hrchannels.com
Website: www.hrchannels.com
Địa chỉ: Tầng 12A.3, Tòa MD Complex, 68 Nguyễn Cơ Thạch, Nam Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam

Nguồn ảnh: internet