KPI cho Trưởng phòng chất lượng

Trưởng phòng chất lượng là vị trí có mặt tại hầu hết các doanh nghiệp. Đặc biệt với các doanh nghiệp sản xuất và cung cấp dịch vụ, vai trò của vị trí này lại càng quan trọng. 

Để đánh giá và quản lý hiệu suất công việc của Trưởng phòng chất lượng, các doanh nghiệp đều nỗ lực thiết lập các chỉ số KPI phù hợp nhất cho vị trí này. Tuy nhiên, việc xây dựng KPI cho Trưởng phòng chất lượng không hề đơn giản. Nếu bạn cũng quan tâm vấn đề này, hãy theo dõi bài viết sau của Ms Uptalent để có thêm những thông tin hữu ích.

MỤC LỤC
1- Trưởng phòng chất lượng làm những?
2- KPI cho vị trí Trưởng phòng chất lượng gồm những gì? 
3- Những lưu ý khi thiết lập KPI cho vị trí Trưởng phòng chất lượng
    3.1- Xác định mục tiêu tổng thể của doanh nghiệp
    3.2- Lựa chọn các chỉ số KPI phù hợp cho Trưởng phòng chất lượng
    3.3- Số lượng chỉ số KPI
    3.4- Quan tâm đến KPI nguyên nhân 
    3.5- Đảm bảo khả năng điều chỉnh của KPI theo thời gian
    3.6- Đảm bảo tính nhất quán, thực tế cho các chỉ số KPI
4- Cần chú ý gì để thực hiện KPI tốt nhất cho vị trí này?

1- Trưởng phòng chất lượng làm những gì?  

Trưởng phòng chất lượng là người đứng đầu bộ phận quản lý chất lượng của doanh nghiệp. Vị trí này xuất hiện trong rất nhiều ngành nghề và lĩnh vực khác nhau. 

Trách nhiệm chính của Trưởng phòng chất lượng là đảm bảo tất cả các sản phẩm, dịch vụ của công ty luôn đáp ứng tốt nhất các tiêu chuẩn chất lượng, bao gồm các quy định của nhà nước và cả kỳ vọng của khách hàng.

Bên cạnh đó, họ cũng phải phối hợp với các trưởng bộ phận khác để giám sát hệ thống quản lý chất lượng, thu thập thông tin về hiệu suất và tính toán mức độ đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng của sản phẩm.

Trưởng phòng chất lượng là một vị trí cấp quản lý trong doanh nghiệp. Do đó, người đảm nhận vai trò này cần có kinh nghiệm và kiến thức chuyên ngành về quản lý cũng như chuyên môn kỹ thuật. Chỉ khi đáp ứng tốt các yêu cầu này họ mới có thể đảm bảo quy trình quản lý chất lượng diễn ra hiệu quả và trơn tru.


>>>> Xem thêm: QC là gì? Tất tần tật thông tin về ngành QC

2- KPI cho vị trí Trưởng phòng chất lượng gồm những gì? 

Xây dựng KPI là phương pháp tối ưu giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả công việc của Trưởng phòng chất lượng và đảm bảo hiệu quả công việc luôn tối ưu.

Sau đây là các chỉ số KPI thường được sử dụng để đánh giá chất lượng công việc của Trưởng phòng chất lượng:

- Số lượt khiếu nại của khách hàng

- Số lần xảy ra sự cố máy móc trong doanh nghiệp

- Tỷ lệ hiệu suất làm việc của nhân viên

- Sự hài lòng của khách hàng

- Tỷ lệ báo cáo chính xác về hiệu xuất làm việc của phòng quản lý chất lượng

- Tỷ lệ đạt được các mục tiêu đã đề ra


>>>> Xem thêm: KPI cho Giám sát, Quản đốc xưởng sản xuất

3- Những lưu ý khi thiết lập KPI cho vị trí Trưởng phòng chất lượng 

Khi thiết lập KPI cho Trưởng phòng chất lượng, bạn cần lưu ý những điều sau:

3.1- Xác định mục tiêu tổng thể của doanh nghiệp 

Các chỉ số KPI bạn thiết lập cần gắn liền với việc đạt được một mục tiêu cụ thể nào đó. Vì vậy, bạn cần xác định mục tiêu của doanh nghiệp khi bắt tay xây dựng KPI cho Trưởng phòng chất lượng.

Mục đích của việc xây dựng KPI là đưa ra một kết quả cụ thể để định hướng và đánh giá hiệu quả công việc của Trưởng phòng chất lượng. Qua đó, bạn cũng đánh giá được kết quả thực hiện các mục tiêu của doanh nghiệp.

KPI không phải mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp. Nhưng bạn cần xây dựng KPI dựa trên các mục tiêu của doanh nghiệp tại từng thời điểm cụ thể. Các chỉ số được chọn ra cần có sự tương quan chặt chẽ với mục tiêu và phải là những chỉ số thực sự quan trọng.

Bằng cách thiết các chỉ số KPI cho Trưởng phòng chất lượng, doanh nghiệp có thể tập trung tối đa các nguồn lực và tài nguyên sẵn có của mình để đạt được hiệu quả kinh doanh cao nhất. Ngoài ra, việc áp dụng KPI trong đánh giá hiệu quả công việc cũng giúp doanh nghiệp hạn chế những lãng phí nguồn lực, tài nguyên và có thể đạt được mục tiêu kinh doanh nhanh nhất.

3.2- Lựa chọn các chỉ số KPI phù hợp cho Trưởng phòng chất lượng 

Bạn không thể chọn KPI một cách lan man, không rõ ràng. Bất cứ chỉ số KPI nào được đưa ra đều phải liên quan đến tính chất, yêu cầu công việc của vị trí Trưởng phòng chất lượng.

Khi xây dựng KPI bạn sẽ phải bám sát vào các thông tin về mô tả công việc cũng như trách nhiệm, quyền hạn của cá nhân phụ trách chức danh đó. Điều này đảm bảo cá nhân đó sẽ luôn thực hiện đúng trách nhiệm của mình để hoàn thành các mục tiêu tổng thể của doanh nghiệp. 

Đồng thời, bạn cũng cần chú ý đến các yếu tố có thể tác động đến hiệu quả công việc của Trưởng phòng chất lượng và các yếu tố được sử dụng để đánh giá kết quả công việc đạt được. Bạn phải đảm bảo đối chiếu cẩn thận các yếu tố trên với mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp để chọn đúng các chỉ số KPI phù hợp nhất.

Mỗi ngành nghề đều có những chỉ số KPI tiêu chuẩn. Tuy nhiên, bạn không nhất thiết phải sử dụng các chỉ số tương tự như các công ty khác. Thay vào đó, bạn cần đảm bảo các chỉ số đó phải phù hợp với mục tiêu và vai trò công việc tại công ty của mình. Đây chính là chìa khóa quan trọng mang lại thành công cho việc xây dựng và thực hiện KPI cho trưởng phòng chất lượng.

3.3- Số lượng chỉ số KPI 

Có rất nhiều chỉ số KPI khác nhau cho vị trí Trưởng phòng chất lượng. Nhưng bạn không cần thiết phải sử dụng toàn bộ các chỉ số này. 

Thực tế cho thấy, bạn chỉ cần áp dụng các chỉ số phù hợp với mục tiêu của doanh nghiệp tại từng giai đoạn và đó phải là những chỉ số thực sự quan trọng.

Bạn cũng không nên sử dụng quá nhiều hoặc quá ít chỉ số KPI. Số lượng KPI tối ưu bạn nên sử dụng là từ 4 – 10 chỉ số. Đồng thời các chỉ số này phải có khả năng tác động đến sự thành công của doanh nghiệp.


>>>> Xem thêm: Mô tả công việc Trưởng Phòng Quản Lý Chất Lượng

3.4- Quan tâm đến KPI nguyên nhân  

Nhiều doanh nghiệp chỉ tập trung vào KPI kết quả mà bỏ qua KPI nguyên nhân. Trong khi đó, KPI nguyên nhân thể hiện quá trình để đạt được KPI kết quả. Một khi bạn bỏ qua KPI nguyên nhân, KPI kết quả sẽ trở nên mông lung và khó thực hiện được.

Vì vậy, bạn cần chú ý đến mối quan hệ nhân quả giữa các chỉ số KPI. Nếu làm tốt điều này, Trưởng phòng chất lượng sẽ nhận thức rõ công việc họ phải làm cũng như mong đợi của doanh nghiệp.

Có thể thấy, việc xây dựng KPI có thành công hay không phụ thuộc rất lớn vào khả năng cân bằng hai loại chỉ số này. Do đó, bạn cần xem xét kỹ lưỡng vấn đề này để thiết lập hệ thống KPI phù hợp nhất cho vị trí Trưởng phòng chất lượng.

3.5- Đảm bảo khả năng điều chỉnh của KPI theo thời gian 

Bằng cách tập trung vào việc thực hiện KPI mà Trưởng phòng chất lượng có thể hoàn thành các mục tiêu tổng thể của doanh nghiệp. Thế nhưng, mục tiêu của doanh nghiệp sẽ có sự thay đổi theo thời gian. Vì vậy, bạn cần đảm bảo các chỉ số KPI được cập nhật và điều chỉnh phù hợp với những thay đổi của doanh nghiệp.

Việc tuỳ chỉnh KPI theo tình hình thực tế sẽ giúp Trưởng phòng chất lượng tập trung tối đa sức lực vào những việc quan trọng nhất. Đồng thời, đây cũng chính là điều kiện thuận lợi để họ nâng cao hiệu quả và chất lượng công việc của mình.

3.6- Đảm bảo tính nhất quán, thực tế cho các chỉ số KPI 

Các chỉ số KPI chỉ được áp dụng trong thời gian ngắn. Tuy nhiên, bạn cần đảm bảo các chỉ số này có tính nhất quán cao để có thể dựa vào chúng mà thực hiện việc điều chỉnh khi mục tiêu của doanh nghiệp có sự thay đổi.

Ngoài ra, bạn cũng cần đảm bảo các chỉ số này có khả năng thực hiện được. Nói cách khác, bạn cần thiết lập các chỉ số phù hợp với trình độ phát triển của doanh nghiệp. Bằng không việc xây dựng KPI sẽ chỉ gây lãng phí thời gian và nguồn lực của doanh nghiệp.


>>>> Xem thêm: QA Manager là gì? Công việc vị trí QA Manager làm gì?

4- Cần chú ý gì để thực hiện KPI tốt nhất cho vị trí này? 

Sau khi thiết lập xong KPI cho Trưởng phòng chất lượng, bạn cần chú ý những điều sau để thực hiện KPI tốt nhất cho vị trí này:

4.1- Truyền đạt các chỉ số KPI một cách rõ ràng, cụ thể

Trước tiên, bạn cần đảm bảo Trưởng phòng chất lượng nắm bắt đầy đủ các thông tin liên quan đến chỉ số KPI cần thực hiện. Đồng thời, bạn cũng cần giúp họ hiểu rõ kết quả doanh nghiệp mong muốn đạt được.

Chỉ khi nào nhân sự thực hiện hiểu rõ mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp họ mới biết cần phải làm gì và làm như thế nào để mang lại hiệu quả công việc tối ưu nhất.

4.2- Đánh giá các chỉ số KPI 

Trong quá trình áp dụng KPI cho vị trí Trưởng phòng chất lượng, bạn sẽ phải thường xuyên đánh giá các chỉ số này nhằm đảm bảo chúng luôn phù hợp. 

Đồng thời, việc đánh giá KPI còn là cơ hội tốt để Trưởng phòng chất lượng luôn nắm bắt được các yêu cầu và trách nhiệm công việc của mình. Qua đó, các mục tiêu của doanh nghiệp cũng luôn bám sát kế hoạch đã đề ra.

4.3- Chú ý đến lợi ích của Trưởng phòng chất lượng

Lợi ích nhận được từ công việc là yếu tố thúc đẩy tinh thần làm việc của nhân viên tốt nhất. Do đó, bạn cần chú ý đến các vấn đề như môi trường, điều kiện làm việc, lương thưởng, phúc lợi,… dành cho vị trí Trưởng phòng chất lượng.

Bên cạnh đó, bạn cũng cần chú ý đến sự hiểu biết của họ về tầm nhìn và sứ mệnh của doanh nghiệp để nâng cao hiệu quả thực hiện KPI.

4.4- Lựa chọn công nghệ theo dõi, đánh giá KPI phù hợp

Thông thường các công nghệ quản lý KPI sẽ được tích hợp vào phần mềm quản lý đang được sử dụng tại doanh nghiệp. Vì vậy, bạn cần xem xét để chọn đúng công nghệ phù hợp nhằm đảm bảo hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp luôn ổn định.

Qua những thông tin Ms Uptalent vừa chia sẻ, chắc rằng bạn đọc đã biết phải xây dựng và thực hiện KPI cho Trưởng phòng chất lượng như thế nào rồi phải không? Hy vọng những thông tin này sẽ giúp bạn thiết lập được những KPI phù hợp nhất và áp dụng thành công KPI vào thực tiễn hoạt động của doanh nghiệp.
 

------------------------------------

HRchannels - Headhunter -  Dịch vụ tuyển dụng cao cấp

Hotline: 08. 3636. 1080
Email: sales@hrchannels.com / job@hrchannels.com
Website: https://hrchannels.com/
Địa chỉ: Tòa MD Complex, 68 Nguyễn Cơ Thạch, Nam Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam

Nguồn ảnh: internet