Workshop là loại hoạt động dần trở nên phổ biến tại Việt Nam. Tuy nhiên, vẫn có nhiều người chưa thực sự hiểu rõ workshop là gì, lợi ích của nó hay phải tổ chức workshop như thế nào cho hiệu quả.
Vậy thì, hãy để Ms Uptalent chia sẻ đến bạn đọc một số thông tin quan trọng nhất về chủ đề workshop này qua bài sau đây nhé!
MỤC LỤC:
1- Workshop là gì?
2- Lợi ích thu được từ việc tổ chức workshop
3- Phân loại hình thức workshop
4- Các bước giúp bạn tổ chức workshop thành công
5- Những nguyên tắc tạo nên thành công cho buổi workshop
5.1- Tôn trọng ý kiến, quan điểm của người khác
5.2- Duy trì tinh thần chia sẻ, học hỏi tích cực trong buổi workshop
5.3- Tập trung vào chủ đề chính
5.4- Tôn trọng khung thời gian thảo luận của buổi workshop
5.5- Đảm bảo yếu tố nhân sự
5.6- Cung cấp tài liệu liên quan đến buổi workshop
5.7- Lưu thông tin người tham dự
5.8- Thống nhất và tổng kết workshop
6- Một số câu hỏi liên quan
1- Workshop là gì?
Hiện tại chưa có định nghĩa chính thức nào về workshop là gì. Tuy nhiên, bạn có thể hiểu đơn giản workshop là một buổi hội thảo hay một chuỗi các hoạt động trao đổi, tương tác giữa những người tham gia nhằm giao lưu và nâng cao kiến thức về một chủ đề hay lĩnh vực cụ thể.
Các chủ đề được thảo luận trong mỗi buổi workshop thường rất đa dạng. Nó có thể là buổi trao đổi về kiến thức, kỹ năng giữa những người yêu thích ẩm thực, trang điểm, thời trang, marketing, bán hàng,… hay bất cứ chủ đề nào khác.
Thông thường một buổi workshop sẽ bao gồm 2 phần. Phần 1 sẽ do diễn giả hoặc người có chuyên môn trình bày. Phần 2 sẽ là khoảng thời gian dành cho người tham gia đặt câu hỏi, tương tác với diễn giả.
2- Lợi ích thu được từ việc tổ chức workshop
Sở dĩ ngày càng có nhiều buổi workshop được tổ chức thường xuyên và liên tục là vì những lợi ích thiết thực mà nó có thể mang lại cho người tham gia.
Sau đây là 5 lợi ích chính mà buổi workshop có thể mang lại:
2.1- Phát huy kỹ năng làm việc nhóm
Điểm đặc biệt trong các buổi workshop là bạn không chỉ đến để nghe mà còn được thực hành, thảo luận cùng người khác theo hình thức đội nhóm.
Chính vì điều này mà bạn sẽ có điều kiện thuận lợi để phát huy và nâng cao kỹ năng làm việc nhóm của bản thân.
2.2- Thúc đẩy khả năng tư duy, tính sáng tạo
Buổi workshop chỉ diễn ra trong một không gian, thời gian nhất định. Điều này vô tình tạo nên áp lực cho bạn. Nó khiến bạn phải tập trung cao độ để giải quyết vấn đề trong sự giới hạn về mặt thời gian và không gian.
2.3- Là một kênh quảng bá thương hiệu tiết kiệm, hiệu quả
Thay vì tổ chức các chiến dịch Marketing tốn kém thì doanh nghiệp có thể thông qua buổi workshop để quảng bá thương hiệu của mình.
Không những có chi phí tiết kiệm mà việc tổ chức workshop còn giúp doanh nghiệp tiếp cận đúng đối tượng, phân khúc khách hàng mục tiêu hơn. Lý do là vì những người tham gia workshop thường là người có nhu cầu thực tế và họ cũng thực sự quan tâm đến lĩnh vực, chủ đề được thảo luận.
2.4- Phát triển mạng lưới quan hệ
Môi trường workshop mang đến cho bạn cơ hội vô cùng tốt để giao lưu, học hỏi cùng những người có chung mối quan tâm, sở thích. Nhờ vậy, bạn có thể xây dựng và phát triển mạng lưới quan hệ cá nhân rộng khắp.
2.5- Nâng cao bộ kỹ năng
Các hoạt động workshop thường là sự kết hợp giữa việc học lý thuyết và thực hành. Qua đó, bạn có thể phát triển các kỹ năng nghe nói, phân tích, giải quyết vấn đề,… cùng nhiều kỹ năng quan trọng khác.
3- Phân loại hình thức workshop
Mỗi buổi workshop đều hướng tới một mục đích cụ thể. Do đó, người ta thường dựa vào mục đích của buổi workshop để phân loại thành các hình thức khác nhau.
Cụ thể sẽ có 3 loại hình thức workshop sau đây:
3.1- Workshop chia sẻ kiến thức
Hình thức workshop này rất dễ tổ chức và cũng phổ biến nhất. Quy mô buổi workshop có thể bao gồm vài chục tới vài trăm người và diễn ra khoảng 3 – 4 tiếng.
Trong buổi workshop, một diễn giả hay chuyên gia sẽ chia sẻ kiến thức, kinh nghiệm thực tế về lĩnh vực, chủ đề được thảo luận. Sau đó, người tham gia sẽ đặt câu hỏi cho diễn giả trong khoảng 1/3 thời gian còn lại của buổi chia sẻ.
3.2- Workshop thực hành
Workshop thực hành thường được tổ chức trong nội bộ doanh nghiệp với mục đích đào tạo, nâng cao năng lực chuyên môn cho nhân viên.
Diễn giả trong buổi workshop sẽ là người chia sẻ những kinh nghiệm thực tế và hướng dẫn nhân viên thực hành ngay tại chỗ. Nhờ vậy, sau buổi workshop người tham gia có thể nâng cao nghiệp vụ chuyên môn cho bản thân.
3.3- Workshop Marketing
Workshop Marketing được doanh nghiệp tổ chức nhằm mục đích quảng bá một sản phẩm mới hay thương hiệu.
Buổi workshop được tổ chức với quy mô lên tới hàng trăm người và có sự tham gia của đại diện nhãn hàng, chuyên gia tư vấn.
Quá trình tổ chức workshop rất tỉ mỉ, chi tiết nhằm đảm bảo người tham gia hiểu rõ nhất về sản phẩm, thương hiệu. Đồng thời, doanh nghiệp cũng có thể gửi kèm quà tặng, mẫu dùng thử cho người tham gia và thu thập phản hồi từ họ.
4- Các bước giúp bạn tổ chức workshop thành công
Sau khi đã hiểu được khái niệm workshop là gì thì bạn cần nắm được 4 bước cơ bản sau đây để tổ chức buổi workshop thành công:
4.1- Chuẩn bị
Mỗi buổi workshop thường hướng đến những mục tiêu, chủ đề cụ thể và có sự tham gia của nhiều người. Do đó, bạn bắt buộc phải làm tốt thao tác chuẩn bị nếu muốn thu được hiệu quả cao từ buổi workshop.
Sau đây là một số việc bạn cần làm:
- Xác định chủ đề cụ thể của buổi workshop.
- Xây dựng ngân sách.
- Lên kế hoạch tổ chức workshop.
- Thiết lập chiến lược quảng cáo cho buổi workshop để nhiều người biết đến nó nhất.
- Chuẩn bị không gian, dụng cụ, thiết bị, tài liệu, các dịch vụ đi kèm và gửi thiệp mời cho diễn giả, chuyên gia, người tham dự.
4.2- Xác định vai trò của từng đối tượng tham gia workshop
Buổi workshop sẽ có sự tham gia của nhiều đối tượng như người điều phối (Facilitator), người ghi chép (Note-taker), người giám sát thời gian (Timekeeper) và người tham dự (Participant).
Do đó, bạn cần đảm bảo phân công công việc cụ thể, rõ ràng và hợp lý cho từng nhóm đối tượng. Hãy đảm bảo họ có thể nắm rõ nội dung, thông tin và lịch trình tổ chức workshop. Điều này sẽ giúp buổi workshop diễn ra hiệu quả và có thể dễ dàng tổng kết, đánh giá kết quả thu được từ hoạt động hơn.
4.3- Tổ chức workshop
Tại bước này, người điều phối workshop sẽ bắt đầu bằng việc chào đón diễn giả và người tham dự. Sau đó, họ sẽ công bố lịch trình hoạt động, mục đích, kết quả mong muốn của buổi workshop.
Trong suốt buổi workshop, họ sẽ phải dẫn dắt để việc chia sẻ thông tin diễn theo đúng kịch bản, kế hoạch và thúc đẩy người tham dự đặt câu hỏi, trao đổi cùng diễn giả. Nếu có phát sinh tình huống ngoài ý muốn, họ sẽ phải nhanh chóng xử lý để buổi workshop diễn ra suôn sẻ.
4.4- Tổng hợp kết quả và rút kinh nghiệm
Vào cuối buổi workshop, người điều phối sẽ phải tổng hợp lại kết quả của chương trình. Họ phải đảm bảo những thắc mắc, phản hồi được giải đáp thỏa đáng, ghi nhận các thông tin thu được từ workshop và gửi đầy đủ tài liệu cho người tham dự.
5- Những nguyên tắc tạo nên thành công cho buổi workshop
Để tổ chức thành công buổi workshop bạn cần tuân thủ một số nguyên tắc quan trọng sau:
5.1- Tôn trọng ý kiến, quan điểm của người khác
Workshop là môi trường dành cho mọi người cùng chia sẻ, thảo luận. Vì vậy, bạn cần đề cao việc tôn trọng và chấp thuận những điểm khác biệt trong quan điểm, suy nghĩ của mỗi người.
5.2- Duy trì tinh thần chia sẻ, học hỏi tích cực trong buổi workshop
Mục tiêu hàng đầu của bất cứ buổi workshop nào cũng là chia sẻ, thảo luận kiến thức, kinh nghiệm. Điều này có nghĩa người tham dự sẽ không chỉ học hỏi từ diễn giả mà họ còn học từ những người cùng tham gia workshop.
5.3- Tập trung vào chủ đề chính
Các buổi workshop thường chỉ diễn ra vài tiếng đồng hồ. Do đó, bạn cần đảm bảo các nội dung được trao đổi trong workshop tập trung cao độ vào chủ đề chính. Điều này sẽ giúp hiệu quả buổi thảo luận được tối ưu và tránh lãng phí thời gian vào những việc không quan trọng.
5.4- Tôn trọng khung thời gian thảo luận của buổi workshop
Một buổi workshop thường bao gồm nhiều mục nội dung chi tiết. Mỗi một đầu mục này sẽ có giới hạn thời gian chia sẻ, thảo luận nhất định. Vì vậy, hãy giữ cho việc thảo luận diễn ra trong khung thời gian cho phép.
5.5- Đảm bảo yếu tố nhân sự
Thành công của buổi workshop chịu ảnh hưởng rất lớn từ đội ngũ nhân sự tham gia. Do đó, bạn cần phân công công việc hợp lý, chi tiết và giao phó trách nhiệm, vai trò cụ thể cho từng người để đạt hiệu quả tổ chức workshop tối ưu.
5.6- Cung cấp tài liệu liên quan đến buổi workshop
Bạn nên chuẩn bị đầy đủ các tài liệu, hình ảnh liên quan đến nội dung sẽ thảo luận để người tham dự có thể dễ dàng theo dõi chương trình và tham gia vào các hoạt động.
Bên cạnh đó, bạn cũng nên gửi thêm các thông tin cần thiết cho người tham dự qua email sau khi kết thúc chương trình hoặc cấp quyền truy cập vào các tài liệu quý giá khác.
Nếu làm tốt những việc này bạn sẽ cho mọi người thấy được sự chuyên nghiệp và mức độ uy tín của đơn vị tổ chức.
5.7- Lưu thông tin người tham dự
Tăng cường và phát triển mối quan hệ là một trong những mục đích chính của workshop. Bởi vậy, bạn cần tiến hành thu thập, lưu trữ thông tin người tham dự. Đây sẽ nguồn thông tin đắt giá giúp bạn tiếp cận được những đối tượng khách hàng tiềm năng.
5.8- Thống nhất và tổng kết workshop
Quá trình thảo luận sẽ phát sinh nhiều vấn đề, thắc mắc cần giải quyết và thống nhất. Vì thế, bạn phải đảm bảo mọi vấn đề được giải đáp và tìm được sự đồng thuận. Điều này sẽ giúp mục đích tổ chức workshop được hoàn thành đúng như mong đợi.
6- Một số câu hỏi liên quan
6.1- Buổi workshop thường có bao nhiêu người tham dự?
Không có giới hạn cụ thể về số người tham dự workshop. Thực tế có workshop chỉ có vài chục người tham dự nhưng cũng có workshop lên tới cả ngàn người. Số lượng người tham dự là bao nhiêu sẽ tùy thuộc vào quy mô của từng buổi thảo luận.
6.2- Người tham gia workshop là những ai?
Thành phần chính tham gia workshop gồm có diễn giả và người tham dự. Ngoài ra cũng có thể bao gồm một số đối tượng khác như nhà tài trợ, đối tác, đại diện nhãn hàng,…
6.3- Buổi workshop thường kéo dài bao lâu?
Thời gian tổ chức workshop không có giới hạn cụ thể mà sẽ phụ thuộc vào loại hình workshop.
Thông thường, một buổi thảo luận sẽ diễn ra từ 2 – 4 tiếng, nhưng cũng có những buổi kéo dài từ 1 – 2 ngày.
6.4- Địa điểm tổ chức workshop là ở đâu?
Bạn có thể tổ chức workshop tại hội trường lớn, trung tâm tổ chức sự kiện, phòng họp của công ty, quán cafe hoặc bất cứ nơi nào phù hợp.
6.5- Điểm khác nhau giữa workshop và seminar là gì?
Workshop và seminar giống nhau ở việc trao đổi, chia sẻ kiến thức. Nhưng, giữa chúng lại khác nhau về mục tiêu, quy mô tổ chức và mức độ tương tác.
Cụ thể:
Workshop
- Mục tiêu chia sẻ kiến thức và thúc đẩy việc thực hành, tương tác.
- Quy mô tổ chức lớn, có thể lên tới vài trăm hoặc cả ngàn người.
- Mức độ tương tác cao. Bao gồm việc tương tác giữa diễn giả với người tham dự và giữa những người tham dự với nhau.
Seminar
- Mục tiêu chia sẻ kiến thức, không có nhiều sự tương tác, thực hành.
- Quy mô nhỏ, chỉ từ 5 – 10 người tham gia.
- Mức độ tương tác thấp, chủ yếu là diễn giả trình bày, người tham dự chỉ được thảo luận trong thời gian rất ngắn.
Mong rằng những chia sẻ trên đây của Ms Uptalent đã giúp bạn hiểu rõ workshop là gì và biết cách tổ chức workshop hiệu quả. Chúc bạn luôn thành công!
---------------------------------------------------------
HRchannels - Dịch vụ tuyển dụng cao cấp
Hotline: 08. 3636. 1080
Email: sales@hrchannels.com / job@hrchannels.com
Website: www.hrchannels.com
Địa chỉ: Tầng 12A.3, Tòa MD Complex, 68 Nguyễn Cơ Thạch, Nam Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam
Nguồn ảnh: internet
HRchannels
HRchannels là nền tảng tuyển dụng và thu hút nhân sự cấp cao hàng đầu tại Việt Nam.
Với hơn 16 năm kinh nghiệm tuyển dụng nhân sự cấp cao. Chúng tôi là công ty headhunter hàng đầu ở Việt Nam.
