Warehouse được biết đến là địa điểm thực hiện nhiều hoạt động trong chuỗi logistics của một doanh nghiệp. Vậy thì, warehouse là gì? Doanh nghiệp làm thế nào để quản lý warehouse tốt? Bạn đọc hãy cùng tìm hiểu qua bài viết sau đây của Ms Uptalent nhé.
MỤC LỤC
1- Warehouse là gì?
2- Chức năng, vai trò của warehouse?
2.1- Chức năng của warehouse
2.2- Vai trò của warehouse
3- Doanh nghiệp làm thế nào để quản lý warehouse tốt?
3.1- Thiết lập khu vực kho hàng hợp lý
3.2- Sắp xếp khoa học
3.3- Thiết lập mức tồn kho
3.4- Lưu mã vạch sản phẩm
3.5- Kiểm soát quy trình xuất kho
3.6- Kiểm kho định kỳ
3.7- Mô hình Lean Manufacturing
3.8- Xây dựng mối quan hệ với nhà sản xuất
1- Warehouse là gì?
Warehouse là một thuật ngữ thường gặp trong lĩnh vực Logistics. Khi dịch sang tiếng Việt, nó có nghĩa là kho hàng hoá. Đây là một địa điểm có nhiệm vụ bảo quản và lưu trữ các loại hàng trước khi chúng được bán hoặc phân phối cho các nhà kho hay cơ sở lưu trữ khác.
Thông thường, các nhà kho sẽ được tổ chức, vận hành một cách bài bản, khoa học nhằm đảm bảo các hàng hoá được lưu trữ một cách an toàn. Hàng hoá trong kho sẽ được theo dõi từ vị trí sắp xếp, thời điểm nhập kho, thời gian lưu kho cho đến số lượng trong kho.
Với những doanh nghiệp nhỏ hoặc mới thành lập, việc kiểm kê kho sẽ được thực hiện tại cơ sở của doanh nghiệp cho đến khi hết không gian lưu trữ. Sau đó, họ sẽ phải thuê thêm không gian lưu trữ hàng hoá, thuê nhà kho hoặc thuê ngoài dịch vụ hậu cần của đơn vị thứ ba để lưu trữ hàng hoá.
Trong lĩnh vực thương mại điện tử, hàng hoá sẽ được lưu tại kho hàng cho đến khi phát sinh đơn hàng trực tuyến. Khi đó, dựa vào thông tin đơn đặt hàng mà hàng hoá sẽ được giao đến tay người tiêu dùng từ nơi lưu trữ.
Đối với ngành bán lẻ truyền thống, hàng hoá sẽ được lưu trữ tạm thời tại nhà kho trước khi được vận chuyển đến cửa hàng.
2- Chức năng, vai trò của warehouse?
2.1- Chức năng của warehouse
Ngày nay, warehouse giữ vai trò rất quan trọng trong chuỗi logistics của các doanh nghiệp. Nó đảm nhận những chức năng chủ yếu sau:
+ Lưu trữ hàng hoá
Đây chính là chức năng cơ bản và quan trọng nhất của warehouse. Theo đó, toàn bộ hàng hoá của doanh nghiệp sẽ được tập trung lưu trữ tại kho hàng. Kế tiếp, nhân viên quản lý kho sẽ tiến hành phân loại hàng hoá để quản lý và bảo quản chúng tốt nhất, tránh bị hư hỏng làm ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm.
Số lượng hàng hoá được lưu trữ trong kho phải đảm bảo được nhu cầu hàng xuất đi của doanh nghiệp. Vì vậy, doanh nghiệp cần có kế hoạch nhập hàng phù hợp để ngay khi sản phẩm vừa hết sẽ có nguồn hàng mới với đầy đủ số lượng, chủng loại cung cấp cho các đơn vị, chi nhánh và đại lý trong hệ thống của mình.
+ Bảo quản hàng hóa
Một trong những chức năng quan trọng khác của warehouse chính là bảo quản hàng hoá. Bảo quản ở đây được hiểu là đảm bảo cả về số lượng và chất lượng của hàng hoá. Nói cách khác, doanh nghiệp phải đảm bảo hàng hoá không bị mất mát, hư hỏng khi lưu trữ tại kho hàng.
Hàng hoá khi nhập vào kho cần được phân loại để có phương pháp bảo quản cho phù hợp. Đặc biệt, với những loại hàng hoá đặc thù, có yêu cầu chuyên biệt thì khi bảo quản phải được lưu trữ trong các kho chuyên dụng.
Bên cạnh đó, doanh nghiệp còn phải phân chia kho hàng thành các khu vực khác nhau để dễ quản lý và đảm bảo khoảng cách giữa các khu vực nhằm đảm bảo hàng hoá không tác động qua lại với nhau gây hư hỏng.
+ Chuẩn bị đơn hàng
Hàng hoá nhập kho thường được phân loại theo từng chủng loại, tính chất riêng. Vì vậy, chúng có thể được gộp lại hoặc chia nhỏ trước khi đưa vào bảo quản và đáp ứng yêu cầu của từng đơn hàng.
Trách nhiệm của nhân viên làm việc tại kho là chuẩn bị hàng hoá theo đơn đặt hàng để vận chuyển đến địa điểm được yêu cầu. Mỗi đơn hàng phải đảm bảo đáp ứng các yêu cầu về số lượng và chủng loại.
+ Phối hợp, chia tách hàng hoá
Một đơn hàng có thể bao gồm nhiều mặt hàng khác nhau. Chính vì vậy, doanh nghiệp phải phối hợp các loại hàng hoá với nhau theo đúng yêu cầu của khách hàng.
Đối với các lô hàng lớn trong warehouse, doanh nghiệp cần tiến hành chia tách thành các lô hàng nhỏ hơn để phân phối cho các đơn vị, chi nhánh và đại lý. Sau đó, hàng hoá mới được xuất bán cho người tiêu dùng.
+ Gom hàng
Các loại hàng được nhập từ các nguồn nhỏ lẻ sẽ được tập kết tại kho hàng để trở thành một lô hàng lớn. Điều này sẽ tạo ra lợi thế cho doanh nghiệp khi tiếp tục vận chuyển lô hàng đến các nhà máy hoặc tung ra thị trường qua các loại phương tiện vận tải khác nhau (tàu, xe, thuyền).
2.2- Vai trò của warehouse
Warehouse là bộ phận thực hiện nhiều hoạt động trong chuỗi logistics của doanh nghiệp. Nó có các vai trò quan trọng sau:
+ Đảm bảo sự liên tục của quá trình sản xuất và phân phối hàng hoá
Nhu cầu hàng hoá có thể thay đổi theo mùa và luôn có những biến động bất ngờ. Nguồn cung hàng hoá cũng có nhiều diễn biến phức tạp mà hoạt động sản xuất lại cần được duy trì ổn định cả về chất lượng và chi phí.
Bởi vậy, vấn đề về số lượng hàng hóa dự trữ trong kho hàng cần được đặt lên hàng đầu nhằm đảm bảo doanh nghiệp có khả năng đối phó với những biến động khôn lường trên thị trường và ổn định sản xuất.
+ Làm giảm chi phí sản xuất, vận chuyển và phân phối
Nhờ có warehouse mà doanh nghiệp luôn chủ động trong việc tạo ra các lô hàng với lợi thế tối ưu về mặt kinh tế trong hoạt động sản xuất và phân phối. Từ đó, doanh nghiệp có thể làm giảm chi phí bình quân trên một đơn vị hàng hoá.
Mặt khác, warehouse còn giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí lưu thông bằng cách quản lý hiệu quả định mức hao phí hàng hoá cũng như khai thác tối ưu cơ sở vật chất của kho hàng.
+ Hỗ trợ các dịch vụ bán hàng của doanh nghiệp
Warehouse có thể đảm bảo hàng hóa luôn có đủ số lượng và đảm bảo chất lượng tốt nhất để sẵn sàng giao cho khách hàng. Các đơn hàng sẽ được giao trong thời gian nhanh nhất với chi phí vận chuyển tiết kiệm nhất. Qua đó, doanh nghiệp càng có thêm lợi thế cạnh tranh trên thị trường.
+ Hỗ trợ doanh nghiệp trong việc thực hiện logistics ngược
Warehouse cũng có vai trò rất lớn trong việc giúp doanh nghiệp thực hiện hiệu quả hoạt động logistics ngược. Cụ thể, nó giúp doanh nghiệp thu gom, xử lý các sản phẩm hỏng, dư thừa, hết hạn sử dụng cũng như xử lý và tái sử dụng các loại bao bì sản phẩm,…
3- Doanh nghiệp làm thế nào để quản lý warehouse tốt?
Để quản lý warehouse tốt, doanh nghiệp có thể tham khảo các phương pháp sau:
3.1- Thiết lập khu vực kho hàng hợp lý
Vị trí warehouse có ý nghĩa rất lớn trong việc quản lý kho hàng. Doanh nghiệp nên đặt kho hàng tại các vị trí dễ quan sát để nhân viên quản lý kho dễ dàng thực hiện công tác nhập xuất và giao nhận hàng hoá.
Đồng thời, điều này cũng giúp nhân viên kho luôn nắm rõ số lượng hàng hoá trong kho và dễ dàng kiểm tra chất lượng hàng hoá, tránh việc nhập kho hoặc xuất đi những hàng hoá hư hỏng, sai lỗi. Từ đó, doanh nghiệp có thể giảm thiểu những thiệt hại về thời gian, tài chính.
3.2- Sắp xếp khoa học
Số lượng hàng hoá trong kho thường rất lớn với nhiều chủng loại khác nhau. Vì vậy, doanh nghiệp cần sắp xếp hàng hóa trong kho sao cho khoa học, logic. Hãy bố trí thêm các quầy, kệ, tủ bảo quản để phân loại hàng hoá cho hợp lý.
Thực hiện tốt việc này sẽ giúp công tác tìm kiếm và nhập xuất hàng thuận lợi hơn rất nhiều. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng phải đảm bảo phổ biến các yêu cầu sắp xếp hàng hóa cho toàn bộ nhân viên trong kho nhằm đảm bảo việc vận hành warehouse luôn trơn tru, hiệu quả nhất.
3.3- Thiết lập mức tồn kho
Doanh nghiệp cần thiết lập định mức tồn kho cho warehouse nhằm đảm bảo lượng hàng hoá luôn đủ cung ứng và duy trì tính liên tục cho hoạt động kinh doanh.
Các tiêu chí quan trọng nhà quản lý doanh nghiệp cần chú ý khi xác định mức tồn kho bao gồm:
- Lượng hàng hoá thực tế trong kho.
- Số lượng đơn đặt hàng theo ngày, tuần, tháng.
- Tình hình cung cấp hàng của nhà cung cấp.
- Tình hình tiêu thụ thực tế của hàng hoá.
Tuỳ theo nhu cầu của khách hàng và xu hướng tiêu dùng mà định mức tồn kho có thể thay đổi theo tuần, tháng, quý hoặc năm. Nói chung không có con số cố định về định mức tồn kho vì nhu cầu tiêu dùng luôn biến động và không tuân theo bất cứ công thức nào. Vì vậy, doanh nghiệp sẽ phải thực hiện việc kiểm tra, đánh giá theo định kỳ để xác định mức tồn kho cho phù hợp.
3.4- Lưu mã vạch sản phẩm
Việc cấp mã vạch riêng cho mỗi loại hàng hoá sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý và theo dõi thông tin cũng như số lượng hàng hoá trong kho dễ dàng, chính xác hơn. Nhân viên kho sẽ không phải tốn quá nhiều thời gian cho việc kiểm đếm kho và tìm kiếm hàng hoá khi mỗi mặt hàng đều được lưu mã vạch.
3.5- Kiểm soát quy trình xuất kho
Đối với những doanh nghiệp thương mại hay bán hàng qua các kênh online thì số lượng phát sinh đơn hàng mỗi ngày rất lớn, trong đó lượng đơn hàng ngoại tỉnh rất nhiều. Vì vậy, doanh nghiệp cần có quy trình kiểm soát việc xuất kho chặt chẽ nhằm quản lý tốt số lượng hàng đặt cũng như tình trạng hàng hoá.
3.6- Kiểm kho định kỳ
Doanh nghiệp cần thực hiện việc kiểm kho định kỳ 6 tháng 1 lần nhằm kiểm soát tốt số lượng cũng như tình trạng hàng hoá lưu trữ trong kho. Việc kiểm kho định kỳ này cũng giúp doanh nghiệp kịp thời phát hiện hàng hoá hư hỏng, tránh để các hàng hoá này lưu thông trên thị trường làm ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp.
Việc kiểm kho cần có 3 – 5 người cùng thực hiện. Kết quả kiểm kho sẽ được lưu lại và lập thành báo cáo để phục vụ cho công tác cải tiến việc vận hành, quản lý kho trong tương lai.
3.7- Mô hình Lean Manufacturing
Một trong những phương pháp doanh nghiệp có thể sử dụng để quản lý warehouse là áp dụng mô hình Lean Manufacturing. Mô hình này sẽ giúp doanh nghiệp đánh giá, tính toán và dự trù nguồn hàng hợp lý nhằm đáp ứng tốt nhất nhu cầu của thị trường.
Các lợi ích khi áp dụng Lean Manufacturing bao gồm:
- Tiết kiệm thời gian bốc xếp, chuyển kho.
- Làm giảm thời gian tìm kiếm, kiểm tra hàng tồn.
- Tối ưu thời gian sản xuất và cung cấp hàng hoá.
3.8- Xây dựng mối quan hệ với nhà sản xuất
Nếu có thể xây dựng mối quan hệ bền chặt với nhà sản xuất, doanh nghiệp sẽ chủ động hơn trong hoạt động kinh doanh. Điều này cũng tạo điều kiện thuận lợi cho việc đổi, trả hàng hoá để có thêm không gian kho cho các mặt hàng tiêu thụ mạnh. Đồng thời, doanh nghiệp có thể nhận được sự hỗ trợ tốt nhất khi cần hàng gấp với mức giá ổn định.
Có thể thấy warehouse có vai trò rất quan trọng trong việc phát triển hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Nó cũng giúp doanh nghiệp tiết kiệm được nhiều khoản chi phí và tối ưu lợi nhuận. Mong rằng những thông tin Ms Uptalent chia sẻ đã giúp bạn đọc hiểu rõ warehouse là gì và biết phải làm thế nào để quản lý warehouse tốt nhất. Chúc bạn thành công!
------------------------------------
HRchannels - Headhunter - Dịch vụ tuyển dụng cao cấp
Hotline: 08. 3636. 1080
Email: sales@hrchannels.com / job@hrchannels.com
Website: https://hrchannels.com/
Địa chỉ: Tòa MD Complex, 68 Nguyễn Cơ Thạch, Nam Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam
Nguồn ảnh: internet
HRchannels
HRchannels là nền tảng tuyển dụng và thu hút nhân sự cấp cao hàng đầu tại Việt Nam.
Với hơn 16 năm kinh nghiệm tuyển dụng nhân sự cấp cao. Chúng tôi là công ty headhunter hàng đầu ở Việt Nam.
