Vị trí quản lý ứng dụng AI như thế nào để đạt hiệu quả

Trong xu hướng phát triển công nghệ, vai trò của AI trong đời sống của mỗi cá nhân ngày càng được nâng cao mạnh mẽ. Trong lĩnh vực quản trị kinh doanh, đặc biệt là những nhân tố nắm trọng trách quản lý, ứng dụng AI gần như là yêu cầu bắt buộc. Tuy nhiên, ứng dụng AI như thế nào để đạt hiệu quả cao như kỳ vọng thì khá nhiều vị trí quản lý vẫn còn đang lúng túng. Bài viết của Ms Uptalent hôm nay sẽ là cẩm nang rất hữu ích giúp chúng ta giải tỏa sự lúng túng này.

1. AI là gì?

AI (Artificial Intelligence) – tạm dịch Trí tuệ nhân tạo – là một khía cạnh trong lĩnh vực khoa học máy tính. AI tập trung nghiên cứu, phát triển các công nghệ, ứng dụng phần mềm tích hợp vào máy móc, mang đến cho máy móc khả năng suy nghĩ, phân tích, nhận diện và xử lý vấn đề tương tự như khả năng của não bộ con người.

Con người thu thập dữ liệu và lập trình ra những ứng dụng AI để những ứng dụng AI này quay trở lại phục vụ cho nhu cầu cuộc sống của con người. Khi đối mặt với vấn đề tương tự như dữ liệu đã được lập trình, ứng dụng AI sẽ nhanh chóng đưa ra định hướng xử lý và trả về kết quả trong tích tắc. Với khả năng lưu trữ dữ liệu khổng lồ của công nghệ hiện đại, tốc độ xử lý của AI sẽ nhanh gấp bội lần so với tốc độ xử lý của não bộ người, hỗ trợ đắc lực cho con người trong hoạt động sống và làm việc mỗi ngày.

2. Tầm quan trọng của AI trong thời đại kinh tế số

Thời đại kinh tế số đòi hỏi các vấn đề phải được xử lý nhanh, nhanh hơn nữa nhưng vẫn phải đảm bảo hiệu quả cao. Nhờ có AI mà não bộ con người được giải phóng khỏi những áp lực nặng nề trong quá trình đáp ứng những đòi hỏi này:

2.1. Nâng cao năng suất hoàn thành công việc

Một người lặp đi lặp lại một tính chất công việc thì càng về sau, hiệu quả sẽ cảng giảm vì năng lượng làm việc bị cạn dần. Ngược lại, máy móc có tích hợp AI thay nhân viên xử lý công việc lặp đi lặp lại thì năng suất luôn duy trì ổn định. Nhân viên có thêm nhiều thời gian và năng lượng để tập trung cho các nhiệm vụ mang tính cốt lõi.

2.2. Quyết định chuẩn xác, khách quan

Với lượng dữ liệu thu thập được và tính năng phân tích đã được tích hợp sẵn, ứng dụng AI sẽ nhanh chóng sàng lọc, phân tích và đưa ra những nhận định sát thực tế, giúp tổ chức có được quyết định chuẩn xác. Những khía cạnh cảm tính, chủ quan theo quan niệm cá nhân người phân tích mà trước đây thường mắc phải hoàn toàn được loại bỏ.


Xem thêm >>> AI trong quản lý tài chính: Phân tích dữ liệu và dự báo chính xác hơn

2.3. Nâng cao trải nghiệm khách hàng

Khách hàng có thể đặt câu hỏi vào bất cứ khung giờ nào mà không phải chờ đợi lâu để có câu trả lời, bởi lẽ, hệ thống chatbots, trợ lý ảo… sẽ ngay lập tức sàng lọc nội dung câu hỏi và lục tìm câu trả lời tương thích trong kho dữ liệu, gửi hồi đáp đến khách hàng chỉ trong vài giây.

2.4. Giảm chi phí vận hành hoạt động

Những bộ máy vận hành cồng kềnh, những nguồn lực sử dụng không thường xuyên nhưng vẫn phải tốn chi phí đầu đặn… đều đã có ứng dụng AI thay thế. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm lượng lớn tài chính cho những khoản chi vận hành, trong khi hiệu suất vẫn duy trì ổn định, thậm chí còn tăng cao hơn.

2.5. Linh hoạt thích ứng biến động

Thông qua khả năng phân tích, AI sẽ đưa ra nhiều dự báo có tính chuẩn xác cao, giúp doanh nghiệp sớm có sự điều chỉnh trong hoạt động. Nhờ vậy, xu hướng trở thành hiện thực, doanh nghiệp an tâm thích ứng nhanh với biến động bên ngoài, điều chỉnh nhanh với thay đổi cần thiết bên trong.  

3. Những thách thức cần lưu ý khi ứng dụng AI ở cương vị người quản lý

Lợi ích ứng dụng AI mang lại cho hoạt động quản trị kinh doanh trong tổ chức là điều chắc chắn rồi, tuy nhiên, bên cạnh những lợi ích đó, thách thức mà ứng dụng AI có thể gây ra cho tổ chức cũng không ít:

3.1. Đầu tư tài chính cao cho việc thiết lập AI

Chi phí đầu tư ban đầu để có một hệ thống ứng dụng AI đạt chuẩn, giá trị sử dụng lâu dài thường sẽ khá cao, điển hình như chi phí mua phần mềm, đầu tư máy móc, đào tạo nhân viên vận hành… Trong khi đó, khoa học công nghệ cải tiến không ngừng nên trong tương lai, hệ thống AI vẫn phải tiếp tục đầu tư duy trì.

3.2. Sai sót hàng loạt theo chuỗi dây chuyền

AI giúp nhân viên hoàn thành lượng lớn công việc có tính lặp đi lặp lại nên mức độ “ký gửi” nhiệm vụ cho AI ngày một cao. Nếu vô tình thiếu sự quan sát kỹ lưỡng, khiến cho một thông tin cài đặt nhỏ trong AI vận hành không chuẩn xác, mức độ nguy hại sẽ diễn ra hàng loạt, thiệt hại khá nhiều.

3.3. Nguồn dữ liệu sạch, chuẩn, chất

AI thông minh như vậy là nhờ nó có khả năng ghi nhớ nhiều dữ liệu và biết cách liên kết dữ liệu với nhau. Nhưng nếu ngay từ đầu, dữ liệu thu thập đã không chuẩn xác thì AI cũng chẳng biết để mà loại đi, nó sẽ sử dụng dữ liệu đó để phân tích luôn và kết quả cung cấp sẽ không chuẩn xác. Còn muốn có dữ liệu chất lượng tốt, đa dạng, đầy đủ, được làm sạch đúng chuẩn thì thời gian, chi phí sẽ tiêu tốn khá nhiều.

3.4. Yêu cầu bảo mật cao

Ứng dụng AI hoạt động trên nền tảng Internet nên những nguy cơ bị hacker tấn công lấy cắp dữ liệu vẫn có thể xảy ra. Trong khi muốn AI vận hành chính xác thì nguồn dữ liệu phải nhiều, bao gồm cả những thông tin cá nhân, thông tin dự án doanh nghiệp. Do vậy, tiêu chí bảo mật khi sử dụng ứng dụng AI luôn đặt lên hàng đầu.

3.5. Nguy cơ bị AI giành công việc

Việc kêu gọi toàn doanh nghiệp áp dụng AI vào công việc có thể sẽ bị nhân viên né tránh, bất hợp tác. Vì một khi AI được tích lũy dữ liệu và phát triển khả năng tư duy cao thì người lao động sẽ có nguy cơ bị AI thay thế.

4. Vị trí quản lý ứng dụng AI như thế nào để đạt hiệu quả?

Từ những phân tích lợi thế và thách thức khi sử dụng AI trên đây, ở cương vị là một người làm công tác quản lý, bạn chưa định hướng được mình nên ứng dụng AI thế nào cho hợp lý, cho hiệu quả. Vậy chúng ta hãy thử tham khảo một vài chia sẻ thiết thực mà Ms Uptalent tổng hợp dưới đây nhé:

4.1. Phân tích nhu cầu ứng dụng AI trong doanh nghiệp

Khả năng hỗ trợ công tác quản lý của AI rất rộng và mạnh mẽ nhưng nhu cầu ứng dụng AI của mỗi doanh nghiệp là khác nhau, chúng ta không nhất thiết phải đầu tư thật khủng cho AI để rồi sử dụng không thường xuyên, rất lãng phí.

Do vậy, điều đầu tiên, mỗi người quản lý cần nhìn lại công việc mà mình phụ trách, liệt kê những nội dung có mức độ áp dụng thường xuyên. Trên cơ sở đó, lựa chọn những tính chất công việc cần AI hỗ trợ để lựa chọn sản phẩm ứng dụng AI tương thích với nhu cầu công việc quản lý cá nhân và chiến lược phát triển của tổ chức.

4.2. Lan tỏa giá trị AI trong toàn tổ chức

AI muốn phát huy giá trị tối đa thì toàn bộ phòng ban đều phải vận dụng chứ không chỉ riêng vị trí quản lý. Do tâm lý sợ bị AI làm cho mất công việc nên nhiều lớp nhân viên sẽ không mặn mà tiếp cận sử dụng.

Những người quản lý trong tổ chức phải cho toàn bộ nhân viên thấy rằng:

• Sử dụng AI là cần thiết, là bắt buộc nếu như doanh nghiệp không muốn bị đối thủ kinh doanh vượt mặt.

• Ứng dụng AI mà doanh nghiệp sử dụng chỉ nhằm hỗ trợ nhân viên những công việc lặp đi lặp lại tốn nhiều thời gian mà thôi. Những việc cần sự linh hoạt ứng phó, cần tư duy suy nghĩ cao thì chỉ có năng lực của nhân viên đáp ứng được

• Tăng năng suất công việc, tăng hiệu quả kinh doanh thì lương thưởng của mỗi nhân viên cũng sẽ tăng theo, trong khi lượng thời gian làm việc vẫn vậy.

Có thể bạn quan tâm >>> Quản lý nhân sự hiện đại: Cách AI cải tiến quy trình đào tạo và phát triển

4.3. Đào tạo sử dụng AI cho nhân viên

Lựa chọn sản phẩm ứng dụng AI nào, mức độ sử dụng ra sao, liên kết sử dụng cho những nội dung công việc gì… sẽ do người quản lý quyết định. Nhưng một khi sử dụng trong thực tế công việc thì cả quản lý và nhân viên đều phải tham gia. Vì vậy, triển khai chương trình đào tạo, khai thác giá trị sử dụng từ các ứng dụng AI là bước đi mà người quản lý tuyệt đối không thể lơ là.

Người quản lý đứng lớp đào tạo cũng được, còn không thì ít nhất phải tham gia biên soạn giáo trình đào tạo vì như vậy, quản lý mới hiểu được nhân viên học những gì, học đúng hay không, tránh cho sau này, điều nhân viên học thì quản lý không biết, còn điều quản lý cần nhân viên áp dụng thì nhân viên lại chẳng rành.

4.4. Triển khai sử dụng ứng dụng AI

Hoàn tất khóa đào tạo thì cũng là lúc nhân viên sẽ áp dụng những gì đã học vào thực tế. Thời gian đầu có thể có chút bỡ ngỡ, thao tác chậm, cho nên quản lý đừng quá thúc ép hoặc la rầy nhân viên. Hãy cho họ ít nhất từ 1 – 2 tuần vừa thực hành ứng dụng AI mới, vừa sử dụng song hành cách làm cũ để:

• Thứ nhất là hoàn thành công việc đúng hạn, không vì những thay đổi trong giai đoạn đầu mà làm chậm trễ tiến độ công việc.

• Thứ hai là kiểm tra xem liệu kết quả thao tác của mình trên AI có khớp với kết quả theo cách làm truyền thống không. Nếu chưa thì sai sót ở đâu, báo cáo ngay cho quản lý để kịp thời điều chỉnh.

4.5. Đánh giá hiệu quả sử dụng AI

Sau khi hoàn thành giai đoạn thử nghiệm, tiến hành đánh giá lần 1

Sau khi áp dụng chính thức được 1 tháng, tiến hành đánh giá lần 2

Tiếp theo cứ đều đặn 3 – 6 tháng sẽ tiến hành tổng kết đánh giá hiệu quả sử dụng ứng dụng AI một lần. Tần suất này cho phép người quản lý vừa kiểm tra hiệu quả công việc, vừa cập nhật bổ sung những yêu cầu ứng dụng AI mới theo xu hướng phát triển công việc.

4.6. Có thưởng và có phạt

Để đảm bảo tính bảo mật thông tin và ý thức trách nhiệm trong sử dụng ứng dụng AI, người quản lý cần đặt ra những quy định sử dụng AI ngay từ đầu. Điển hình như:

• Tuân thủ các khuyến cáo virus, hacker có nguy cơ gây  rò rỉ thông tin từ bộ phận IT

• Bảo mật dữ liệu được phân quyền khai thác

• Nghiêm cấm xâm nhập dữ liệu tổ chức/cá nhân khi chưa được cấp phép

• Khen thưởng sáng tạo quản lý công việc cá nhân dựa trên ứng dụng AI…

Vị trí quản lý muốn ứng dụng AI đạt hiệu quả thì ngoài việc lựa chọn hình thức AI phù hợp, người quản lý còn phải có chiến lược sử dụng, quản lý dữ liệu và bảo mật thông tin một cách khoa học. Điều này được Ms Uptalent khuyến khích quán triệt từ cấp quản lý đến tất cả nhân sự phòng ban, đảm bảo sự đồng nhất cao trong triển khai nhiệm vụ. Như vậy, chúng ta mới tối đa giá trị có được từ AI, tạo lợi thế cạnh tranh cho bản thân và doanh nghiệp.

------------------------------------

 

HRchannels - Headhunter -  Dịch vụ tuyển dụng cao cấp
Hotline: 08. 3636. 1080
Email: sales@hrchannels.com / job@hrchannels.com
Website: https://hrchannels.com/
Địa chỉ: Tòa MD Complex, 68 Nguyễn Cơ Thạch, Nam Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam

Nguồn ảnh: internet