Vai trò của bộ phận logistics trong doanh nghiệp

Trong bài viết trước đó, Ms Uptalent đã giới thiệu cùng bạn đọc về dịch vụ logistics. Vậy thì hôm nay Uptalent sẽ tiếp tục giúp các bạn tìm hiểu vai trò của bộ phận logistics trong doanh nghiệp. Các bạn hãy cùng theo dõi bài viết để biết bộ phận logistics gồm những gì, cũng như vai trò, cách thức hoạt động và công việc của bộ phận logistics là gì nhé!

Bộ phận logistics gồm những gì

Trách nhiệm của bộ phận logistics là thực hiện các công việc có liên quan đến xuất nhập khẩu hàng hóa như làm thủ tục hải quan, vận chuyển hàng hóa, nhận và giao hàng cho khách,… Mỗi doanh nghiệp sẽ có cách tổ chức bộ phận logistics khác nhau. Tuy nhiên nhìn chung bộ phận logistics trong doanh nghiệp thường bao gồm: trưởng bộ phận, nhân viên chứng từ, nhân viên hiện trường, kế toán và nhân viên kho. 

+ Trưởng phòng logistics: là người đứng đầu bộ phận, có trách nhiệm giám sát quá trình luân chuyển hàng hóa, từ việc vận chuyển, phân phối đến lưu trữ hàng hóa. Họ có nhiệm vụ lập kế hoạch, phân tích ngân sách, xử lý và giải quyết các vấn đề về hàng hóa, vận chuyển, kho bãi,… 

+ Nhân viên chứng từ: nhiệm vụ của vị trí này là thực hiện các chứng từ liên quan đến hàng hóa xuất nhập khẩu. Họ phải đảm bảo hồ sơ, chứng từ xuất nhập khẩu chính xác, đúng quy định. Đồng thời còn phải đảm bảo việc giao hàng được thực hiện đúng quy trình và thủ tục pháp lý.

+ Nhân viên hiện trường: công việc của nhân viên hiện trường đòi hỏi họ phải trực tiếp đi đến các kho bãi, cảng biển và cảng hàng không để làm thủ tục thông quan và nhận hàng từ công ty vận chuyển.

+ Nhân viên kho bãi: trách nhiệm của vị trí này là phải quản lý chặt chẽ hàng hóa được lấy ra từ đâu, số lượng bao nhiêu. Đồng thời còn phải quản lý việc vận chuyển và phân phối hàng hóa như thế nào.

+ Kế toán logistics: công việc của kế toán logistics cũng tương tự như kế toán bình thường. Tuy nhiên ngành logistics có sử dụng ngoại tệ nhiều, nên họ sẽ phải xử lý các nghiệp vụ về thuế xuất nhập khẩu, các khoản thu, chi hộ và cơ quan hải quan.

Nói đến đây, chắc rằng bạn đã hình dung được cơ cấu tổ chức phổ biến của bộ phận logistics như thế nào rồi phải không? Tiếp theo chúng ta hãy cùng tìm hiểu vai trò của bộ phận logistics là gì nhé!


>>>> Xem thêm: Logistics là gì? Tìm hiểu A-Z về ngành Logistics

Vai trò của bộ phận logistics là gì

Vai trò của bộ phận logistics trong doanh nghiệp được thể hiện qua 4 điểm sau:

Thứ nhất, gia tăng sức cạnh tranh cho doanh nghiệp

Các thống kê và nghiên cứu về logistics cho thấy, chi phí logistics thực sự rất lớn. Vì vậy có một bộ phận logistics chuyên nghiệp có thể giúp doanh nghiệp kiểm soát hiệu quả chi phí logistics, nâng cao hiệu quả kinh doanh, giảm thiểu chi phí sản xuất. Từ đó góp phần làm gia tăng sức cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường.

Thứ hai, giảm chi phí phân phối hàng hóa

Trong buôn bán, đặc biệt buôn bán quốc tế, chi phí vận tải chiếm tỷ trọng khá lớn. Trong khi đó vận tải là yếu tố quan trọng trong logistics. Do đó có bộ phận logistics chuyên nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm phần lớn chi phí vận tải. Từ đó làm giảm chi phí sản xuất, dẫn đến giá bán ra cũng giảm theo.

Thứ ba, gia tăng giá trị kinh doanh

Với một bộ phận logistics “mạnh mẽ”, doanh nghiệp có thể rút ngắn thời gian giao nhận hàng hóa. Nhờ vậy mà đạt được tỷ suất lợi nhuận cao gấp 3-4 lần.

Thứ tư, mở rộng thị trường quốc tế

Thị trường luôn là vấn đề được các nhà sản xuất kinh doanh đặc biệt quan tâm. Để chiếm lĩnh và mở rộng thị trường, họ cần hiểu rõ logistics là gì và làm logistics giỏi. Bởi vì logistics chính là chiếc cầu nối doanh nghiệp với các thị trường mới. Do đó bộ phận logistics có ảnh hưởng rất lớn đến khả năng khai thác và mở rộng thị trường kinh doanh của doanh nghiệp.

Cách thức hoạt động của bộ phận logistics

Tiếp theo chúng ta hãy cùng tìm hiểu cách thức hoạt động của bộ phận logistics là gì nhé!

Công việc logistics là một chuỗi các nghiệp vụ mua bán, quản lý và vận chuyển hàng hóa nên cần lên kế hoạch và kiểm soát chặt chẽ các luồng vận chuyển hàng hóa. Nhìn chung bộ phận logistics tại bất cứ doanh nghiệp xuất nhập khẩu nào cũng đều dựa trên nhu cầu phát sinh để thực hiện các hành động kế tiếp. 

Khi đã xác định rõ nhu cầu, các bước cần thực hiện tiếp theo sẽ như sau:

1- Tìm kiếm thông tin hàng hóa

Khi xuất hiện nhu cầu, bộ phận logistics sẽ tiến hành tìm kiếm nhà cung cấp, đề nghị họ báo giá. Họ cần tìm được đồng thời nhiều nhà cung cấp cùng một loại sản phẩm để có thể có lựa chọn tốt nhất về chất lượng, giá cả cũng như khả năng đáp ứng thời gian giao hàng và số lượng hàng hóa.

2- Đàm phán, thỏa thuận

Tiếp theo bộ phận logistics sẽ tiến hành đàm phán với nhà cung cấp về số lượng, chất lượng hàng hóa, điều kiện giao nhận, quy cách đóng gói, chế độ bảo hành, khuyến mãi, điều kiện thanh toán,… Việc đàm phán có thể thực hiện qua gặp mặt trực tiếp, điện thoại hoặc email. 

3- Xác lập giao kết mua bán hàng hóa

Khi đã quyết định mua hàng, hai bên sẽ tiến hành xác lập giao kết mua bán. Về cơ bản cần xác định rõ trách nhiệm cụ thể của mỗi bên, điều kiện thanh toán, phương thức thanh toán, ngày giờ giao hàng và các vấn đề về hậu mãi, giải quyết khi có tranh chấp,…

4- Lập hợp đồng ngoại thương

Khi hai bên đã đồng ý các thỏa thuận mua bán, thì tiến hành lập hợp đồng ngoại thương. Trong hợp đồng cần thể hiện rõ nội dung trao đổi mua bán, trách nhiệm mỗi bên và cách thức giải quyết nếu xảy ra tranh chấp. Hợp đồng có thể do bên mua hoặc bên bán soạn thảo.

5- Thuê đơn vị vận tải

Doanh nghiệp có thể thuê toàn phần hoặc một phần trong số các dịch vụ cần thực hiện sau:

- Thuê tàu, lập vận đơn,..,

- Mua bảo hiểm hàng hóa.

- Làm thủ tục kiểm tra, hun trùng (nếu cần).

- Đóng gói hàng, làm thủ tục thông quan.

- Vận chuyển hàng sau khi thông quan.

- Lấy vận đơn, booking.

>>>> Có thể bạn quan tâm: 12 câu hỏi phỏng vấn dành cho ứng viên Logistics

6- Giao nhận hàng hóa tại điểm đến

Thực hiện các nghiệp vụ: thông quan hàng hóa, làm thủ tục kiểm tra theo quy định, nhận hàng, chuẩn bị các chứng từ liên quan.

7- Nhập kho và tiêu thụ

Cho nhập kho hàng hóa, tổng hợp chi phí giá thành, vận chuyển hàng hóa đến điểm tập kết và thực hiện thanh toán theo thỏa thuận trong hợp đồng.

Trên đây là cách thức hoạt động cơ bản trong quy trình làm logistics tại các doanh nghiệp xuất nhập khẩu tại Việt Nam. Thông thường tại bước thứ 5, doanh nghiệp sẽ thuê dịch vụ vì không đủ trang thiết bị và nhân lực cũng như không rành nghiệp vụ. 

Công việc của bộ phận logistics là gì

Số lượng công việc bộ phận logistics phải thực hiện rất lớn. Hơn nữa mỗi loại hình doanh nghiệp khác nhau lại có đặc thù công việc khác nhau. Sau đây chúng ta hãy tìm hiểu xem những công việc chung của bộ phận logistics là gì nhé.

1- Công việc liên quan đến kho bãi, bao gồm:

Sắp xếp chỗ cho hàng hóa sắp về kho, dán nhãn cho hàng hóa, chuẩn bị xuất kho hàng hóa theo kế hoạch.

Quản lý hàng hóa trong kho an toàn, đảm bảo điều kiện lưu kho tốt nhất.

Giám sát hàng trong kho, tránh để xảy ra mất mát hàng hóa.

Quản lý chứng từ giao nhận, xuất nhập hàng hóa theo đúng quy định.

Nhập thông tin các lô hàng lên hệ thống máy tính.

Kiểm kho và đối chiếu hàng tồn.

Phối hợp với các bộ phận liên quan và khách hàng trong quá trình giao nhận hàng.

2- Công việc chứng từ

Tiếp nhận, kiểm tra và xử lý các chứng từ xuất nhập hàng hóa.

Sắp xếp và lưu giữ chứng từ chính xác, đầy đủ.

Cập nhật chứng từ vào hệ thống.

Thu tất cả các loại phí liên quan đến chứng từ của khách hàng và đối tác.

Chuẩn bị và phát hành các chứng từ.

Phối hợp với các bên liên quan trong việc giao nhận hàng.

3- Công việc liên quan đến hải quan

Thu thập, chuẩn bị và kiểm tra các tài liệu cần thiết theo yêu cầu của cơ quan hải quan.

Kết hợp chặt chẽ với cơ quan hải quan trong việc kê khai hàng hóa xuất nhập khẩu.

Phối hợp với khách hàng khi cần giải quyết các vấn đề về kê khai hải quan.

Quản lý các khoản chi phí kê khai hải quan.

Cập nhật các văn bản pháp luật về quy trình và thủ tục kê khai hải quan.

Xây dựng mối quan hệ với cơ quan hải quan.

4- Công việc về vận tải

Làm việc với các bên vận tải để sắp xếp và kiểm tra lịch giao hàng, đảm bảo giao hàng đúng thời hạn.

Giám sát tình trạng vận chuyển hàng hóa và liên lạc với các bên liên quan để thu thập và cập nhật thông tin nhanh nhất.

Hợp tác với các hãng tàu trong việc sắp xếp phương tiện vận chuyển hàng hóa.

Quản lý các chi phí liên quan đến vận tải.

Kết hợp với các đơn vị vận chuyển để đảm bảo quá trình giao hàng được thông suốt.

Giải quyết các vấn đề phát sinh liên quan đến vận tải.

Kết hợp với bộ phận hành chính để đăng ký các giấy phép cần thiết (nếu có).

5- Công việc về khai thác

Làm việc với các bộ phận khác để lên kế hoạch khai thác hàng và cập nhật lịch giao hàng.

Thực hiện các hoạt động logistics, lập báo cáo và hỗ trợ làm các thủ tục nhập xuất hàng, kê khai hải quan,…

Theo dõi và giải quyết các vấn đề phát sinh.

Theo dõi tình trạng lưu kho, lưu bãi và quá trình vận chuyển hàng tới kho bãi.

Giao hàng theo đúng thỏa thuận với khách hàng.

6- Công việc khác

Tích cực tìm kiếm các cơ hội phát triển và cải thiện quy trình logistics tốt hơn.

Kết hợp với bộ phận kho bãi, giao nhận và các bộ phận liên quan để việc giao nhận hàng diễn ra suôn sẻ.

Giải quyết các khiếu nại, thắc mắc của khách hàng và các bên liên quan.

Đảm bảo việc giao nhận hàng đúng với số lượng và đảm bảo chất lượng.

Xây dựng chiến lược nhằm tối ưu và phát triển các quy trình logistics hiện tại.

Kiểm soát các chi phí hoạt động logistics để đảm bảo cung cấp các sản phẩm tốt nhất với giá rẻ nhất.

Với những chia sẻ trên đây của Uptalent, chắc hẳn bạn đọc đã nhận ra vai trò của bộ phận logistics trong doanh nghiệp và nắm được những thông tin hữu ích về bộ phận này. Nếu muốn biết thêm thông tin gì về ngành logistics, các bạn có thể tìm đọc những bài viết khác của Uptalent về lĩnh vực này tại HRchannels.com. 
 

------------------------------------

HRchannels - Headhunter -  Dịch vụ tuyển dụng cao cấp

Hotline: 08. 3636. 1080
Email: sales@hrchannels.com / job@hrchannels.com
Website: https://hrchannels.com/
Địa chỉ: Tòa MD Complex, 68 Nguyễn Cơ Thạch, Nam Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam

Nguồn ảnh: internet