Vai trò, chức năng, nhiệm vụ của Operation Manager

Thời gian gần đây, chức danh Operation Manager – trưởng phòng vận hành – xuất hiện số lượng lớn tại nhiều trang tin tuyển dụng trực tuyến. Nhiều ứng viên rất muốn ứng tuyển tìm kiếm cơ hội thăng tiến cho mình nhưng chưa rõ về vai trò, chức năng, nhiệm vụ của Operation Manager. Qua bài viết này, HRchannels sẽ làm cầu nối cung cấp những thông tin mới nhất liên quan đến vị trí tuyển dụng cao cấp này đến bạn đọc.

1. Vai trò của Operation Manager

Một trưởng phòng vận hành có vai trò vĩ mô trong việc gắn kết, điều chỉnh mọi hoạt động liên quan đến sản xuất kinh doanh của tổ chức.

Bên cạnh việc tổng hợp, phân tích số liệu từ những nhân viên chuyên trách trong phòng ban, trưởng phòng vận hành còn phải trực tiếp kiểm tra, nghiên cứu thực tế trong toàn bộ doanh nghiệp, đảm bảo vai trò:

• Lãnh đạo phòng vận hành hoàn thành chỉ tiêu công việc do ban lãnh đạo đề ra

• Đào tạo, hướng dẫn nhân viên phòng vận hành thực hiện những công việc cụ thể

• Liên kết tất cả các phòng ban trong doanh nghiệp, tiến đến mục tiêu chung

• Mở rộng quan hệ với các đối tác liên quan đến quy trình vận hành

2. Chức năng của Operation Manager

Chức năng của trưởng phòng vận hành cụ thể hóa những vai trò mà vị trí này phải đảm nhận.

2.1. Lãnh đạo phòng vận hành hoàn thành chỉ tiêu công việc do ban lãnh đạo đề ra

Từ những kế hoạch, chiến lược cải tiến vận hành được ban giám đốc phê duyệt, Operation Manager cần thực hiện:

• Phân tích, vạch rõ hướng thực hiện cụ thể cho từng bước công việc

• Phân chia nhiệm vụ cho từng bộ phận hoặc từng chuyên viên phòng vận hành

• Trực tiếp kiểm tra, giám sát quá trình thực hiện từng bước công việc

• Kịp thời điều chỉnh, xử lý sự cố phát sinh,đảm bảo tiến trình không đi chệch mục tiêu đề ra.
   

>>> Xem thêm: Operation Manager là gì? Mô tả công việc của một Operation Manager

2.2. Đào tạo, hướng dẫn nhân viên phòng vận hành thực hiện những công việc cụ thể

Trưởng phòng vừa là người quản lý, vừa có thể là người Thầy của nhân viên. Ngược lại, nhân viên giỏi chính là sự hỗ trợ đắc lực cho thành công của trưởng phòng vận hành.

Vì vậy, công tác đào tạo, nâng cao nghiệp vụ cho nhân sự không được lơ là:

• Trực tiếp tham gia cùng nhân viên trong những bước khó khăn trong quy trình cải tiến

• Đề xuất những khóa huấn luyện định kỳ về chuyên môn nghiệp vụ

• Cử nhân viên tham gia các khóa nâng cao nghiệp vụ tại những phòng chuyên môn khác, ví dụ : phòng thiết bị máy móc, phòng nhân sự, phòng vận hành sản xuất…

• Tạo điều kiện cho nhân viên học nâng cao nghiệp vụ ngắn hạn bên ngoài

• Tiếp nhận những phản hồi, góp ý với thái độ tích cực

2.3. Liên kết tất cả các phòng ban trong doanh nghiệp, tiến đến mục tiêu chung

Để hoàn thiện cải tiến vận hành, cần sự phối hợp của tất cả các phòng ban chuyên trách vì những cải tiến ở từng phòng ban, dù nhỏ hay lớn đều sẽ có mặt trong bản kế hoạch cải tiến mà phòng vận hành đề xuất và thực hiện.

Do đó, trưởng phòng vận hành cần chú trọng:

• Xây dựng mối quan hệ tốt với các trưởng phòng ban trong toàn tổ chức

• Lên kế hoạch chi tiết cho những cải tiến ở từng phòng ban với sự tham gia của chính trưởng phòng ban chuyên môn đó

• Đề nghị ban lãnh đạo phân quyền, cho phép trưởng phòng vận hành kiểm tra, giám sát, nhắc nhở tiến độ thực hiện tại từng phòng ban.

• Tiếp nhận báo cáo và kiểm tra tính xác thực của báo cáo mà trưởng phòng chuyên môn gửi về.

2.4. Mở rộng quan hệ với các đối tác liên quan đến quy trình vận hành

Xu hướng hiện nay rất nhiều doanh nghiệp lớn sử dụng các đối tác chuyên trách ở một số khâu trong quy trình vận hành. Điều này vừa giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí đầu tư lại có thể chủ động thay đổi linh hoạt khi cần thiết.

Xu hướng này đòi hỏi trưởng phòng vận hành phải năng động tiếp cận và tìm hiểu ưu nhược điểm của từng đối tác:

• Tham gia các buổi hội thảo chuyên ngành của đối tác, nâng cao số lượng đối tác phù hợp

• Tiếp nhận điều kiện hợp tác và cân nhắc lựa chọn cùng ban lãnh đạo doanh nghiệp

• Duy trì mối quan hệ với những đối tác uy tín, cung cấp mức giá tốt

• Không quên xây dựng những mối quan hệ hợp tác dự phòng để chủ động trong mọi tình huống.

3. Nhiệm vụ của Operation Manager

Nhiệm vụ của trưởng phòng vận hành chia thành 2 nhóm chính

3.1. Nhiệm vụ quản lý

• Trực tiếp quản lý toàn bộ nhân sự tại phòng vận hành, đảm bảo một môi trường làm việc lành mạnh, hiệu suất cao.

>>> Có thể bạn quan tâm: 6 kỹ năng cần có của một Operation Manager

TÌM CÔNG VIỆC MƠ ƯỚC. NƠI SỰ NGHIỆP TỎA 

• Xây dựng mối quan hệ tốt với tất cả các phòng ban và chuyên viên chủ chốt để nhận được sự hỗ trợ ngay lập tức khi phòng vận hành cần.

• Tuyển dụng, đào tạo, huấn luyện nhân viên kế thừa tại phòng vận hành cho doanh nghiệp

• Bố trí đúng người, đúng việc, kích thích sự hăng hái nhiệt tình cống hiến ở mỗi nhân viên.

• Đảm bảo tính công bằng, minh bạch trong đánh giá, khen thưởng, phê bình…

• Giải quyết những mâu thuẫn nảy sinh trong nội bộ trước khi nhờ đến sự can thiệp của phòng nhân sự.

3.2. Nhiệm vụ chuyên môn

• Thường xuyên cập nhật những xu hướng cải tiến vận hành hiệu suất cao trong nước và quốc tế

• Nghiên cứu, khảo sát, phát hiện những điểm yếu trong quy trình vận hành tại doanh nghiệp

• Đề xuất, thuyết trình trước ban giám đốc những kế hoạch cải tiến vận hành ngắn hạn và dài hạn do tập thể phòng vận hành đã nghiên cứu.

• Phân tích, chia nhỏ nhiệm vụ, phân công việc cụ thể cho từng cá nhân tại phòng vận hành

• Trực tiếp chỉ đạo triển khai kế hoạch cải tiến theo sự phê duyệt từ lãnh đạo

• Kiểm tra giám sát liên tục từng giai đoạn triển khai, bao gồm cả việc giải ngân tài chính, kết quả thực hiện ở những phòng ban khác…

• Thu thập báo cáo thường xuyên, kịp thời phát hiện những sự cố phát sinh và giải quyết nhanh nhất.

• Trực tiếp báo cáo lên ban lãnh đạo tìm hướng giải quyết trong những tình huống vượt ngoài quyền quyết định của trưởng phòng vận hành.

• Trực tiếp báo cáo, giải trình với ban lãnh đạo và đối tác về kết quả cải tiến vận hành

• Bảo mật thông tin liên quan đến những sáng kiến cải tiến quy trình

• Phối hợp cùng các phòng ban trong việc quyết định và thống nhất các chỉ tiêu đặt ra cho mỗi quy trình cải tiến.

Từ những thông tin mà HRchannels chia sẻ, tổng hợp lại, vai trò, chức năng, nhiệm vụ của Operation Manager đều nhằm hướng đến mục tiêu chuẩn hóa trình tự hoạt động tại mỗi doanh nghiệp, tiết kiệm tối đa chi phí mà vẫn đảm bảo hiệu suất tốt trong hoạt động sản xuất kinh doanh.

---------------------------------------------------------

HRchannels - Dịch vụ tuyển dụng cao cấp
Hotline: 08. 3636. 1080
Email: sales@hrchannels.com / job@hrchannels.com
Website: www.hrchannels.com
Địa chỉ: Tầng 12A.3, Tòa MD Complex, 68 Nguyễn Cơ Thạch, Nam Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam

Nguồn ảnh: internet