Mách bạn mẹo tuyển dụng trợ lý giám đốc dễ dàng

Trợ lý giám đốc là vị trí đảm đương vai trò quan trọng với nhiều đầu mục công việc khá phức tạp. Bởi vậy, các doanh nghiệp luôn rất thận trọng khi tuyển dụng vị trí này.

Vậy, phải làm sao để tuyển dụng trợ lý giám đốc thành công? Bạn đọc hãy cùng theo dõi bài viết dưới đây của Ms Uptalent để có thêm nhiều thông tin hữu ích nhé!

Để tuyển dụng trợ lý giám đốc thoả mãn nhu cầu của doanh nghiệp, bạn có thể làm như sau:

MỤC LỤC:
1- Nhận diện đúng ứng viên trợ lý giám đốc tiềm năng
2- Chọn kênh tuyển dụng trợ lý giám đốc tốt
3- Lưu ý để tuyển dụng trợ lý giám đốc thành công

>>> Xem thêm: Việc làm Trợ lý giám đốc

1- Nhận diện đúng ứng viên trợ lý giám đốc tiềm năng 

Trợ lý giám đốc là người chịu trách nhiệm hỗ trợ giám đốc trong công việc. Họ sẽ sắp xếp mọi thứ một cách hợp lý, khoa học nhất nhằm đảm bảo các công việc thường ngày của giám đốc diễn ra thuận lợi và hiệu quả.

Muốn nhận diện đúng ứng viên trợ lý giám đốc tài năng thì bạn có thể dựa vào các tiêu chí sau:

1.1- Trình độ

Ứng viên trợ lý giám đốc phải tốt nghiệp cử nhân đại học trở lên các chuyên ngành về Kinh tế, Quản trị kinh doanh, Marketing hoặc các chuyên ngành liên quan khác.

Đồng thời, ứng viên còn phải có vốn kiến thức đa dạng, am hiểu kiến thức chuyên môn về lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp cùng các kiến thức về hành chính, văn phòng và quy định pháp luật.

1.2- Kinh nghiệm

Công việc trợ lý giám đốc đòi hỏi ứng viên phải có từ 2 – 3 năm kinh nghiệm làm việc tại các vị trí tương đương. Nếu đã từng làm việc tại vị trí trợ lý giám đốc thì sẽ là điểm cộng đáng giá.

>>> Bạn có thể xem thêm: Những câu hỏi phỏng vấn Trợ lý giám đốc kinh doanh hay nhất

1.3- Kỹ năng

Bên cạnh trình độ chuyên môn và kinh nghiệm làm việc thực tiễn thì ứng viên còn phải có các kỹ năng cần thiết sau:

+ Kỹ năng ứng xử: Đặc điểm công việc của trợ lý giám đốc là phải làm việc, tiếp xúc với nhiều người trong quá trình làm việc. Do đó, bạn cần lưu ý kỹ năng ứng xử ở ứng viên khi tuyển dụng trợ lý giám đốc.

+ Kỹ năng lên kế hoạch, sắp xếp công việc: Với lịch trình công việc dày đặc, trợ lý giám đốc sẽ phải tìm cách sắp xếp và lên kế hoạch làm việc cho mọi thứ. Điều này đảm bảo khả năng hoàn thành công việc luôn cao nhất và còn tiết kiệm được thời gian làm việc.

+ Kỹ năng giao tiếp: Trợ lý giám đốc cần thành thạo kỹ năng giao tiếp để có thể đưa ra các hướng dẫn, phân công nhiệm vụ, xử lý xung đột và làm việc với khách hàng hiệu quả.

+ Kỹ năng lãnh đạo: Phần lớn công việc của trợ lý giám đốc có liên quan đến vấn đề quản lý nhân viên, như là phân công công việc, xử lý khiếu nại, theo dõi hiệu suất làm việc,… Vì vậy, khi tuyển dụng trợ lý giám đốc, bạn phải tìm hiểu, đánh giá khả năng lãnh đạo của ứng viên.

+ Ra quyết định: Một trợ lý giám đốc giỏi phải có khả năng đánh giá, suy tính mọi việc trong thời gian ngắn và có thể đưa ra quyết định có lợi nhất cho các bên trong mọi tình huống.

+ Kỹ năng tin học, ngoại ngữ: Thành thạo tin học văn phòng giúp trợ lý giám đốc thực hiện công việc liên quan đến soạn thảo, lưu giữ, lập báo cáo hiệu quả hơn. Trong khi đó, giỏi ngoại ngữ là kỹ năng cần có ở trợ lý giám đốc trong thời buổi hội nhập kinh tế.

1.4- Phẩm chất

Một ứng viên phù hợp với vai trò trợ lý giám đốc cần có các phẩm chất nền tảng sau:

+ Sự quyết đoán: Trợ lý giám đốc thường phải thay mặt cấp trên giải quyết những công việc khẩn cấp khi sếp vắng mặt. Bởi vậy, tính quyết đoán là phẩm chất bạn cần tìm ở ứng viên trong quá trình tuyển dụng trợ lý giám đốc.

+ Tinh thần trách nhiệm cao: Có thể nói, trợ lý giám đốc là vị trí dưới một người mà trên rất nhiều người. Vì vậy, ứng viên cho vị trí này phải hiểu rõ cách thức, quy trình hoạt động của doanh nghiệp, nắm vững kiến thức về sản phẩm và còn phải đặc biệt tôn trọng các quy định của công ty.

+ Hoà đồng, dễ mến: Một trợ lý giám đốc dễ mến, sẵn sàng hoà đồng với mọi người chắc chắn sẽ làm việc hiệu quả hơn rất nhiều. 

>>> Bạn có thể tham khảo: Toàn bộ thông tin về Tuyển dụng Trợ lý Giám đốc

2- Chọn kênh tuyển dụng trợ lý giám đốc tốt 

Có nhiều kênh tuyển dụng khác nhau để bạn tìm kiếm ứng viên trợ lý giám đốc. Mỗi kênh lại có những ưu điểm và hạn chế nhất định. 

Tuy nhiên, để tuyển dụng trợ lý giám đốc thành công bạn phải chọn được kênh tuyển dụng tốt, uy tín. Sau đây là một số kênh bạn có thể tham khảo:

2.1- Kênh website tuyển dụng

Website tuyển dụng là các trang web cho phép doanh nghiệp đăng thông tin việc làm và ứng viên có thể truy cập vào đó để tìm việc cũng như ứng tuyển.

Hiện nay, website tuyển dụng được đánh giá là kênh tuyển dụng trợ lý giám đốc hiệu quả nhất. Rất nhiều doanh nghiệp lựa chọn kênh tuyển dụng này bởi có thể tiết kiệm thời gian tuyển dụng và tiếp cận được nguồn ứng viên lớn.

Một số trang web tuyển dụng hiệu quả bạn có thể lựa chọn như: HRchannels, JobsGO, Vietnamworks, CareerBuilder, TopCV,…

2.2- Tuyển dụng qua mạng xã hội

Mạng xã hội là nền tảng cho phép người dùng tương tác, chia sẻ thông tin nhanh chóng, không giới hạn. Lượng người dùng trên các trang mạng xã hội hiện rất lớn, điển hình nhất là Facebook và Linkedin.

Để tuyển dụng trợ lý giám đốc qua mạng xã hội Facebook, bạn có thể đăng tin tuyển dụng miễn phí trong các hội nhóm nhân sự, việc làm. Hoặc bạn cũng có thể chạy quảng cáo Facebook ads để tiếp cận được nhiều ứng viên hơn.

Với nền tảng Linkedin, bạn có thể dùng thanh tìm kiếm để tìm ứng viên, sau đó liên hệ với họ qua email, điện thoại họ để lại trên hồ sơ hoặc sử dụng công cụ nhắn tin của Linkedin.

2.3- Tuyển dụng trợ lý giám đốc qua sự giới thiệu

Tuyển dụng qua sự giới thiệu tức là bạn sẽ vận dụng các mối quan hệ cá nhân của mình để thực hiện công tác tuyển dụng. 

Lợi thế của kênh tuyển dụng này là bạn sẽ tìm thấy nhiều ứng viên chất lượng mà không phải tốn nhiều thời gian cũng như chi phí tuyển dụng. Các ứng viên được giới thiệu thường có thái độ, khả năng hoà nhập với môi trường làm việc tốt. 

>>> Bạn có thể quan tâm: 9 yếu tố cần thiết để trở thành Trợ lý giám đốc giỏi

2.4- Liên lạc với ứng viên từng tham gia tuyển dụng trợ lý giám đốc trước đó

Những ứng viên từng tham gia các đợt tuyển dụng trước đó mà chưa được nhận vì một lý do nào đó đều là những ứng cử viên sáng giá để bạn lựa chọn. 

Thông thường các doanh nghiệp đều lưu giữ lại thông tin của những ứng viên này. Vì vậy, bạn chỉ việc tìm kiếm trong danh sách ứng viên tiềm năng đã lưu, liên hệ với họ và đề nghị họ tham gia ứng tuyển.

2.5- Tuyển dụng nội bộ

Bạn có thể đăng thông báo tuyển dụng trợ lý giám đốc trên kênh thông tin nội bộ của công ty để những nhân viên có đủ khả năng có thể tham gia ứng tuyển. Hoặc bạn cũng có thể khuyến khích nhân viên trong công ty giới thiệu người thân, bạn bè ứng tuyển.

Khi đăng thông báo, bạn cần cung cấp đầy đủ thông tin liên quan đến vị trí trợ lý giám đốc, bao gồm mô tả công việc, yêu cầu, quyền lợi được hưởng và những thông tin cần thiết khác để tham gia ứng tuyển.

3- Lưu ý để tuyển dụng trợ lý giám đốc thành công 

Ngoài việc nhận diện đúng ứng viên tiềm năng và chọn được kênh tuyển dụng tốt thì bạn cũng phải lưu ý những điểm sau để tuyển dụng trợ lý giám đốc thành công:

3.1- Thời điểm tuyển dụng

Bạn có thể tổ chức tuyển dụng trợ lý giám đốc bất cứ nào công ty phát sinh nhu cầu. Tuy nhiên, các tháng 1, 2 và 3, 4, 5 được xem là thời điểm vàng cho hoạt động tuyển dụng bởi lượng ứng viên tìm kiếm việc làm mới vào thời điểm này thường rất lớn. 

Vì vậy, nếu được bạn nên sắp xếp việc tuyển dụng vào thời điểm thuận lợi để đạt hiệu quả tuyển dụng tối ưu.

>>> Quan tâm thêm: Nhiệm vụ, chức năng, vai trò của Trợ lý giám đốc

3.2- Soạn mô tả công việc hấp dẫn

Bản mô tả công việc sẽ giúp ứng viên hình dung rõ ràng công việc của trợ lý giám đốc cùng những yêu cầu về kinh nghiệm, kỹ năng đối với vị trí này. Qua đó, họ có thể xác định được mức độ phù hợp của bản thân và quyết định có ứng tuyển hay không.

Thị trường tuyển dụng luôn cạnh tranh gay gắt. Giữa rất nhiều thông báo tuyển dụng trợ lý giám đốc, nếu bạn có một bản mô tả công việc hấp dẫn thì khả năng thu hút sự chú ý của ứng viên sẽ cao hơn. 

3.3- Lên kế hoạch tuyển dụng trợ lý giám đốc rõ ràng

Để tuyển dụng trợ lý giám đốc thành công, bạn cần phân chia quá trình tuyển dụng thành từng bước nhỏ, mỗi bước sẽ tương ứng với một điểm thời gian và những điều này cần được lập thành kế hoạch hành động cụ thể.

Nếu không xây dựng kế hoạch tuyển dụng rõ ràng, bạn có thể tốn nhiều thời gian, chi phí và công sức cho việc tuyển dụng mà kết quả đạt được không như mong đợi.

3.4- Hiểu rõ yêu cầu vị trí trợ lý giám đốc cần tuyển

Thực tế, có nhiều doanh nghiệp chỉ đang cố gắng tìm cho đủ nhân sự mà chưa quan tâm tìm hiểu cặn kẽ vị trí trợ lý giám đốc đang cần tuyển dụng.

Vì không hiểu rõ vị trí cần tuyển nên bạn không thể cung cấp cho ứng viên những thông tin cần thiết về công việc, yêu cầu cũng như quyền lợi ứng viên sẽ nhận được. Điều này khiến họ thiếu lòng tin vào công ty bạn và họ không muốn ứng tuyển hoặc có đạt yêu cầu tuyển dụng cũng từ chối nhận việc.

3.5- Nghiên cứu kỹ hồ sơ ứng viên

Trước khi bắt đầu buổi phỏng vấn, bạn nên nghiên cứu kỹ hồ sơ ứng viên để có cái nhìn cơ bản về họ. Đồng thời bạn cũng tìm thấy những điểm nghi ngờ cần làm rõ để đánh giá chính xác hơn năng lực của ứng viên cũng như thái độ, con người của họ.

3.6- Chuẩn bị bộ câu hỏi phỏng vấn phù hợp với vị trí trợ lý giám đốc

Để có đợt tuyển dụng trợ lý giám đốc thành công, HR cần chuẩn bị câu hỏi phỏng vấn phù hợp, đúng trọng tâm. Nếu đưa ra những câu hỏi lan man, vô nghĩa, ứng viên sẽ cho rằng công ty bạn thiếu chuyên nghiệp.

Hơn nữa, với bộ câu hỏi phỏng vấn phù hợp, bạn còn dễ dàng khai thác thực lực của ứng viên và có thể đánh giá chính xác năng lực cũng như mức độ phù hợp của họ với vị trí trợ lý giám đốc.

Tuyển dụng được trợ lý giám đốc chất lượng luôn bài toán khó với các HR. Nhưng, với những thông tin Ms Uptalent vừa chia sẻ, chắc chắn bạn sẽ tuyển dụng trợ lý giám đốc thành công cho doanh nghiệp của mình. Chúc bạn luôn thành công và thăng tiến trong sự nghiệp!

------------------------------------

HRchannels - Headhunter -  Dịch vụ tuyển dụng cao cấp

Hotline: 08. 3636. 1080
Email: sales@hrchannels.com / job@hrchannels.com
Website: https://hrchannels.com/
Địa chỉ: Tòa MD Complex, 68 Nguyễn Cơ Thạch, Nam Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam

Nguồn ảnh: internet