Trưởng phòng pháp chế có KPI không?

KPI được sử dụng cho các vị trí khác nhau trong doanh nghiệp nhằm đo lường, đánh giá mức độ thành công và hiệu quả công việc của những vị trí đó. 

Vậy trưởng phòng pháp chế có KPI không? Làm sao thiết lập KPI trưởng phòng pháp chế? Bạn đọc hãy cùng tìm hiểu qua bài viết sau đây của Ms Uptalent nhé!

MỤC LỤC:
1- KPI trưởng phòng pháp chế là gì?
2- Vì sao phải xây dựng KPI cho trưởng phòng pháp chế?
3- Cách thiết lập KPI cho trưởng phòng pháp chế
4- Một số KPI trưởng phòng pháp chế

>>> Xem thêm: Việc làm Luật/ Pháp lý

1- KPI trưởng phòng pháp chế là gì? 

KPI trưởng phòng pháp chế là những số liệu cho thấy mức độ thành công và hiệu quả quản lý các vấn đề pháp lý trong doanh nghiệp của vị trí này.

Việc xây dựng KPI cho trưởng phòng pháp chế cung cấp cho doanh nghiệp những con số, mục tiêu rõ ràng, cụ thể để đo lường mức độ hoàn thành công việc. Đồng thời, các chỉ số KPI này cũng hỗ trợ doanh nghiệp hoàn thành các mục tiêu chung và xác định các điểm hạn chế để cải thiện quy trình pháp lý.

2- Vì sao phải xây dựng KPI cho trưởng phòng pháp chế? 

Doanh nghiệp cần xây dựng KPI cho trưởng phòng pháp chế vì:

2.1- Chứng minh vai trò của trưởng phòng pháp chế đối với khả năng vận hành ổn định của doanh nghiệp

Thông qua việc thiết lập và áp dụng KPI cho trưởng phòng pháp chế, bạn sẽ dễ dàng nhận ra tầm ảnh hưởng cũng như những gì họ đã hỗ trợ cho quá trình hoạt động của doanh nghiệp.

Nhiều người thường cho rằng, bộ phận pháp lý chỉ khiến doanh nghiệp gánh chịu một khoản chi phí và bộ phận này chỉ biết đưa ra các quy định, quy chế, không cho làm cái này, cái kia,…

Tuy nhiên, trưởng phòng pháp chế thực sự là một chuyên gia trong lĩnh vực pháp lý. Họ là người am hiểu các quy định pháp luật nhất trong doanh nghiệp. Và với tài năng của mình, họ chính là kim chỉ nam cho tất cả các hoạt động kinh doanh cũng như vận hành doanh nghiệp.

2.2- Xác định các điểm còn hạn chế trong quy trình hoạt động của doanh nghiệp và cải thiện chúng

Điểm hay của KPI trưởng phòng pháp chế là có thể giúp doanh nghiệp xác định những điểm hạn chế đang tồn tại trong quy trình hoạt động. Nhờ vậy, lãnh đạo doanh nghiệp sẽ chủ động nắm bắt cơ hội để cải thiện các điểm này trước khi chúng gây ra ảnh hưởng nghiêm trọng cho hoạt động kinh doanh.

Một ví dụ điển hình là KPI về quản lý hợp đồng. Giả sử thời gian phê duyệt các hợp đồng kinh tế quá lâu có thể khiến bộ phận bán hàng khó đẩy nhanh doanh thu như mong muốn. 

>>> Bạn có thể xem thêm: 15 câu hỏi phỏng vấn trưởng phòng pháp chế thường gặp

3- Cách thiết lập KPI cho trưởng phòng pháp chế 

Để thiết lập KPI trưởng phòng pháp chế, bạn cần lưu ý những điều sau:

3.1- Xác định mục tiêu tổng thể trưởng phòng pháp chế cần đạt được 

Bạn chỉ có thể thiết lập KPI trưởng phòng pháp chế rõ ràng, hiệu quả khi thực sự hiểu rõ điều bạn muốn vị trí này đạt được. 

Cách đơn giản nhất giúp bạn làm việc này là tự trả lời hai câu hỏi sau:

+ Thứ nhất, mục tiêu của doanh nghiệp là gì?

Mục tiêu của trưởng phòng pháp chế nhất định phải phù hợp với mục tiêu của doanh nghiệp. Tức là các số liệu KPI trưởng phòng pháp chế phải có khả năng tác động đến mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp.

Ví dụ, để gia tăng doanh số cho doanh nghiệp, trưởng phòng pháp chế cần soạn bộ hợp đồng kinh doanh mẫu sao cho đơn giản và ít tốn kém thời gian thương lượng nhất có thể. Trong hợp đồng cũng không nên có các từ ngữ dễ gây hiểu nhầm, xung đột nhằm đẩy nhanh khả năng chốt giao dịch.

+ Thứ hai, kỳ vọng của doanh nghiệp đối với trưởng phòng pháp chế là gì?

Trưởng phòng pháp chế luôn hiểu rõ trách nhiệm của mình trong việc quản lý rủi ro và hỗ trợ các bộ phận khác các vấn đề pháp lý.

Tuy nhiên, trưởng phòng pháp chế lại rất ít hỏi trực tiếp những bộ phận khác xem họ đang cần hỗ trợ những gì. 

Vì vậy, bạn cần hỗ trợ những bộ phận khác bằng cách tự trả lời các câu hỏi sau:

- Các bộ phận khác cần trưởng phòng pháp chế hỗ trợ điều gì nhất?

- Họ cần trưởng phòng pháp chế hỗ trợ khi nào và như thế nào?

>>> Bạn có thể tham khảo: Mô tả công việc của Trưởng phòng Pháp chế

3.2- Thiết kế KPI trưởng phòng pháp chế

Sau khi đã xác định được các mục tiêu tổng thể, bạn sẽ phải đi sâu vào chi tiết và xác định các mục tiêu cụ thể hơn để hoàn thành những mục tiêu lớn đó. Từ những mục tiêu chi tiết này, bạn sẽ thiết kế ra KPI cho trưởng phòng pháp chế.

Khi lựa chọn KPI trưởng phòng pháp chế, bạn cần đảm bảo mỗi một chỉ số đều phù hợp với mục tiêu tổng thể của doanh nghiệp và những KPI này phải có khả năng thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp.

Đồng thời, KPI trưởng phòng pháp chế còn phải đáp ứng được các tiêu chí:

+ Có thể đo lường: Nếu KPI không thể đo lường được, bạn sẽ không thể đánh giá được mức độ thành công và hiệu quả công việc của trưởng phòng pháp chế. Đồng thời, bạn còn phải thiết lập rõ các tiêu chuẩn của sự thành công.

+ Có tính thực tế: Những mục tiêu bạn đưa ra phải có khả năng thực hiện được và bạn cũng phải có ý tưởng rõ ràng về cách đạt được những mục tiêu đó.

+ Có thời hạn cụ thể: KPI trưởng phòng pháp chế cần thể hiện rõ thời gian cần hoàn thành. Điều này sẽ giúp họ nhận biết rõ sự kỳ vọng của doanh nghiệp và thời gian phải đạt được kết quả đó.

3.3- Phê duyệt KPI trưởng phòng pháp chế

KPI trưởng phòng pháp chế cần nhận được sự chấp thuận và phê duyệt của các bên liên quan trước khi áp dụng. 

Tại giai đoạn này, bạn sẽ phải giải thích vì sao lại lựa chọn chỉ số KPI đó, thời điểm thiết lập KPI và trình bày cách mà chỉ số KPI này có thể thúc đẩy sự thành công của doanh nghiệp.

Bên cạnh đó, KPI trưởng phòng pháp chế cũng cần được tinh chỉnh và thay đổi trong giai đoạn này nếu có phát sinh những vấn đề mới.

3.4- Theo dõi hiệu suất thực hiện KPI trưởng phòng pháp chế

Tuỳ thuộc vào bản chất của từng chỉ số KPI và dữ liệu cần thiết để đo lường mức độ thành công của mỗi chỉ số mà bạn cần có biện pháp theo dõi hiệu suất thực hiện KPI cho phù hợp.

Ví dụ, bạn sẽ cần một phần mềm quản lý hợp đồng để theo dõi chỉ số KPI liên quan đến hiệu quả quản lý hợp đồng. Thông qua phần mềm quản lý, các dữ liệu liên quan đến KPI hợp đồng sẽ được thu thập và lập thành báo cáo một cách tự động.

>>> Tham khảo thêm: Chuyên viên pháp chế và những sự thật lầm tưởng

4- Một số KPI trưởng phòng pháp chế 

Tuỳ thuộc vào yêu cầu, mục tiêu hoạt động của từng doanh nghiệp tại mỗi giai đoạn mà KPI trưởng phòng pháp chế sẽ khác nhau.

Sau đây là một số KPI trưởng phòng pháp chế bạn có thể tham khảo:

+ Khối lượng công việc trong thời gian tới

Chỉ số này thể hiện số lượng công việc mà trưởng phòng pháp chế phải đảm nhận. Dựa vào KPI này, họ có thể quản lý hiệu quả hơn các nguồn lực của bộ phận pháp lý.

+ Khối lượng hợp đồng

Chỉ số về số lượng hợp đồng được xử lý cho biết mức độ hiệu quả công việc của trưởng phòng pháp chế hiện đang như thế nào.

+ Chất lượng hợp đồng

Chỉ số KPI này giúp doanh nghiệp đo lường mức độ hiệu quả của trưởng phòng pháp chế trong việc soạn thảo các bản hợp đồng. 

+ Tỷ lệ chi phí pháp lý so với doanh thu

Chỉ số này thể hiện số tiền đang được chi cho các hoạt động quản lý pháp lý so với tổng doanh thu của doanh nghiệp.

+ Tổng chi phí cho các dịch vụ pháp lý

KPI này đo lường mức chi phí của các hoạt động tư vấn bên ngoài và dịch vụ của bên thứ ba cho những vấn đề liên quan đến pháp lý.

+ Thời gian trung bình để xử lý các vấn đề pháp lý

KPI này cho biết trưởng phòng pháp chế cần thời gian bao lâu để xử lý ổn thoả các vấn đề pháp lý. Từ đó, doanh nghiệp có thể xác định được những điểm cần cải thiện trong quy trình làm việc của bộ phận pháp lý.

+ KPI về tuân thủ các yêu cầu, quy định

Chỉ số này nhằm đo lường mức độ tuân thủ các quy định hiện hành khi xử lý vấn đề pháp lý hoặc soạn thảo các văn bản, hợp đồng của trưởng phòng pháp chế.

+ KPI về quản lý rủi ro

KPI này đo lường hiệu quản lý các rủi ro tiềm ẩn liên quan đến những hoạt động trong bộ phận của trưởng phòng pháp chế để có thể giảm thiểu những ảnh hưởng của chúng.

+ KPI về hiệu quả, năng suất làm việc

Đây là chỉ số chính giúp doanh nghiệp đo lường mức độ thành công của trưởng phòng pháp chế trong việc quản lý những vấn đề pháp lý của doanh nghiệp.

Chỉ số này đo lường các khía cạnh sau:

- Số lượng vụ việc trưởng phòng pháp chế xử lý.

- Thời gian xử lý xong một vụ việc.

- Chi phí cần thiết để xử lý mỗi vụ việc.

+ KPI về ứng dụng công nghệ trong quản lý pháp lý

Chỉ số này đo lường khả năng ứng dụng công nghệ mới trong quản lý các hoạt động pháp lý của trưởng phòng pháp chế nhằm mang lại những giá trị to lớn hơn cho doanh nghiệp.

Qua những chia sẻ trên đây chắc hẳn bạn đã tự trả lời được câu hỏi “Trưởng phòng pháp chế có KPI không?” rồi phải không nào? 

Mong rằng bài viết này của Ms Uptalent đã cung cấp cho bạn nhiều thông tin hữu ích về KPI trưởng phòng pháp chế. Hãy tiếp tục theo dõi Uptalent để biết thêm những điều thú vị về các nghề nghiệp đang được nhiều người quan tâm bạn nhé! Chúc bạn thành công!

------------------------------------

HRchannels - Headhunter -  Dịch vụ tuyển dụng cao cấp
Hotline: 08. 3636. 1080
Email: sales@hrchannels.com / job@hrchannels.com
Website: https://hrchannels.com/
Địa chỉ: Tòa MD Complex, 68 Nguyễn Cơ Thạch, Nam Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam

Nguồn ảnh: internet