Trước khi muốn chinh phục một vị trí quản lý cao cấp trong hành trình sự nghiệp, chúng ta cần tìm hiểu rõ những yếu tố đặc thù nên có và phải có mà vị trí đó yêu cầu. Nếu vị trí bạn đang muốn chinh phục là Trưởng phòng chuyên môn thì bài viết Ms. Uptalent gửi đến hôm nay đích thực là dành cho bạn.
MỤC LỤC:
1- Trưởng phòng là ai?
2- Vai trò của trưởng phòng
3- Nhiệm vụ của trưởng phòng
4- Các vị trí trưởng phòng phổ biến
5- Một vài đặc thù của vị trí trưởng phòng
5.1. Áp lực công việc vươn tầm vĩ mô
5.2. Quyền hạn quản lý mở rộng
5.3. Phạm vi trách nhiệm bao quát
5.4. Đầu tàu dẫn lối chuyên môn
5.5. Cơ hội thăng tiến cao
1- Trưởng phòng là ai?
Một doanh nghiệp muốn vận hành suôn sẻ, thông suốt thì phải có sự phân tách phòng ban chuyên môn. Và muốn mỗi phòng ban chuyên môn hoạt động đạt hiệu suất cao thì không thể thiếu vị trí Trưởng phòng.
Trưởng phòng – tiếng Anh là Manager hoặc Head of Department - là vị trí quản lý tầm trung, đứng đầu một phòng ban chuyên môn, chịu trách nhiệm toàn bộ quá trình hoạt động và kết quả hoàn thành nhiệm vụ mà Ban lãnh đạo giao phó cho phòng ban đó.
Từ công tác tổ chức nhân sự, vận hành hoạt động, phê duyệt kế hoạch, đến phân bổ công việc, kiểm soát triển khai… đều có sự theo sát của Trưởng phòng, không chỉ để giám sát, đánh giá, thưởng phạt mà còn để kịp thời hỗ trợ, xoay chuyển tình thế bất ngờ, giảm thiểu tối đa thiệt hại cho tổ chức.
2- Vai trò của trưởng phòng
Trưởng phòng là vị trí quản lý giao thoa giữa vi mô và vĩ mô, vì vậy, vai trò của Trưởng phòng trong doanh nghiệp mang tính định hướng rất cao:
2.1. Tham mưu chiến lược phát triển
Những chiến lược phát triển của tổ chức luôn cần sự phối hợp của nhiều khía cạnh chuyên môn. Việc nắm bắt những xu hướng và đặc thù áp dụng từng chuyên môn không ai nhạy bén bằng Trưởng phòng. Vì vậy, vai trò đầu tiên của Trưởng phòng chính là tham mưu cho ban lãnh đạo.
2.2. Quyết định phương án chuyên môn
Về phần công việc triển khai tại phòng ban, Trưởng phòng sẽ tiếp nhận nhiều ý kiến đóng góp, nhiều ý tưởng sáng tạo từ đội ngũ nhân sự cấp dưới. Lựa chọn cái nào, phối hợp ra sao, trình tự triển khai cụ thể cần những gì… đều do Trưởng phòng quyết định. Đây chính là vai trò “đầu tàu” phòng ban chuyên môn.
2.3. Quản lý nhân sự phòng ban
Một phòng ban muốn vận hành tốt cần có sự đồng lòng của cả một tập thể, và Trưởng phòng chính là người sẽ tạo ra tập thể đoàn kết đó. Từ những quyết định tuyển dụng, đào tạo, phân bổ công việc, đến những đánh giá định kỳ, khen thưởng đột xuất đều phải được Trưởng phòng trực tiếp phê duyệt một cách công tâm, khoa học.
>>> Bạn có thể tham khảo: Trở thành trưởng phòng, quản lý bộ phận cần những kỹ năng nào?
2.4. Thúc đẩy, nâng cao năng lực làm việc
Thế giới không ngừng vận động, công tác chuyên môn cũng sẽ không ngừng cải tiến với hàng loạt thử thách mới. Là người đứng đầu phòng ban, Trưởng phòng phải luôn vững vàng tinh thần, không ngừng học hỏi để làm chỗ dựa vững chắc cho đội ngũ nhân sự.
2.5. Mở rộng mối quan hệ trong và ngoài doanh nghiệp
Để hoàn thành tốt công tác chuyên môn, Trưởng phòng không thể “đơn thương độc mã”, cũng không thể chỉ dựa vào nhân sự phòng ban do mình phụ trách, mà cần phải linh hoạt phối hợp cùng những phòng ban chuyên môn khác và nhiều đối tác bên ngoài doanh nghiệp như cơ quan chính quyền, dịch vụ thuê ngoài…
3- Nhiệm vụ của trưởng phòng
Mỗi vị trí Trưởng phòng sẽ có những nhiệm vụ chuyên môn đặc thù, nhưng nhìn chung, một ngày làm việc của vị trí Trưởng phòng sẽ luôn gắn liền với những nhiệm vụ quan trọng sau:
3.1. Tiếp nhận chỉ thị công việc từ ban lãnh đạo
Những chỉ thị ở tầm vĩ mô sẽ được Ban lãnh đạo truyền đạt trực tiếp cho Trưởng phòng. Nội dung sẽ rất súc tích, nên bản thân Trưởng phòng bằng kinh nghiệm và khả năng phân tích sẽ chủ động đặt ra những câu hỏi, đề xuất những yêu cầu… để hiểu rõ những thông tin, nguồn lực mà mình có được khi thực hiện chỉ thị.
3.2. Nghiên cứu, thu thập dữ liệu phân tích
Từ những chỉ thị của Ban lãnh đạo, Trưởng phòng sẽ phối hợp cùng nhân sự chuyên môn tiến hành nghiên cứu, phân tích, cụ thể hóa các chi tiết cần thiết, đảm bảo mục tiêu được hoàn thành tốt nhất với nguồn lực tiết kiệm nhất.
3.3. Phân tích đưa ra quyết định thực hiện
Mỗi bộ phận, mỗi nhân sự sẽ cung cấp rất nhiều ý kiến đóng góp, chắc chắn sẽ không thể chọn tất cả cho một dự án. Vì vậy, Trưởng phòng sẽ là người trực tiếp phân tích, đánh giá, cân nhắc để quyết định nên chọn những ý kiến nào vào kế hoạch chính, ý kiến nào cho kế hoạch dự phòng… Ngoài yếu tố chất lượng dự án thì Trưởng phòng còn phải khéo léo để tâm đến yếu tố tâm lý con người để mọi nhân viên đều cảm thấy sự đầu tư suy nghĩ của họ đều được ghi nhận.
3.4. Quản lý, điều phối, đôn đốc nhân sự cho dự án
Trực tiếp Trưởng phòng sẽ phê duyệt toàn bộ những vấn đề liên quan đến nhân sự của dự án. Điển hình như:
-
Trực tiếp phỏng vấn, đánh giá, lựa chọn ứng viên chuyên môn
-
Phân bổ công việc phù hợp năng lực nhân sự
-
Điều phối, phân bổ nguồn lực nhân viên để có thể cùng lúc thực hiện nhiều dự án
-
Kiểm soát, đôn đốc tiến độ công việc của từng bộ phận, từng nhân sự…
3.5. Quản lý, điều phối nguồn ngân sách cho dự án
Mọi hoạt động chuyên môn đều cần tài chính hỗ trợ. Dựa trên kế hoạch đã được Ban lãnh đạo phê duyệt, Trưởng phòng ngoài việc đôn đốc phòng tài vụ giải ngân thì còn phải liên tục kiểm soát nguồn thu chi tài chính, đảm bảo dự án hoàn thành không vượt quá ngưỡng tài chính được phê duyệt.
3.6. Đánh giá, kiểm soát quá trình thực hiện
Tất cả thông tin, dữ liệu trong quá trình triển khai, Trưởng phòng đều phải thu thập đầy đủ thông qua các trưởng bộ phận hoặc nhận báo cáo trực tiếp từ nhân viên. Qua đó, những biến động bất thường sớm được phát hiện và điều chỉnh kịp thời.
3.7. Báo cáo trực tiếp với lãnh đạo
Trưởng phòng sẽ là người thiết lập báo cáo, giải trình và chịu trách nhiệm hiệu quả công việc trước Ban lãnh đạo. Do đó, dù lỗi không phải của Trưởng phòng nhưng với tư cách là người dẫn dắt đội nhóm, trách nhiệm liên đới là điều khó tránh khỏi.
>>> Bạn có thể quan tâm: 15 vị trí trưởng phòng phổ biến tại doanh nghiệp
4- Các vị trí trưởng phòng phổ biến
Mỗi khía cạnh chuyên môn đều có phòng ban riêng và luôn cần một người Trưởng phòng dẫn dắt nên chức danh Trưởng phòng rất đa dạng. Tuy nhiên, nếu bạn muốn tạo cho bản thân một phạm vi ứng tuyển rộng, không bó hẹp ngành nghề thì Ms. Uptalent khuyên bạn nên tham khảo những vị trí Trưởng phòng sau đây:
5- Một vài đặc thù của vị trí trưởng phòng
Đảm nhận vị trí quản lý đứng đầu cả một phòng ban chuyên môn, vị trí Trưởng phòng mang đến cho người sở hữu cảm giác tự hào và hy vọng lớn vào tương lai sự nghiệp. Nhưng khi thiết lập lộ trình chinh phục vị trí này, chúng ta không nên chỉ nhìn vào hào quang rực rỡ mà cần khách quan suy xét cả những khía cạnh trách nhiệm và thử thách đặc thù của vị trí Trưởng phòng
5.1. Áp lực công việc vươn tầm vĩ mô
Khi còn là một nhân viên, chuyên viên, chúng ta chỉ cần làm tốt phần nhiệm vụ chi tiết được giao phó, nhưng một khi đã trở thành Trưởng phòng thì bạn chính là người định hướng hành động cho nhân viên dưới quyền.
Sai một ly có thể đi cả trăm dặm, ngoài ảnh hưởng đến hiệu suất phòng ban còn có thể gây phản ánh dây chuyền cho kết quả nỗ lực của cả doanh nghiệp. Áp lực rất lớn, đặc biệt là trong những quyết định lựa chọn khi phải đối mặt với nhiều sự lựa chọn, nhiều sự ưu tiên và những nguồn lực có giới hạn của tổ chức.
5.2. Quyền hạn quản lý mở rộng
Mỗi trưởng phòng sẽ quản lý từ vài nhân sự đến vài trăm nhân sự tùy theo quy mô doanh nghiệp. Quyền hạn công việc được nâng cao, không còn phải nhất nhất tuân theo sự chỉ đạo mà đã có thể ra quyết định và chỉ đạo hàng loạt bộ phận cấp dưới.
Nhờ quyền hạn mở rộng này mà năng lực và những ý tưởng mang tính chiến lược của Trưởng phòng dễ dàng được hiện thực hóa. Tuy nhiên, quyền hạn phải đi đôi với trách nhiệm và sự công tâm, nếu không sẽ bị quy là lạm quyền, tác động xấu đến chất lượng lãnh đạo.
5.3. Phạm vi trách nhiệm bao quát
Cấp bậc quản lý tầm trung đảm nhận nhiệm vụ mang tính chất kết nối giữa công việc chi tiết (vi mô) và công việc tổng hợp (vĩ mô). Do đó, người Trưởng phòng mặc dù không trực tiếp triển khai nhiệm vụ chi tiết nhưng phải có khả năng kiểm soát, bao quát tốt phần việc mà nhân viên phòng ban trực tiếp thực hiện.
Ngày nay, với sự hỗ trợ từ công nghệ thông tin, quá trình giám sát, thống kê, can thiệp điều chỉnh đã trở nên dễ dàng hơn, giúp Trưởng phòng thuận lợi tập trung cho công việc vĩ mô được giao phó mà vẫn không lo bỏ sót chất lượng công việc chuyên môn đang triển khai.
5.4. Đầu tàu dẫn lối chuyên môn
Những thay đổi trong pháp luật, những xu hướng phát triển, những cải tiến kỹ thuật… có liên quan đến chuyên môn, Trưởng phòng phải là người cập nhật sớm nhất. Có như vậy, họ mới tham mưu được cho chiến lược phát triển của doanh nghiệp, mới định hướng đào tạo phát triển năng lực cho nhân viên hiệu quả.
Vì vậy, ngoài nhiệm vụ dẫn dắt phòng ban chuyên môn theo thông lệ quen thuộc, Trưởng phòng còn phải nỗ lực học tập, làm mới mình để thúc đẩy thành tựu mang lại cho doanh nghiệp. Đồng thời dễ dàng thu phục sự tin tưởng, tín nhiệm từ nhân viên cấp dưới, nhất là khi bạn ứng tuyển thành công Trưởng phòng ở một doanh nghiệp mới.
5.5. Cơ hội thăng tiến cao
Như đã nói, vị trí Trưởng phòng như một giai đoạn chuyển tiếp giữa vi mô và vĩ mô, qua đó, bạn sẽ có nhiều thời gian và cơ hội phát huy chuyên môn theo hướng lãnh đạo, định hướng, và rèn luyện năng lực quản lý điều hành.
Những doanh nghiệp quy mô lớn, có những vị trí cấp cao như Giám đốc chuyên môn hay Tổng giám đốc điều hành đều rất chuộng đề bạt nội bộ, một phần vì tốc độ tiếp quản công việc của người nội bộ nhanh hơn, thêm nữa là những bí mật của doanh nghiệp sẽ được an toàn. Và Trưởng phòng chính là đối tượng được cân nhắc đề bạt cao nhất.
Trưởng phòng là đầu tàu của một phòng ban, phụ trách tiếp nhận chỉ thị từ Ban lãnh đạo cấp cao và hiện thực hóa chi tiết hoàn thành nhiệm vụ cùng với đội ngũ nhân sự dưới quyền. Đây là vị trí quan trọng mà những chuyên gia tư vấn nhân lực như Ms. Uptalent luôn khuyến khích các bạn ứng viên nỗ lực chinh phục trong giai đoạn đầu phát triển, vì đây vừa là sự công nhận năng lực chuyên môn cao, vừa là bệ phóng thăng tiến lên những vị trí lãnh đạo cao cấp.
------------------------------------
HRchannels - Headhunter - Dịch vụ tuyển dụng cao cấp
Hotline: 08. 3636. 1080
Email: sales@hrchannels.com / job@hrchannels.com
Website: https://hrchannels.com/
Địa chỉ: Tòa MD Complex, 68 Nguyễn Cơ Thạch, Nam Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam
Nguồn ảnh: internet
HRchannels
HRchannels là nền tảng tuyển dụng và thu hút nhân sự cấp cao hàng đầu tại Việt Nam.
Với hơn 16 năm kinh nghiệm tuyển dụng nhân sự cấp cao. Chúng tôi là công ty headhunter hàng đầu ở Việt Nam.
