Phòng dự án là nơi định hướng, xây dựng, quản lý các kế hoạch hoạt động phát triển của doanh nghiệp. Với cương vị đứng đầu phòng ban, trưởng phòng quản lý dự án luôn phải hoàn thành lượng lớn công việc, cả chuyên môn lẫn quản lý. Để tìm hiểu thêm những khó khăn của họ, bài viết “trưởng phòng dự án có những áp lực gì” của HRchannels sẽ đồng hành cùng bạn.
1. Nhiệm vụ của trưởng phòng dự án trong tổ chức
Tư duy và định hướng công việc của trưởng phòng dự án hay Project Manager có liên hệ mật thiết đến tốc độ phát triển của tổ chức. Với vai trò là người đầu tàu tại phòng dự án, trưởng phòng cần thực hiện những nhiệm vụ quan trọng sau :
-
Thiết lập, chỉ đạo hoạt động triển khai dự án tại doanh nghiệp
-
Kiểm soát tiến độ và hiệu suất đạt được theo chỉ tiêu từng giai đoạn trong dự án
-
Phát triển, xây dựng mối quan hệ tốt với đối tác tiềm năng, với các cơ quan ban ngành liên quan đến việc phê duyệt dự án.
-
Cập nhật dữ liệu, phân tích tình hình thị trường, nâng cao tính khả thi và tương thích trong các dự án đang thiết lập.
-
Cập nhật các cải cách mới về luật pháp liên quan đến đầu thầu, phê duyệt dự án trong ngành.
-
Tham mưu cho ban giám đốc cân nhắc lựa chọn dự án khả thi trong từng trường hợp cụ thể.
-
Tuyển dụng, đào tạo, huấn luyện nhân viên phòng dự án, xây dựng lực lượng kế thừa tài năng cho doanh nghiệp.
-
Định kỳ báo cáo kết quả đạt được của từng dự án đang và sẽ triển khai.
-
Kịp thời phát hiện, khắc phục những sự cố dự án ngoài kế hoạch.
-
Trực tiếp chịu trách nhiệm và giải trình với ban giám đốc những dự án không hoàn thành chỉ tiêu đề ra…
>>> Xem thêm: Mô tả công việc Trưởng Phòng Dự Án
2. Những áp lực trưởng phòng dự án phải đối mặt mỗi ngày
Với 24 giờ mỗi ngày, để hoàn thành tốt nhiệm vụ trong công việc cùng những trách nhiệm với gia đình, Project Manager phải nỗ lực và nỗ lực không ngừng. Đây là những áp lực trong công việc hiện hữu mỗi ngày đối với bất cứ trưởng phòng dự án tại mọi loại hình doanh nghiệp và lĩnh vực hoạt động.
2.1. Phân tích số liệu, hiệu chỉnh các nguồn lực phù hợp
Dự án triển khai cần đảm bảo:
Do vậy, trưởng phòng dự án phải đảm bảo số liệu tổng hợp và phân tích luôn sát tình hình thực tế. Tuy nhiên, những biến động thị trường là điều không thể tránh khỏi. Yếu tố này khiến trưởng phòng dự án phải thường xuyên theo dõi những biến động thị trường, đánh giá mức độ thiệt hại mà dự án đang triển khai có thể gặp phải, trong lúc đó họ vẫn phải hoàn thành những công việc áp lực mỗi ngày.
2.2. Đầu tàu thúc đẩy tinh thần làm việc của cả tập thể
Vai trò quản lý của trưởng phòng dự án nhằm thúc đẩy tinh thần và hiệu suất làm việc của nhân viên, trước hết là nhân viên phòng dự án.
Muốn vậy, trưởng phòng dự án phải sở hữu khả năng:
-
Đánh giá năng lực nhân viên, phân công đúng người , đúng việc.
-
Mọi thông tin triển khai dự án phải thật súc tích, rõ ràng, dễ nắm bắt
-
Tạo điều kiện thuận lợi, hỗ trợ mọi người hoàn thành công việc
-
Xây dựng môi trường làm việc phòng ban đoàn kết, gắn bó trong mọi hoàn cảnh.
Đây là cả chuỗi nhiệm vụ nặng nề đối với trưởng phòng dự án, áp lực này không chỉ thiên về chuyên môn, mà còn đặt nặng khả năng đối nhân xử thế. Phòng dự án là cả một chuỗi mắt xích liên kết nên tất cả phải đồng lòng thì mới nâng cao hiệu suất làm việc được.
2.3. Theo sát hoạt động chi tiêu ngân sách
Tối thiểu ngân sách chính là cách tối đa lợi nhuận, tuy nhiên, thực tế, hầu hết các dự án đều sẽ bị đội chi phí so với kế hoạch ban đầu.
Doanh nghiệp biết điều này nhưng trưởng phòng dự án phải thật sự thấu hiểu điều này. Bởi lẽ, thiết lập, triển khai dự án đều do trưởng phòng trực tiếp thực hiện.
Việc quản lý chi tiêu ngân sách có thể lập các vệ tinh theo từng khu vực, từng hạng mục trong dự án. Đây là cách quản lý được áp dụng nhiều hiện nay nhưng nếu dùng sai người thì việc lợi dụng trục lợi có thể xảy ra, trách nhiệm chính vẫn do trưởng phòng dự án gánh vác.
2.4. Sự hài lòng của khách hàng chính là thành công của dự án
Dự án thực hiện phải theo đúng quy chuẩn mà khách hàng yêu cầu. Nếu khách hàng chưa hài lòng, doanh nghiệp phải sửa chữa,điều chỉnh, phát sinh rất nhiều chi phí.
Để tránh điều này xảy ra, trưởng phòng dự án phải liên tục kiểm tra, giám sát dự án, đảm bảo việc triển khai đúng yêu cầu khách hàng. Đồng thời, dành thời gian duy trì mối quan hệ tốt với khách hàng, ngay cả những khách hàng khó tính cũng phải cố gắng hoàn thành.
>>> Có thể bạn quan tâm: Quản lý dự án (Project manager) là gì? Làm trong lĩnh vực nào?
5. Báo cáo, giải trình trước ban giám đốc
Mọi sai sót trong trách nhiệm của phòng dự án, trưởng phòng dự án đều phải trực tiếp báo cáo, giải trình trước ban lãnh đạo cho dù đó không phải lỗi trực tiếp của trưởng phòng.
Ban giám đốc chỉ biết trưởng phòng, chỉ giao trọng trách cho trưởng phòng, còn việc làm sao hoàn thành trọng trách đó thuộc về đặc quyền của trưởng phòng dự án. Do vậy, trước khi đánh giá, phân tích lỗi thuộc về ai, trưởng phòng dự án đã phải đau đầu tìm cách giải trình và hướng khắc phục hiệu quả cho ban giám đốc.
Trưởng phòng dự án có những áp lực gì ? Chắc hẳn, chúng ta đã phần nào mường tượng được thông qua bài chia sẻ trên đây của HRchannels. Trọng trách cao, trách nhiệm lớn và những áp lực luôn kề bên, do vậy, quy trình tuyển dụng trưởng phòng dự án khá khắt khe. Hy vọng qua bài viết này, những ứng viên đang định hướng phấn đấu cho vị trí này sẽ có cái nhìn khách quan và nỗ lực trang bị những tố chất cần thiết cho chính mình.
------------------------------------
HRchannels - Headhunter - Dịch vụ tuyển dụng cao cấp
Hotline: 08. 3636. 1080
Email: sales@hrchannels.com / job@hrchannels.com
Website: https://hrchannels.com/
Địa chỉ: Tòa MD Complex, 68 Nguyễn Cơ Thạch, Nam Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam
Nguồn ảnh: internet
HRchannels
HRchannels là nền tảng tuyển dụng và thu hút nhân sự cấp cao hàng đầu tại Việt Nam.
Với hơn 16 năm kinh nghiệm tuyển dụng nhân sự cấp cao. Chúng tôi là công ty headhunter hàng đầu ở Việt Nam.
