Thông thường Giám đốc tại các tập đoàn lớn thường có trợ lý để hỗ trợ họ giải quyết các công việc của tập đoàn. Nhiệm vụ chính của Trợ lý giám đốc là theo dõi và xử lý những việc do Giám đốc giao phó, tổ chức sắp xếp thực hiện công việc phù hợp với nhịp điệu hoạt động của tập đoàn và báo cáo công việc thường xuyên cho Giám đốc.
Vậy để trở thành Trợ lý giám đốc tại các tập đoàn lớn cần đáp ứng được những yếu tố nào? Theo HRchannels thì Trợ lý giám đốc tại các tập đoàn lớn cần đảm bảo những yêu cầu sau:
1. Kiến thức và kinh nghiệm
Trợ lý giám đốc cần có bằng cử nhân thuộc các chuyên ngành hành chánh, nhân sự, kinh tế, ngoại giao hoặc các chuyên ngành có liên quan khác. Đồng thời còn phải có khả năng giao tiếp tiếng Anh thành thạo, cả nói và viết.
Một Trợ lý giám đốc cần có kiến thức sâu rộng về nhiều lĩnh vực: kinh tế, thương mại, kế toán, tài chính, luật kinh tế. Hơn nữa, Trợ lý giám đốc cũng cần am hiểu về lĩnh vực kinh doanh của tập đoàn, cũng như có hiểu biết sâu sắc về bộ máy tổ chức và tình hình hoạt động kinh doanh của tập đoàn. Khi đó họ mới có đủ năng lực để hỗ trợ, tư vấn cho Giám đốc tập đoàn.
Ngoài ra, Trợ lý giám đốc cũng cần am hiểu những vấn để về pháp luật cơ bản để tham mưu cho Giàm đốc về các hợp đồng kinh tế hoặc những vấn đề phát sinh bất ngờ trong công việc và cả cuộc sống cá nhân của Giám đốc. Những kiến thức này sẽ giúp Trợ lý giám đốc có thêm tự tin khi đưa ra các quyết định.
Để đảm nhận vị trí Trợ lý giám đốc tại các tập đoàn lớn, bạn còn phải đáp ứng được yêu cầu về kinh nghiệm làm việc. Thông thường, các tập đoàn thường yêu cầu ứng viên có từ 5 năm kinh nghiệm trở lên tại các vị trí có liên quan.
>>>> Xem thêm: Câu hỏi phỏng vấn trợ lý giám đốc kinh doanh phổ biến nhất
2. Ngoại hình
Một Trợ lý giám đốc cần có ngoại hình ưa nhìn. Bởi vì, người Trợ lý giám đốc đại diện cho hình ảnh của tập đoàn, nên các tập đoàn thường đặt ra yêu cầu ngoại hình khi tuyển dụng Trợ lý giám đốc. Ở đây không có nghĩa là bạn phải có vóc dáng như một người mẫu. Tiêu chuẩn ngoại hình của Trợ lý giám đốc thường bao gồm: chiều cao không dưới 1m65, ăn mặc lịch sự, đầu tóc gọn gàng, tác phong làm việc chuyên nghiệp và nói năng rõ ràng.
3. Kỹ năng và phẩm chất
3.1. Khả năng thích ứng nhanh
Công việc của Trợ lý giám đốc thường khá đa dạng và hay có những thay đổi bất ngờ. Do đó, bạn cần có khả thích ứng nhanh chóng với những thay đổi đó và kịp thời có biện pháp xử lý hiệu quả những biến động bất ngờ hoặc những tình huống phát sinh ngoài dự kiến.
Để ứng phó với những biến động bất ngờ, bạn cần có tâm lý sẵn sàng đón nhận và thay đổi cho phù hợp. Bên cạnh đó, bạn nên tích cực học tập, nâng cao chuyên môn, mở rộng kiến thức để có những giải pháp hiệu quả và luôn chuẩn bị sẵn phương án dự phòng.
3.2. Khả năng tổ chức công việc
Để xử lý công việc nhanh chóng và hiệu quả, Trợ lý giám đốc cần có khả năng tổ chức công việc tốt. Cụ thể, bạn cần biết cách sắp xếp thời gian xử lý công việc hợp lý, biết cách đánh giá mức độ ưu tiên trong công việc. Bạn cần thực hiện tốt điều này để hoàn thành tốt công việc của bản thân và đảm bảo phân chia quỹ thời gian hợp lý cho Giám đốc, đảm bảo họ có sự cân bằng cần thiết trong công việc và cuộc sống cá nhân.
Để có khả năng tổ chức công việc tốt, bạn cần học cách quản lý thời gian hiệu quả và cải thiện khả năng đánh giá thứ tự ưu tiên công việc.
3.3. Kỹ năng tham mưu
Vai trò của Trợ lý giám đốc còn là theo dõi tình hình thực hiện công việc của các bộ phận và tham mưu cho Giám đốc biện pháp xử lý các vấn đề phát sinh trong công việc. Do đó, họ phải là người nắm vững kiến thức về thị trường, khách hàng,..., và hiểu rõ lĩnh vực kinh doanh, mô hình hoạt động và tình hình thực tế của tập đoàn.
Đôi khi Trợ lý giám đốc cũng là người tư vấn cho Giám đốc về những vấn đề phát sinh trong cuộc sống cá nhân của họ. Từ đó Giám đốc có thể xử lý mọi việc hiệu quả nhất.
>>>> Có thể bạn quan tâm: Trợ lý Giám đốc và những điều ít người biết
3.4. Kỹ năng ra quyết định
Khi Giám đốc vắng mặt, thì Trợ lý giám đốc chính là người được giao trách nhiệm giám sát việc vận hành của tập đoàn. Vì vậy, trong quá trình làm việc Trợ lý giám đốc cần học hỏi cách sếp của mình ra quyết định để có thể tự tin xử lý công việc khi sếp vắng mặt.
3.5. Kỹ năng giao tiếp
Sở hữu kỹ năng giao tiếp tốt sẽ giúp Trợ lý giám đốc tạo được thiện cảm với đồng nghiệp, đối tác, khách hàng và nhất là với sếp của mình.
Kỹ năng giao tiếp tốt được thể hiện qua việc có thể lắng nghe, thấu hiểu và nắm bắt được tâm lý người đang cùng trò chuyện, kế tiếp là thuyết phục và trao đổi thông tin. Trong môi trường làm việc tại các tập đoàn lớn, Trợ lý giám đốc còn phải am hiểu về các nền văn hóa khác nhau để giao tiếp hiệu quả.
3.6. Kỹ năng tin học
Thành thạo tin học văn phòng là kỹ năng rất cần thiết đối với Trợ lý giám đốc trong thời đại 4.0. Không chỉ dừng lại ở việc xử lý các văn bản, tài liệu số, mà Trợ lý giám đốc còn phải là người đi đầu trong việc ứng dụng công nghệ mới vào công việc. Sau đó có thể hướng dẫn cách sử dụng những công nghệ mới đó cho Giám đốc hoặc là những nhân viên khác trong tập đoàn. Việc ứng dụng những công nghệ mới vào công việc sẽ góp phần giảm thời gian làm việc, không phải hao tốn nhiều công sức xử lý công việc, nhờ vậy giúp nâng cao hiệu suất làm việc.
Tóm lại, để trở thành Trợ lý giám đốc tại các tập đoàn lớn, bạn cần đáp ứng được rất nhiều yếu tố quan trọng. Tuy nhiên, nếu được làm việc tại vị trí này bạn sẽ có cơ hội học hỏi nhiều kinh nghiệm quý giá từ người quản lý tập đoàn. Hơn nữa, đây cũng là vị trí mang đến cho bạn cơ hội thăng tiến trong sự nghiệp nhanh chóng.
|
HRchannels - Great Solution. Great People!
HRchannels - Dịch vụ tuyển dụng cao cấp
Hotline: 08. 3636. 1080
Email: sales@hrchannels.com / tuyendung@hrchannels.com
Website: www.hrchannels.com
Địa chỉ: Tầng 10, CIT Building, Ngõ 15 Duy Tân - Cầu Giấy - Hà Nội
|
Nguồn ảnh: internet
HRchannels
HRchannels là nền tảng tuyển dụng và thu hút nhân sự cấp cao hàng đầu tại Việt Nam.
Với hơn 16 năm kinh nghiệm tuyển dụng nhân sự cấp cao. Chúng tôi là công ty headhunter hàng đầu ở Việt Nam.
