Trợ lý Giám đốc và những điều ít người biết

Ứng tuyển Trợ lý Giám đốc cần hiểu biết thông tin cần thiết để tránh đi những ảo mộng về nghề và đảm bảo một sự nghiệp “vững như bàn thạch”.

Để giúp bạn đọc hiểu rõ hơn về vị trí Trợ lý Giám đốc, HRchannels sẽ “bật mí” những điều ít người biết về Trợ lý Giám đốc – nhân vật phụ nhưng không hề kém phần quan trọng trong lộ trình thăng tiến của Giám đốc trong bài viết dưới đây. Bạn đọc hãy cùng nêu ra những bình luận và những chiêm nghiệm của bản thân để trở thành người đồng sáng tạo với tác giả HRchannels nhé.

1. Trợ lý Giám đốc có phải là Thư ký Giám đốc? 

Nhiều người vẫn nhầm lẫn giữa nhiệm vụ và vai trò của Trợ lý Giám đốc và Thư ký Giám đốc. Ngoài những điểm chung của Trợ lý Giám đốc và Thư ký Giám đốc như lập trình kế hoạch cho Giám đốc, tổ chức các buổi hội thảo, phiên dịch các cuộc họp, hai chức năng này lại khác nhau không tưởng. 

Nếu như Thư ký Giám đốc nghiêng về nghiệp vụ giấy tờ, hành chính thì Trợ lý Giám đốc lại mang hơi hướng của một nhà lãnh đạo, có nhiệm vụ báo cáo lại cho Ban Giám đốc tình hình hoạt động của các Phòng ban trong doanh nghiệp và chuyển giao thông điệp mà Giám đốc chỉ thị cho Phòng ban đó. 

Tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME), Trợ lý Giám đốc còn đảm nhiệm công việc của một Thư ký Giám đốc, do những hạn chế về kinh phí chi trả lương. Chính vì vậy, yêu cầu đối với vị trí Trợ lý Giám đốc hay Assistant Manager ngày càng cao, đòi hỏi khả năng giao tiếp, xử lý tình huống và trình độ ngoại ngữ siêu việt. 

>>> Xem thêm: 8 Câu hỏi phỏng vấn vị trí Trợ lý Giám đốc phổ biến nhất 

2. Độ tuổi để trở thành Trợ lý Giám đốc?

Không có độ tuổi quy định khi trở thành một Trợ lý Giám đốc. Lộ trình thành công của Trợ lý Giám đốc có thể bắt đầu từ tuổi 23, khi bạn vừa tốt nghiệp Đại học và sớm đã “giắt túi” khả năng ngoại ngữ và tư chất của một nhà lãnh đạo. 

Bạn cũng có thể trở thành Assistant Manager sau khi trải nghiệm một vài môi trường công sở và nhận ra tình yêu với sự nghiệp của một Trợ lý Giám đốc. Chinh phục nhà tuyển dụng khó tính nhất bằng hào quang nổi bật của một “người trẻ tiên phong” hay của “dân ngoại đạo” yêu nghề để ngồi lên cương vị Trợ lý Giám đốc, tại sao không? 

3. Trợ lý Giám đốc làm việc bao nhiêu tiếng 1 tuần?

Trợ lý Giám đốc đảm trách rất nhiều đầu việc nơi công sở, ngoài công việc với sếp, bạn còn phải tổ chức cuộc họp với các phòng ban, đồng thời chuẩn bị tài liệu cho các cuộc họp, hội thảo,...

Chưa kể rằng, Trợ lý Giám đốc còn cần phải lái xe cho sếp tới bất cứ nơi nào để gặp mặt, tiệc tùng với đối tác, khách hàng, nhà đầu tư lớn ở bất cứ thời gian nào... Từ đó, có thể thấy thời gian làm việc của một Trợ lý Giám đốc nhiều tương đương với Giám đốc của mình, dao động trung bình từ 45 – 50 giờ/tuần và có thể còn cao hơn tùy thuộc vào độ phức tạp và hạn chót của các dự án. 

>>> Xem thêm: Trợ lý Giám đốc và Trợ lý Giám đốc điều hành khác nhau điều gì?

4. Trợ lý Giám đốc có những áp lực nào?

Trợ lý Giám đốc làm việc dưới nhiều áp lực. Hiểu được những áp lực từ việc làm Trợ lý giám đốc, bạn mới có thể xác định được sức mạnh tình yêu mình dành cho công việc lớn cỡ nào. 

Để giúp bạn đọc tránh khỏi những hoang mang, HRchannels đã tiến hành tổng hợp các áp lực mà một Trợ lý giám đốc hay Assistant Manager thường gặp: 

Đọc hiểu tâm ý của sếp

Là người nhận chỉ thị của sếp, bạn cần đọc hiểu chính người sếp của mình từ phong cách làm việc, sở trường, sở đoản, tính cách, những điểm mạnh và ngay cả những thiếu sót, các mối quan hệ hiện tại và tiềm năng của sếp,...

Chính việc hiểu rõ sếp của mình, người Trợ lý giám đốc có thể đọc ra được tất cả từ một cái thở dài của sếp, ánh mắt thất vọng hay nụ cười hạnh phúc của sếp. Từ đó, Assistant Manager luôn tự định hướng điều mình cần làm, cần học hỏi, cần trau dồi,... để không phụ niềm tin tưởng của sếp. Có thể nói, giá trị của Trợ lý Giám đốc chỉ được đo lường dựa trên thành công của ông chủ mình. 

Không có một khóa học cụ thể

Trợ lý Giám đốc hay Assistant Manager là vị trí yêu cầu nhiều kỹ năng, chính vì vậy, chẳng có một khóa học nào đào tạo bạn tiến thẳng lên vị trí Trợ lý Giám đốc. Cho dù bạn sở hữu chứng chỉ của Khóa học đào tạo Trợ lý Giám đốc, bạn có được những kỹ năng cần thiết cho việc làm Trợ lý Giám đốc như kỹ năng sắp xếp lịch trình, hoàn thiện các văn bản – báo cáo,  quản lý thời gian, giao tiếp – đàm phán – thuyết phục thì đừng quên điều gì khiến bạn – một Trợ lý Giám đốc khác biệt với một Thư ký Giám đốc. 

Đó chính là việc đọc hiểu kiến thức chuyên môn hay lĩnh vực hoạt động của ông chủ tương lai. Chẳng hạn, bạn apply vị trí Trợ lý giám đốc thương hiệu (Brand Manager Assistant), bạn cần nâng cao hiểu biết của mình về Brand, nguyên tắc xây dựng và định vị thương hiệu, nguyên tắc của một chiến dịch Marketing – Quảng cáo hiệu quả,... 

Hết mình vì chủ nghĩa hoàn hảo

Làm thế nào để được lòng sếp của mình và được đồng nghiệp tin tưởng và trân quý, Trợ lý Giám đốc cần là người không biết mệt mỏi trên hành trình củng cố kinh nghiệm của mình. Từ lúc nào, bạn khắt khe và tự tạo áp lực cho bản thân và cho cả những người làm việc cùng để chạy theo ánh sáng của chủ nghĩa hoàn hảo. 

Bạn có thể sẽ phải để Facebook “mốc meo” một vài năm, tạm gác lại những chuyến về thăm gia đình, đành lòng “thờ ơ” trả lời tin nhắn của một vài người bạn thân, bỏ ngỏ một vài mối quan hệ,... nhưng tất cả đều xứng đáng nếu bạn đã ấn nút “Chọn” nghề Assistant Manager. 

Đối chọi với những con quỷ “ganh tỵ” từ đồng nghiệp  

Đó là nỗi đau chung của những nhân vật “tuổi trẻ tài cao”. Việc bạn được sếp tin tưởng và hết mực ưu ái sẽ có thể là “cái gai” trong mắt họ. Chưa kể rằng, nếu bạn bước vào con đường Trợ lý khi tuổi đời còn trẻ thì một áp lực vô hình đè nặng nữa là quản lý một nhóm “người cao tuổi”, có thâm niên kinh nghiệm trong lĩnh vực. Cách bạn có thể “thu phục họ” là khiến cho họ tâm phục khẩu phục. Thực tài của bạn sẽ “át vía” hết những kẻ có tâm lý “ma cũ bắt nạt ma mới”. 

Thân cận nhưng vẫn phải... giữ khoảng cách với sếp

Mặc dù Trợ lý Giám đốc Assistant Manager là người thường xuyên “như hình với bóng” với sếp trong các cuộc gặp mặt với đối tác, ký kết hợp đồng với khách hàng lớn, tại các buổi sự kiện của công ty, chưa kể các buổi họp riêng hay đi tiệc cùng sếp. 

Tuy nhiên, bạn cũng cần giữ khoảng cách với Giám đốc của mình bởi những rèm pha không mấy hay ho về mối quan hệ của bạn và sếp lâu dần sẽ trở thành những liều kịch độc khiến cho sự nghiệp của bạn chết yểu. 

>>> Xem thêm: Toàn bộ thông tin về tuyển dụng Trợ lý Giám đốc

5. Trợ lý Giám đốc có thể trở thành Giám đốc được không?

Khi yêu thích và ngưỡng mộ một người nào đó, bạn sẽ rất dễ dàng “nhiễm” tính cách của họ, suy nghĩ và hành động giống họ. Điều này cũng giống với trường hợp của Trợ lý giám đốc và Giám đốc. 

Làm việc lâu dài với giám đốc, Trợ lý Giám đốc rất dễ dàng đong đầy những tư chất của ông chủ mình như bản lĩnh thách thức mọi đối thủ, bền chí quyết vượt qua gian khó, tư duy chiến lược, các mối quan hệ với các doanh nhân tầm cỡ, bậc thầy trong quản trị dòng tiền, quản trị con người,...  

Chính vì vậy, chỉ cần bạn – đương kim Trợ lý Giám đốc không ngừng mơ ước về một tương lai tốt đẹp ở vị trí giám đốc, bạn sẽ biết đâu là con đường cần đi, khóa học nào cần tham gia và kỹ năng nào cần trau dồi để trở thành một người đáng ngưỡng mộ như ông chủ của mình vào một tương lai không xa. 

Trên đây là bật mí của HRchannels về Trợ lý Giám đốc và những điều ít người biết. Hy vọng bài viết trên đây sẽ mang đến cho bạn đọc những trải nghiệm hữu ích khi chọn theo nghiệp của một người “dưới một người, trên vạn người” mang tên Trợ lý Giám đốc hay Assistant Manager. 

Nếu bạn đọc có hứng thú sử dụng dịch vụ Headhunter của HRchannels – Công ty giải pháp nhân sự uy tín hàng đầu Việt Nam thì hãy liên hệ trực tiếp tới số hotline hoặc ghé thăm văn phòng HRchannels ngay để sở hữu trọn bộ bí kíp ứng tuyển thành công vị trí Trợ lý Giám đốc nhé. 

---------------------------------------------------------

HRchannels - Dịch vụ tuyển dụng cao cấp
Hotline: 08. 3636. 1080
Email: sales@hrchannels.com / job@hrchannels.com
Website: www.hrchannels.com
Địa chỉ: Tầng 12A.3, Tòa MD Complex, 68 Nguyễn Cơ Thạch, Nam Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam

Nguồn ảnh: internet

Hình ảnh: mang tính chất minh họa