Mua hàng là một hoạt động không thể thiếu, thậm chí mang tính quyết định đến khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp so với đối thủ. Nếu không có hoạt động mua hàng, doanh nghiệp sẽ không có nguyên vật liệu để sản xuất, không có hàng hóa để bán cho khách hàng. Tuy nhiên nếu có hoạt động mua hàng mà doanh nghiệp không quản lý tốt thì có thể gây tổn hại đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Để hiểu rõ hơn cách thức hoạt động và yêu cầu đối với phòng mua hàng trong doanh nghiệp thuộc các lĩnh vực khác nhau, các bạn hãy cùng HRchannels khám phá top các doanh nghiệp có phòng mua hàng qua bài viết sau đây nhé!
>>> Xem thêm: Mô tả công việc của phòng thu mua hàng
1. Phòng mua hàng trong doanh nghiệp thuộc lĩnh vực sản xuất
Doanh nghiệp sản xuất được hiểu là những doanh nghiệp sử dụng các nguồn lực, tư liệu sản xuất kết hợp với ứng dụng khoa học công nghệ để sản xuất ra sản phẩm hàng hóa đáp ứng nhu cầu thị trường.
Quy trình hoạt động của phòng mua hàng trong doanh nghiệp sản xuất diễn ra như sau:
-
Trước tiên, phòng mua hàng sẽ tiếp nhận đề nghị mua hàng từ bộ phận cần mua. Thông thường bộ phận cần mua sẽ căn cứ vào kế hoạch sản xuất để tiến hành tính toán nhu cầu nguyên vật liệu, hàng hóa cần thiết để lập đề nghị mua hàng.
-
Phòng mua hàng dựa vào đề nghị mua hàng để tìm kiếm các nhà cung cấp phù hợp, yêu cầu báo giá, tiến hành so sánh các nhà cung cấp rồi chọn ra nhà cung cấp tốt nhất. Hoặc là lấy thông tin từ đơn hàng trước đó, để yêu cầu nhà cung cấp đã giao dịch báo giá.
-
Tiến hành lập đơn đặt hàng hoặc tiến hành ký kết hợp đồng đối với các nguyên vật liệu cần mua. Trình duyệt đơn đặt hàng, hợp đồng. Nếu không có sai sót gì, nhân viên phụ trách sẽ tiến hành đặt hàng, ngược lại đơn hàng sẽ được trả lại để điều chỉnh.
-
Khi hàng được giao, tiến hành kiểm tra số lượng và tình trạng hàng hóa. Lập biên bản ghi nhận số lượng hàng hóa được giao và các hư hỏng nếu có. Các hàng hóa bị hư hỏng sẽ được trả lại cho nhà cung cấp.
-
Làm thủ tục thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp.
Yêu cầu đối với phòng mua hàng:
-
Việc mua hàng phải phù hợp với mục tiêu chiến lược sản xuất của doanh nghiệp. Ví dụ: doanh nghiệp quyết định loại bỏ một sản phẩm nào đó, phòng mua hàng cần giảm lượng đơn đặt hàng nguyên vật liệu của sản phẩm đó.
-
Đảm bảo chất lượng nguồn nguyên vật liệu. Phòng mua hàng cần kiểm soát tồn kho và cập nhật các cải tiến mới nhất, đảm bảo doanh nghiệp đang sử dụng các loại nguyên vật liệu chất lượng trong sản xuất.
-
Quản lý hiệu quả các nhà cung cấp. Phòng mua hàng cần thiết lập một thỏa thuận tổng thể với các nhà cung cấp để không phải bàn bạc lại mỗi lần đặt hàng. Các thỏa thuận này sẽ được điều chỉnh theo định kỳ nhằm đảm bảo phù hợp với nhu cầu hiện tại và có mức giá tốt nhất.
-
Cân bằng giữa chất lượng và giá cả nguyên vật liệu. Mục tiêu của phòng mua hàng không phải là mua với mức giá thấp nhất, mà còn phải chú ý đến giá trị nhận được. Nghĩa là phải đánh giá vật tư dựa trên mức độ hữu ích thực sự.
>>> Có thể bạn quan tâm: Cơ cấu phòng mua hàng gồm những gì?
2. Phòng mua hàng trong các doanh nghiệp thuộc lĩnh vực thương mại
Doanh nghiệp thương mại là doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh thương mại, chuyên tổ chức mua bán hàng hóa để có lợi nhuận.
Quy trình hoạt động của phòng mua hàng:
-
Nghiên cứu thị trường và nhu cầu của khách hàng để xác định loại hàng hóa cần mua, mua với số lượng bao nhiêu và phương thức mua hàng.
-
Tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp phù hợp nhất. Có rất nhiều cách giúp phòng mua hàng tìm được nguồn hàng tốt, chẳng hạn như: tham gia hội chợ triển lãm, hội nghị khách hàng, hoặc là qua các chương trình quảng cáo, đơn thư chào hàng, giới thiệu của nhà cung cấp. Doanh nghiệp cần có nhiều nhà cung cấp để không rơi vào thế bị động về nguồn hàng. Tiêu chí là lựa chọn những nhà cung cấp với giá cả hợp lý mà chất lượng đảm bảo.
-
Đàm phán với nhà cung cấp và tiến hành đặt hàng. Mục tiêu của việc này là xác định các điều kiện ràng buộc liên quan đến mẫu mã, chủng loại, chất lượng, giá cả…
-
Theo dõi và kiểm tra quá trình giao nhận hàng hóa. Phòng mua hàng cần theo dõi sát sao quá trình giao nhận hàng. Đặc biệt là các loại hàng hóa có thể bị ảnh hưởng bởi quá trình vận chuyển. Mục tiêu của bước này là kiểm tra số lượng, chất lượng hàng hóa được giao có đúng như cam kết, và đảm bảo giao hàng đúng hạn.
-
Xử lý hồ sơ thanh toán cho nhà cung cấp.
Yêu cầu đối với phòng mua hàng:
-
Mua hàng phù hợp với yêu cầu của khách hàng và yêu cầu kinh doanh của doanh nghiệp, để hoạt động kinh doanh diễn ra thuận lợi, tốc độ luân chuyển hàng nhanh.
-
Đảm bảo lượng hàng bán ra phù hợp với nhu cầu mua sắm của khách hàng.
-
Đảm bảo hàng hóa mua vào có chất lượng tốt, đúng quy cách chủng loại, mẫu mã thu hút. Tránh trường hợp mua hàng hóa kém phẩm chất, lỗi kỹ thuật, mẫu mã, chủng loại, kích thước không phù hợp, hoặc lỗi mốt…
>>> Đọc thêm: Chức năng - nhiệm vụ của phòng mua hàng
Có thể thấy rằng, hoạt động mua hàng là tiền đề cho toàn bộ hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vậy quản trị tốt hoạt động mua hàng sẽ giúp doanh nghiệp kinh doanh hiệu quả và ngày càng phát triển.
------------------------------------
HRchannels - Headhunter - Dịch vụ tuyển dụng cao cấp
Hotline: 08. 3636. 1080
Email: sales@hrchannels.com / job@hrchannels.com
Website: https://hrchannels.com/
Địa chỉ: Tòa MD Complex, 68 Nguyễn Cơ Thạch, Nam Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam
Nguồn ảnh: internet
HRchannels
HRchannels là nền tảng tuyển dụng và thu hút nhân sự cấp cao hàng đầu tại Việt Nam.
Với hơn 16 năm kinh nghiệm tuyển dụng nhân sự cấp cao. Chúng tôi là công ty headhunter hàng đầu ở Việt Nam.
