Những ai đã đi làm đều hiểu được cảm giác việc thì không thiếu nhưng thời gian thì luôn thiếu. Có những ngày bạn chỉ mong có thêm vài tiếng nữa để làm cho xong việc hoặc một người trợ lý giỏi việc, không than vãn, không nghỉ trưa.

Thực tế, bạn đã “trợ lý” như thế, đó chính là AI. Trợ lý AI không phải kiểu robot viễn tưởng mà là những công cụ rất thật, rất dễ dùng và có thể giúp bạn tiết kiệm hàng giờ mỗi tuần.

Trong bài viết này, Ms Uptalent sẽ giúp bạn tìm hiểu top công cụ AI cho người đi làm. Các bạn hãy theo dõi để biết cách vận dụng hiệu quả AI trong công việc nhé!
MỤC LỤC:
1- Vì sao người đi làm nên dùng AI?
1.1- Tiết kiệm thời gian cho những công việc lặp lại
1.2- Hỗ trợ sáng tạo khi bí ý tưởng
1.3- Giúp ra quyết định nhanh hơn
1.4- Tăng hiệu suất mà không cần làm thêm giờ
2- Top công cụ AI hữu ích cho người đi làm
2.1- Nhóm 1: Viết lách & giao tiếp 
2.2- Nhóm 2: Quản lý công việc & thời gian 
2.3- Nhóm 3: Phân tích & xử lý dữ liệu
2.4- Nhóm 4: Sáng tạo nội dung & thiết kế
3- Cách chọn công cụ AI phù hợp với công việc của bạn
3.1- Xác định rõ bạn đang cần gì
3.2- Bắt đầu từ công cụ dễ dùng, có bản miễn phí
3.3- Đừng dùng quá nhiều công cụ cùng lúc
3.4- Kết hợp công cụ theo quy trình làm việc của bạn
3.5- Luôn đánh giá lại sau một thời gian sử dụng

1- Vì sao người đi làm nên dùng AI? 

Khi đã đi làm bạn mới biết thời gian là thứ xa xỉ. Mỗi ngày, bạn phải xử lý hàng tá công việc khác nhau như kiểm tra email, họp hành, báo cáo, viết nội dung, làm slide, phân tích số liệu,… và vẫn phải giữ đầu óc tỉnh táo để sáng tạo, phản biện, ra quyết định.

Với sự xuất hiện của AI, bạn không còn phải làm tất cả một mình mà có một trợ lý thông minh, bền bỉ. Tuy AI không thay bạn làm việc nhưng có thể giúp bạn làm việc nhanh hơn, gọn hơn và ít áp lực hơn.

Dưới đây là những lý do vì sao người đi làm nên bắt đầu dùng AI:

1.1- Tiết kiệm thời gian cho những công việc lặp lại 

Những việc như viết email, tóm tắt cuộc họp, lên lịch, định dạng báo cáo, AI có thể làm trong vài giây. Nhờ vậy, bạn sẽ có thêm thời gian dành cho những việc quan trọng hơn suy nghĩ, sáng tạo và kết nối mọi người.

1.2- Hỗ trợ sáng tạo khi bí ý tưởng 

Viết nội dung, đặt tiêu đề, thiết kế slide, lên ý tưởng chiến dịch là những việc AI có thể đưa ra gợi ý nhanh. Điều này giúp bạn vượt qua áp lực, tránh được khủng hoảng vì bí ý tưởng. Bạn cũng không còn phải chờ có cảm hứng viết mà chỉ cần bắt đầu với một câu hỏi.

1.3- Giúp ra quyết định nhanh hơn 

AI có thể tổng hợp thông tin, so sánh phương án, phân tích dữ liệu, từ đó giúp bạn nhìn rõ vấn đề và đưa ra lựa chọn sáng suốt hơn. 

Nói cách khác, bạn không cần phải mò mẫm một mình trong đống dữ liệu mà có thể nhanh chóng tìm ra giải pháp cũng như ra quyết định sau cùng.

1.4- Tăng hiệu suất mà không cần làm thêm giờ 

Khi được AI hỗ trợ, bạn làm việc hiệu quả hơn và có thể hoàn thành công việc đúng hạn. Đồng thời, bạn còn có thời gian nghỉ ngơi, học thêm hoặc đơn giản hơn là thở.

Làm việc thông minh không có nghĩa là bạn phải là làm nhiều hơn mà là phải biết dùng đúng công cụ hỗ trợ. Và AI chính là “trợ lý ảo” mà người đi làm hiện đại nên sử dụng.

2- Top công cụ AI hữu ích cho người đi làm 

Có nhiều công cụ AI khác nhau. Mỗi công cụ sẽ có một thế mạnh riêng như viết lách, quản lý thời gian, phân tích dữ liệu hay sáng tạo nội dung. Bạn không cần phải dùng tất cả mà chỉ cần chọn đúng cái mình cần.

Dưới đây là những công cụ AI mà người đi làm nên biết, nên thử và nên tận dụng:

2.1- Nhóm 1: Viết lách & giao tiếp  

Nhóm công cụ này phù hợp với những người thường phải viết nhưng không biết bắt đầu từ đâu. Một số công cụ phổ biến như:

- ChatGPT / Copilot

Cung cấp các tính năng viết email, soạn báo cáo, trả lời khách hàng, lên ý tưởng nội dung. Bạn chỉ cần gõ “Giúp tôi viết email xin nghỉ phép” là có bản nháp ngay.

- Grammarly

Công cụ này giúp kiểm tra các lỗi chính tả, ngữ pháp, giọng điệu, từ đó giúp email và văn bản chuyên nghiệp hơn.

- Compose AI

Có thể gợi ý câu trả lời nhanh trong Gmail, Slack. Nhờ vậy, bạn có thể tiết kiệm thời gian gõ từng chữ.

2.2- Nhóm 2: Quản lý công việc & thời gian  

Công cụ quản lý thời gian và công việc là cứu cánh cần thiết cho người hay “quên deadline” hoặc “kẹt lịch họp”.

Một số công cụ phổ biến như:

- Motion / Reclaim:

Đây là AI có thể bạn tự sắp xếp lịch làm việc, chèn thời gian nghỉ, tránh trùng lịch họp.

- Notion AI

AI này có thể giúp bạn tóm tắt ghi chú, tạo checklist, quản lý dự án. Điều này cực kỳ tiện cho làm việc nhóm.

- Clockwise

Công cụ này giúp bạn tối ưu lịch làm việc nhóm, giảm xung đột lịch họp, bởi vậy nó đặc biệt hữu ích cho team remote.


Xem thêm tại>>>Ứng dụng AI trong hướng nghiệp

2.3- Nhóm 3: Phân tích & xử lý dữ liệu 

Nhóm công cụ này rất hữu ích với những người thường làm việc với bảng tính, số liệu, báo cáo. Một số công cụ thường thấy như:

- Copilot trong Excel

Công cụ này giúp bạn viết công thức, phân tích bảng số liệu và tạo biểu đồ nhanh chóng.

- MonkeyLearn

Giúp phân tích cảm xúc từ phản hồi khách hàng. Đây là công cụ hữu ích cho bộ phận CS hoặc marketing.

- Tableau AI

Có khả năng trực quan hóa dữ liệu, phát hiện xu hướng. Đây là trợ thủ đắc lực cho người làm phân tích chuyên sâu.

2.4- Nhóm 4: Sáng tạo nội dung & thiết kế 

Nhóm công cụ này dành cho người làm marketing, truyền thông hoặc cần “làm đẹp” tài liệu nhanh chóng. Một số công cụ thường được sử dụng như:

- Canva AI

Canva có thể hỗ trợ bạn thiết kế nhanh poster, slide, bài đăng mạng xã hội mà không cần biết Photoshop.

- Jasper / Copy.ai

Cung cấp tính năng viết nội dung quảng cáo, blog, mô tả sản phẩm. Công cụ này rất hữu ích khi  bạn “bí ý tưởng”.

- Runway ML

Công cụ này cho phép bạn chỉnh sửa video bằng AI, tạo hiệu ứng chuyên nghiệp. Nếu bạn người làm nội dung số thì không thể bỏ qua nó.

Thực tế, bạn không cần dùng hết tất cả các công cụ nêu trên mà chỉ cần chọn đúng công cụ cho đúng việc. Ban đầu, bạn có thể sử dụng bản miễn phí để dùng thử trong công việc thật, rồi nâng cấp nếu thấy hiệu quả.


Nội dung liên quan>>>4 bước dùng AI để viết CV hiệu quả

3- Cách chọn công cụ AI phù hợp với công việc của bạn 

Vì có quá nhiều công cụ AI nên bạn rất dễ bị choáng ngợp, cảm thấy cái nào cũng hay, cái nào cũng hữu ích. Nhưng, nếu dùng quá nhiều bạn sẽ rối. Nếu dùng không đúng thì bạn sẽ thấy AI chẳng giúp được gì.

Bí quyết là bạn hãy chọn công cụ theo nhu cầu thật sự mà không phải theo trào lưu. Bạn có thể tham khảo một số cách sau đây để chọn đúng công cụ AI cho công việc của mình:

3.1- Xác định rõ bạn đang cần gì 

Trước khi tìm công cụ, bạn cần tự hỏi những câu như:

- Tôi đang mất thời gian ở khâu nào?

- Việc nào khiến mình mệt nhất mỗi ngày?

- Tôi muốn cải thiện điều gì trong cách làm việc?” 

Tuỳ vào nhu cầu của bạn là viết lách, quản lý thời gian, phân tích số liệu hay sáng tạo nội dung mà sẽ có công cụ phù hợp riêng.

3.2- Bắt đầu từ công cụ dễ dùng, có bản miễn phí 

Bạn không cần phải dùng bản trả tiền ngay từ đầu. Hầu hết các công cụ AI đều có bản dùng thử hoặc miễn phí với tính năng cơ bản. 

Trước tiên, bạn hãy dùng bản dùng thử trong công việc thật như viết email, lên lịch họp hoặc tóm tắt ghi chú. Nếu cảm thấy hiệu quả, bạn có thể nâng cấp sau.

3.3- Đừng dùng quá nhiều công cụ cùng lúc 

Dùng 1 – 2 công cụ thật sự hữu ích sẽ tốt hơn việc bạn dùng 5 cái mà không nhớ nổi cái nào làm gì. 

Ví dụ, bạn dùng ChatGPT để viết lách, Notion AI để quản lý công việc. Chỉ như vậy là đã đủ cho một ngày làm việc hiệu quả.

3.4- Kết hợp công cụ theo quy trình làm việc của bạn 

Bạn có thể dùng AI để hỗ trợ từng bước bao gồm:

- Chat GPT để viết nội dung.

- Canva AI để thiết kế.

- Notion AI để lưu trữ và chia sẻ.

Khi biết cách kết hợp các công cụ với nhau một cách nhuần nhuyễn, bạn sẽ thấy công việc trôi chảy hơn rất nhiều.

3.5- Luôn đánh giá lại sau một thời gian sử dụng 

Sau 1 – 2 tuần sử dụng AI, bạn hãy nhìn lại xem:

- Công cụ này có giúp mình tiết kiệm thời gian không?

- Có việc nào mình vẫn thấy mệt và cần thêm hỗ trợ?

Bằng cách đánh giá lại sau một thời gian sử dụng, bạn có thể tinh chỉnh cách dùng AI để nó thật sự phục vụ bạn chứ không làm bạn thêm rối.

Công cụ AI không phải để làm bạn bận hơn mà để giúp bạn làm việc thông minh hơn. Do đó, chọn đúng công cụ, dùng đúng cách sẽ giúp mỗi ngày làm việc của bạn nhẹ nhàng hơn, hiệu quả hơn và vui hơn.

Lời kết

AI không thay bạn làm việc nhưng có thể giúp bạn làm việc nhanh hơn, rõ ràng hơn và ít áp lực hơn. Bạn có thể nhờ AI hỗ trợ từ việc viết email, lên lịch họp, phân tích số liệu cho đến thiết kế slide hay viết nội dung.

Bên cạnh đó, bạn không cần phải là người giỏi công nghệ mới có thể dùng được AI. Để xử lý công việc bằng AI, bạn chỉ cần bắt đầu bằng một câu đơn giản như “Giúp tôi viết email báo cáo tuần này”, “Gợi ý giúp tôi cách trình bày dữ liệu này” hoặc là “Thiết kế giúp tôi một slide giới thiệu sản phẩm”.

Làm việc hiệu quả không nằm ở việc làm nhiều mà nằm ở việc làm đúng và có công cụ hỗ trợ đúng lúc. Bạn hãy thử dùng một công cụ AI trong tuần này để cảm thấy công việc trở nên nhẹ nhàng hơn, hiệu quả cao hơn.

Hy vọng những chia sẻ trên đây của Ms Uptalent đã giúp bạn nắm được top công cụ AI cho người đi làm. Đồng thời, bạn cũng có thể dựa vào những gì đã biết mà chọn đúng công cụ phù hợp với công việc của mình.

 

------------------------------------

 

HRchannels - Headhunter -  Dịch vụ tuyển dụng cao cấp
Hotline: 08. 3636. 1080
Email: sales@hrchannels.com / job@hrchannels.com
Website: https://hrchannels.com/
Địa chỉ: Tòa MD Complex, 68 Nguyễn Cơ Thạch, Nam Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam

Nguồn ảnh: internet

 

•