Top 5 lỗi thường gặp khi viết đơn xin nghỉ việc và cách tránh

Viết đơn nghỉ việc tưởng như chỉ là thủ tục hành chính đơn giản nhưng nhiều người lại vô tình mắc phải những sai lầm có thể ảnh hưởng đến hình ảnh cá nhân và mối quan hệ với công ty. Thậm chí, có những lỗi rất phổ biến khi viết đơn xin nghỉ việc đã khiến quá trình chuyển đổi công việc trở nên khó khăn hơn.

Hãy cùng tìm hiểu top 5 lỗi thường gặp khi viết đơn xin nghỉ việc và cách tránh trong bài viết sau đây của Ms Uptalent để không phạm phải sai lầm đáng tiếc khi kết thúc công việc bạn nhé!
MỤC LỤC:
1- Lý do nghỉ việc tiêu cực
2- Ngôn ngữ thiếu chuyên nghiệp
3- Không tuân thủ quy định của công ty
4- Không bàn giao công việc rõ ràng
5- Viết đơn quá ngắn hoặc quá dài

1- Lý do nghỉ việc tiêu cực 

Một trong những sai lầm phổ biến khi viết đơn xin nghỉ việc là trình bày lý do quá tiêu cực, chẳng hạn như:

- Mâu thuẫn với đồng nghiệp.

- Không hài lòng với sếp.

- Điều kiện làm việc không như mong muốn.

…

Những lý do này có thể khiến đơn xin nghỉ việc mất đi tính chuyên nghiệp, làm ảnh hưởng đến hình ảnh cá nhân và mối quan hệ sau này với công ty.

Vậy, vì sao nên tránh lý do nghỉ việc tiêu cực?

Bạn nên tránh lý do tiêu cực vì:

- Điều này sẽ gây ấn tượng xấu với quản lý và công ty, có thể ảnh hưởng đến cơ hội làm việc sau này. 

- Tạo môi trường căng thẳng trong những ngày làm việc cuối cùng, ảnh hưởng đến việc bàn giao công việc.

- Đơn nghỉ việc chủ yếu là thủ tục hành chính nên không cần thiết phải giải thích chi tiết những trải nghiệm không tích cực.

Cách trình bày lý do nghỉ việc chuyên nghiệp

Thay vì thể hiện sự tiêu cực, bạn có thể định hướng lý do theo hướng tích cực và tập trung vào sự phát triển cá nhân để duy trì mối quan hệ tốt với công ty, đảm bảo quá trình nghỉ việc diễn ra suôn sẻ và thể hiện sự tôn trọng với nơi làm việc cũ.

Bạn có thể tham khảo một số cách viết lý do nghỉ việc sau đây để hiểu rõ hơn:

- Thể hiện mong muốn tìm kiếm cơ hội mới để phát triển sự nghiệp. >> Ví dụ: "Sau thời gian làm việc tại công ty, tôi mong muốn được trải nghiệm một môi trường mới để tiếp tục phát triển bản thân và kỹ năng chuyên môn."

- Thay đổi định hướng nghề nghiệp hoặc mục tiêu cá nhân. >> Ví dụ: "Tôi quyết định theo đuổi một lĩnh vực khác phù hợp với định hướng sự nghiệp của mình."

- Lý do cá nhân hoặc gia đình. >> Ví dụ: "Tôi cần tập trung vào một số kế hoạch cá nhân quan trọng trong thời gian tới."

Xem thêm tại>>>Cách xây dựng kỹ năng ra quyết định trong áp lực thời gian

2- Ngôn ngữ thiếu chuyên nghiệp 

Đơn nghỉ việc không chỉ là thủ tục mà còn thể hiện thái độ chuyên nghiệp của người lao động. Do đó, việc sử dụng ngôn ngữ quá cảm xúc hoặc không lịch sự có thể tạo ấn tượng xấu và làm ảnh hưởng đến mối quan hệ với công ty ngay cả khi bạn đã rời đi.

Dưới đây là những sai lầm trong cách diễn đạt bạn nên tránh:

- Viết đơn nghỉ việc với cảm xúc cá nhân quá mạnh, chẳng hạn như bày tỏ sự thất vọng, bất mãn với công ty hoặc đồng nghiệp.

- Sử dụng từ ngữ tiêu cực hoặc mang tính công kích, có thể gây tổn hại đến hình ảnh của người viết.

- Diễn đạt quá suồng sã hoặc thiếu trang trọng, khiến đơn nghỉ việc mất đi tính chuyên nghiệp.

Ví dụ về cách viết không phù hợp 

"Tôi cảm thấy công ty không đánh giá đúng năng lực của mình, nên tôi quyết định nghỉ việc. Tôi không muốn tiếp tục làm việc trong môi trường không chuyên nghiệp này."

Thay vì bộc lộ cảm xúc cá nhân hoặc chỉ trích, bạn nên hãy thể hiện sự tôn trọng và chuyên nghiệp trong cách viết bằng cách:

- Giữ giọng điệu lịch sự, trang trọng, tránh những từ ngữ nặng nề.

- Nhấn mạnh sự cảm kích đối với công ty, dù lý do nghỉ việc là gì.

- Sử dụng câu từ rõ ràng, súc tích, tránh lan man hoặc quá dài dòng.

Ví dụ cách viết phù hợp

"Tôi trân trọng khoảng thời gian làm việc tại công ty và những kinh nghiệm quý báu mà tôi đã tích lũy. Tôi xin gửi đơn này để thông báo về quyết định nghỉ việc của mình, đồng thời cảm ơn sự hỗ trợ của công ty và đồng nghiệp trong suốt thời gian qua."

Với một lá đơn được viết chuyên nghiệp, bạn có thể duy trì hình ảnh cá nhân, giữ được mối quan hệ tốt đẹp với công ty cũ và tạo tiền đề cho những cơ hội sau này.

Nội dung liên quan>>>Career Map: Tại sao bạn cần một “Bản đồ sự nghiệp” trước khi quá trễ

3- Không tuân thủ quy định của công ty 

Một sai lầm thường gặp khác khi viết đơn xin nghỉ việc là không thông báo trước theo thời gian quy định trong hợp đồng lao động.

Nếu xin nghỉ việc đột xuất, bạn có thể gây gián đoạn công việc, ảnh hưởng đến sự vận hành của công ty và làm mất đi sự chuyên nghiệp trong quá trình rời đi.

Vì sao cần tuân thủ thời gian báo trước?

Bạn cần tuân thủ thời gian báo trước bởi những lý do sau:

- Đảm bảo quyền lợi cá nhân như nhận đầy đủ lương, thưởng và chế độ đãi ngộ theo hợp đồng.

- Giúp công ty có thời gian tìm người thay thế, đảm bảo công việc không bị ảnh hưởng.

- Duy trì mối quan hệ tốt đẹp với công ty, tạo điều kiện thuận lợi nếu cần hợp tác hoặc quay lại trong tương lai.

Nghỉ việc đúng quy định là cách tốt nhất giúp bạn bảo vệ quyền lợi và thể hiện sự chuyên nghiệp cũng như tinh thần trách nhiệm trong công việc.

Trước khi gửi đơn nghỉ việc, bạn cần làm những việc sau:

- Kiểm tra hợp đồng lao động để biết rõ quy định về thời gian báo trước (thường là 30 ngày đối với nhân viên chính thức).

- Thông báo nghỉ việc đúng thời gian quy định, có thể thông qua email hoặc gặp trực tiếp cấp trên.

- Chuẩn bị kế hoạch bàn giao công việc, giúp quá trình chuyển đổi diễn ra thuận lợi.

- Giữ thái độ chuyên nghiệp, thể hiện sự tôn trọng đối với công ty và đồng nghiệp.

4- Không bàn giao công việc rõ ràng 

Nhiều người lao động phạm sai lầm khi nghỉ việc là không đề cập đến việc bàn giao công việc hoặc thiếu trách nhiệm trong việc hỗ trợ quá trình chuyển đổi.

Sở dĩ vấn đề bàn giao công việc được xem trọng là vì điều này có thể gây ảnh hưởng đến nhân sự còn làm việc, khiến công việc bị gián đoạn và tạo ấn tượng không tốt về sự chuyên nghiệp của bạn.

Dưới đây là những lý do khiến bạn cần bàn giao công việc trước khi nghỉ:

- Giúp công ty duy trì hoạt động ổn định, đảm bảo tiến độ công việc không bị ảnh hưởng.

- Tạo điều kiện thuận lợi cho người thay thế, giúp họ nắm bắt nhanh nhiệm vụ mới.

- Giữ gìn hình ảnh chuyên nghiệp, thể hiện tinh thần trách nhiệm ngay cả khi rời khỏi công ty.

Tốt nhất, bạn nên có một kế hoạch bàn giao chuyên nghiệp để tạo ấn tượng tích cực về bản thân và mở ra cơ hội hợp tác trong tương lai. Đồng thời, bạn có thể thực hiện theo các bước sau để quá trình chuyển việc diễn ra suôn sẻ:

- Liệt kê công việc còn dang dở và đề xuất cách xử lý.

- Soạn tài liệu hướng dẫn, nếu có những quy trình quan trọng cần bàn giao.

- Gặp gỡ và trao đổi với người thay thế, giúp họ làm quen với công việc mới.

- Thống nhất với quản lý về kế hoạch bàn giao, đảm bảo mọi thứ được hoàn tất trước khi nghỉ việc.

5- Viết đơn quá ngắn hoặc quá dài 

Nếu viết đơn nghỉ việc quá ngắn, bạn có thể bỏ sót thông tin quan trọng nào đó. Điều này khiến người quản lý không hiểu rõ lý do, thời gian nghỉ việc hoặc không có đủ dữ liệu để xử lý yêu cầu. 

Ngược lại, một lá đơn quá dài, lan man và đưa vào quá nhiều chi tiết cá nhân hoặc cảm xúc có thể làm mất đi tính chuyên nghiệp, gây khó khăn cho người đọc và làm giảm sự súc tích cần thiết của văn bản.

Để tránh việc viết quá ngắn hay quá dài, bạn nên đảm bảo viết đơn súc tích, đầy đủ thông tin cần thiết. Sau đây là những nội dung chính cần có trong lá đơn nghỉ việc chuyên nghiệp:

- Lý do nghỉ việc – Trình bày rõ ràng nhưng ngắn gọn, tránh đi vào chi tiết không cần thiết.

- Ngày nghỉ chính thức – Ghi rõ thời gian nghỉ việc theo quy định của công ty để đảm bảo quyền lợi của cả hai bên.

- Lời cảm ơn – Bày tỏ sự trân trọng đối với công ty, cấp trên và đồng nghiệp để giữ mối quan hệ tốt đẹp sau khi rời đi.

Bạn có thể tham khảo ví dụ dưới đây để biết đâu là cách viết phù hợp:

Ví dụ >> "Tôi xin gửi đơn này để thông báo về quyết định nghỉ việc của mình, với ngày làm việc cuối cùng dự kiến là [ngày/tháng]. Tôi rất biết ơn những cơ hội đã có tại công ty và trân trọng những kinh nghiệm mà tôi đã tích lũy trong suốt thời gian qua."

Hãy nhớ, với một lá đơn ngắn gọn nhưng đầy đủ, quá trình nghỉ việc của bạn sẽ diễn ra suôn sẻ, thể hiện được tính chuyên nghiệp và duy trì mối quan hệ tốt đẹp với công ty.

Lời kết

Viết đơn xin nghỉ việc không chỉ là một thủ tục hành chính mà còn là cách giúp bạn thể hiện sự chuyên nghiệp, trách nhiệm và sự tôn trọng đối với công ty. Do đó, hãy tránh 5 lỗi phổ biến Ms Uptalent vừa đề cập trên đây để quá trình nghỉ việc suôn sẻ, thuận lợi và để lại ấn tượng tốt.

Ngoài ra, một lá đơn nghỉ việc được viết đúng cách còn giúp bạn kết thúc hành trình công việc một cách tích cực cũng như thể hiện sự chuyên nghiệp của bạn trong môi trường làm việc.

Hy vọng những chia sẻ trên đây về 5 lỗi thường gặp khi viết đơn xin nghỉ việc và cách tránh đã cung cấp cho bạn đọc những thông tin hữu ích. Hãy tiếp tục theo dõi những bài viết tiếp theo của Uptalent để có thêm nhiều kiến thức bổ ích bạn nhé!

------------------------------------

HRchannels - Headhunter -  Dịch vụ tuyển dụng cao cấp

Hotline: 08. 3636. 1080
Email: sales@hrchannels.com / job@hrchannels.com
Website: https://hrchannels.com/
Địa chỉ: Tòa MD Complex, 68 Nguyễn Cơ Thạch, Nam Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam