CEO là vị trí quản lý điều hành cao nhất trong bộ máy tổ chức của doanh nghiệp. Họ phải đảm đương rất nhiều vai trò và những nhiệm vụ công việc quan trọng. Nhưng thời gian của mỗi người chỉ có giới hạn. Vậy, họ phải làm gì để hoàn thành được bấy nhiêu việc trong khoảng thời gian mình có? Hãy cùng Ms Uptalent khám phá cách tối ưu thời gian cho các CEO qua bài viết sau.
MỤC LỤC
1- CEO là gì?
2- Công việc của CEO là gì?
3- Tại sao CEO lúc nào cũng "bù đầu" trong công việc?
4- Cách tối ưu thời gian cho các CEO
1- CEO là gì?
CEO là viết tắt của Chief Executive Officer, có nghĩa là Giám đốc điều hành. Tại Việt Nam, chức danh này thường được thể hiện qua các cách gọi khác nhau như Tổng giám đốc, Giám đốc điều hành, Giám đốc công ty.
Bạn có thể hiểu đơn giản, CEO là người chịu trách nhiệm quản lý, điều hành cao nhất trong một doanh nghiệp. Họ được ví như một vị thuyền trưởng đang chèo lái con thuyền doanh nghiệp vượt qua mọi sóng gió trên thương trường.
CEO thường là người đại diện pháp luật của công ty. Dưới quyền CEO là các Phó giám đốc, trưởng bộ phận. Họ chịu sự quản lý trực tiếp từ Hội đồng quản trị. Nhưng cũng có trường hợp CEO chính là Chủ tịch HĐQT.
>>>> Xem thêm: CEO là gì? CEO cần sở hữu tố chất nào?
2- Công việc của CEO là gì?
Từ những thông tin trên, có lẽ bạn cũng đã hiểu được phần nào trọng trách nặng nề của một CEO. Vai trò của họ là vạch ra hướng đi, tầm nhìn, lập kế hoạch cho tất cả các hoạt động của doanh nghiệp. Về cơ bản CEO sẽ phải thực hiện các công việc sau:
- Vạch ra các chiến lược cụ thể nhằm thực hiện tầm nhìn, sứ mệnh của công ty.
- Chịu trách nhiệm lập kế hoạch và xác định định hướng đi cụ thể cho công ty.
- Chỉ đạo các hoạt động xây dựng, triển khai các kế hoạch kinh doanh do Hội đồng quản trị phê duyệt.
- Chịu trách nhiệm về các mục tiêu lợi nhuận, doanh thu, tốc độ tăng trưởng, đảm bảo hoàn thành tốt nhất các mục tiêu ngắn hạn và dài hạn của doanh nghiệp.
- Đưa ra các ý kiến, đề xuất nhằm góp phần vào việc cải thiện hoạt động kinh doanh của công ty.
- Xây dựng, phát triển cũng như quảng bá hình ảnh, thương hiệu công ty.
- Xây dựng và nuôi dưỡng văn hóa công ty.
- Phê duyệt các vấn đề liên quan đến hoạt động kinh doanh, chính sách tài chính cũng như theo dõi, kiểm soát, đánh giá và điều chỉnh ngân sách, định mức chi phí cho phù hợp.
- Duyệt các khoản thu, chi, chuẩn bị bản dự toán định kỳ.
- Thẩm định, phê duyệt các dự án đầu tư của công ty.
- Thay mặt công ty đàm phán và ký kết các hợp đồng thương mại.
- Tổ chức, điều hành, kiểm tra, đánh giá các hoạt động kinh doanh của công ty theo định kỳ.
- Phê duyệt các dự án phát triển, tìm kiếm phương án đa dạng hóa sản phẩm, đẩy mạnh hoạt động phân phối, tiếp thị sản phẩm ra các kênh trên thị trường.
- Tổ chức cơ cấu, thiết lập bộ máy quản lý, vận hành bộ máy nhân sự và xác lập nhiệm vụ, mục tiêu cho từng phòng ban cụ thể.
- Đánh giá tình hình và hiệu quả hoạt động của các phòng ban.
>>>> Bạn xem thêm: Chức danh CEO là gì? Mô tả công việc của CEO
- Quản lý các kế hoạch xây dựng, phát triển nhân sự.
- Phê duyệt các quy định, chính sách bổ nhiệm, miễn nhiệm, chính sách lương thưởng, trợ cấp, phúc lợi.
- Phê duyệt các kết quả đánh giá nhân viên và ra quyết định khen thưởng.
Trên đây chỉ là một số những công việc chính mà CEO phải làm. Trong thực tế, khối lượng công việc họ đảm nhận còn có thể lớn hơn rất nhiều.
3- Tại sao CEO lúc nào cũng "bù đầu" trong công việc?
Khi quan sát các CEO bạn sẽ thấy có những CEO rất thảnh thơi, trong khi đó lại có người ngập đầu trong công việc. Vì sao lại như vậy?
Nguyên nhân là vì nhà quản lý nào cũng hiểu được chân lý “quản lý thời gian tốt sẽ quản lý tốt những việc khác”, nhưng không phải ai cũng làm tốt điều này.
Rất nhiều nhà quản lý mắc phải những sai lầm phổ biến sau:
3.1- Làm việc riêng khi đang làm việc
Kết quả khảo sát cho thấy chỉ có 60% thời gian làm việc của một người thực sự tạo ra sản phẩm. 40% thời gian còn lại thường bị họ lãng phí vào những việc riêng hoặc vì một lý do nào đó không thể làm việc được.
Một trong những ví dụ điển hình nhất là việc nói chuyện riêng hoặc lướt Facebook. Nếu để ý một chút bạn sẽ thấy những việc này tuy có vẻ không đáng kể, nhưng thực chất nó có thể tiêu tốn của bạn lượng thời gian không hề nhỏ.
3.2- Không lập danh sách việc cần làm
Nhiều người thường chọn làm việc dễ trước, việc khó làm sau. Có người lại làm việc vô cùng tuỳ hứng, không hề có một danh sách công việc cụ thể. Bởi vậy, khi phải xử lý đồng thời nhiều công việc họ thường cảm thấy không đủ thời gian hoàn thành mọi việc.
Điều này cho thấy, bạn cần dành thời gian cho những việc quan trọng thay vì lãng phí vào những việc không đáng. Biện pháp hữu hiệu nhất để giải quyết vấn đề này là lập danh sách việc cần làm để có thể tối đa hoá thời gian và hiệu suất làm việc.
3.3- Thói quen trì hoãn
Những người có thói quen trì hoãn thường dễ lâm vào tình trạng nước tới chân mới nhảy. Nói cách khác, họ thường đợi tới phút chót mới mới chịu bắt tay vào làm việc.
Trong khi đó, cứ mỗi ngày trì hoãn một việc tương ứng với việc bạn đang lãng phí một khoảng thời gian không hề nhỏ. Dần dà thói quen xấu này sẽ làm giảm hiệu suất làm việc của bạn.
3.4- Thiếu sự tập trung
Quả thực, đôi lúc không hề dễ tập trung vào công việc. Nhất là các CEO thường phải đương đầu với hàng loạt công việc khác nhau và phải tương tác với những người khác. Sự phân tâm này có thể khiến bạn tiêu tốn vài giờ đồng hồ mỗi ngày.
>>>> Có thể bạn quan tâm: CEO nghĩa là gì? Bật mí vai trò quan trọng của CEO trong doanh nghiệp
3.5- Không có mục tiêu làm việc cụ thể
Điểm khác biệt giữa người thành công và thất bại là người thành công luôn biết đặt ra mục tiêu cho bản thân và phấn đấu để hoàn thành mục tiêu đó. Còn người thất bại thường không biết họ đã làm gì sai và phải làm sao để tiếp tục tiến lên. Việc không có mục tiêu cụ thể dễ khiến bạn lãng phí thời gian và công sức vào những việc vô bổ.
3.6- Ôm đồm quá nhiều việc
Có nhiều CEO cứ mãi ôm tất cả công việc vào mình mà không biết cách san sẻ cho nhân viên của họ. Khi phải đảm đương quá nhiều việc một lúc sẽ khiến thời gian và trí lực của họ bị phân chia vào nhiều mảng khác nhau. Do đó, khi không thể sắp xếp thời gian hợp lý họ dễ bị stress, suy sụp tinh thần và giảm hiệu suất làm việc.
4- Cách tối ưu thời gian cho các CEO
Để có thể trở thành một nhà quản lý thành công, các CEO có thể tham khảo một số điểm sau khi rèn luyện kỹ năng quản lý thời gian:
4.1- Tạo ảnh hưởng lên lịch làm việc của người khác
Thay vì phải cố gắng điều chỉnh lịch làm việc của mình theo người khác, bạn nên khiến người khác phải tuân theo lịch làm việc của mình. Khả năng độc lập và làm chủ của bạn lớn bao nhiêu sẽ cho phép bạn tổ chức công việc mình hiệu quả bấy nhiêu.
4.2- Lên lịch làm việc cụ thể
Luôn biết trước mình sẽ đi đâu, làm gì sẽ giúp bạn chiếm ưu thế lớn trong mọi việc. Đồng thời, điều này còn giúp bạn làm việc chặt chẽ hơn và có thể kiểm soát tốt các tình huống xảy ra.
Tuy nhiên, bạn không nên để bản thân bị khoá chặt vào lịch trình làm việc. Vì điều đó tựa như bạn đang cố gắng thoát ra thay vì tự chủ xử lý công việc.
4.3- Dành ra những khoảng trống trong ngày
Các nhà lãnh đạo thường cảm thấy những khoảng trống thời gian trên lịch làm việc của họ là dấu hiệu cho thấy họ làm việc chưa đủ hoặc họ đang đi chậm lại. Nhiều người còn cảm thấy rất áy náy vì những khoảng trống đó.
Tuy nhiên, những khoảng trống này không thể hiện rằng bạn đang chậm lại. Thay vào đó, chúng còn giúp bạn tăng tốc nhanh hơn.
Bạn nên dành ra hai khoảng trống trong lịch làm việc mỗi ngày. Một là cuối buổi sáng. Hai là giữa buổi chiều. Một nhà lãnh đạo sẽ cần đến những khoảng thời gian này để phản ứng hơn là kiến tạo. Bạn có thể sử dụng thời gian này để trao đổi điện thoại với người khác về công việc hoặc hẹn gặp ai đó.
Ngoài ra, hãy cố gắng dậy sớm. Từ 5 – 7h sáng bạn có thể viết lách, đọc các tài liệu và xử lý các công việc nội bộ của công ty. Từ 10h, bạn có thể dành thời gian cho các cuộc họp.
>>>> Bạn xem thêm: Tiết lộ những tố chất cần có ở một CEO
4.4- Thiết lập sơ đồ cho tương lai gần
Phần lớn thời gian của CEO là gặp gỡ, trao đổi công việc với người khác. Vì vậy, quyết định sẽ gặp ai, khi nào rất quan trọng.
Bạn có thể tham khảo phương pháp sau để thực hiện việc này hiệu quả nhất. Bạn hãy phân chia những người mình cần gặp thành ba nhóm. Nhóm 1 những người nhất định phải gặp. Nhóm 2 có mức độ ưu tiên thấp hơn. Nhóm 3 những người không gặp cũng không sao.
Bằng cách sử dụng phương pháp này bạn sẽ kiểm soát thời gian tốt hơn và phối hợp nhịp nhàng các mối quan hệ. Từ đó mang lại nhiều kết quả tích cực hơn.
4.5- Đào tạo cho nhân viên
Một trong những biện pháp bạn nên thực hiện để tối ưu thời gian làm việc là đào tạo cho nhân viên của mình. Những nhân viên giỏi sẽ giúp bạn san sẻ công việc hiệu quả và giúp bạn có thêm thời gian để thực hiện những công việc quan trọng hơn, khiến doanh nghiệp ngày càng phát triển.
Tóm lại, quản lý thời gian là chìa khoá mang lại thành công cho các CEO và bất cứ ai. Bởi vậy, bạn cần liên tục rèn luyện kỹ năng này để có thể hoàn thành các mục tiêu của bản thân và đạt được thành công trong sự nghiệp.
Hy vọng bài viết này của Ms Uptalent đã giúp bạn hiểu rõ hơn về CEO và cách tối ưu thời gian của CEO. Hãy vận dụng những kiến thức được chia sẻ trên đây để cải thiện hiệu quả công việc và nâng cao chất lượng cuộc sống của bạn. Chúc bạn thành công!
------------------------------------
HRchannels - Headhunter - Dịch vụ tuyển dụng cao cấp
Hotline: 08. 3636. 1080
Email: sales@hrchannels.com / job@hrchannels.com
Website: https://hrchannels.com/
Địa chỉ: Tòa MD Complex, 68 Nguyễn Cơ Thạch, Nam Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam
Nguồn ảnh: internet
HRchannels
HRchannels là nền tảng tuyển dụng và thu hút nhân sự cấp cao hàng đầu tại Việt Nam.
Với hơn 16 năm kinh nghiệm tuyển dụng nhân sự cấp cao. Chúng tôi là công ty headhunter hàng đầu ở Việt Nam.
