Tổ chức là khái niệm bạn có thể gặp phải trong nhiều lĩnh vực, khía cạnh khác nhau của công việc và đời sống, xã hội. Nó thường được tổ chức theo các cơ cấu cụ thể và hướng đến các mục đích chung.
Vậy, tổ chức là gì? Vai trò của nó ra sao? Hãy cùng Ms Uptalent phân loại tổ chức cũng như tìm hiểu về các yếu tố tạo nên tổ chức qua bài viết sau đây để hiểu rõ tổ chức là gì nhé!
MỤC LỤC:
1- Tổ chức là gì?
2- Vai trò của tổ chức là gì?
3- Phân loại tổ chức
3.1- Theo mục tiêu
3.2- Theo quy mô
3.3- Theo lĩnh vực hoạt động
3.4- Theo cơ cấu tổ chức
4- Các yếu tố cơ bản để tạo nên tổ chức là gì?
4.1- Mục đích chung
4.2- Các nỗ lực phối hợp để hoàn thành mục tiêu
4.3- Chuyên môn hóa và phân công công việc phù hợp
4.4- Hệ thống phân cấp thẩm quyền
1- Tổ chức là gì?
Khi tìm hiểu khái niệm “tổ chức là gì?” bạn sẽ thấy nó mang nhiều ý nghĩa khác nhau. Tuy nhiên, để hiểu đầy đủ nhất về khái niệm tổ chức bạn cần xem xét nó dựa trên hai khía cạnh là một thực thể và là một hoạt động.
Trên phương diện là một thực thể tổ chức được hiểu là một tập hợp gồm nhiều người cùng theo đuổi các mục tiêu chung đã xác định từ trước. Trong tổ chức, mỗi người sẽ đảm nhận những vai trò, công việc riêng và cùng hướng đến việc hoàn thành mục tiêu chung.
Trong khi đó, nếu xem xét tổ chức với tính chất là một hoạt động thì nó được hiểu là một chức năng quản lý. Mục đích chính của nó là nhằm điều phối, phân công công việc cho nhân viên, mua sắm nguồn lực và kết hợp tất cả lại với nhau để đạt được mục tiêu cụ thể.
Tóm lại, để hiểu đầy đủ tổ chức là gì bạn sẽ phải nắm được những điều quan trọng sau:
- Tổ chức là một phạm trù liên quan đến con người. Nó gắn liền với một kiểu nhà nước và một kiểu hình thái kinh tế, xã hội nhất định.
- Những người hoạt động trong một tổ chức gắn bó với nhau bởi các mối liên hệ, mục đích cụ thể. Họ tập hợp lại với nhau để cùng hành động và đạt tới mục tiêu sau cùng.
- Tổ chức được thiết lập với cơ cấu, phạm vi quyền hạn, chức năng và nhiệm vụ cụ thể.
- Một tổ chức cần được hình thành, hoạt động dựa trên những nguyên tắc xác định và nó phải phù hợp với các quy định pháp luật.
>>> Bạn có thể tham khảo: Lãnh đạo là gì? Tố chất, vai trò, phong cách của người lãnh đạo giỏi
2- Vai trò của tổ chức là gì?
Vai trò của tổ chức được thể hiện qua việc nó có thể khiến các mục tiêu trở thành sự thực cũng như quyết định tính thành bại của các hoạt động đội nhóm. Bạn có thể thấy rõ điều này qua các khía cạnh sau:
- Thứ nhất, đảm bảo thiết lập nên một bộ máy quản lý hoàn thiện với cơ chế vận hành rõ ràng và có khả năng phối hợp nhịp nhàng các hoạt động giữa các thành viên, bộ phận trong tổ chức.
- Thứ hai, tổ chức giúp chúng ta khai thác tối đa tiềm năng các thành viên và phát huy chúng ở mức cao nhất.
- Thứ ba, tổ chức cho phép bạn kết hợp sức mạnh của các thành viên riêng lẻ để tạo ra một hệ thống mạnh mẽ, đầy sức mạnh. Đồng thời, nó cũng đảm bảo không để xảy ra việc chồng chéo hoạt động và có thể xác định rõ mối quan hệ giữa các chủ thể tham gia vào tổ chức.
- Thứ tư, với sự phân công công việc hợp lý cùng các mối quan hệ rõ ràng, tổ chức sẽ mang tới hiệu quả tối ưu cho các hoạt động và đảm bảo tính hiệu lực của các quyết định quản lý.
3- Phân loại tổ chức
Trong quá trình tìm hiểu sâu hơn tổ chức là gì bạn sẽ nhận thấy có nhiều cách khác nhau để phân loại tổ chức.
Sau đây Uptalent sẽ giúp bạn phân loại tổ chức dựa theo 4 tiêu chí:
- Mục tiêu.
- Quy mô hoạt động.
- Lĩnh vực hoạt động.
- Cơ cấu hoạt động.
3.1- Theo mục tiêu
Trước tiên, chúng ta hãy cùng tìm hiểu xem mục tiêu của tổ chức là gì. Về cơ bản, mục tiêu được hiểu là điều tổ chức cần đạt được qua một loạt các hành động, nhiệm vụ cụ thể.
Nếu dựa theo mục tiêu hoạt động thì tổ chức sẽ được phân loại như sau:
+ Theo mục tiêu lợi nhuận
Dựa vào mục tiêu lợi nhuận chúng ta sẽ có hai nhóm tổ chức là các tổ chức phi lợi nhuận và tổ chức hoạt động vì lợi nhuận.
Tổ chức phi lợi nhuận thường bao gồm các cơ quan nhà nước, hành chính, hội nhóm, tổ chức phi chính phủ,… Và tổ chức vì lợi nhuận thường gồm các công ty, doanh nghiệp, tập đoàn kinh doanh,…
+ Theo thời gian thực hiện mục tiêu
Dựa theo thời hạn mục tiêu tổ chức sẽ được phân thành tổ chức thực hiện mục tiêu ngắn, trung và dài hạn.
Trong đó, tổ chức thực hiện mục tiêu ngắn hạn sẽ bao gồm ban bầu cử, ban kiểm phiếu, ban thư ký,… Tổ chức thực hiện mục tiêu trung hạn sẽ gồm có ban soạn thảo, ban chuẩn bị văn kiện đại hội Đảng, ban biên tập, sửa đổi các văn bản quy phạm pháp luật,… Và tổ chức thực hiện mục tiêu dài hạn sẽ gồm các tổ chức nghiên cứu cơ bản, nghiên cứu chiến lược,…
Ngoài ra bạn cũng có thể dựa theo mục tiêu hoạt động để phân loại tổ chức thành 2 nhóm sau:
- Tổ chức được thành lập nhằm giúp người đứng đầu cơ quan nhà nước thực hiện các chức năng, nhiệm vụ quản lý, như là các vụ, cục, tổng cục,…
- Tổ chức được thành lập nhằm cung cấp dịch vụ công, như là cơ quan báo chí, đơn vị nghiên cứu chính sách, trường hay trung tâm đào tạo cán bộ, trung tâm thông tin, học viện thuộc Bộ,…
3.2- Theo quy mô
Quy mô thể hiện độ lớn của một tổ chức. Nó sẽ được xem xét dựa trên hai khía cạnh chính là phạm vi và thẩm quyền của tổ chức.
Ngoài ra, bạn cũng có thể dựa vào độ lớn của các yếu tố khác để phân loại tổ chức như cơ cấu, số lượng nhân sự, nguồn lực tài chính hay cơ sở vật chất, công nghệ kỹ thuật.
Theo đó, bạn sẽ có các loại tổ chức sau nếu dựa theo quy mô:
- Tổ chức có phạm vi hoạt động rộng trên cả nước hay quốc tế.
- Tổ chức có phạm vi hoạt động hẹp trong một tỉnh, thành phố, huyện,…
- Tổ chức có thẩm quyền chung, như là Chính phủ, Ủy ban nhân dân các cấp,…
- Tổ chức có thẩm quyền chuyên môn với hai nhóm chính là tổ chức chuyên môn chuyên ngành và tổ chức chuyên môn tổng hợp. Các tổ chức này sẽ hoạt động trong phạm vi thẩm quyền một ngành, một vài ngành hay tổng hợp.
>>> Bạn có thể quan tâm: Agency là gì? Đặc trưng và phân loại Agency
3.3- Theo lĩnh vực hoạt động
Phân loại tổ chức theo lĩnh vực hoạt động được hiểu là việc phân loại tổ chức dựa vào chuyên môn hoạt động của họ.
Nếu dựa theo tiêu chí này tổ chức sẽ được phân thành các loại như xây dựng, y tế, giáo dục, công thương, ngoại giao, khoa học,…
3.4- Theo cơ cấu tổ chức
Khi phân loại tổ chức theo cơ cấu bạn sẽ bắt gặp rất nhiều loại tổ chức khác nhau. Trong đó có 7 loại chính sau:
- Cơ cấu tổ chức phân cấp
Trong nhóm tổ chức này, các thành viên sẽ được tập hợp theo từng nhóm và có người giám sát riêng. Các thành viên trong tổ chức sẽ được phân nhóm dựa theo vai trò, chức năng, vị trí địa lý hoặc sản phẩm, dịch vụ họ cung cấp.
Đây là một trong những loại cơ cấu tổ chức rất phổ biến. Nó có hình dạng của một kim tự tháp. Trong đó, người lãnh đạo sẽ ở trên cùng và cấp dưới của họ sẽ ở ngay bên dưới.
- Cơ cấu tổ chức theo chức năng
Cơ cấu tổ chức theo chức năng sẽ chia các thành viên trong tổ chức thành các nhóm dựa vào vai trò, trách nhiệm hoặc chuyên môn cụ thể.
Ví dụ, bạn sẽ thấy trong một tổ chức có các bộ phận như tài chính, tiếp thị, bán hàng,…
Ưu điểm của cơ cấu theo chức năng là nó đảm bảo nhân viên trong một bộ phận có đầy đủ kiến thức chuyên môn và kỹ năng cần thiết để thực hiện công việc.
- Cấu trúc tổ chức ngang hoặc phẳng
Cơ cấu tổ chức ngang có ưu điểm là nó giảm sự giám sát và khuyến khích các thành viên trong tổ chức tham gia mạnh mẽ vào các hoạt động đang diễn ra.
Kiểu cơ cấu này chỉ phù hợp với những tổ chức có ít cấp quản lý và nhân viên. Thông thường, bạn sẽ thấy các doanh nghiệp mới thành lập khá ưa thích sử dụng cơ cấu này.
- Cơ cấu tổ chức bộ phận
Những tổ chức hoạt động theo cơ cấu bộ phận sẽ phân chia chính mình thành các bộ phận nhỏ hơn dựa theo sản phẩm, khu vực địa lý hay thị trường.
Cơ cấu này phù hợp với tổ chức có quy mô lớn, hoạt động trên nhiều khu vực địa lý khác nhau hay sở hữu nhiều công ty con.
- Cơ cấu tổ chức ma trận
Cơ cấu tổ chức ma trận được mô tả như một mạng lưới. Trong mạng lưới này, những thành viên sở hữu kỹ năng tương tự sẽ được gom thành một nhóm và có trách nhiệm báo cáo cho cùng một người quản lý.
Bạn sẽ bắt gặp cấu trúc ma trận được sử dụng nhiều trong các tổ chức đa quốc gia, tổ chức có quy mô lớn hay tổ chức khuyến khích việc chia sẻ kỹ năng giữa các bộ phận.
- Cơ cấu tổ chức dựa theo nhóm
Cơ cấu tổ chức theo nhóm hướng đến việc thiết lập nên những nhóm nhỏ chỉ tập trung cung cấp một loại sản phẩm, dịch vụ cụ thể.
Đặc điểm của cơ cấu này là các thành viên trong nhóm có toàn quyền kiểm soát và chịu trách nhiệm về công việc của họ.
Cơ cấu tổ chức theo nhóm thường được sử dụng hiệu quả trong các công ty toàn cầu.
- Cơ cấu tổ chức mạng lưới
Cơ cấu tổ chức mạng lưới là cơ cấu hoạt động theo cơ chế mà người quản lý sẽ phải điều phối các mối quan hệ cả bên trong và bên ngoài mạng lưới nhằm đạt được các mục tiêu cung cấp sản phẩm cụ thể.
Trong cơ cấu này, yêu cầu về giao tiếp và phát triển các mối quan hệ được đề cao hơn so với cơ cấu phân cấp.
4- Các yếu tố cơ bản để tạo nên tổ chức là gì?
Một tổ chức được hình thành bởi nhiều thành phần khác nhau. Trong đó, có 4 yếu tố cơ bản giúp tạo nên tính đặc trưng riêng cho một tổ chức là:
- Mục đích chung.
- Các nỗ lực phối hợp để hoàn thành mục tiêu.
- Chuyên môn hóa và phân công công việc phù hợp.
- Hệ thống phân cấp thẩm quyền.
Tiếp theo, chúng ta hãy đi sâu vào từng yếu tố để hiểu đầy đủ hơn bản chất của một tổ chức là gì.
4.1- Mục đích chung
Bất cứ tổ chức nào cũng cần có mục đích chung cụ thể. Điều này giúp họ thống nhất hoạt động cũng như quản lý và định hướng công việc cho nhân viên tốt hơn.
Bên cạnh đó, tổ chức cũng cần có chiến lược, sứ mệnh và những giá trị cốt lõi nhất định. Đồng thời, các nhà quản lý sẽ phải truyền đạt những điều này một cách rõ ràng cho đội ngũ nhân viên.
4.2- Các nỗ lực phối hợp để hoàn thành mục tiêu
Một tổ chức sẽ bao gồm nhiều thành viên khác nhau. Do đó, nhà quản lý có trách nhiệm phối hợp tốt các nỗ lực làm việc của mỗi thành viên nhằm sử dụng tối ưu các nguồn lực của tổ chức và thu về lợi ích tối đa.
4.3- Chuyên môn hóa và phân công công việc phù hợp
Ngày nay, việc chuyên môn hóa và phân công công việc hợp trở thành quân bài chủ chốt giúp tổ chức đạt được hiệu quản lý hoạt động tối ưu.
Từ các công ty quy mô lớn cho đến những đơn vị kinh doanh nhỏ lẻ đều xem vấn đề phân công công việc là ưu tiên hàng đầu nhằm đảm bảo khả năng vận hành ổn định cho tổ chức và đạt tới những giá trị cũng như thành công lớn hơn trong tương lai.
4.4- Hệ thống phân cấp thẩm quyền
Ai đảm nhận quyền hành như thế nào, ai báo cáo cho ai là điều mà mọi tổ chức đều phải xác định rõ ràng. Tổ chức có quy mô càng lớn thì việc phân cấp thẩm quyền lại càng phải cụ thể, minh bạch. Nhờ vậy, người quản lý sẽ xác định được phạm vi kiểm soát cũng như trách nhiệm công việc của họ.
Như vậy, Ms Uptalent vừa giúp bạn đọc tìm hiểu về khái niệm, vai trò, cách phân loại và những yếu tố cơ bản tạo nên một tổ chức. Mong rằng bài viết đã giúp bạn hiểu rõ hơn tổ chức là gì. Chúc bạn luôn thành công!
------------------------------------
HRchannels - Headhunter - Dịch vụ tuyển dụng cao cấp
Hotline: 08. 3636. 1080
Email: sales@hrchannels.com / job@hrchannels.com
Website: https://hrchannels.com/
Địa chỉ: Tòa MD Complex, 68 Nguyễn Cơ Thạch, Nam Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam
Nguồn ảnh: internet
HRchannels
HRchannels là nền tảng tuyển dụng và thu hút nhân sự cấp cao hàng đầu tại Việt Nam.
Với hơn 16 năm kinh nghiệm tuyển dụng nhân sự cấp cao. Chúng tôi là công ty headhunter hàng đầu ở Việt Nam.
