Vai trò của tin học văn phòng ngày càng quan trọng hơn khi nó có ảnh hưởng rất lớn tới hiệu quả công việc và khả năng thăng tiến sự nghiệp của mỗi người.
Vậy, tin học văn phòng là gì? Nó quan trọng như thế nào? Bạn đọc hãy cùng theo dõi bài viết sau đây của Ms Uptalent để hiểu rõ hơn nhé!
MỤC LỤC:
1- Tin học văn phòng là gì?
2- Vai trò của tin học văn phòng
3- Tin học văn phòng bao gồm những kỹ năng nào?
3.1- Kỹ năng sử dụng Word
3.2- Kỹ năng sử dụng Excel
3.3- Kỹ năng PowerPoint
4- Chứng chỉ tin học văn phòng phổ biến
4.1- Chứng chỉ tin học văn phòng
4.2- Chứng chỉ MOS
4.3- Chứng chỉ IC3
5- Tự học tin học văn phòng miễn phí hiệu quả
1- Tin học văn phòng là gì?
Tin học văn phòng là một phân nhánh trong ngành Công nghệ thông tin. Nó tập trung vào khả năng sử dụng các phần mềm phục vụ cho công việc văn phòng như Word, Excel, PowerPoint, Access.
2- Vai trò của tin học văn phòng
Ngày nay, yêu cầu thành thạo tin học văn phòng gần như là điều bắt buộc khi bạn muốn ứng tuyển việc làm. Vì vậy, trong chương trình đào tạo của các trường Cao đẳng, Đại học đều giảng dạy bộ môn này.
Sở dĩ tin học văn phòng trở thành kỹ năng không thể thiếu của những nhân sự hiện đại là vì nó có thể giúp bạn hoàn thành công việc dễ dàng, hiệu quả hơn. Đổi lại, việc không giỏi kỹ năng này sẽ khiến bạn gặp nhiều khó khăn trong công việc, thậm chí có thể bị sa thải.
Không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian, công sức làm việc mà kỹ năng này còn mang lại cho bạn nhiều cơ hội thăng tiến hơn trong sự nghiệp. Nói cách khác, giỏi tin học văn phòng sẽ giúp bạn có một con đường sự nghiệp dễ dàng, thuận lợi hơn rất nhiều.
Ngoài ra, thành thạo kỹ năng này còn tạo cơ hội cho bạn kiếm thêm nguồn thu nhập khác. Chẳng hạn, bạn có thể mở lớp dạy tin học văn phòng online, nhận công việc freelancer về chỉnh sửa văn bản, thiết kế bài thuyết trình,…
Tóm lại, trong kỷ nguyên công nghệ 4.0 như hiện nay, nếu không thể làm chủ kỹ năng tin học văn phòng sẽ là bất lợi rất lớn cho bất cứ ai, nhất là các bạn trẻ còn đang đi học hay vừa tốt nghiệp ra trường.
>>> Bạn có thể quan tâm: Lựa chọn khóa học tin học văn phòng như thế nào?
3- Tin học văn phòng bao gồm những kỹ năng nào?
Có 3 kỹ năng tin học văn phòng quan trọng mà bạn nên trang bị cho mình để tiếp cận được nhiều cơ hội việc làm tốt và làm việc hiệu quả.
3.1- Kỹ năng sử dụng Word
Word hay Microsoft Word là phần mềm soạn thảo văn bản phổ biến nhất trên thế giới. Nó được đánh giá cao về độ hữu dụng với nhiều tính năng đa dạng như tạo văn bản, đổi font chữ, màu sắc, chèn hình, ghi chú, kiểm tra chính tả, ngữ pháp,…
Đặc trưng của các tệp dữ liệu được tạo bằng Word là có đuôi .doc với phiên bản 2007 trở về trước và đuôi .docx với phiên bản 2007 trở về sau.
Ngoài ra, bạn cũng có thể sử dụng phần mềm này để mở các văn bản thô ở dạng .txt hoặc xử lý, thao tác với các thể loại siêu văn bản .html và thiết kế trang web.
Một số kỹ năng bạn cần thành thạo trên Word như:
- Nhập liệu, định dạng văn bản.
- Tùy chỉnh font, cỡ chữ, màu sắc văn bản.
- Biết cách chèn hình ảnh, biểu đồ, bảng biểu, ký tự, link, footnote, vẽ sơ đồ, …
- Có thể định dạng văn bản chuyên nghiệp như đánh số trang, căn chỉnh lề, tách đoạn,…
- Biết cách thiết lập bản in.
- Biết cách trộn văn bản (Mail merge).
- Biết tạo mật khẩu cho văn bản.
…
3.2- Kỹ năng sử dụng Excel
Kỹ năng tiếp theo bạn cần thành thạo chính là khả năng sử dụng bảng tính Excel. Đặc biệt, với những bạn theo ngành thống kê hay kế toán thì kỹ năng này vô cùng quan trọng.
Chương trình Excel bao gồm nhiều ô được tạo từ các dòng và cột. Nó cho phép bạn nhập dữ liệu, công thức tính toán, xử lý bảng tính một cách dễ dàng.
Bên cạnh các tính năng tính toán vượt trội thì phần mềm này còn được yêu thích bởi giao diện thân thiện và rất dễ thao tác.
Một số kỹ năng bạn cần thành thạo trên Excel như:
- Tạo và định dạng bảng tính.
- Thành thạo các định dạng tự động như ngày tháng, địa điểm,…
- Sử dụng thành thạo các hàm thông dụng như If, Vlookup, Hlookup, Sum, Average, Countif, Min, Max, Year, Month, Day, Now,….
- Biết cách lọc dữ liệu, bao gồm lọc tự động và lọc theo yêu cầu.
- Biết tạo, vẽ biểu đồ, chèn link,…
- Cài đặt, thiết lập bảo mật cho file.
3.3- Kỹ năng PowerPoint
PowerPoint hay còn được biết đến là phần mềm trình chiếu. Nó cung cấp các tính năng đa dạng và nhiều công cụ hữu ích để bạn có thể tạo ra một bản trình chiếu chuyên nghiệp, đẹp mắt.
Nhiều bạn thường xem nhẹ kỹ năng này vì cho rằng nó ít khi được dùng đến. Tuy nhiên, khi bạn cần trình bày một ý tưởng, dự án cho cấp trên hay đối tác thì nó sẽ vô cùng hữu ích.
Bởi vậy, bạn nên rèn luyện khả năng sử dụng phần mềm này từ sớm để không phải bối rối khi cần dùng đến nó.
Sau đây là những kỹ năng bạn cần thành thạo để có bản trình chiếu đẹp, thu hút:
- Chỉnh sửa, vẽ biểu đồ, hình khối,…
- Tạo link.
- Biết cách thiết lập các kiểu trình chiếu (Transition, Themes design).
- Biết tạo hiệu ứng trình chiếu (amination), thiết lập slide master.
- Biết xuất file sang định dạng pdf, trình chiếu.
- Tạo mật khẩu cho file.
4- Chứng chỉ tin học văn phòng phổ biến
Chứng chỉ tin học văn phòng là giấy chứng nhận khả năng sử dụng các kỹ năng tin học văn phòng của bạn.
Bạn sẽ cần có chứng chỉ này để đủ điều kiện xét tốt nghiệp Cao đẳng, Đại học hay là tham gia ứng tuyển việc làm tại các công ty, doanh nghiệp.
Sau đây là những chứng chỉ phổ biến bạn nên biết:
4.1- Chứng chỉ tin học văn phòng
“Chứng chỉ tin học văn phòng” hay còn gọi là “Chứng chỉ Công nghệ thông tin” được công nhận chính thức trên toàn hệ thống giáo dục của nước ta. Nó đánh giá một cách khách quan trình độ, khả năng sử dụng các phần mềm tin học văn phòng của học viên.
Ưu điểm của loại chứng chỉ này là nó có hiệu lực sử dụng vĩnh viễn và được công nhận trên toàn quốc.
Tại Việt Nam, đây là chứng chỉ phổ biến nhất và nó cũng là điều kiện bắt buộc để sinh viên được xét tốt nghiệp.
Chứng chỉ này được chia thành hai cấp độ là Chứng chỉ Ứng dụng CNTT cơ bản và Chứng chỉ Ứng dụng CNTT nâng cao. Bạn có thể dựa vào trình độ hiện tại của mình để lấy chứng chỉ phù hợp.
4.2- Chứng chỉ MOS
MOS là viết tắt của cụm từ “Microsoft Office Specialist”. Nó là chứng chỉ tin học nhằm xác nhận khả năng sử dụng các phần mềm Microsoft Office và có giá trị trên toàn thế giới.
Bài thi MOS được xây dựng với 25 ngôn ngữ với 3 cấp độ là Specialist, Expert và Master. Bạn sẽ làm bài thi theo hình thức trực tuyến.
Với chứng chỉ MOS, bạn sẽ chứng minh được năng lực thực hiện công việc ở mức cao, có nhiều cơ hội tiếp cận các vị trí việc làm rộng mở và có lợi thế lớn hơn các ứng viên khác khi tham gia tuyển dụng.
Hiệu lực sử dụng của chứng chỉ MOS là vô thời hạn.
4.3- Chứng chỉ IC3
IC3 là viết tắt của “Digital Literacy Certification”. Đây cũng là một chứng chỉ tin học quốc tế uy tín. Nó có giá trị tương đương với chứng chỉ MOS.
Chứng chỉ này được thành lập và quản lý bởi Tổ chức tin học quốc tế Certiport. Nó tập trung vào việc kiểm tra năng lực người học về các phần mềm và mạng internet. Nó có hai phiên bản chính là IC3 GS3 và IC3 GS4.
Kỳ thi IC3 hiện khả dụng với 25 loại ngôn ngữ và được tổ chức trên 140 quốc gia. Các thí sinh tại Việt Nam có thể chọn thi bằng tiếng Anh hoặc tiếng Việt.
Cũng như các chứng chỉ tin học văn phòng khác, IC3 mang đến cho bạn cơ hội nâng cao kiến thức, hiệu quả công việc và những lợi thế lớn khi tìm việc cũng như ứng tuyển.
5- Tự học tin học văn phòng miễn phí hiệu quả
Nếu như trước đây bạn chỉ có thể học tin học văn phòng tại các trung tâm tin học ngoại ngữ hay các cơ sở đào tạo chuyên nghiệp thì hiện nay đã khác.
Với sự phát triển vượt bậc của công nghệ hiện đại, bạn có thể tự tìm tài liệu và các khóa học miễn phí trực tuyến để trang bị cho mình các kỹ năng tin học cần thiết một cách dễ dàng. Đồng thời, bạn còn có thể tham gia vào các cộng đồng học tập để trao đổi, học hỏi kinh nghiệm từ người khác.
Bạn có thể tìm thấy tài nguyên học tập miễn phí tại các trang web như:
- hocoffice.com
- hoc.trungtamtinhoc.edu.vn
- tinhoc123.net
- 360do.vn
- webkynang.vn
- tinhocvanphong.edu.vn
Những trang web trên đây có thể cung cấp cho bạn rất nhiều các tài liệu, giáo trình căn bản về Word, Excel, Powerpoint và cả những bài tập, thực hành liên quan. Bạn hãy truy cập vào một trong những trang web này và tải tài liệu về để tự học một cách dễ dàng.
Tuy nhiên, để quá trình tự học đạt hiệu quả cao, bạn nên học từ cơ bản đến nâng cao. Hãy đảm bảo hoàn thành xong một bài rồi mới chuyển qua bài khác. Đồng thời, bạn cũng cần thực hành thật nhiều để trở nên thành thạo.
Một điều cần lưu ý nữa là bạn phải thật sự kiên nhẫn và tôn trọng kỷ luật bản thân thì việc tự học tin học văn phòng mới có kết quả như mong đợi.
Ngoài việc tự học, bạn cũng có thể cân nhắc các khóa học trực tuyến với mức chi phí phù hợp. Sau khóa học, bạn chắc chắn sẽ thu về nhiều kiến thức bổ ích và năng lực sẽ nâng cao lên gấp nhiều lần đấy nhé.
Trên đây là những thông tin quan trọng về tin học văn phòng mà Ms Uptalent cho rằng sẽ hữu ích với bạn. Mong rằng sau bài viết bạn không chỉ hiểu được tầm quan trọng của kỹ năng này mà còn có kế hoạch cụ thể để rèn luyện nó thêm tốt hơn mỗi ngày. Chúc bạn thành công!
------------------------------------
HRchannels - Headhunter - Dịch vụ tuyển dụng cao cấp
Hotline: 08. 3636. 1080
Email: sales@hrchannels.com / job@hrchannels.com
Website: https://hrchannels.com/
Địa chỉ: Tòa MD Complex, 68 Nguyễn Cơ Thạch, Nam Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam
Nguồn ảnh: internet
HRchannels
HRchannels là nền tảng tuyển dụng và thu hút nhân sự cấp cao hàng đầu tại Việt Nam.
Với hơn 16 năm kinh nghiệm tuyển dụng nhân sự cấp cao. Chúng tôi là công ty headhunter hàng đầu ở Việt Nam.
