Warehouse supervisor là gì? Tất tần tật thông tin về Giám sát kho vận

Chức danh Warehouse Supervisor ngày càng được chú trọng tại các doanh nghiệp sản xuất và phân phối sản phẩm thuộc nhiều lĩnh vực ở quy mô lớn. Nhu cầu tuyển dụng cao, quyền và phúc lợi tốt, kèm theo cơ hội phát triển lớn trong xu thế phát triển Logistics toàn cầu. Vậy còn chần chờ gì mà chúng ta không cùng Ms. Uptalent khám phá ngay Warehouse Supervisor là gì? Cách thức chuẩn bị tốt nhất cho hành trình chinh phục vị trí Warehouse Supervisor?

MỤC LỤC:
1. Định nghĩa về Warehouse Supervisor 
2. Danh sách nhiệm vụ Warehouse Supervisor cần đảm nhận
3. Tiêu chuẩn tuyển dụng vị trí warehouse Supervisor
   3.1. Bằng cấp chuyên môn
   3.2. Kinh nghiệm làm việc
   3.3. Kỹ năng, tố chất, điều kiện cá nhân
4. Thu nhập dành cho warehouse Supervisor
5. Top câu hỏi phỏng vấn vị trí warehouse Supervisor
   5.1. Năng lực quản lý điều hành công việc
   5.2. Năng lực quản lý điều hành nhân sự

1. Định nghĩa về Warehouse Supervisor 

Warehouse Supervisor – tạm dịch Giám sát kho vận – là người chịu trách nhiệm kiểm tra, giám sát hoạt động tại phòng kho vận, trực tiếp tham gia kiểm kê, lưu trữ đúng tiêu chuẩn kỹ thuật, bố trí tiết kiệm không gian, bảo quản và xuất nhập hàng hóa, nguyên vật liệu theo đúng trình tự và quy định riêng của doanh nghiệp. Nói chung, sự an toàn, ổn định và chất lượng của hàng hóa liên quan đến kho vận đều sẽ do Warehouse Supervisor chịu trách nhiệm.

Phạm vi giám sát của mỗi Warehouse Supervisor sẽ tùy thuộc quy mô hệ thống kho vận hoặc tính chất sử dụng kho vận:

• Nếu quy mô kho riêng lớn hoặc công ty dịch vụ chuyên cho thuê kho thì sẽ bổ nhiệm nhiều Supervisor, mỗi người phụ trách một hạng mục để tránh sai sót, ví dụ người phụ trách nhập kho, người phụ trách xuất kho.

• Nếu quy mô vừa, phục vụ nội bộ doanh nghiệp thì thường chỉ bổ nhiệm một Warehouse Supervisor điều phối và quản lý giám sát toàn bộ hệ thống kho.

>>>> Bạn có thể tham khảo: Warehouse Supervisor và Lộ trình thăng tiến lên Warehouse Manager

2. Danh sách nhiệm vụ Warehouse Supervisor cần đảm nhận 

2.1. Quản lý chất lượng hàng hóa lưu kho

Những hàng hóa, nguyên vật liệu đã được duyệt nhập kho, Warehouse Supervisor phải sắp xếp đúng khu vực quy định, bố trí điều kiện bảo quản đặc thù theo tính chất hàng hóa, được kiểm kê và kiểm tra chất lượng mỗi ngày.

2.2. Điều phối nhân sự

Kế hoạch đào tạo và phân bổ nhiệm vụ của từng nhân sự trong bộ phận hoặc phòng kho vận đều sẽ do Warehouse Supervisor đánh giá và phê duyệt. Quá trình đánh giá KPI định kỳ hằng năm cũng sẽ do Giám sát kho thực hiện vì họ là người theo sát tiến trình làm việc của nhân viên nhất.

2.3. Kiểm soát chặt chẽ số lượng hàng hóa

Nhập xuất tồn kho phải ăn khớp trên cả chứng từ và hệ thống quản lý kho. Bất cứ phát sinh chênh lệch đều sẽ được Warehouse Supervisor điều tra, báo cáo hoặc giải trình với cấp trên.

2.4. Thiết lập lịch trình điều phối hàng hóa

Các kế hoạch vận chuyển hàng hóa theo yêu cầu sản xuất, mỗi phòng ban / bộ phận liên quan sẽ gửi về cho kho vận, Warehouse Supervisor sẽ là người phân tích và điều chỉnh lại tiến trình vận chuyển, điều phối hàng hóa xuất nhập kho, có quyền đề xuất đặt mua thêm hoặc giải phóng hàng tồn kho nếu cần thiết.

2.5. Đào tạo, định hướng hoạt động kho vận

Các nguyên tắc an toàn lao động, các quy trình vận hành kho, các thủ tục xuất nhập lưu trữ hàng hóa, cách thức sử dụng hệ thống bảo quản hàng hóa (kho lạnh, xe nâng, giàn giáo…) … tất cả sẽ được Warehouse Supervisor trực tiếp đào tạo, hướng dẫn và giải thích cho nhân viên phòng kho vận.

2.6. Đề xuất cải tiến quy trình hoạt động kho vận

Không ngừng nghiên cứu và đề xuất giải pháp cải tiến chất lượng hoạt động kho vận, đảm bảo khả năng đáp ứng tốt nhất cho hoạt động sản xuất trong nhiều tình huống bất khả kháng.

2.7. Bảo trì máy móc, trang thiết bị

Phối hợp cùng phòng kỹ thuật, thiết lập kế hoạch bảo trì cơ sở vật chất lưu kho định kỳ theo tháng / quý / năm, đảm bảo máy móc luôn sẵn sàng hoạt động tốt ngay khi cần sử dụng.

2.8. Kiểm soát chi phí hoạt động kho vận

Các chi phí liên quan đến nhiên liệu, điện nước, tăng ca… rất dễ bị đội lên, Giám sát kho vận phải thường xuyên theo dõi và điều chỉnh khi có dấu hiệu vượt quá ngân sách cho phép. Nếu nguyên nhân do phát sinh bên hoạt động sản xuất thì Warehouse Supervisor có quyền báo cáo Trưởng phòng kho vận để đề xuất tăng ngân sách hoạt động.

3. Tiêu chuẩn tuyển dụng vị trí Warehouse Supervisor 

Muốn đáp ứng tốt nhất yêu cầu tuyển dụng Warehouse Supervisor, các bạn ứng viên cần tích lũy càng nhiều các tiêu chuẩn sau càng tốt:

3.1. Bằng cấp chuyên môn 

Cử nhân chuyên ngành Quản trị kinh doanh, Ngoại thương, Logistics, hoặc các ngành nghề liên quan

Chứng chỉ quản lý kho

Chứng chỉ vận hành xe nâng

Giấy phép lái xe ô tô

3.2. Kinh nghiệm làm việc 

1 - 2 năm làm việc tại vị trí Giám sát kho vận hoặc chức danh tương đương

2 – 5 năm làm việc liên tục tại bộ phận kho vận doanh nghiệp sản xuất cùng ngành

Kinh nghiệm đào tạo và lên giáo trình đào tạo đội ngũ nhân lực kho vận

Am hiểu các phần mềm quản lý kho vận trong chuỗi Logistics

Am hiểu tiêu chuẩn lưu kho cho nguyên vật liệu, hàng hóa phục vụ sản xuất theo đặc thù ngành nghề

3.3. Kỹ năng, tố chất, điều kiện cá nhân 

Kỹ năng phân tích dữ liệu quản lý kho chuyên sâu

Kỹ năng tư duy và giải quyết vấn đề

Kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả

Kỹ năng quản lý thời gian tốt

Kỹ năng giao tiếp nhạy bén, linh hoạt

Khả năng chịu áp lực cao

Có thể tăng ca thường xuyên hoặc làm việc ca đêm

Có thể đi công tác tỉnh nhiều ngày…

4. Thu nhập dành cho warehouse Supervisor 

Theo thống kê từ trang tuyển dụng trực tuyến Careerbuilder.vn, thu nhập của một Warehouse Supervisor trung bình khoảng 16,2 triệu đồng / tháng, thấp nhất cũng trên 13 triệu đồng/ tháng, cao nhất có thể đạt 50 triệu đồng / tháng.

Những ứng viên chưa từng đảm nhận vị trí Warehouse Supervisor nhưng có kinh nghiệm làm việc kho vận, hoặc trực tiếp quản lý đội nhóm nhỏ trong hệ thống kho vận của doanh nghiệp sản xuất thì khi phỏng vấn, mức lương thỏa thuận giữa đôi bên sẽ dựa trên kinh nghiệm làm việc:

• Kinh nghiệm dưới 4 năm khoảng 14 triệu đồng / tháng

• Kinh nghiệm 5 – 9 năm khoảng 19 triệu đồng / tháng

5. Top câu hỏi phỏng vấn vị trí warehouse Supervisor 

Dưới đây là những câu hỏi không thể thiếu trong mọi kỳ phỏng vấn Warehouse Supervisor:

5.1. Năng lực quản lý điều hành công việc 

5.1.1. Bạn làm cách nào để đảm bảo quy trình làm việc và hiệu suất hoạt động của phòng kho vận luôn đạt hiệu quả?

Không cần phải suy nghĩ quá vĩ mô, chỉ cần cho nhà tuyển dụng thấy bạn có khả năng làm tốt một khi phát sinh vấn đề bằng cách làm nổi bật:

• Khả năng lên kế hoạch, tổ chức nhiệm vụ và phân công nhiệm vụ

• Thiết lập mục tiêu rõ ràng trong mọi kế hoạch hành động

• Chia sẻ ví dụ đáp ứng tiêu chí: theo dõi liên tục, giải quyết kịp thời, và rút ra bài học cải tiến quy trình sau đó.

5.1.2. Tình huống khó khăn nhất mà bạn từng gặp phải khi quản lý công việc đội nhóm là gì? Bạn giải quyết thế nào?

Quản lý đội nhóm là một công việc đa chiều, vì vậy, câu chuyện bạn chia sẻ cần gắn liền cả con người và chuyên môn, nội dung còn phải thể hiện: 

• Hành động nhất quán và kịp thời nhờ năng lực giám sát tốt

• Kỹ năng giải quyết vấn đề với thái độ bình tĩnh và chủ động

• Phối hợp cùng đội nhóm chứ không phải một mình suy nghĩ, tự quyết rồi ép nhóm làm theo.

• Kết quả hoàn thành phải tốt, nếu vượt kỳ vọng thì càng ấn tượng

5.1.3. Bạn làm thế nào để đảm bảo các quy trình và tiêu chuẩn an toàn kho vận đều được tuân thủ đúng quy định?

Trước hết phải khẳng định cam kết của bản cùng những tiêu chuẩn an toàn trong quản lý kho vận, bạn phải tuân thủ trước thì mới làm gương cho người khác noi theo. Tiếp đến là kinh nghiệm áp dụng những biện pháp khích lệ nhân viên cùng tuân thủ:

• Tuyên truyền những hệ lụy nguy hiểm khi không tuân thủ tiêu chuẩn an toàn

• Tiến hành kiểm tra, huấn luyện an toàn kho vận định kỳ

• Hình thức xử phạt khi cần thiết…

5.2. Năng lực quản lý điều hành nhân sự 

5.2.1. Bạn đã từng hòa giải mâu thuẫn giữa hai nhân viên trong đội ngũ kho vận chưa? Nguyên nhân là gì, bạn xử lý ra sao?

Tình huống dễ thấy là “mâu thuẫn trong phân công nhiệm vụ”, và bạn sẽ làm như sau:

• Lắng nghe cả hai để hiểu quan điểm và mong muốn của từng cá nhân

• Khuyến khích đôi bên tìm cách thỏa hiệp thông qua trao đổi (có sự hiện diện của bạn luôn để can thiệp khi cần thiết)

• Dùng mục tiêu chung của cả đội nhóm và lợi ích của mỗi cá nhân dựa trên thành tích đội nhóm để thuyết phục mỗi bên nhường một bước.

5.2.2. Nếu thực tế khác kế hoạch, buộc bạn phải điều phối lại nhân sự và nhiệm vụ một cách khẩn cấp, bạn sẽ làm thế nào?

Khi lập kế hoạch luôn phải tính đến phương án dự phòng, và thống nhất cùng đội nhóm việc sẽ triển khai phương án dự phòng khẩn cấp đó để mọi người chuẩn bị tinh thần. Nhưng nếu tình huống phát sinh ngoài mọi kế hoạch thì bạn nên:

• Bình tĩnh đánh giá tình hình, chia ra nhóm khẩn cấp và không khẩn cấp

• Họp gấp, phân bổ nguồn lực, tập trung giải quyết việc khẩn cấp trước

• Luôn có mặt cùng đội nhóm để hỗ trợ và giải đáp kịp thời mọi thắc mắc điều chỉnh…

5.2.3. Cách bạn xây dựng môi trường làm việc tích cực cho đội nhóm kho vận của mình là gì?

Trên tinh thần Warehouse Supervisor phải là chỗ dựa tinh thần và chỗ dựa chuyên môn vững chắc cho đội nhóm:

• Cởi mở trao đổi cùng nhân viên cả trong công việc và cuộc sống thường nhật

• Thảo luận và tiếp nhận những ý kiến tích cực và tận dụng cơ hội để áp dụng những ý kiến đó như một sự công nhận

• Ghi nhận đầy đủ thành tích và cả những khó khăn để cùng nhân viên tìm cách giải quyết

• Tạo cơ hội nâng cao chuyên môn, phát triển cơ hội thăng tiến cho nhân viên…

Warehouse Supervisor là người phụ trách giám sát và điều phối các hoạt động tại phòng kho vận của doanh nghiệp sản xuất hoặc doanh nghiệp phân phối sản phẩm. Vị trí này là tiền đề cho việc trở thành Trưởng phòng kho vận hoặc Trưởng phòng Logistics, vì vậy, nội dung Ms. Uptalent chia sẻ tập trung vào quá trình rèn luyện năng lực cá nhân và ứng phó yêu cầu tuyển dụng, rất hữu ích cho mọi định hướng phát triển lâu dài trong lĩnh vực quản trị kho vận.

------------------------------------

HRchannels - Headhunter -  Dịch vụ tuyển dụng cao cấp

Hotline: 08. 3636. 1080
Email: sales@hrchannels.com / job@hrchannels.com
Website: https://hrchannels.com/
Địa chỉ: Tòa MD Complex, 68 Nguyễn Cơ Thạch, Nam Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam

Nguồn ảnh: internet