maro-news
Image
maro-news
Follow US:
Quick Search
KIẾN THỨC

Sự khác nhau giữa Trợ Lý và Thư Ký

Sự khác nhau giữa Trợ Lý và Thư Ký

Trong vai trò hỗ trợ quản lý cấp cao, chúng ta nhận thấy nổi lên hai chức danh Trợ lý và Thư ký. Có ý kiến cho rằng hai vị trí này là một nhưng cũng có ý kiến trọng trách Trợ lý sẽ cao hơn Thư ký. Đâu mới là nhận định đúng, tất cả sẽ được lý giải thông qua bài viết so sánh sự khác nhau giữa Trợ lý và Thư ký mà Ms. Uptalent gửi đến bạn đọc sau đây.

MỤC LỤC:
1- Trợ lý là ai?
2- Thư ký là ai?
3- Điểm giống nhau giữa Trợ lý và Thư ký
4- Sự khác nhau giữa Trợ lý và Thư ký

   4.1. Vai trò trong và ngoài doanh nghiệp
   4.2. Nhiệm vụ công việc thường nhật
   4.3. Quyền hạn
   4.4. Kỹ năng
   4.5. Giới tính ứng viên

Tuyển dụng nhân sự cấp cao>>> Xem thêm: Việc làm Trợ lý/ Thư ký tại HRchannels

1- Trợ lý là ai? 

Trợ lý – tiếng Anh gọi là Assistant – là người hỗ trợ các vị trí lãnh đạo cao cấp như Chủ tịch, Giám đốc, Trưởng phòng trong quá trình xử lý công việc, nhằm hỗ trợ người lãnh đạo giảm bớt gánh nặng những công việc mang tính bổ sung, tập trung toàn tâm toàn ý cho công việc chuyên môn mang tính quyết sách quan trọng.

Phần việc mà trợ lý đảm nhận bao gồm cả việc hành chính, giấy tờ và những công việc mang tính chuyên môn cao, có thể đại diện cho lãnh đạo mà mình hỗ trợ trực tiếp đàm phán, thương thuyết với khách hàng. Do vậy, những nhân sự đảm nhận vị trí Trợ lý thường được đánh giá là nhân tài sáng giá cho các vị trí quản lý mà doanh nghiệp cần bổ nhiệm trong tương lai.

2- Thư ký là ai? 

Thư ký – tiếng Anh gọi là Secretary – chuyên đảm nhận các công việc hỗ trợ hoạt động quản lý, điều hành của lãnh đạo. Phạm vi làm việc của vị trí Thư ký chủ yếu trong không gian văn phòng, tập trung vào những mảng công việc liên quan đến giấy tờ, hành chính, soạn thảo văn bản, sắp xếp văn thư, nhận điện thoại, lên lịch trình, lên kế hoạch làm việc cho lãnh đạo.

Tất cả những văn kiện, giấy tờ, sổ sách… từ bảo mật đến công khai, từ chi tiết đến tổng quát, từ nội bộ phòng ban đến những tài liệu tham khảo từ các phòng chuyên trách khác gửi đến… ngay khi lãnh đạo cần, chỉ cần hỏi Thư ký là trong tích tắc sẽ được cung cấp.

3- Điểm giống nhau giữa Trợ lý và Thư ký 

Đầu tiên, chúng ta hãy tìm hiểu những nét tương đồng về tính chất công việc giữa Trợ lý và Thư ký nhé:

3.1. Phạm vi quyền hạn

Cả hai vị trí này đều nắm khá rõ lịch trình làm việc và tính chất công việc của quản lý cấp cao mà họ trực tiếp hỗ trợ. Vì vậy, trong tình huống quản lý cấp cao đi vắng thì một số công việc sẽ được ủy quyền cho Trợ lý hoặc Thư ký thay mặt người quản lý chịu trách nhiệm xử lý.

Trợ lý là ai

>>> Bạn có thể quan tâm: Nhiệm vụ, chức năng và trách nhiệm của Trợ lý tổng giám đốc

3.2. Quản lý văn kiện, giấy tờ

Những việc làm hấp dẫn

Trợ Lý Kinh Doanh (Thuỷ sản)

Hồ Chí Minh, Đồng Tháp, Vĩnh Long Dịch vụ khách hàng , Tư vấn , Kinh doanh / Bán hàng

Trợ Lý Giám Đốc (Sản Xuất)

Hà Nam, Nam Định, Thái Bình Dệt may/ Sợi/ Giầy da, Hành chánh/Thư ký , Sản Xuất

Trợ Lý Sản Xuất (Tiếng Trung)

Đà nẵng, Quảng Nam, Quảng Ngãi Hành chánh/Thư ký , Sản Xuất , QA/QC

Trợ Lý Thu Mua (Tiếng Trung)

Hồ Chí Minh, Cần Thơ, Vĩnh Long Biên phiên dịch , Hành chánh/Thư ký , Mua hàng/Chuỗi Cung Ứng

Trợ Lý Sản Xuất Tiếng Trung

Hồ Chí Minh, Bến Tre, Vĩnh Long Biên phiên dịch , Hành chánh/Thư ký , Sản Xuất

Toàn bộ giấy tờ, sổ sách, văn thư, ấn phẩm, tài liệu… liên quan đến công việc của người quản lý đều sẽ do Trợ lý hoặc Thư ký quản lý, sắp xếp, thậm chí là bảo mật.

3.3. Trích lọc dữ liệu khi cần thiết

Trực tiếp Trợ lý hoặc Thư ký sẽ trích lọc dữ liệu, tìm kiếm văn kiện giấy tờ khi người quản lý yêu cầu, đảm bảo quá trình triển khai công việc của Sếp không bị gián đoạn do thiếu tài liệu, số liệu quan trọng.

3.4. Giữ liên lạc với các đối tác

Hai vị trí này sẽ thay mặt người quản lý ghi nhớ và giữ liên lạc với nhân viên, đối tác, khách hàng… thông qua email, gọi điện thoại hỏi thăm, gửi lẵng hoa chúc mừng…

3.5. Tổ chức cuộc họp nội bộ

Công tác tổ chức các buổi họp lớn nhỏ trong nội bộ doanh nghiệp đều sẽ do Trợ lý / Thư ký trực tiếp tiếp nhận yêu cầu từ quản lý. Sau đó lên lịch hẹn với các thành viên tham dự, chuẩn bị phòng họp, tài liệu, máy chiếu, nước uống…

3.6. Thiết lập lịch trình làm việc

Nhiều việc phát sinh ở nhiều thời điểm khác nhau đều sẽ được Trợ lý / Thư ký ghi chú lại tỉ mỉ để thuận lợi thiết lập kế hoạch làm việc cho người quản lý và cho cả phòng ban theo tuần hoặc theo tháng. Ngoài ra, họ còn phụ trách đặt vé máy bay, đặt xe, đặt phòng nghỉ ngơi… khi Sếp hoặc các nhân sự họ phụ trách đi công tác xa.

4- Sự khác nhau giữa Trợ lý và Thư ký 

Và đây là những điểm khác nhau giúp chúng ta phân biệt rõ tầm quan trọng của từng vị trí Trợ lý hoặc Thư ký:

Thư ký là ai

4.1. Vai trò trong và ngoài doanh nghiệp 

Vai trò của Thư ký mang tính hỗ trợ cho lãnh đạo nhiều hơn, còn Trợ lý thì ngoài vai trò hỗ trợ, họ còn được ủy quyền thay mặt người lãnh đạo thực hiện nhiều nhiệm vụ mang tính chuyên môn sâu trong hoạt động nội bộ, hoặc với đối tác bên ngoài doanh nghiệp.

Như vậy, có thể thấy, Trợ lý ngoài vai trò hỗ trợ thì họ còn có vai trò quản lý ở tầm trung, cụ thể là quản lý đội ngũ Thư ký tại các bộ phận trong phòng ban hoặc của toàn doanh nghiệp. Phạm vi trách nhiệm lớn hơn, tiêu chuẩn hoàn thành công việc cũng cao hơn.

4.2. Nhiệm vụ công việc thường nhật 

Nhiệm vụ của Thư ký

  • Lưu trữ hồ sơ, văn thư, tài liệu… theo các tiêu chuẩn bảo mật khác nhau

  • Tìm kiếm, trích lọc nhanh chóng thông tin dữ liệu theo yêu cầu của lãnh đạo

  • Lên lịch, chuẩn bị các tài liệu, văn kiện cần thiết, chuẩn bị phòng ốc, thiết bị…cho các buổi họp hoặc sự kiện

  • Lắng nghe, ghi chép văn bản các cuộc họp của phòng ban hoặc được lãnh đạo phân công

  • Hợp tác cùng nhân viên các phòng ban khác để thu thập dữ liệu, thông tin cần thiết theo yêu cầu

  • Chuẩn bị cơ sở vật chất, không gian làm việc cho nhân viên mới của phòng ban

  • Duy trì, giữ gìn và sắp xếp vệ sinh văn phòng, đảm bảo không gian sạch, thoáng, đẹp

  • Cập nhật cơ sở dữ liệu nội bộ, tổng hợp và báo cáo định kỳ hoặc đột xuất

  • Ghi nhận kế hoạch công việc phát sinh để thiết lập lịch làm việc cho lãnh đạo

  • Nắm rõ lịch trình lãnh đạo / nhân viên phòng ban đi công tác, đặt vé máy bay, đặt phòng nghỉ ngơi, chuẩn bị đầy đủ giấy tờ tham gia hội nghị ở nơi công tác…

  • Quản lý văn phòng phẩm, trang thiết bị, máy móc, gọi sửa chữa, bảo dưỡng hoặc đề xuất mua mới khi cần thiết.

  • Phân phát tài liệu, truyền tải chỉ dẫn tổng quát cho những cá nhân tiếp nhận tài liệu.

Nhiệm vụ công việc của người Trợ lý

Bên cạnh các phần việc mà Thư ký đảm nhận, Trợ lý lãnh đạo còn phải thực hiện thêm các nhiệm vụ sau:

  • Thay mặt lãnh đạo gặp mặt đối tác, thương thảo sơ bộ về hợp đồng hoặc các điều khoản giá cả, chính sách dịch vụ…

  • Tham mưu cho lãnh đạo dựa trên kinh nghiệm và quá trình tiếp cận công việc chi tiết

  • Trực tiếp điều phối, quản lý đội ngũ Thư ký thuộc các bộ phận dưới quyền lãnh đạo

  • Phối hợp chặt chẽ với các nhân viên trong và ngoài phòng ban để hoàn thành nhiệm vụ

  • Tiếp nhận ủy thác đột xuất từ lãnh đạo để kịp thời xử lý, quyết định những công việc gấp phát sinh khi lãnh đạo tạm vắng mặt.

  • Tiếp cận những tài liệu mật, tham mưu cho lãnh đạo hướng xử lý phù hợp…


Điểm giống nhau giữa Trợ lý và Thư ký

>>>> Bạn có thể tham khảo: Nhiệm vụ, chức năng, vai trò của Trợ lý giám đốc

4.3. Quyền hạn 

Thư ký đảm nhận quyền hạn

  • Hỗ trợ trực tiếp lãnh đạo, tiếp cận tài liệu trước những nhân viên khác

  • Trực tiếp tiếp cận, giao tiếp, phân phát tài liệu trong doanh nghiệp

  • Chủ động thiết lập cách thức quản lý hồ sơ, tài liệu, trang thiết bị…

  • Trung gian kết nối giữa nhân viên và lãnh đạo, thay mặt lãnh đạo nhận và trả hồ sơ

  • Chủ động lên lịch hẹn theo lịch trình làm việc của lãnh đạo…

Trợ lý sở hữu phạm vi quyền hạn lớn hơn:

  • Điều phối, kiểm soát hoạt động của nhân viên phòng ban, bao gồm cả đội ngũ Thư ký

  • Đảm nhận vai trò lãnh đạo, trực tiếp điều hành hoạt động chuyên môn sâu theo sự ủy quyền khi người lãnh đạo vắng mặt

  • Trực tiếp đàm phán, linh hoạt ứng phó tình huống, dung hòa lợi ích giữa doanh nghiệp và đối tác

  • Kiểm tra tài liệu trình ký, ký nháy đồng ý, hoặc yêu cầu nhân viên chỉnh sửa lại trước khi trình lãnh đạo ký chính thức


Kỹ năng cần có của Trợ lý và Thư ký​​​​​​​

4.4. Kỹ năng 

Các kỹ năng đối với vị trí thư ký thiên về kỹ năng mềm, như:

  • Kỹ năng giao tiếp vì Thư ký chính là trung gian tiếp nhận và truyền tải thông tin giữa lãnh đạo và nội bộ doanh nghiệp

  • Kỹ năng tin học, chắc chắn rồi vì ngày nay mọi công tác quản lý văn thư lưu trữ, truyền gửi tài liệu, bảo mật thông tin đều cần sự hỗ trợ từ công nghệ thông tin.

  • Kỹ năng ngoại ngữ, đặc biệt là tiếng Anh đều rất cần thiết. Vì thư ký sẽ tiếp nhận cuộc gọi đến nên dù là doanh nghiệp nước ngoài hay trong nước, sở hữu năng lực tiếng Anh tốt sẽ là một ưu điểm lớn.

  • Kỹ năng lập kế hoạch, quản lý thời gian, không chỉ áp dụng cho chính Thư ký mà còn áp dụng cho cả lãnh đạo của họ. Vì Thư ký sẽ là người sắp xếp, lên lịch trình làm việc cho Sếp theo tuần, tháng, có khi cả trong ngày nữa.

  • Tính cách cẩn thận, tỉ mỉ là điều không thể thiếu vì tài liệu, dữ liệu, số liệu… của phòng ban đều do Thư ký quản lý. Nếu sắp xếp lộn xộn thì sẽ rất khó tìm khi cần gấp, tệ hơn là có thể thất lạc thông tin cần bảo mật.

  • Chữ viết đẹp, ngày nay có lẽ không cần thiết lắm vì văn bản họp có thể đánh máy vi tính, nhưng việc tốc ký và ghi chép thông tin đối với vị trí Thư ký vẫn thường diễn ra, nên có thể xem đây là một kỹ năng hữu ích nhưng không bắt buộc.

Các kỹ năng đối với vị trí Trợ lý thì ngoài mức độ yêu cầu cao hơn đối với những kỹ năng mềm dành cho Thư ký, người Trợ lý còn cần sở hữu năng lực:

  • Kỹ năng ra quyết định

Bởi lẽ, không hiếm những lần Trợ lý sẽ thay mặt người lãnh đạo trực tiếp triển khai một bước công việc lớn trong dự án đang thực hiện. Trau dồi kỹ năng này cũng là một bước chuẩn bị quan trọng cho hành trình được đề bạt sau này.

  • Kiến thức chuyên môn rộng

Thực tế, nhiều Trợ lý giỏi còn có khả năng tham mưu, bao quát chuyên môn tốt hơn cả lãnh đạo, vì họ đang ở giữa ranh giới giữa công việc vi mô chi tiết và công việc vĩ mô quản lý nên lượng kiến thức và năng lực được cập nhật liên tục. Đây cũng là lý do mà khi tuyển Trợ lý, nhà tuyển dụng rất coi trọng kết quả phỏng vấn thiên về kiến thức chuyên môn sâu.

4.5. Giới tính ứng viên 

Trước đây vị trí Thư ký thường ưu tiên cho phái nữ, vì yêu cầu công việc cần sự tỉ mỉ, cẩn trọng, lại làm việc chủ yếu trong môi trường văn phòng. Còn Trợ lý thì ưu tiên phái nam hơn, nhất là những Trợ lý chuyên môn cần ra ngoài nhiều như Sales, Marketing… Nhưng hiện tại, với sự hỗ trợ từ công nghệ hiện đại, kết hợp năng lực và kỹ năng đa dạng ở mọi giới tính, nhà tuyển dụng đã không còn đặt nặng yếu tố này trong yêu cầu tuyển dụng nữa.

Sự khác nhau giữa Trợ lý và Thư ký cho chúng ta thấy vai trò của Trợ lý cao hơn Thư ký. Trong cấu trúc doanh nghiệp, Trợ lý có thể được xem là cấp quản lý của các vị trí Thư ký. Do đó, trong hành trình sự nghiệp mà Ms. Uptalent gợi ý, bạn hoàn toàn có thể lên vị trí quản lý từ vai trò của một Trợ lý, và muốn làm một trợ lý giỏi, bạn hoàn toàn có thể bắt đầu với vai trò Thư ký tại phòng ban chuyên môn phù hợp.

Dịch vụ headhunting - Săn đầu người
------------------------------------
HRchannels - Headhunter - Dịch vụ tuyển dụng cao cấp
Hotline: 08. 3636. 1080
Email: sales@hrchannels.com / job@hrchannels.com
Website: https://hrchannels.com/
Địa chỉ: Tòa MD Complex, 68 Nguyễn Cơ Thạch, Nam Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam
Nguồn ảnh: internet
HRchannels

HRchannels

HRchannels là nền tảng tuyển dụng và thu hút nhân sự cấp cao hàng đầu tại Việt Nam. Với hơn 16 năm kinh nghiệm tuyển dụng nhân sự cấp cao. Chúng tôi là công ty headhunter hàng đầu ở Việt Nam.