Stay Interviews là gì? Lợi ích và cách tiến hành hiệu quả

Là một doanh nghiệp với nhiều định hướng phát triển lâu dài, chắc chắn tổ chức của bạn sẽ không muốn bị “chảy máu chất xám”, hao tổn tâm sức và tài lực đào tạo nhân sự giỏi. Giải pháp được hướng đến là phải nâng cao sự hài lòng của nhân viên ngay khi họ còn gắn kết với tổ chức chứ không phải đợi họ ngỏ lời “xin nghỉ việc” rồi mới thuyết phục. “Phòng bệnh luôn tốt hơn chữa bệnh”, và Stay Interview chính là giải pháp “phòng bệnh” mà Ms Upatalent muốn nhắc đến.

1. Stay Interview là gì?

Stay Interview – tạm dịch Phỏng vấn lưu trú / Phỏng vấn giữ chân nhân sự - là buổi phỏng vấn giữa người quản lý và nhân viên được thực hiện ở một không gian riêng dưới hình thức một buổi nói chuyện, trao đổi.

Trước đây nhân viên tham gia Stay Interview thường là nhân sự làm việc lâu năm ở doanh nghiệp, nhưng ngày nay, hình thức phỏng vấn này áp dụng cho cả nhân viên mới vừa trở thành nhân viên chính thức.

Mục đích của mỗi buổi Stay Interview là nhằm tìm hiểu những yếu tố nào trong công việc thôi thúc nhân viên duy trì với công việc, hay nói cách khác, doanh nghiệp muốn hiểu điều gì trong công việc và môi trường làm việc được nhân viên coi trọng và lấy đó làm động lực cho bản thân. Đồng thời, với không gian trao đổi riêng tư, mọi thông tin đều được giữ bí mật, phía doanh nghiệp cũng muốn biết những mong đợi mà nhân viên đang tìm kiếm ở nơi làm việc.

2. Lợi ích Stay Interview mang đến cho doanh nghiệp

Áp dụng Stay Interview ngày càng được sử dụng phổ biến, không phải là do chạy theo trào lưu mà vì phương pháp này thật sự mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp

2.1. Hoàn thiện thương hiệu nhà tuyển dụng

Thông qua Stay Interview, doanh nghiệp nhận ra rõ hơn những thiếu sót của tổ chức trong công tác quản trị nhân sự. Tìm cách khắc phục những thiếu sót này, hình ảnh thương hiệu nhà tuyển dụng càng hoàn hảo hơn, càng thuận lợi thu hút nhân sự giỏi.

2.2. Giữ chân nhân sự hiệu quả

Trao đổi Stay Interview giúp doanh nghiệp và nhân viên hiểu nhau hơn. Những vấn đề bất như ý đang “âm ỉ” trong lòng nhân viên sẽ được doanh nghiệp xử lý sớm. Cảm xúc của nhân viên sẽ được hồi phục tích cực trở lại, an tâm duy trì cam kết gắn bó với tổ chức, giảm tỷ lệ chuyển việc.

2.3. Giảm hao tốn nguồn lực tuyển dụng

Tuyển dụng lại, đào tạo lại, thử việc lại… hàng tá công việc nhân sự phải triển khai lại sẽ tốn nhiều chi phí, thời gian và cả sức lực của doanh nghiệp. Việc tiến hành Stay Interview để giữ nhân sự đã phù hợp công việc tại tổ chức sẽ tiết kiệm nguồn lực hơn rất nhiều.

2.4. Cải thiện chất lượng nhân viên

Nhân viên là người trực tiếp triển khai công việc chuyên môn mỗi ngày, những ngóc ngách khó khăn trong xử lý công việc, họ là người rành nhất. Tham gia Stay Interview, nhân viên có cơ hội trải lòng và chia sẻ những ngóc ngách đó. Từ những nội dung này, doanh nghiệp sẽ xác định chuẩn xác những nội dung mà nhân viên cần được đào tạo, hỗ trợ. Cung cấp đúng những nội dung này, hiệu suất làm việc của nhân viên sẽ được cải thiện đáng kể, doanh nghiệp cũng tránh được việc đầu tư sai hướng, gây lãng phí.

3. Trình tự triển khai Stay Interview hiệu quả trong tổ chức

Nhân sự là vấn đề khá phức tạp vì đối tượng tác động là “con người” với đa dạng tính cách, quan điểm, tố chất, sự kỳ vọng… Do đó, những phương pháp cải tiến quản trị nhân sự như Stay Interview rất cần một trình tự triển khai khoa học:

3.1. Lên danh sách đối tượng tham gia Stay Interview

3.1.1. Người phỏng vấn

Để khai thác tốt nhất thông tin mà nhân viên quan tâm thì người phỏng vấn phải là người hiểu rõ về tính chất công việc của nhân viên và biết phong cách làm việc của nhân viên đó. Và đó cũng phải là người mà nhân viên tin tưởng, thoải mái khi trao đổi riêng, cởi mở chia sẻ thông tin. Chính vì vậy, người phỏng vấn tốt nhất không ai khác chính là quản lý trực tiếp của nhân viên tham gia Stay Interview. Đó có thể là trưởng / phó phòng chuyên môn, trưởng bộ phận, trưởng nhóm…

3.1.2. Người được phỏng vấn

Nhân viên ở mỗi phòng ban không phân biệt thâm niên, không phân biệt cấp bậc đều có thể tham gia Phỏng vấn giữ chân nhân viên (Stay Interview). Tùy vào phạm vi mà doanh nghiệp muốn thu hút và giữ chân nhân tài mà đối tượng nhân viên được chọn sẽ khác nhau (nhân viên mới ký hợp đồng, nhân viên thâm niên, nhân viên có thành tích cao …)

3.2. Không gian tiến hành Stay Interview

Một không gian riêng, bảo mật, hạn chế ánh nhìn soi mói của đồng nghiệp là tiêu chuẩn lựa chọn không gian Stay Interview, tuy nhiên, đó cũng đừng là nơi vắng vẻ, tách biệt, quá bí mật đến mức khiến nhân viên cảm thấy không an toàn. Không gian phù hợp là phòng của Sếp, phòng họp của doanh nghiệp, nếu muốn bảo mật hơn thì có thể sắp xếp ở quán nước, quán ăn hoặc phỏng vấn trực tuyến qua video call.

3.3. Thời gian tiến hành Stay Interview

Cần để nhân viên ổn định nhịp làm việc, quen môi trường làm việc, trải nghiệm tính chất công việc trong một khoảng thời gian đủ dài thì kết quả Stay Interview mới thật sự mang lại giá trị cao. Do đó, thời gian tiến hành Phỏng vấn giữ chân nhân viên nên chọn lúc:

• Sau khi nhân viên hoàn thành dự án lớn

• Sau khi hoàn thành đợt đánh giá hiệu suất công việc thường niên

• Sau 1 – 2 tháng làm việc cùng lãnh đạo mới hoặc triển khai chính sách mới…

Áp dụng vào lúc này, những dấu ấn về công việc (khó khăn, thuận lợi, cái hay muốn được trau dồi…) đều vẫn còn rất “hot” nên dữ liệu mà nhân viên cung cấp vừa phong phú lại vừa thiết thực. Khi quy trình Stay Interview đã hoàn thiện, doanh nghiệp có thể tiến hành Phỏng vấn giữ chân nhân sự theo quý/ nửa năm/ một năm để tạo tất cả nhân viên chủ động nắm bắt thời gian và chuẩn bị đầy đủ những gì mình muốn góp ý.

3.4. Thiết kế câu hỏi phỏng vấn

Dưới đây là danh sách các câu hỏi cung cấp giá trị thông tin cao từ buổi Stay Interview, tùy thuộc vào mỗi tính chất công việc đặc thù, doanh nghiệp có thể bổ sung thêm (Lưu ý: Thời gian tiến hành phỏng vấn giữ chân nhân sự chỉ nên từ 30 – 60 phút)

• Mỗi ngày đến công ty, bạn mong đợi điều gì nhất? Vì sao?

• Làm việc mỗi ngày, điều gì khiến bạn cảm thấy không thích/không hài lòng? Vì sao?

• Chính sách đánh giá, khen thưởng nhân viên của doanh nghiệp, bạn thấy đã ổn chưa? Có cần bổ sung thêm gì không?

• Nhân viên ngoài công việc còn có cuộc sống riêng, theo bạn, môi trường làm việc hiện tại có đảm bảo cân bằng công việc và cuộc sống chưa? Bạn có đề nghị gì để hoàn thiện hơn mặt này không?

• Chương trình đào tạo nội bộ, hỗ trợ nhân viên nâng cao chuyên môn có thu hút bạn không? Điều gì khiến bạn không thoải mái tham gia chương trình?

• Suốt năm vừa qua, có thời điểm nào làm bạn cảm thấy bất an, lo lắng trong công việc không?

• Bạn có thể kể cho tôi nghe một ngày làm việc mà bạn cảm thấy vui vẻ nhất không?

• Bạn mong đợi thêm điều gì ở công việc hiện tại? Vì sao?

• Ở nơi làm việc trước, bạn thấy có điểm gì hay mà có thể bổ sung vào doanh nghiệp của chúng ta không?

• Buổi sáng khi đi làm, trên chặng đường đến công ty, bạn thường suy nghĩ điều gì?

• Sau một ngày tất bật với công việc, trên đường về nhà, bạn sẽ ưu tiên nghĩ về việc gì?

• Để cải thiện trải nghiệm của nhân viên trong doanh nghiệp, đứng ở lập trường của bạn, bạn mong muốn doanh nghiệp nên làm hay nên thay đổi điều gì?

3.5. Tập huấn cho người phỏng vấn

Mỗi người quản lý đều sẽ có những quan điểm và cách đánh giá riêng của mình, nó mang tính chủ quan nên nếu để họ tự tiến hành Stay Interview một cách tự nhiên thì kết quả thu được có thể không mấy chuẩn xác.

Vì vậy, trước khi tiến hành Stay Interview, những người phỏng vấn cần tham gia một khóa đào tạo nội bộ ngắn hạn, nơi mà người chủ quản (thường là Trưởng phòng nhân sự) sẽ định hướng rõ ràng, thống nhất:

• Mục đích khai thác thông tin của từng câu hỏi

• Cách thức ghi nhận và phân bổ thông tin thu thập vào đúng nhóm nội dung thiết kế

• Phạm vi mở rộng nội dung câu hỏi khai thác nhân viên mà doanh nghiệp cho phép, nhất là khi khai thác thông tin nhạy cảm (liên quan đến quản lý, góc khuất trong mối quan hệ đồng nghiệp…)

• Kỹ năng giao tiếp, kỹ năng lắng nghe phù hợp để nhân viên không bị gò bó, e ngại khi trả lời phỏng vấn giữ chân…

3.6. Tiến hành phỏng vấn Stay Interview

Phòng nhân sự sẽ làm cầu nối để sắp xếp lịch trình phỏng vấn thống nhất giữa người quản lý và những nhân viên sẽ tham gia Stay Interview. Toàn bộ đợt phỏng vấn sẽ gói gọn từ 2 – 4  tuần, nên như vậy vì khi đó dữ liệu thu thập được vẫn giữ nguyên giá trị.

3.7. Phân tích dữ liệu, thiết lập báo cáo sau Stay Interview

Dữ liệu sau khi được các quản lý thu thập sẽ gửi về bộ phận phân tích của phòng nhân sự. Để nâng cao tốc độ và chất lượng xử lý dữ liệu, lại không lo bị yếu tố chủ quan đan xen, doanh nghiệp nên lựa chọn cho mình một phần mềm phân tích dữ liệu thích hợp.

3.8. Nghiên cứu giải pháp cải tiến

Nguồn lực của tổ chức có hạn nên không thể cùng lúc cải tiến tất tần tật những mong đợi của nhân viên được. Doanh nghiệp chỉ có thể dựa trên kết quả phân tích, kèm theo bảng thống kê trực quan dễ quan sát để nhận biết được đâu là yếu tố cấp bách cần cải tiến ngay, đâu là ý kiến nhiều nhân viên đề cập nhất…

3.9. Triển khai và đo lường giải pháp cải tiến

Sau khi đã nghiên cứu và lựa chọn giải pháp phù hợp, doanh nghiệp sẽ triển khai giải pháp tại một bộ phận nhỏ hoặc cụm phòng ban chuyên môn. Cứ đều đặn mỗi tuần, phòng nhân sự sẽ tổng hợp dữ liệu để xem có cần điều chỉnh yếu tố nào trong giải pháp thử nghiệm hay không. Kết quả tổng hợp sẽ được chốt lại sau 1-3 tháng và thiết lập báo cáo gửi ban lãnh đạo phê duyệt trước khi tiến hành triển khai đại trà.

Phỏng vấn giữ chân nhân sự một cách cởi mở, nhân viên sẽ thoải mái chia sẻ với doanh nghiệp nhiều điều họ cảm thấy hài lòng, chưa hài lòng và còn đề xuất nhiều cải tiến giá trị. Nhờ vậy, doanh nghiệp biết mình nên phát huy, loại bỏ hay cải thiện công tác quản trị nhân sự ở mặt nào. Chủ động hoàn thiện để “nguy cơ mất nhân tài” không có cơ hội xuất hiện trong tổ chức chính là giá trị cao nhất mà Ms Upatalent muốn lan tỏa qua bài viết Stay Interview trên đây.

------------------------------------

 

HRchannels - Headhunter -  Dịch vụ tuyển dụng cao cấp
Hotline: 08. 3636. 1080
Email: sales@hrchannels.com / job@hrchannels.com
Website: https://hrchannels.com/
Địa chỉ: Tòa MD Complex, 68 Nguyễn Cơ Thạch, Nam Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam

Nguồn ảnh: internet