Social Recognition Platforms: Nâng Cao Sự Hài Lòng Và Gắn Kết Của Nhân Viên

Dù phải cố gắng hơn, cống hiến nguồn lực cá nhân nhiều hơn để hoàn thành công việc của tổ chức, nhân viên vẫn cảm thấy rất tự hào và hãnh diện khi những nỗ lực của mình được tập thể ghi nhận. Dựa trên yếu tố tâm lý này, hôm nay, Ms Upatalent tiếp tục chia sẻ đến quý doanh nghiệp một giải pháp nâng cao sự hài lòng và gắn kết của nhân viên, giải pháp có tên gọi Social Recognition Platform. 

1. Tìm hiểu khái niệm Social Recognition Platforms

Social Recognition Platforms – tạm dịch Nền tảng công nhận xã hội – là những nền tảng (hệ thống, phần mềm, ứng dụng…) được sử dụng nhằm đảm bảo những sự nỗ lực làm việc của mỗi nhân viên dù là nhỏ nhất đều được công nhận đầy đủ.

Sở dĩ nền tảng có thêm chữ “Social” (xã hội) vì hầu hết đều được thiết lập theo nguyên tắc xã hội, nghĩa là những người xung quanh nhân viên – bao gồm: Sếp, đồng nghiệp, thậm chí là đối tác/ khách hàng – phản hồi những nhận xét tốt đẹp, những lời khen, những phần thưởng … cho nhân viên đó và hiệu quả công việc mà họ hoàn thành.

2. Vì sao doanh nghiệp rất chú trọng Social Recognition Platforms?

Khi sự vất vả và thành quả của nhân viên được ghi nhận thì mức độ hài lòng và gắn kết của họ sẽ nâng cao, mang đến cho doanh nghiệp rất nhiều lợi ích bền vững:

2.1. Chủ động cải thiện hiệu suất công việc

Biết chắc chắn những đóng góp tốt hơn của mình đều sẽ được công nhận và được cụ thể hóa bằng những giá trị thiết thực (hiện kim, hiện vật, cơ hội phát triển…), nhân viên sẽ càng chủ động học hỏi thêm, tìm cách cải thiện hiệu suất công việc của chính mình mà chẳng cần Sếp phải nhắc nhở.

2.2. Tỷ lệ chuyển việc thấp

Mặc dù “không ai là không thể thay thế” nhưng cứ phải đào tạo nhân sự mới liên tục sẽ khiến doanh nghiệp mất nhiều thời gian, tài chính, chẳng thể tập trung cho chiến lược phát triển. Social Recognition Platforms chính là “liều thuốc” thần kỳ giải quyết vấn đề này vì nền tảng góp phần đáng kể nâng cao sự hài lòng của nhân viên với tổ chức.

2.3. Phát triển hiệu quả làm việc nhóm

Mối quan hệ công việc giữa các đồng nghiệp sẽ cởi mở hơn, gắn kết và hợp tác tốt hơn vì lúc này, thành tích sẽ được ghi nhận đúng người, đúng việc. Tình trạng nhập nhằng phần việc hoàn thành được giảm thiểu tối đa nên nhân viên không còn e dè sợ bị giành công nữa. Họ thoải mái sáng tạo, đổi mới và hỗ trợ nhau trong công việc.

2.4. Duy trì và mở rộng thị phần tốt

Nhân viên thoải mái tinh thần khi làm việc, vui vẻ khi đến công ty thì khi tiếp xúc khách hàng, họ cũng sẽ vui vẻ, nhẫn nại để phục vụ. Mức độ hài lòng của khách hàng nâng lên, “một đồn mười, mười đồn trăm” thế là rất nhiều khách hàng khác sẽ chủ động lựa chọn doanh nghiệp, chi phí Marketing tiết kiệm được không hề nhỏ.

2.5. Phát triển thương hiệu nhà tuyển dụng

Một môi trường làm việc công bằng, minh bạch, công nhận đúng năng lực và giá trị cống hiến của nhân viên thì chính nhân viên sẽ là “sứ giả” truyền thông ra thị trường lao động những điều tích cực này. Các ứng viên chất lượng  sẽ luôn hướng về tổ chức để “săn” việc phù hợp, phòng nhân sự không còn vất vả tìm kiếm ứng viên nữa.

2.6. Cải thiện khả năng phục hồi bền bỉ

Những thay đổi trong tính chất công việc, hay những khó khăn, thử thách phát sinh bất ngờ là điều khó né tránh. Nhưng với tâm lý hài lòng và cam kết gắn bó đã xác định, các nhân viên sẽ có được sự hợp tác tốt, hỗ trợ nhau nhanh chóng lấy lại tinh thần làm việc, cùng vượt qua mọi biến động một cách thuận lợi.

3. Yếu tố cốt lõi tạo nên Social Recognition Platforms

Một nền tảng công nhận xã hội chuyên nghiệp, chất lượng, hỗ trợ doanh nghiệp tích cực cần hội tụ các yếu tố sau:

3.1. Giao diện thân thiện, dễ sử dụng

Người sử dụng nền tảng không phải ai cũng rành về công nghệ, không phải ai cũng có nhiều thời gian để cặm cụi tìm hiểu cách sử dụng. Cho nên, thiết kế Social Recognition Platforms phải thân thiện, đảm bảo dễ dàng tiếp cận và sử dụng (truy cập, tìm kiếm, gửi phản hồi…) cho tất cả mọi trình độ, mọi lứa tuổi.

3.2. Thay đổi tính năng thuận lợi

Tiêu chí đánh giá, công nhận nhân viên ở mỗi thời điểm sẽ khác nhau tùy theo chiến lược kinh doanh và chiến lược phát triển nhân sự. Vì vậy, cung cấp tính năng tùy chỉnh cho Social Recognition Platforms là điều cần thiết, cho phép ban quản lý doanh nghiệp linh hoạt chọn:

• Hình thức thể hiện sự công nhận (lời nói, quả thưởng, điểm thành tích…)

• Tiêu chí ưu tiên, phương pháp tính điểm xếp hạng…

• Phân quyền đối tượng phản hồi công nhận cho Sếp, cho Sếp + đồng nghiệp, cho thêm người bên ngoài (đối tác, khách hàng, nhà phân phối…)

3.3. Phân tích dữ liệu thông minh

Những nhận xét, bình luận sẽ được tính năng phân tích dữ liệu của nền tảng tự động ghi nhận, quy ra điểm số và tính điểm số theo các tiêu chí đặt ra. Việc tự động hóa này tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức cho người phụ trách quản lý Social Recognition Platforms của doanh nghiệp. Về phía nhân viên, họ có thể theo dõi kết quả thành tích mà mình được công nhận, từ đó thôi thúc bạn thân nỗ lực hơn nữa để chinh phục giá trị công nhận mà mình mong muốn.

3.4. Dễ dàng liên kết với ứng dụng khác

Nền tảng công nhận xã hội tích hợp quá nhiều tính năng sẽ rất rối, giảm tốc độ truy cập, lại tốn nhiều tiền đầu tư. Thay vào đó, doanh nghiệp sẽ yêu cầu tích hợp khả năng liên kết với những ứng dụng hỗ trợ các tính năng khác như:

Zalo để chat giải đáp thắc mắc sử dụng nền tảng

Zoom, Google Meet để họp trực tuyến

Slack quản lý làm việc nhóm giúp việc ghi nhận thành tích lên nền tảng nhanh chóng hơn…

3.5. Chuyên mục tư vấn hỗ trợ sử dụng

Các tiêu chí để công nhận thành tích không chỉ có một mà rất nhiều nội dung sẽ đan xen nhau. Nếu không có chuyên mục “Tư vấn hỗ trợ” trên Social Recognition Platforms thì:

Nhân viên hiện tại khi gặp sự cố mạng trong thao tác trên nền tảng hay khi có nhiều điểm không chắc chắn, họ không biết ai rành nền tảng để mà hỏi cả.

Nhân viên mới thì cứ có ai vào lại phải có nhân viên cũ chia sẻ thông tin sử dụng và các tiêu chí công nhận trên Social Recognition Platforms, rất bất tiện.

4. Làm thế nào để xây dựng Social Recognition Platforms thành công?

4.1. Sử dụng Social Recognition Platforms nhằm mục tiêu gì?

Công nhận kết quả làm việc của nhân viên là mục tiêu chung khi sử dụng nền tảng này, nhưng khi xây dựng nền tảng thì doanh nghiệp còn phải xác định được mục tiêu cụ thể nữa, đó có thể là mong muốn:

• Giữ chân nhân tài gắn kết lâu dài

• Nâng cao khả năng hợp tác, làm việc nhóm

• Cải thiện chất lượng đổi mới, sáng tạo trong cách làm việc…

Mục tiêu cụ thể này sẽ theo suốt trong hành trình xây dựng Social Recognition Platforms nên rất cần sự đồng thuận và chung tay từ mỗi nhân sự, mỗi phòng ban. Do đó, lấy ý kiến biểu quyết thống nhất là điều nên làm.

4.2. Thiết lập các tiêu chuẩn công nhận

Cùng một tiêu chí công nhận nhưng nhân sự ở phòng ban khác nhau sẽ có yêu cầu về mức điểm khác nhau. Vì vậy, đội ngũ xây dựng Social Recognition Platforms cần tiếp xúc với nhân sự hoặc người quản lý ở mỗi phòng ban chuyên môn để soạn thảo tiêu chuẩn và thang điểm đánh giá phù hợp cho mỗi tiêu chuẩn.

Sau khi đã tổng hợp đủ, đội ngũ sẽ sàng lọc, lựa chọn lại cho phù hợp. Ngoài việc dựa trên chuyên môn, đội ngũ xây dựng Social Recognition Platforms còn cần dựa trên sứ mệnh, tầm nhìn, giá trị cốt lõi của doanh nghiệp nhằm đảm bảo sự nỗ lực của nhân viên không đi chệch hướng của tổ chức.

4.3. Lựa chọn nhà cung cấp Social Recognition Platforms phù hợp

Số lượng đơn vị lập trình có cung cấp Social Recognition Platforms khá lớn, mỗi nơi sẽ có những thiết kế riêng nhằm tối ưu giá trị sử dụng cho doanh nghiệp. Tùy vào điều kiện tài chính, tiêu chuẩn đánh giá công nhận, phạm vi đối tượng áp dụng, mong muốn tích hợp bổ sung tính năng trong tương lai… mà mỗi doanh nghiệp sẽ có sự lựa chọn riêng.

Để an tâm về mức độ phù hợp, doanh nghiệp hoàn toàn có thể yêu cầu sử dụng thử trong 1 – 2 tuần. Áp dụng trước với nhân sự ở chuyên môn có nhiều tiêu chuẩn đánh giá, tiếp đến thu thập các nhận xét từ quá trình sử dụng rồi mới quyết định lựa chọn sản phẩm nào.

4.4. Hình thành thói quen sử dụng Social Recognition Platforms

Các vị trí quản lý nên là đối tượng sử dụng Social Recognition Platforms đầu tiên. Những nhận xét và khích lệ từ chính người quản lý sẽ thúc đẩy nhân viên cấp dưới sử dụng nền tảng này một cách nhiệt tình.

Qua giai đoạn bỡ ngỡ ban đầu, doanh nghiệp nên triển khai chương trình khuyến khích sử dụng Social Recognition Platforms trong hoạt động công việc hằng ngày, bằng cách:

• Cộng điểm công nhận theo tần suất truy cập trong khung giờ cụ thể

• Chốt điểm công nhận sau 1 – 2 tháng và khen thưởng cho 03 người có điểm số  cao nhất (bao gồm điểm thành tích, điểm truy cập nền tảng, điểm đóng góp phản hồi…)

4.5. Tiếp thu phản hồi và điều chỉnh

Thời gian đầu áp dụng chắc chắn sẽ có những tiêu chuẩn công nhận chưa thật sự phù hợp theo tính chất công việc cụ thể. Chính vì vậy, thực hiện khảo sát Social Recognition Platforms sau khoảng 2 tháng sử dụng trong toàn doanh nghiệp sẽ giúp tổ chức hiểu rõ hơn về những bất cập và có hướng điều chỉnh phù hợp.

Quá trình này cần được triển khai thường xuyên theo đợt, khoảng 2 tháng/lần để các tiêu chí hoàn thiện ổn nhất sau một năm áp dụng. Khi đó, vừa định hình được thói quen tương tác trên Social Recognition Platforms, vừa có được nhiều bằng chứng thực tế khẳng định sử dụng Social Recognition Platforms là trách nhiệm, cũng là quyền lợi mà doanh nghiệp trao đến nhân viên.

Tiềm năng của nhân sự rất lớn nhưng chỉ những doanh nghiệp áp dụng Social Recognition Platform hiệu quả mới có thể khai thác tối đa. Trình tự xây dựng, Ms Upatalent đã chia sẻ, vấn đề tiếp theo là sự đầu tư thời gian, tài lực cho hành trình triển khai, kiểm nghiệm và điều chỉnh. Điều quan trọng là tổ chức phải luôn ý thức mạnh mẽ khả năng nâng cao sự hài lòng và gắn kết của nhân viên của nền tảng để giữ “lửa” nhiệt huyết trên suốt hành trình này.

 

------------------------------------

 

HRchannels - Headhunter -  Dịch vụ tuyển dụng cao cấp
Hotline: 08. 3636. 1080
Email: sales@hrchannels.com / job@hrchannels.com
Website: https://hrchannels.com/
Địa chỉ: Tòa MD Complex, 68 Nguyễn Cơ Thạch, Nam Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam

Nguồn ảnh: internet