Quy trình làm việc của phòng hành chính nhân sự

Một doanh nghiệp muốn thành công cần chú trọng đến việc quản trị các nguồn lực của công ty, đặc biệt là nguồn lực nhân sự. Do đó để đảm bảo việc phát triển bền vững trong dài hạn, doanh nghiệp cần chú trọng đến việc quản lý hành chính nhân sự. Đồng thời cần quan tâm xây dựng phòng hành chính nhân sự hiệu quả, để bộ phận này có thể hoạt động đúng với vai trò và tầm quan trọng của mình trong bộ máy tổ chức của doanh nghiệp.

Phòng hành chính nhân sự là gì?

Phòng hành chính nhân sự là một bộ phận trong cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp. Chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ các công việc liên quan đến lĩnh vực nhân sự và hành chính.

Phòng hành chính nhân sự được xây dựng nhằm đáp ứng nhu cầu về nguồn lực nhân sự trong các phòng ban, bộ phận của công ty. Xây dựng các quy chế, chính sách lương thưởng và các chế độ phúc lợi, đãi ngộ trong công ty. Đồng thời bộ phận này còn là nền tảng cơ bản cho việc tuyển dụng, lựa chọn và đào tạo nhân viên cũng như quản lý các hoạt động hành chính nhân sự.

Quy trình làm việc của phòng hành chính nhân sự

Quy trình thực hiện công việc của phòng hành chính nhân sự trải qua các bước sau:

1. Lập và trình duyệt yêu cầu tuyển dụng

Khi các bộ phận hoặc công ty có nhu cầu tuyển dụng thêm nhân viên do công việc quá nhiều hoặc là công ty có kế hoạch mở rộng thêm bộ phận nào đó, thì cần tiến hành lập yêu cầu tuyển dụng dựa trên các quyết định, kế hoạch mở rộng của công ty.

Yêu cầu tuyển dụng sẽ được trình Ban giám đốc xem xét, phê duyệt. Nếu yêu cầu tuyển dụng phù hợp sẽ được chấp thuận và chuyển cho phòng hành chính nhân sự thực hiện. Nếu yêu cầu tuyển dụng chưa hợp lý sẽ được trả lại để điều chỉnh, bổ sung.

2. Tiến hành tuyển dụng

Phòng hành chính nhân sự dựa vào các thông tin về số lượng, vị trí cần tuyển cùng các mô tả công việc trên phiếu yêu cầu tuyển dụng đã duyệt, tiến hành đăng tin tuyển dụng trên các kênh tuyển dụng: báo chí, trang tuyển dụng trực tuyến, trung tâm việc làm…

Tiếp nhận hồ sơ ứng viên gửi đến, tiến hành sàng lọc hồ sơ và sắp xếp lịch phỏng vấn. Tổ chức ban phỏng vấn phù hợp với từng vị trí công việc, Ban giám đốc sẽ trực tiếp phỏng vấn ứng viên hay giao cho các nhân viên có đủ khả năng phụ trách.

>>> Xem thêm: Mô tả công việc phòng hành chính nhân sự

3. Thực hiện các thủ tục thử việc

Khi đã lựa chọn được ứng viên phù hợp, phòng hành chính nhân sự bắt đầu thực hiện các thủ tục thử việc. Tiến hành lập hợp đồng thử việc theo quy định của Luật lao động, phát hành giấy nhận việc.

4. Ký hợp đồng lao động

Sau thời gian thử việc, nếu xét thấy ứng viên đạt yêu cầu thì tiến hành ký hợp đồng lao động chính thức. Đồng thời tiến hành đăng ký danh sách lao động với phòng Lao động thương binh xã hội và lập sổ BHXH, BHYT cho nhân viên mới.

Lưu trữ hồ sơ của nhân viên mới vào file lý lịch nhân viên của doanh nghiệp.

5. Tiến hành đánh giá nhân viên

Định kỳ, phòng hành chính nhân sự và Ban giám đốc cùng xem xét, đánh giá nhân viên của doanh nghiệp trong khoảng thời gian vừa rồi có hoàn thành tốt các công việc được giao hay không, có vi phạm quy định của công ty hay không. Nếu nhân viên vi phạm quy định thì cần đưa ra biện pháp xử lý phù hợp. Đồng thời dựa trên các thành tích đạt được mà có quyết định khen thưởng phù hợp.

Sau khi Ban giám đốc và các trưởng bộ phận đưa ra nhận xét, đánh giá sau cùng về kết quả công việc của nhân viên, thì họ sẽ biết được nhân viên nào làm việc tốt, nhân viên nào không làm việc tốt, nhân viên nào có khả năng đảm nhận một công việc khác hay nhân viên nào được thăng chức. 

Sau một khoảng thời gian, có thể là sáu tháng hoặc một năm, tùy theo quy định của mỗi công ty, Ban giám đốc sẽ xem xét kết quả làm việc của nhân viên để đưa ra các quyết định khen thưởng hay các mức kỷ luật phù hợp. Căn cứ vào thời gian làm việc của từng nhân viên mà có quyết định tăng, giảm lương sao cho hợp lý.


>>> Có thể bạn quan tâm: Cơ cấu tổ chức phòng hành chính nhân sự

6. Giải quyết các chế độ, chính sách cho nhân viên

Tùy thuộc vào môi trường công việc của từng công ty, mà Ban giám đốc sẽ có quyết định thực hiện các chế độ khác nhau, như là: chế độ thai sản, chế độ nghỉ phép năm, chế độ độc hại, phụ cấp…

Giải quyết các nhu cầu nghỉ phép của nhân viên khi họ làm đơn xin nghỉ phép, xử lý yêu cầu nghỉ việc của nhân viên khi họ làm đơn xin nghỉ việc hoặc khi hết hạn hợp đồng. 

Ban giám đốc có quyền cho nghỉ việc đối với các nhân viên vi phạm kỷ luật, vi phạm các điều khoản đã cam kết trong hợp đồng hoặc nhân viên đó làm những việc gây tổn hại cho doanh nghiệp.

7. Quản lý hồ sơ nhân viên

Phòng hành chính nhân sự có trách nhiệm quản lý, lưu giữ toàn bộ hồ sơ lý lịch của tất cả các nhân viên trong doanh nghiệp.

---------------------------------------------------------

HRchannels - Dịch vụ tuyển dụng cao cấp
Hotline: 08. 3636. 1080
Email: sales@hrchannels.com / job@hrchannels.com
Website: www.hrchannels.com
Địa chỉ: Tầng 12A.3, Tòa MD Complex, 68 Nguyễn Cơ Thạch, Nam Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam

Nguồn ảnh: internet