Sự biến đổi không ngừng của nền kinh tế và xã hội khiến quản lý dự án trở thành hoạt động mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng phải thực hiện. Nguyên nhân là vì nó có thể giúp hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp phát triển và mang lại lợi nhuận tối ưu. Với tầm quan trọng trong việc đảm bảo các chiến lược, kế hoạch, công trình hoàn thành đúng tiêu chuẩn mà quản lý dự án ngày càng trở thành công việc lý tưởng cho những nhân sự có chuyên môn và năng lực tốt. Vậy bạn đã biết những gì về lĩnh vực này? Hãy cùng Ms Uptalent tìm hiểu một số thông tin thú vị xoay quanh công việc này để hiểu rõ hơn quản lý dự án là gì nhé.
MỤC LỤC:
1- Quản lý dự án là gì?
2- Vai trò của quản lý dự án
>> Mô tả công việc quản lý dự án các ngành nghề
3- Kỹ năng của quản lý dự án
3.1- Kỹ năng giao tiếp
3.2- Kỹ năng lãnh đạo
3.3- Kỹ năng quản lý nhóm
3.4- Kỹ năng đàm phán
3.5- Kỹ năng tổ chức
3.6- Kỹ năng quản lý rủi ro
4- Mô tả công việc quản lý dự án các lĩnh vực á
4.1- Quản lý dự án xây dựng
4.2- Quản lý dự án cơ điện
4.3- Quản lý dự án IT
Xem thêm >>>> Việc làm Quản lý chất lượng (QA / QC) lương cao
Theo định nghĩa trên Wikipedia thì quản lý dự án được định nghĩa như sau: “Quản lý dự án là quá trình dẫn dắt công việc của một đội nhóm nhằm đạt được tất cả các mục tiêu của dự án trong những ràng buộc nhất định. Các ràng buộc này gồm có phạm vi, thời gian và ngân sách.”
Một dự án được hiểu là “bất kỳ nỗ lực tạm thời nào có thời điểm bắt đầu và kết thúc được xác định”. Ví dụ như: phát triển sản phẩm mới, xây dựng một tòa nhà, xây dựng hệ thống dữ liệu mới, tổ chức cuộc họp,…
Có thể thấy quản lý dự án xuất hiện trong rất nhiều khía cạnh khác nhau. Kế tiếp chúng ta hãy tìm hiểu quản lý dự án trong một số lĩnh vực cụ thể.
>>>> Xem thêm: Quản lý dự án (Project manager) là gì? Làm trong lĩnh vực nào?
2- Vai trò của quản lý dự án
Như bạn đã biết dự án là công việc chỉ diễn ra trong một khoảng thời gian nhất định nhằm tạo ra một sản phẩm hay kết quả nào đó. Quá trình thực hiện dự án thường trải qua nhiều giai đoạn với các hoạt động từ đơn giản đến phức tạp. Đồng thời để hoàn thành một dự án doanh nghiệp sẽ phải sử dụng nhiều loại công cụ, kỹ thuật, nguồn lực, kỹ năng khác nhau,…để đạt được mục tiêu đã đặt ra.
Chính vì vậy, vấn đề đặt ra là doanh nghiệp phải quản lý dự án sao cho hiệu quả. Trước tiên là vì quản lý dự án quyết định sự thành bại của một dự án. Cụ thể hoạt động quản lý sẽ ảnh hưởng đến việc điều phối, phân bổ nguồn lực của dự án. Từ đó quyết định khả năng hoàn thành các mục tiêu của dự án.
Đồng thời việc quản lý dự án tốt sẽ đảm bảo dự án hoàn thành đúng thời hạn. Trong một dự án yếu tố thời gian rất quan trọng, mỗi dự án luôn có thời hạn hoàn thành nhất định. Do đó, khi yếu tố về thời gian không được đảm bảo, dự án sẽ rơi vào cảnh thất bại.
Có thể thấy quản lý dự án là một phần không thể thiếu trong sự thành công của hoạt động quản trị doanh nghiệp và quản lý chiến lược toàn diện. Vì vậy, bất kỳ tổ chức, doanh nghiệp nào cũng cần trang bị cho đội ngũ quản lý, điều hành kỹ năng quản lý dự án để hoàn thành tốt nhất các mục tiêu kinh doanh và cải thiện hoạt động. Hãy luôn nhớ các mục tiêu, kế hoạch phát triển và các dự án của doanh nghiệp sẽ khó thành công nếu thiếu đi quản lý dự án.
3- Kỹ năng của quản lý dự án
Nhà quản lý dự án sẽ phải làm việc với nhiều đội nhóm, cá nhân khác nhau. Ở một khía cạnh nào đó bạn chính là một nhà lãnh đạo. Vì vậy bạn cần sở hữu những kỹ năng quan trọng khác ngoài chuyên môn và kinh nghiệm. Sau đây là các kỹ năng quan trọng đối với nhà quản lý dự án bạn cần phải có:
3.1- Kỹ năng giao tiếp
Phần lớn thời gian người quản lý dự sẽ phải giao tiếp với người khác để truyền đạt mục tiêu, ý tưởng và các vấn đề có liên quan đến dự án. Về cơ bản kỹ năng giao tiếp là một chủ đề rất rộng. Bạn sẽ khó lòng tiếp cận mọi khía cạnh của nó. Vì vậy hãy bắt đầu bằng việc rèn luyện khả năng thuyết trình. Sau đó tiếp tục phát triển các phương diện khác.
3.2- Kỹ năng lãnh đạo
Để hoàn thành các mục tiêu của dự án, bạn cần có khả năng dẫn dắt đội nhóm. Mặc dù, kỹ năng lãnh đạo thường được nhắc đến trong hoạt động quản lý, nhưng trên thực tế các nhà quản lý dự án còn thiếu kỹ năng này. Vì vậy, bạn nên xem mình là một nhà lãnh đạo và chú tâm rèn luyện kỹ năng này từ sớm.
3.3- Kỹ năng quản lý nhóm
Ngoài khả năng dẫn dắt, người quản lý dự án còn phải biết cách quản lý và điều phối công việc của các thành viên khác. Cụ thể họ sẽ phải phân công nhiệm vụ công việc cho mọi người, xác định mục tiêu, giải quyết các xung đột và đánh giá kết quả. Quan trọng nhất là họ phải có khả năng truyền cảm hứng cho những người khác trong nhóm.
3.4- Kỹ năng đàm phán
Trong quá trình giao tiếp với các đối tượng có tham gia vào dự án, bạn sẽ phải đàm phán với họ về cách sử dụng nguồn lực, ngân sách, xây dựng lịch trình làm việc và rất nhiều các thỏa thuận khác. Do đó, có kỹ năng đàm phán tốt sẽ giúp bạn giải quyết mọi việc ổn thỏa khiến các bên đều hài lòng.
>>>> Có thể bạn quan tâm: Mô tả công việc quản lý dự án các ngành nghề
3.5- Kỹ năng tổ chức
Để có thể lãnh đạo và phân công công việc hiệu quả cho người khác thì trước tiên bạn cần có khả năng tự tổ chức công việc của chính mình cho tốt. Vì vậy, một khi bạn có thể tổ chức công việc cá nhân tốt thì năng lực quản lý dự án của bạn cũng được nâng cao.
3.6- Kỹ năng quản lý rủi ro
Nhiều nhà quản lý dự án đã bỏ qua vấn đề rủi ro vì cho rằng điều đó không khẩn cấp. Thế nhưng, nếu bạn có thể dự đoán và chuẩn bị sẵn giải pháp trước khi phát sinh vấn đề thì khả năng thành công của dự án sẽ càng cao hơn.
4- Công việc của các vị trí quản lý dự án
4.1- Quản lý dự án xây dựng
Quản lý dự án xây dựng là việc thực hiện công tác giám sát, lập kế hoạch, thiết kế và điều phối quá trình xây dựng một dự án từ lúc bắt đầu đến khi hoàn thành công trình.
Đối với ngành xây dựng, công tác quản lý dự án có vai trò rất quan trọng. Hiệu quả việc quản lý sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng và tiến độ thực hiện dự án.
Người phụ trách vai trò quản lý dự án xây dựng sẽ phải vận dụng các kỹ thuật chuyên môn để quản lý hiệu quả các công trình xây dựng. Sau đây là một số nhiệm vụ cơ bản mà nhà quản lý dự án phải đảm nhận:
- Kiểm tra, giám sát tiến độ thực hiện và lên kế hoạch làm việc phù hợp với mốc thời gian đã duyệt.
- Đánh giá tình hình thực hiện dự án và có phương án phù hợp nhằm đảm bảo dự án đang theo đúng kế hoạch.
- Hỗ trợ việc xây dựng, xem xét và đánh giá các chỉ tiêu khi lựa chọn nhà thầu.
- Hỗ trợ nhà thầu kiểm tra và lập báo cáo về nhân sự, thiết bị phục vụ cho dự án.
- Theo dõi tiến độ và đánh giá mức độ hoàn thành của dự án.
- Báo cáo những sai sót, chậm trễ và đưa ra những yêu cầu khắc phục.
- Xây dựng các chính sách đảm bảo chất lượng dự án và báo cáo tình hình theo yêu cầu.
- Tư vấn các vấn đề về hệ thống kiểm soát tài liệu của dự án.
- Kiểm tra và tư vấn về thiết kế của công trình.
- Kiểm soát những vấn đề phát sinh.
- Hỗ trợ xây dựng các công trình tạm thời, các kho bãi tập thể, hệ thống điện nước, văn phòng tại công trường.
- Kiểm tra kế hoạch đào tạo và vận hành.
- Đảm bảo an toàn lao động trong quá trình thi công.
- Hỗ trợ kiểm tra, giám sát chất lượng và số lượng của vật liệu thi công.
>>>> Bạn xem thêm: Nhà tuyển dụng tìm kiếm tố chất gì ở một Project Manager?
4.2- Quản lý dự án cơ điện
Quản lý dự án cơ điện có thể có nhiều cách gọi khác nhau tùy thuộc vào đặc điểm của công ty họ làm việc. Các chức danh thường thấy như Nhân viên M&E, Giám sát M&E, M&E Manager, M&E Executive.
Các chuyên gia quản lý dự án cơ điện có thể làm việc tại văn phòng hoặc trung tâm, phòng ban hỗ trợ kỹ thuật. Bất kể làm việc tại môi trường như thế nào thì họ luôn giữ vai trò quan trọng trong việc đảm bảo hiệu suất quản lý tốt nhất cho doanh nghiệp họ làm việc.
Thông thường các nhà quản lý dự án cơ điện sẽ đảm nhận các nhiệm vụ sau:
- Lập kế hoạch và tổ chức triển khai dự án, bao gồm lập kế hoạch nhân sự, kế hoạch vật tư, kế hoạch máy móc thiết bị, nhà ở, chuyển quân, lán trại, an toàn lao động,…
- Tạo mối quan hệ hợp tác tốt đẹp Chủ đầu tư, Tư vấn Giám sát, chính quyền địa phương để giải quyết thuận lợi các công việc trên công trường.
- Chuẩn bị hồ sơ pháp lý để khởi công.
- Tham dự các cuộc họp với các bên liên quan để giải quyết những vấn đề liên quan đến dự án.
- Lập hồ sơ xin phép về điện, nước, phòng cháy chữa cháy với chính quyền địa phương và làm việc với chính quyền địa phương cho tới khi hồ sơ được phê duyệt.
- Kiểm tra tiến độ, đốc thúc, động viên khen thưởng nhân viên tại công trình, có phương án nhân sự dự phòng để thay thế, tăng cường khi cần thiết.
- Phụ trách việc lập hồ sơ thanh toán định kỳ, hồ sơ thanh toán khối lượng hoàn thành, hồ sơ hoàn công công trình.
- Kiểm tra, ký hồ sơ và đốc thúc các đối tác ký các hồ sơ liên quan đến thanh toán, quyết toán, hoàn công của công trình.
- Lựa chọn nhà thầu phụ, đội thi công.
- Kiểm tra ký hồ sơ thanh toán cho các nhà thầu phụ.
- Phụ trách việc hợp tác, liên doanh liên kết với các công ty đối tác để tham gia dự án ở giai đoạn tiền dự án hoặc khi trúng thầu.
- Tiếp thu ý kiến của khách hàng và phân công xử lý các khiếu nại của khách hàng.
- Giải quyết các vấn đề phát sinh có liên quan đến công ty trên công trường.
- Phối hợp với bộ phận liên quan tìm kiếm các đội thi công cho các công trình cũng như dự phòng cho tương lai.
>>>> Có thể bạn quan tâm: PM là gì? Lộ trình trở thành một Project Manager
4.3- Quản lý dự án IT
Quản lý dự án IT nghĩa là quản lý các dự án thuộc lĩnh vực công nghệ thông tin. Các dự án này có sự độc lập, riêng biệt và có điểm bắt đầu – kết thúc nhằm tạo ra một sản phẩm cụ thể.
Mục tiêu các dự án IT hướng đến chính là hoàn thành sản phẩm cuối cùng đúng thời hạn nhưng phải nằm trong phạm vi ngân sách cho phép. Đồng thời sản phẩm còn phải đáp ứng tốt các yêu cầu về chất lượng do khách hàng hoặc nhà đầu tư đặt ra.
Các dự án thuộc những lĩnh vực khác nhau sẽ có đặc điểm và cấu trúc riêng biệt. Đối với lĩnh vực công nghệ thông tin các dự án sẽ được chia thành hai loại:
+ Dự án phần cứng: bao gồm các công việc triển khai lắp đặt, đưa tất cả trang thiết bị công nghệ cần thiết và phần cứng vào trạng thái hoạt động.
+ Dự án phần mềm: gồm các hoạt động triển khai phần mềm vào công tác quản lý, hoạt động sản xuất và đảm bảo an ninh.
>>>> Có thể bạn quan tâm: Mức lương của Project Manager là bao nhiêu?
Phần lớn nhiệm vụ công việc của người quản lý dự án IT liên quan tới việc hoạch định, quản lý rủi ro, giải quyết sự cố, gặp gỡ và làm việc với khách hàng. Đôi khi họ kiêm luôn vai trò của một Business Analyst (BA), đó là tiếp nhận yêu cầu từ khách hàng và trao đổi, thương lượng với họ.
Các doanh nghiệp rất xem trọng việc quản lý dự án IT vì nó sẽ đem đến thành công và rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, chẳng hạn:
+ Giúp doanh nghiệp kiểm soát được toàn bộ các hoạt động, tiến độ của dự án và đảm bảo dự án hoàn thành đúng thời hạn.
+ Đảm bảo chất lượng dự án hoàn thành đáp ứng được các mục tiêu đã đặt ra.
+ Đảm bảo chi phí dành cho dự án luôn nằm trong phạm vi ngân sách dự tính.
+ Kịp thời phát hiện các sự cố và nhanh chóng tìm ra giải pháp xử lý tốt nhất.
Qua những thông tin trên chắc hẳn bạn đọc đã nhận thấy tầm quan trọng của quản lý dự án đối với sự phát triển của doanh nghiệp cũng như nền kinh tế. Đồng thời cũng cho thấy đây thực sự là một nghề tốt để bạn chọn làm sự nghiệp. Hy vọng những thông tin này hữu ích với bạn. Chúc bạn thành công trên con đường mình đã chọn.
------------------------------------
HRchannels - Headhunter - Dịch vụ tuyển dụng cao cấp
Hotline: 08. 3636. 1080
Email: sales@hrchannels.com / job@hrchannels.com
Website: https://hrchannels.com/
Địa chỉ: Tòa MD Complex, 68 Nguyễn Cơ Thạch, Nam Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam
Nguồn ảnh: internet
HRchannels
HRchannels là nền tảng tuyển dụng và thu hút nhân sự cấp cao hàng đầu tại Việt Nam.
Với hơn 16 năm kinh nghiệm tuyển dụng nhân sự cấp cao. Chúng tôi là công ty headhunter hàng đầu ở Việt Nam.
