5 lý do doanh nghiệp cần một quản lý dự án (Project Manager)

Quản lý dự án là công việc quan trọng vì nó có thể đảm bảo các chiến lược, công trình của doanh nghiệp hoàn thành đúng tiêu chuẩn cũng như thời gian quy định. Đồng thời, đây được xem là công việc không thể thiếu đối với bất cứ doanh nghiệp nào.

Vậy, Tại sao doanh nghiệp phải quản lý dự án? Bạn đã biết những gì về quản lý dự án? Hãy cùng theo dõi bài viết sau đây của Ms Uptalent để hiểu rõ hơn về vấn đề này nhé.

MỤC LỤC
1- Phương pháp quản lý dự án
2- Tầm quan trọng của việc quản lý dự án
3- Tại sao doanh nghiệp cần quản lý dự án
    3.1- Mục tiêu không rõ ràng
    3.2- Nguồn lực không đảm bảo
    3.3- Rủi ro cao
    3.4- Chất lượng sản phẩm kém
    3.5- Trì trệ dự án
4- Những khó khăn khi quản lý dự án


Xem thêm >>>> Việc làm Quản lý chất lượng (QA / QC) lương cao

1- Phương pháp Quản lý dự án 

Quản lý dự án là việc vận dụng các kiến thức, kỹ năng, công cụ và kỹ thuật để hoàn thành các dự án trong phạm vi giới hạn về thời gian, chi phí và nguồn lực. 

Trên thực tế, bạn sẽ phải thường xuyên thực hiện việc quản lý dự án. Đó có thể chỉ là những việc nhỏ trong cuộc sống như tổ chức một buổi tiệc, sự kiện, xây dựng một căn nhà riêng,… hoặc những việc phức tạp hơn như xây dựng một toà nhà, cơ sở hạ tầng, phát triển kinh doanh,…

Việc quản lý dự án sẽ có những điểm khác biệt nhất định phụ thuộc vào đặc điểm của từng dự án. Chẳng hạn, quản lý dự án xây dựng sẽ khác quản lý dự án kinh doanh và điểm khác nhau chính là ở quy trình quản lý dự án. Hơn nữa, để có thể quản lý dự án hiệu quả bạn sẽ phải phân biệt được dự án với các loại hình công việc khác.

Với sự phát triển của khoa học, kỹ thuật, doanh nghiệp buộc phải thích ứng tốt nhất với các công nghệ hiện đại. Chính điều này đã nâng cao vai trò của quản lý dự án để có thể đạt được các mục tiêu nhất định của doanh nghiệp.

Mỗi nhà quản trị sẽ có cách thức triển khai việc quản lý dự án khác nhau. Tuy nhiên, mục tiêu chung của họ đều là hoàn thành tốt nhất các công việc đã đặt ra, đảm bảo tiến độ công việc, đáp ứng các yêu cầu cụ thể của dự án và sửa chữa những sai sót.

Hiện tại, có 6 phương pháp quản lý dự án đang được áp dụng phổ biến. Đó là các phương pháp sau:

- Dự án linh hoạt (Agile):

Phương pháp này phù hợp với các dự án đòi hỏi sự linh hoạt và có mức độ phức tạp cao hoặc không chắc chắn. Ví dụ như phát triển một sản phẩm hoặc dịch vụ chưa từng được thực hiện trước đó. Agile xuất phát từ lĩnh vực phần mềm, nhưng ngày nay nó được sử dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực khác nhau như sản xuất, dịch vụ, sales, marketing, giáo dục.

- Mô hình thác nước (Waterfall):

Đây là phương pháp dễ hiểu và dễ thực hiện nhất. Phương pháp này quản lý dự án dựa trên quy trình thiết kế tuần tự và liên tiếp. Waterfall rất phù hợp với các dự án lớn, có yêu cầu nghiêm ngặt về việc duy trì các giai đoạn và thời hạn, hoặc các dự án đã được thực hiện nhiều lần, khả năng phát sinh vấn đề thấp.

- Quản trị tinh gọn (Lean):

Phương pháp này bao gồm các nguyên tắc và công cụ cải tiến có hệ thống nhằm tập trung vào việc tạo ra các giá trị từ góc nhìn của khách hàng và loại bỏ những lãng phí trong quá trình sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ. Lean phù hợp với các doanh nghiệp sản xuất, doanh nghiệp cung cấp dịch vụ như chăm sóc sức khỏe, bán lẻ, ngân hàng, du lịch, bệnh viện,… và cả các tổ chức phi lợi nhuận.

- Quản lý dự án nước rút (Scrum):

Scrum xuất phát là một quy trình phát triển phần mềm theo Agile nên nó tuân theo các nguyên tắc của Agile. Ngày nay, Scrum được áp dụng rộng rãi trong quản lý dự án, từ các dự án đơn giản, quy mô nhỏ đến các dự án lớn, phức tạp.

- Bảng và thẻ (Kanban):

Phương pháp này cho phép bạn thấy rõ các tác vụ trong quy trình công việc. Kanban xuất phát từ ngành hoá chất, nhưng hiện nay nó được sử dụng trong nhiều ngành nghề khác nhau bởi sự đơn giản và khả năng cải tiến liên tục. Đặc biệt, Kanban rất phù hợp với các dự án có mức độ dao động cao, thậm chí là mỗi ngày.

- Quản lý chất lượng dự án (Six Sigma):

Đây là phương pháp nhằm cải tiến quy trình kinh doanh và quản lý chất lượng. Six Sigma đo lường khả năng gây lỗi và cải thiện quy trình để ngăn chặn các vấn đề và lỗi xảy ra thay vì chỉ đưa ra các giải pháp giải quyết tạm thời. Phương pháp này phù hợp với những doanh nghiệp có xu hướng tìm giải pháp kết hợp giữa cải tiến chất lượng và quản lý dự án hợp lý.


>>>> Xem thêm: Quản lý dự án là gì? Vai trò, kỹ năng và Mô tả công việc

2- Tầm quan trọng của việc quản lý dự án 

Dự án là một hoạt động bao gồm nhiều công việc liên quan với nhau và phải được hoàn thành trong phạm vi thời gian, ngân sách, nguồn lực nhất định. Kết quả của dự án là các sản phẩm, dịch vụ cụ thể và các sản phẩm, dịch vụ này phải đáp ứng được các yêu cầu nhất định.

Với đặc điểm như trên, để có thể hoàn thành dự án đòi hỏi doanh nghiệp phải phương thức quản lý dự án phù hợp. Nếu không nhiều khả năng dự án sẽ phải đối mặt với những tranh cãi vì mục tiêu không rõ ràng, thiếu nguồn lực, kế hoạch không khả thi, rủi ro cao, sản phẩm kém chất lượng, chậm tiến độ,…

Nói đơn giản, quản lý dự án là yếu tố then chốt mang lại thành công cho các dự án. Bên cạnh đó, quản lý dự án tốt còn giúp doanh nghiệp cải thiện mối quan hệ giữa khách hàng và nhóm thực hiện dự án, rút ngắn thời gian thực hiện dự án, gia tăng chất lượng, độ tin cậy, góp phần cải tiến năng suất làm việc, thúc đẩy hợp tác nội bộ và tinh thần làm việc cho nhân viên.

Hơn nữa, thông qua việc quản lý dự án, bạn có thể đảm bảo các nguồn lực của dự án được phân bổ, điều phối hiệu quả, từ đó các mục tiêu của dự án sẽ được hoàn thành với kết quả tối ưu nhất. 


>>>> Xem thêm: Project Manager là gì? Tất tần tật về vị trí PM

3- Tại sao doanh nghiệp cần vị trí quản lý dự án 

3.1- Mục tiêu không rõ ràng 

Dự án là một quá trình với nhiều hoạt động khác nhau nhằm đạt được một mục tiêu nào đó trong phạm vi thời gian nhất định. Tuy nhiên, trong nhiều trường hợp các dữ liệu, yêu cầu và vấn đề cần giải quyết trong một dự án rất mơ hồ và chẳng liên quan gì với nhau. 

Khi đó, bằng cách áp dụng biện pháp quản lý dự án phù hợp, bạn có thể giải gỡ được khúc mắc và tìm ra vấn đề cần giải quyết. Nhờ vậy mà dự án sẽ tránh được tình trạng không có mục tiêu rõ ràng.

3.2- Nguồn lực không đảm bảo 

Nguồn lực để thực hiện một dự án có thể là nhân sự, vật chất, tài chính, thiết bị,… Nếu không thực hiện việc quản lý dự án, bạn sẽ khó tính toán đầy đủ các nguồn lực cần thiết để thực hiện dự án.

Trong khi đó, bạn có thể kiểm soát tốt vấn đề này bằng cách liệt kê tất cả các nguồn lực cần cho dự án và đánh giá mức độ quan trọng cũng như tình trạng của chúng. Đồng thời, bạn cũng cần chuẩn bị phương án dự phòng cho trường hợp bị thiếu hụt hay thất thoát nguồn lực.

3.3- Rủi ro cao 

Thế nhưng, với biện pháp quản lý dự án phù hợp, bạn sẽ có phương án, chiến lược nhằm giảm thiểu rủi ro và đảm bảo mang lại kết quả tối ưu cho dự án.


>>>> Xem thêm: Mô tả công việc quản lý dự án các ngành

3.4- Chất lượng sản phẩm kém 

Chất lượng sản phẩm là một trong những vấn đề quan trọng mà bạn cần đảm bảo đáp ứng được như kỳ vọng. Tuy nhiên, nếu dự án không được quản lý hiệu quả thì việc kiểm soát chất lượng sản phẩm cũng sẽ bị lơ là. Hệ quả là các sản phẩm làm ra sẽ có chất lượng kém.  

3.5- Trì trệ dự án 

Mỗi một dự án đều có rất nhiều công việc phải giải quyết. Do đó, việc không có quy trình quản lý dự án cụ thể sẽ khiến quá trình thực hiện các công việc trong dự án không được suôn sẻ, thuận lợi.

Khi công việc không được thực hiện một cách trơn tru có thể dẫn tới việc tốn nhiều thời gian xử lý hơn. Điều này làm cho dự án bị trì trệ và nhiều khả năng không thể hoàn thành dự án trong thời hạn đã định.

4- Những khó khăn khi quản lý dự án 

Dưới đây là một số khó khăn bạn có thể gặp trong quá trình triển khai dự án:

4.1- Không quản lý được các thành viên trong nhóm dự án

Nguồn lực nhân sự trong các dự án là yếu tố rất quan trọng. Nhưng, để có thể phân công công việc phù hợp với năng lực cho các thành viên trong nhóm là điều không hề dễ. 

Trên thực tế, rất nhiều nhà quản lý dự án không biết phải làm sao để quản lý hiệu quả nhóm của mình và thu về kết quả công việc tốt nhất từ họ. Khó khăn còn đến từ việc kết nối và giao tiếp với thành viên trong nhóm. 

Những yếu tố trên khiến thành viên trong nhóm dự án chán nản, thiếu động lực làm việc, nên kết quả công việc cũng vì vậy mà không được đảm bảo.


>>>> Xem thêm: Vai trò, chức năng, trách nhiệm của Giám đốc dự án

4.2- Khó nắm rõ được phạm vi công việc

Trong một dự án, các công việc thường có sự biến động theo thời gian. Do đó, nhà quản lý cần hiểu rõ công việc và giải quyết được những thay đổi liên quan. Đồng thời, họ còn phải hiểu rõ các quyết định của mình sẽ ảnh hưởng đến ngân sách và tiến độ dự án như thế nào.

Tuy nhiên, để thực hiện tốt điều này không hề dễ. Hầu hết các nhà quản lý dự án gặp rất nhiều khó khăn để nắm bắt công việc kịp thời cũng như xử lý các vấn đề phát sinh.

4.3- Lập tiến độ công việc

Tiến độ dự án giúp nhà quản lý nắm bắt và thực hiện công việc theo đúng quy trình. Đây cũng là yếu tố quan trọng quyết định thành công của dự án.

Thế nhưng, nhà quản lý dự án thường không thể hiểu được tổng thể dự án, không biết các bên liên quan đến dự án đang cần gì và cũng không thể biết được những gì đang diễn ra nếu không thực sự chú ý.

4.4- Các xung đột, hiểu lầm trong dự án

Việc xảy ra các xung đột, hiểu lầm trong một dự án là điều khó tránh. Mọi người dễ mắc sai lầm và rơi vào xung đột khi cái tôi cá nhân quá lớn. 

Ban đầu chỉ là những mâu thuẫn, xung đột nhỏ, nhưng nếu không được quan tâm xử lý hiệu quả sẽ trở nên ngày càng nghiêm trọng và rất khó giải quyết cho ổn thỏa.

Tóm lại, quản lý dự án không phải là công việc dễ dàng. Bạn sẽ gặp nhiều khó khăn khi quản lý dự án. Tuy nhiên, những kết quả to lớn mà quản lý dự án mang lại có ảnh hưởng quan trọng đến sự thành công của doanh nghiệp.

Hy vọng qua bài viết này của Ms Uptalent, bạn đọc đã hiểu được quản lý dự án là gì và tại sao doanh nghiệp phải quản lý dự án. Đồng thời bạn cũng có thể vận dụng những thông tin trong bài viết để thực hiện việc quản lý dự án đạt hiệu quả tốt nhất. Chúc bạn thành công!
 

------------------------------------

HRchannels - Headhunter -  Dịch vụ tuyển dụng cao cấp

Hotline: 08. 3636. 1080
Email: sales@hrchannels.com / job@hrchannels.com
Website: https://hrchannels.com/
Địa chỉ: Tòa MD Complex, 68 Nguyễn Cơ Thạch, Nam Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam

Nguồn ảnh: internet