Hiện tại, công tác quản lý dự án xuất hiện trên rất nhiều lĩnh vực khác nhau, như là công nghệ thông tin, xây dựng, sản xuất,… Nhìn chung, sẽ có những nguyên tắc và đặc điểm tương đồng giữa các dự án. Nhưng, để hiểu đầy đủ quản lý dự án là gì và cách để quản lý dự án hiệu quả lại không hề đơn giản.
Nếu bạn cũng quan tâm đến chủ đề này thì bài viết sau đây của Ms Uptalent sẽ mang đến cho bạn nhiều thông tin hữu ích. Hãy cùng theo dõi bạn nhé!
MỤC LỤC
1- Quản lý dự án là gì?
2- Tại sao cần quản lý dự án?
2.1- Đảm bảo chất lượng công việc
2.2- Hoàn thành dự án đúng tiến độ
2.3- Sử dụng hiệu quả các nguồn lực của doanh nghiệp
3- Cách để quản lý dự án hiệu quả
3.1- Ghi chú và lưu lại kinh nghiệm sau mỗi giai đoạn công việc
3.2- Phối hợp công việc hiệu quả với các thành viên trong nhóm
3.3- Đảm bảo tiến độ công việc
3.4- Kỹ năng xử lý tình huống và bình tĩnh để kiểm soát tình hình
3.5- Thích nghi nhanh chóng với những thay đổi
Xem thêm >>>> Việc làm Quản lý chất lượng (QA / QC) lương cao
1- Tìm hiểu về Quản lý dự án
Quản lý dự án là một tập hợp bao gồm các hành động khác nhau nhằm quản lý tất cả các vấn đề liên quan đến một dự án từ lúc bắt đầu đến khi hoàn thành. Cụ thể, quá trình quản lý dự án sẽ bao gồm việc lập kế hoạch, điều phối, giám sát quá trình thực hiện và đánh giá sau khi kết thúc dự án.
Người quản lý dự án có nhiệm vụ dẫn dắt đội ngũ của mình hoàn thành các mục tiêu được giao, đồng thời còn phải đảm bảo tiến độ, chi phí và các nguồn lực dự án luôn trong phạm vi cho phép. Họ sẽ phải vận dụng các công cụ, phương tiện cần thiết để truyền đạt thông tin cũng như dẫn dắt và xử lý các công việc trong dự án.
Để triển khai dự án hiệu quả, người quản lý dự án cần tìm hiểu rõ về dự án mình quản lý và phải biết kết hợp các kiến thức, kỹ năng, công cụ, kỹ thuật của các thành viên trong nhóm để thực hiện các yêu cầu công việc được giao và đạt được mục đích của dự án.
>>>> Xem thêm: Quản lý dự án là gì? Vai trò, kỹ năng và Mô tả công việc
Sau đây là những công việc mà người quản lý dự án phải thực hiện nhằm đảm bảo tiến độ và chất lượng dự án:
- Kiểm soát, đánh giá những việc đã làm và chưa làm để có thể quản lý hiệu quả tiến độ, chất lượng dự án. Đồng thời, họ cũng kiểm tra đối chiếu các thông tin này với kế hoạch đã lập để có biện pháp điều chỉnh phù hợp.
- Liên tục kiểm tra chi phí dự án nhằm đảm bảo dự án có thể tiếp tục được thực hiện. Mỗi dự án sẽ có một nguồn vốn nhất định, bởi vậy họ cần kiểm tra lượng tiền này đã dùng vào những việc gì và lập báo cáo.
- Đảm bảo vấn đề an toàn cho nhân viên tham gia vào dự án. Mặc dù các vấn đề về hiệu quả công việc và tiết kiệm chi phí rất quan trọng nhưng người quản lý dự án không thể vì vậy mà bỏ qua vấn đề an toàn lao động, nhất là trong các dự án xây dựng.
- Quản lý rủi ro dự án, bao gồm các biến động về thị trường, lãi suất, khách hàng, công ty đối thủ. Các biến động này có thể ảnh hưởng tích cực hoặc tiêu cực, nhưng một nhà quản lý giỏi phải kiểm soát tốt vấn đề và có phương án đối phó kịp thời.
- Ngoài các công việc trên, người quản lý dự án còn thực hiện các nhiệm vụ khác như xử lý các vấn đề phát sinh, lập báo cáo về tình hình, hiệu quả cũng như những thiếu sót khi thực hiện dự án.
2- Tại sao cần quản lý dự án?
Một dự án thường bao gồm khối lượng công việc rất lớn. Hơn nữa, doanh nghiệp còn có thể gặp nhiều khó khăn, trở ngại trong quá trình thực hiện dự án. Do đó, quản lý dự án trở thành hoạt động vô cùng quan trọng vì những nguyên nhân sau:
2.1- Đảm bảo chất lượng công việc
Một dự án được coi là thành công khi chất lượng công việc được đảm bảo. Khi đó, các sản phẩm được làm ra sẽ đáp ứng tốt nhất các yêu cầu của khách hàng.
Để có được thành công khi triển khai dự án thì vấn đề quản lý dự án phải được xem trọng và tổ chức bài bản, hiệu quả. Nhờ có sự am hiểu, kinh nghiệm và chuyên môn của đội ngũ thực hiện dự án mà doanh nghiệp có thể đưa ra các quyết định đúng đắn, chính xác nhất.
Nếu doanh nghiệp không coi trọng công tác quản lý dự án thì kết quả nhận được sẽ khó được như mong đợi. Thậm chí, nhiều khả năng dự án sẽ thất bại. Vì vậy, vai trò của quản lý dự án vô cùng quan trọng đối với sự thành công của một dự án.
>>>> Xem thêm: 5 lý do doanh nghiệp cần một quản lý dự án (Project Manager)
2.2- Hoàn thành dự án đúng tiến độ
Đối với một dự án, tiến độ hoàn thành là vấn đề rất được quan tâm. Nếu thời gian thực hiện dự án kéo dài có thể gây ra những tổn thất về tài chính và nhân lực. Quan trọng hơn, điều này sẽ làm ảnh hưởng xấu đến uy tín của doanh nghiệp.
Tuy nhiên, bằng cách quản lý dự án, doanh nghiệp có thể giải quyết được vấn đề này. Họ sẽ hoàn thành dự án đúng như kế hoạch đã lập ra. Cho dù trong quá trình thực hiện có phát sinh vấn đề, họ vẫn có thể giải quyết kịp thời không để dự án bị trì trệ, chậm tiến độ.
2.3- Sử dụng hiệu quả các nguồn lực của doanh nghiệp
Mỗi dự án sẽ có giới hạn nhất định về các nguồn lực có thể sử dụng. Ưu tiên hàng đầu khi triển khai dự án là phải thiết lập được một kế hoạch thực hiện hoàn hảo với mức chi phí tối ưu. Tuy nhiên, việc khai thác, sử dụng hiệu quả nguồn lực không phải điều dễ dàng làm được.
Khi đó, bằng cách quản lý dự án đúng cách, doanh nghiệp có thể thiết lập được những kế hoạch, chiến lược phù hợp để khai thác tốt nhất các nguồn lực của dự án và mang lại kết quả sau cùng tốt nhất cho dự án.
3- Cách để quản lý dự án hiệu quả
Để quản lý dự án hiệu quả, bạn có thể tham khảo những cách thức sau đây:
3.1- Ghi chú và lưu lại kinh nghiệm sau mỗi giai đoạn công việc
Quá trình triển khai dự án không thể thiếu các tài liệu liên quan đến yêu cầu của dự án và vô số các tài liệu khác. Do đó, việc tài liệu hóa các dữ liệu quan trọng sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc truyền tải thông tin giữa các bên tham gia dự án, đồng thời đây cũng là cơ sở quan trọng giúp các nhà quản lý dự án đưa ra các quyết định có ảnh hưởng lớn đến dự án.
Bạn cần lựa chọn những thông tin cần thiết để việc tài liệu hoá đạt hiệu quả tối ưu nhất. Đối với các tài liệu mang tính thủ tục bạn không nên lãng phí thời gian vào chúng.
Tốt nhất sau mỗi một giai đoạn công việc, bạn nên ghi chú lại những gì đã làm được, bài học kinh nghiệm từ những điều đó. Đây sẽ là những tài liệu vô giá của bạn sau này. Chúng sẽ giúp bạn thực hiện công việc nhanh hơn với kết quả tốt hơn.
>>>> Xem thêm: Mô tả công việc quản lý dự án các ngành
3.2- Phối hợp công việc hiệu quả với các thành viên trong nhóm
Làm việc tốt với các thành viên trong nhóm không đồng nghĩa với việc tổ chức thật nhiều các buổi họp. Vấn đề quan trọng ở đây là bạn phải xác định rõ vai trò của từng thành viên trong dự án và đảm bảo việc quản lý cũng như truyền tải thông tin trong dự án.
Một người quản lý dự giỏi sẽ biết cách phân công công việc một cách rõ ràng và cụ thể cho từng thành viên trong nhóm. Điều này sẽ tạo được sự công bằng, minh bạch trong quá trình quản lý dự án, đồng thời còn thúc đẩy tính chủ động, dám chịu trách nhiệm của các thành viên trong nhóm.
Bên cạnh đó, bạn cũng cần quan tâm đến việc trao đổi, tiếp xúc và giữ liên lạc với các thành viên trong nhóm. Hãy duy trì mối liên hệ giữa các thành viên để có thể kịp thời cập nhật các thông tin liên quan đến công việc nhằm hạn chế sự lãng phí thời gian vào những việc không quan trọng.
Nếu bạn có thể vận dụng tốt những điều kể trên, chắc chắn hiệu quả quản lý dự án sẽ ngoài sự mong đợi và gần như bạn đã đạt được một nửa mục tiêu của dự án.
3.3- Đảm bảo tiến độ công việc
Nếu không hoàn thành các công việc được giao và không đảm bảo được tiến độ công việc thì bạn đang chính tay đẩy dự án đi đến bên bờ vực của sự thất bại. Vì vậy, bạn cần tập trung vào việc đảm bảo tiến độ công việc và đạt được các kết quả công việc tối ưu nhất. Khi làm tốt điều này bạn sẽ nhận được sự tin tưởng, tín nhiệm của các thành viên trong nhóm dự án.
Để đảm bảo dự án đi đúng tiến độ, bạn cần xây dựng một bản kế hoạch công việc hoàn chỉnh nhất. Với bản kế hoạch rõ ràng, nhóm dự án sẽ biết rõ phải làm những gì, cần ưu tiên công việc nào để nhanh chóng đạt được mục tiêu đúng như kỳ vọng.
>>>> Xem thêm: Project Manager là gì? Tất tần tật về vị trí PM
3.4- Kỹ năng xử lý tình huống và bình tĩnh để kiểm soát tình hình
Bạn sẽ phải nắm bắt đầy đủ, kịp thời các thông tin liên quan đến dự án để có thể bình tĩnh và kiểm soát tốt các tình huống diễn ra trong quá trình thực hiện dự án. Cụ thể, bạn cần dựa trên tiến độ dự án đã lập để phân công nhiệm vụ cho từng thành viên và có sẵn các biện pháp phòng ngừa rủi ro. Khi xảy ra sự cố bất ngờ, bạn phải thật bình tĩnh để xử lý vấn đề và đảm bảo dự án luôn ổn định.
3.5- Thích nghi nhanh chóng với những thay đổi
Đặc điểm của các dự án là luôn thay đổi liên tục. Bởi vậy, bạn đừng nên khó chịu khi có những thay đổi bất thường trong quá trình thực hiện dự án.
Trong vai trò của một người quản lý dự án, bạn phải thích nghi nhanh với những thay đổi, linh hoạt điều chỉnh kế hoạch làm việc, liên tục tìm ra biện pháp cải tiến để có thể kiểm soát tốt tình hình và mang lại thành công cho dự án mình phụ trách.
Như vậy, Ms Uptalent đã giúp bạn đọc khám phá quản lý dự án là gì và cách để quản lý dự án hiệu quả. Mong rằng bạn có thể ứng dụng những kiến thức này vào quá trình quản lý dự án tại doanh nghiệp của mình. Chúc bạn thành công!
------------------------------------
HRchannels - Headhunter - Dịch vụ tuyển dụng cao cấp
Hotline: 08. 3636. 1080
Email: sales@hrchannels.com / job@hrchannels.com
Website: https://hrchannels.com/
Địa chỉ: Tòa MD Complex, 68 Nguyễn Cơ Thạch, Nam Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam
Nguồn ảnh: internet
HRchannels
HRchannels là nền tảng tuyển dụng và thu hút nhân sự cấp cao hàng đầu tại Việt Nam.
Với hơn 16 năm kinh nghiệm tuyển dụng nhân sự cấp cao. Chúng tôi là công ty headhunter hàng đầu ở Việt Nam.
