Proposal là gì? Hướng dẫn các bước tạo nên Proposal chuyên nghiệp

Proposal được soạn thảo vì nhiều mục đích khác nhau như tìm kiếm tài trợ, cơ hội kinh doanh hay đơn giản chỉ là để trở thành cộng tác viên cho một dự án.

Vậy Proposal là gì? Bạn đã biết cách để viết Proposal sao cho chuyên nghiệp nhất chưa? Hãy theo dõi bài viết dưới đây của Ms Uptalent để có được những thông tin hữu ích nhé!

MỤC LỤC:
1- Proposal là gì?
2- Vai trò của Proposal là gì?
3- Phân loại Proposal
4- Những thành phần cấu tạo nên Proposal là gì?
5- Các bước giúp bạn tạo ra một Proposal chuyên nghiệp
   5.1- Tìm hiểu, xác định đối tượng mục tiêu
   5.2- Xác định vấn đề 
   5.3- Xác định giải pháp
   5.4- Xác định mục tiêu, sản phẩm hoàn thành sau cùng của dự án
   5.5- Tổng kết lại Proposal
6- Bí kíp giúp bạn có một Proposal ấn tượng, chuyên nghiệp
7- Mẫu Proposal chuyên nghiệp, ấn tượng 
   7.1- Canva
   7.2- Hubspot
   7.3- Freepik 
   7.4- Better Proposals
   7.5- Proposify
   7.6- Qwilr

1- Proposal là gì? 

Trước khi tìm hiểu sâu hơn về Proposal cũng như cách tạo ra một bản Proposal chuyên nghiệp thì chúng ta hãy cùng xem qua khái niệm Proposal là gì nhé.

Proposal được định nghĩa là một tài liệu chính thức nhằm trình bày một vấn đề, ý tưởng, giải pháp hoặc đề xuất cơ hội hợp tác.

Cá nhân hay tổ chức viết Proposal thường sẽ hướng tới một mục đích cụ thể. Ví dụ họ có thể dùng Proposal để tìm kiếm nguồn tài trợ, thiết lập quan hệ, thúc đẩy việc ký kết hợp đồng kinh doanh,…

Bất kể Proposal được viết với mục đích gì thì nó cũng đều hướng tới việc thuyết phục người đọc hành động theo những đề xuất của người viết.

2- Vai trò của Proposal là gì? 

Dựa vào phần khái niệm Proposal là gì có lẽ bạn cũng nhận ra một phần vai trò của tài liệu này. Tuy vậy, trong thực tế, bản đề xuất này còn có vai trò quan trọng hơn rất nhiều.

Sau đây là những vai trò chính của bản Proposal:

- Thứ nhất, Proposal cho các bên liên quan thấy được tiềm năng của một ý tưởng, dự án hay cơ hội kinh doanh nào đó.

- Thứ hai, Proposal là biện pháp hữu hiệu giúp bạn khảo sát ý kiến các bên trước khi thực hiện một dự án hay kế hoạch kinh doanh. Qua ý kiến đóng góp của mọi người, bạn sẽ đánh giá được mức độ thành công của dự án cũng như xác định chính xác những việc phải làm.

- Thứ ba, Proposal giúp bạn hiểu rõ hơn đối tượng mục tiêu muốn hướng đến. Từ đó, bạn sẽ tạo ra những sản phẩm phù hợp nhất và đạt hiệu quả kinh doanh tối ưu.

- Thứ tư, Proposal là biện pháp hữu hiệu giúp bạn giới thiệu, quảng bá sản phẩm của doanh nghiệp hiệu quả hơn.

3- Phân loại Proposal 

Như đã nói tại mục 1 “Proposal là gì?” thì bản đề xuất thường sẽ được tạo ra với nhiều mục đích khác nhau. Bởi vậy, sẽ có các loại Proposal khác nhau tùy theo mục đích của người viết.

Dưới đây là 3 loại Proposal phổ biến nhất bạn nên biết đến:

3.1- Proposal phát hành sách

Đây là loại Proposal thường được các nhà văn, nhà thơ, tác giả sử dụng để kêu gọi và thu hút các bên đối tác, nhà đầu tư tham gia đầu tư vào việc phát hành tác phẩm của họ.

3.2- Proposal nghiên cứu

Loại Proposal này được sử dụng phổ biến trong lĩnh vực giáo dục và khoa học. Thường thì những Proposal loại này sẽ đưa ra các câu hỏi, biện pháp và ý tưởng của dự án nghiên cứu .

3.3- Proposal kinh doanh

Nội dung chính trong Proposal kinh doanh thường sẽ nhắc đến các thỏa thuận, trao đổi và cam kết về giao dịch hàng hóa, điều kiện thanh toán giữa doanh nghiệp và khách hàng.

4- Những thành phần cấu tạo nên Proposal là gì? 

Một bản Proposal chuyên nghiệp cần tuân theo cấu trúc cụ thể. Dưới đây là những thành phần chính trong cấu trúc của Proposal:

4.1- Phần giới thiệu

Phần này thường bao gồm các thông tin sau:

- Tên dự án, chương trình hay hình thức thực hiện. Ví dụ Hội Thảo ABC, Triển Lãm XYZ,…

- Giới thiệu sơ lược bạn là ai, lý do gửi Proposal.

- Liệt kê thành viên tham gia.

- Người chịu trách nhiệm chính là ai.

- Trình bày những việc bạn muốn người đọc thực hiện.

- Mô tả cấu trúc chung của chương trình, dự án.

- Thông tin liên hệ.

4.2- Trình bày sự hiểu biết của bạn về khách hàng và lợi ích của dự án

Nội dung trong phần này thường bao gồm:

- Lý do khách hàng nên thực hiện dự án.

- Lợi ích dự án mang lại.

- Thời gian, địa điểm thực hiện.

- Trình bày khung thời gian diễn ra dự án, chương trình.

Mục tiêu chính của phần này là chứng minh cho khách hàng thấy bạn thực sự hiểu nhu cầu, mong muốn và kỳ vọng của họ. Nếu làm tốt, cơ hội thành công khi gửi Proposal sẽ càng cao.

4.3- Đưa ra vấn đề

Phác thảo rõ ràng vấn đề mà bạn tin rằng mình có thể xử lý cho khách hàng. Điều này giúp họ nhận biết chính xác mục đích, nội dung được thể hiện trong Proposal của bạn.

4.4- Mô tả sản phẩm, giải pháp

Tiếp theo việc trình bày vấn đề thì bạn sẽ phải mô tả chính xác đề xuất sản phẩm, dịch vụ và giải pháp công ty mình có thể cung cấp cho khách hàng.

Đây được xem là phần quan trọng nhất trong Proposal. Bạn cần trình bày nội dung thật chính xác, đầy đủ và cung cấp bảng báo giá các hạng mục đã đề xuất cho khách hàng nắm rõ.

4.5- Mô tả chuyên môn, năng lực và kinh nghiệm thực hiện dự án của công ty

Phần này thường bao gồm các thông tin sau:

- Giới thiệu sơ lược lịch sử hình thành của công ty.

- Giới thiệu các thành viên chủ chốt, bộ máy nhân sự hay team thực hiện dự án.

- Trình bày danh sách khách hàng, kinh nghiệm thực hiện dự án tương tự và dự án đã hoàn thành của công ty.

- Liệt kê các giải thưởng, thành tích, chứng thực từ khách hàng đã đạt được.

Mục tiêu của phần này là bạn phải chứng minh cho khách hàng thấy được năng lực của công ty và thuyết phục được họ rằng công ty của bạn chính là sự lựa chọn phù hợp nhất.

4.6- Phần kết luận

Sau khi đã trình bày ý tưởng, giải pháp, bạn sẽ phải tổng kết lại Proposal bằng phần kết luận. Hãy viết phần này một cách ngắn gọn, súc tích nhất để tạo ấn tượng tốt với người đọc bạn nhé.

5- Các bước giúp bạn tạo ra một Proposal chuyên nghiệp 

Bên cạnh hiểu rõ cấu trúc các thành phần chính trong Proposal là gì thì bạn cũng cần nắm vững các bước tiêu chuẩn để viết được một bản đề xuất hiệu quả nhất.

Sau đây là những bước sẽ giúp bạn có một Proposal đơn giản mà hiệu quả:

5.1- Tìm hiểu, xác định đối tượng mục tiêu 

Một bản Proposal thành công cần có tính thuyết phục cao. Và để làm được như vậy bạn phải biết rõ đối tượng mục tiêu cần hướng đến là ai.

Hãy tìm hiểu người đọc Proposal của bạn là ai? Họ quan tâm đến điều gì? Đề xuất của bạn có được họ chấp thuận hay không? 

Từ đó, bạn sẽ biết phải viết bản đề xuất như thế nào cho thu hút, đúng trọng tâm và khiến người đọc cảm thấy hứng thú, tò mò nhất.

5.2- Xác định vấn đề 

Mỗi một Proposal đều nhằm mục đích giải quyết một vấn đề cụ thể nào đó mà khách hàng đang gặp phải. Bạn sẽ phải cung cấp được những dẫn chứng, số liệu cụ thể và giải thích được tình hình thực tế đang diễn ra.

Đồng thời, bạn cũng cần nhắc mức độ, phạm vi ảnh hưởng của đề xuất. Nó có thể ảnh hưởng đến ai? Lý do bạn viết bản đề xuất?...

5.3- Xác định giải pháp 

Bạn sẽ phải xác định cụ thể những bước cần thực hiện để giải quyết vấn đề cũng như nguồn lực cần cho dự án.

Điều quan trọng hơn hết là bạn phải thể hiện rõ các lợi ích, mục tiêu, ngân sách và cho thấy được tính hợp lý, sự khả thi của giải pháp bạn đưa ra.

5.4- Xác định mục tiêu, sản phẩm hoàn thành sau cùng của dự án 

Khách hàng và các bên đọc Proposal sẽ muốn biết chính xác kết quả sau cùng họ nhận được là gì cũng như những thay đổi, ảnh hưởng từ dự án.

Vì vậy, hãy đảm bảo bạn đã nghiên cứu kỹ lưỡng và xác định rõ kết quả mà dự án có thể mang tới cho khách hàng của mình.

5.5- Tổng kết lại Proposal 

Sau cùng, bạn sẽ phải tổng kết ngắn gọn lại vấn đề và giải pháp đã trình bày. Bạn cũng nên nhấn mạnh kết quả và những ảnh hưởng tích cực mà dự án có thể mang lại.

Hãy viết phần tổng kết này một cách đầy thuyết phục và tự tin để thành công thu hút người đọc bạn nhé!

6- Bí kíp giúp bạn có một Proposal ấn tượng, chuyên nghiệp 

Nếu bạn đang tự hỏi cách để tạo nên sự thu hút cho Proposal là gì thì những gợi ý sau đây của Uptalent sẽ rất hữu ích với bạn.

Những bí kíp đơn giản sau sẽ giúp bạn tiết kiệm nhiều thời gian, công sức khi viết Proposal:

- Thứ nhất, hãy đảm bảo bản đề xuất của bạn thật ngắn gọn, đầy đủ và dễ hiểu. Bạn nên tập trung vào ý tưởng, giải pháp, vấn đề và những lợi ích dự án có thể mang lại.

- Thứ hai, bạn nên tìm hiểu kỹ lưỡng và phân tích các chỉ số liên quan đến khách hàng, ngân sách và đối thủ cạnh tranh. Điều này sẽ giúp cho Proposal của bạn có tính thuyết phục và mức độ khả thi cao hơn.

- Thứ ba, đảm bảo bạn biết rõ đối tượng sẽ đọc Proposal là ai. Đừng chỉ chăm chăm vào việc trình bày chi tiết dự án mà quên rằng mục tiêu chính của bản đề xuất là phải thu hút được người đọc nó.

- Thứ tư, lên bản kế hoạch tối ưu nhất. Bạn cần đảm bảo Proposal của mình đã trình bày cụ thể các hành động, lịch trình thực hiện, nhân sự tham gia và cả những con số, mục tiêu tài chính rõ ràng, chi tiết.

- Thứ năm, xác định thời hạn hoàn thành dự án. Một Proposal thành công nhất định phải có deadline cụ thể. Điều này giúp bạn phân chia thời gian thực hiện dự án hợp lý và giúp nó hoàn thành đúng tiến độ.

- Thứ sáu, lên kế hoạch ngân sách. Mỗi dự án sẽ có quy mô, đặc điểm khác nhau nên mức ngân sách cũng sẽ khác nhau. Vì vậy, bạn cần đảm bảo Proposal được thiết lập sát với ngân sách nhằm đảm bảo tính khả thi cao nhất.

7- Mẫu Proposal chuyên nghiệp, ấn tượng  

Dù đã hiểu rõ Proposal là gì và cách để viết nó thì nhiều bạn vẫn gặp rắc rối không nhỏ để có một bản đề xuất như ý. 

Nếu bạn cũng đang gặp khó khăn tương tự thì hãy tham khảo những mẫu Proposal đẹp mắt, chuyên nghiệp tại các trang web sau để dễ dàng sở hữu bản đề xuất hiệu quả nhất nhé.

7.1- Canva 

Canva là địa chỉ quen thuộc nhiều người tìm đến khi cần thiết kế Proposal. Tại đây, bạn sẽ có cơ hội khám phá những mẫu Proposal đẹp, chuyên nghiệp, đa dạng phong cách, mục đích và lĩnh vực.

Đặc biệt hơn là bạn có thể sử dụng các mẫu này miễn phí, có thể chỉnh sửa nội dung dễ dàng và có thể tải hay chia sẻ Proposal ở nhiều định dạng khác nhau như PDF, JPG, PNG.

7.2- Hubspot 

Hubspot cung cấp cho người dùng kho mẫu Proposal được thiết rất chuyên nghiệp. Bạn có thể sử dụng mẫu ở nhiều định dạng khác nhau như Word, PDF, Excel,… Việc tùy chỉnh, tải xuống hay chia sẻ Proposal qua Hubspot cũng rất dễ dàng.

7.3- Freepik 

Freepik cung cấp cho người dùng nhiều mẫu Proposal đẹp mắt, ấn tượng với chất lượng hình ảnh rất cao. Nó có thể thỏa mãn nhu cầu thiết kế Proposal phục vụ công việc của bạn. Tuy nhiên, bạn sẽ phải trả phí để sử dụng các mẫu ấn tượng, cao cấp hơn.

7.4- Better Proposals 

Better Proposals là trang web cung cấp Proposal có trả phí. Bạn sẽ phải trả 13$/tháng để sử dụng 10 mẫu Proposal chuyên nghiệp.

7.5- Proposify 

Bạn có thể tùy ý sử dụng hàng trăm mẫu Proposal trên Proposify chỉ với chi phí 19$/tháng. Một tài khoản có thể được kích hoạt cho 3 người cùng sử dụng.

7.6- Qwilr 

Qwilr là phần mềm cho phép bạn sử dụng và tùy chỉnh các mẫu Proposal sẵn có một cách dễ dàng. Với 29$/tháng bạn có thể sử dụng được 3 tài khoản khác nhau.

Hy vọng những thông tin Ms Uptalent vừa chia sẻ có thể giúp bạn hiểu Proposal là gì và dễ dàng tạo cho mình bản Proposal chuyên nghiệp, hiệu quả nhất. Chúc bạn thành công!

------------------------------------

HRchannels - Headhunter -  Dịch vụ tuyển dụng cao cấp

Hotline: 08. 3636. 1080
Email: sales@hrchannels.com / job@hrchannels.com
Website: https://hrchannels.com/
Địa chỉ: Tòa MD Complex, 68 Nguyễn Cơ Thạch, Nam Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam

Nguồn ảnh: internet