Những khó khăn khó nói của Project Manager

Đằng sau thành công của một dự án là những nỗ lực không ngừng của các PM (Project Manager). Thế nhưng, cũng như những công việc khác, nhà quản lý dự án cũng gặp phải rất nhiều khó khăn thử thách trong quá trình thực hiện dự án.

Tiếp theo chủ đề về PM, hôm nay Ms Uptalent sẽ giúp bạn đọc khám phá đầy đủ hơn khái niệm PM là gì và những khó khăn khó nói của PM. Các bạn hãy cùng theo dõi nhé.

MỤC LỤC
1- PM là gì?
2- Những khó khăn khó nói của PM
Thứ nhất, áp lực lớn
Thứ hai, giao tiếp không hiệu quả
Thứ ba, thiếu cái nhìn toàn cảnh
Thứ tư, các xung đột trong nhóm
Thứ năm, rủi ro dự án
Thứ sáu, biến động dự án
3- Cách PM khắc phục khó khăn
4- Những bài học mà người làm PM cần ghi nhớ
4.1- Cải thiện kỹ năng giao tiếp
4.2- Nâng cao kỹ năng tiếng Anh
4.3- Học cách quản lý team
4.4- Học hỏi các kỹ năng khác


Xem thêm >>>> Việc làm Sản xuất

1- PM là ai? 

PM có nhiều nghĩa tuy nhiên bài này sẽ tập trung vào PM trong vị trí công việc - thường biết đến với vị trí là Project Manager, là những người giữ vai trò quản lý dự án trong các doanh nghiệp. Họ được doanh nghiệp chỉ định quản lý một dự án nào đó. Đồng thời họ cũng là người chịu trách nhiệm về toàn bộ các hoạt động diễn ra trong một dự án cũng như sự thành công hay thất bại của dự án.

Thông qua việc lên kế hoạch và giám sát quá trình thực hiện dự án từ khi bắt đầu đến khi kết thúc mà PM có thể giúp doanh nghiệp kiểm soát hiệu quả chi phí dự án, gia tăng hiệu quả kinh doanh và doanh thu, lợi nhuận.

Các PM đóng vai trò như một chiếc cầu nối giữa khách hàng và nhóm thực hiện dự án. Họ sẽ là người tiếp nhận các yêu cầu, mong muốn của khách hàng và truyền đạt lại những điều đó cho các nhân sự tham gia vào dự án.


>>> PM là gì? Lộ trình trở thành một Project Manager

2- Những khó khăn khó nói của PM 

Nếu chỉ lướt qua khái niệm PM là gì chúng ta sẽ cho rằng vị trí này có vẻ dễ dàng mà lại có quyền lực. Thế nhưng thực tế nghề này cũng phải đối mặt với nhiều khó khăn không biết nói cùng ai.

2.1- Áp lực lớn

Như bạn đã biết, PM phải làm việc, tương tác với rất nhiều đối tượng khác nhau, từ khách hàng, cấp trên, nhân viên, đội ngũ kỹ thuật,… Và nhiệm vụ của họ là phải làm sao khiến khách hàng hài lòng, nhân viên vui vẻ và sếp có thêm nhiều dự án mới.

Dù phải chịu trách nhiệm với nhiều công việc, nhiều người khác nhau nhưng có rất nhiều việc PM đã làm mà không phải ai cũng biết cũng hiểu.

Bạn có thể xem hai tình huống sau để thấy được điều này:

+ Tình huống 1: Khi dự án chạy ổn định. Lúc này PM không can thiệp quá sâu vào công việc. Họ gần như chỉ làm việc phía sau và báo cáo tiến độ. Điều này khiến nhiều người cho rằng PM “quá rảnh rỗi”, họ chẳng phải làm gì cả. Nhưng sự thực là họ phải làm rất nhiều việc không ai biết để giữ cho dự án chạy ổn định.

+ Tình huống 2: Khi dự án trễ tiến độ và gặp nhiều sự cố. Lúc này PM sẽ là người bị đưa ra “chém” đầu tiên. Họ bị yêu cầu phải giải trình và xử lý các vấn đề đang diễn ra. Bạn sẽ thấy họ dường như can thiệp vào quá nhiều việc, quá phiền phức. Nhưng thực tế họ đang nỗ lực hết sức để đưa dự án ổn định trở lại.

Có một nghịch lý đang diễn ra là các thành viên trong nhóm không muốn Project Manager can thiệp quá sâu nên họ không muốn chia sẻ quá nhiều thông tin về tiến trình công việc. Nhưng khi bị chậm tiến độ thì PM lại là người gánh chịu vì họ không có kế hoạch làm việc phù hợp.

2.2-  Giao tiếp không hiệu quả

Việc các thành viên trong nhóm dự án không thể giao tiếp thông suốt với nhau và các thông tin dự án cũng không được truyền đạt hiệu quả là khó khăn rất thường thấy trong các dự án. Khi các thành viên trong nhóm không thể giao tiếp hiệu quả sẽ xảy ra tình trạng thiếu thông tin và gây cản trở việc hợp tác giữa các đội nhóm, cá nhân khác nhau.

2.3- Thiếu cái nhìn toàn cảnh

Một dự án thường bao gồm rất nhiều hoạt động với các công đoạn khác nhau. Hơn nữa trong suốt quá trình thực hiện dự án có thể xảy ra những thay đổi.

Nhưng vì một vài nguyên nhân nào đó mà PM không thể có đầy đủ thông tin về tình hình hiện tại của dự án. Điều này khiến họ gặp khó khăn khi đưa ra quyết định.

2.4- Các xung đột trong nhóm

Việc xảy ra xung đột và hiểu lầm giữa các cá nhân trong một nhóm là điều rất thường thấy. Mỗi người đều có thể mắc sai lầm và đôi khi bị kéo vào các cuộc xung đột vì cái tôi quá lớn.

Nếu để xảy ra quá nhiều xung đột, hiểu lầm giữa các thành viên trong nhóm thì nhiều khả năng dự án đó sẽ thất bại.

2.5- Rủi ro dự án

Bất cứ dự án nào cũng tiềm ẩn những rủi ro nhất định trong quá trình thực hiện. Mặc dù các nhà quản lý dự án đã tiến hành phân tích, đánh giá các nguy cơ, rủi ro tiềm ẩn có thể gây nguy hại cho dự án. Nhưng thật đáng buồn là phần lớn các chiến lược quản lý rủi ro lại không được thực hiện. Nói cách khác, không phải dự án nào cũng được triển khai các chiến lược quản lý rủi ro.


>>> 10 câu hỏi vị trí Project Manager phổ biến nhất

2.6- Biến động dự án

Mỗi dự án đều phải trải qua một khoảng thời gian nhất định mới có thể hoàn thành được. Trong khoảng thời gian đó có thể xảy ra những biến động làm ảnh hưởng đến tiến trình và hiệu suất thực hiện dự án.

3- Cách PM khắc phục khó khăn 

Khi đã nhận thức rõ các khó khăn của PM là gì, bạn cần có biện pháp phù hợp để khắc phục triệt để những điều đó. 

Sau đây là một số biện pháp bạn có thể tham khảo để vượt qua những khó khăn khi làm Project Manager:

Thứ nhất, tìm cách để các thành viên khác hiểu được những gì bạn đang làm

Vì mỗi người có góc nhìn khác nhau đối với vị trí PM khiến người đảm nhận vị trí này gặp áp lực khi phải cố gắng làm hài lòng nhiều cá nhân khác nhau. Cho nên, là một Project Manager bạn cần làm cho mọi người hiểu được mục đích những việc bạn đang làm.

Cụ thể, bạn cần chia sẻ thông tin một cách minh bạch và có chọn lọc. Bạn phải chọn lọc thông tin vì không phải điều gì cũng có thể nói với nhóm của mình. Bạn chỉ nên chia sẻ những lời khen, phải hồi tích cực để khích lệ nhân viên và hạn chế nói đến những thứ tiêu cực.

Thứ hai, thiết lập kênh giao tiếp

Để có thể đảm bảo việc giao tiếp giữa các đối tượng tham gia vào dự án PM cần thiết lập các kênh giao tiếp cần thiết giữa các cá nhân, đội nhóm, khách hàng và các cấp quản lý. Điều này sẽ đảm bảo thông tin dự án được truyền đạt hiệu quả và tăng cường sự hợp tác giữa mọi người trong dự án.

Thứ ba, có cái nhìn toàn cảnh, tập trung vào chi tiết và nhạy bén nắm bắt các thay đổi

>>> Telesales là gì? Mô tả công việc của một Telesales

PM cần tập trung phân tích các chi tiết, tách biệt dự án thành nhiều giai đoạn để có thể nắm bắt tiến độ chung của dự án. Đồng thời họ còn phải có góc nhìn đa chiều và nắm bắt nhanh các thay đổi để thấy được bức tranh tổng thể. Những yếu tố này sẽ giúp bạn đưa ra các quyết định đúng đắn và quản lý dự án hiệu quả.

Ngoài ra, tuỳ thuộc vào từng giai đoạn của dự án mà PM sẽ có biện pháp xử lý cho phù hợp. Chẳng hạn vào lúc bắt đầu dự án thường phát sinh nhiều khó khăn. Khi đó PM cần thúc giục nhân viên tập trung xử lý các khó khăn và đưa dự án đi vào hoạt động ổn định. Trong lúc dự án chạy ổn định, PM có thể khuyến khích nhân viên nghiên cứu, tìm hiểu sâu hơn về dự án và tự tìm hướng giải quyết.

Thứ tư, ngăn chặn và giải quyết các xung đột

Một đội nhóm có nhiều xung đột và hiểu lầm sẽ không thể cộng tác với nhau trong công việc và làm ảnh hưởng đến hiệu quả của dự án. Vì vậy để tránh nguy cơ thất bại, Project Manager cần nỗ lực ngăn chặn và giải quyết nhanh chóng các xung đột, hiểu lầm trong nhóm. 

Bạn nên dành thời gian tìm hiểu các cách thức quản lý xung đột và phát triển kỹ năng tương tác để có thể triển khai dự án thuận lợi và theo đúng kế hoạch đã đặt ra.

Thứ năm, thiết lập chiến lược, kế hoạch quản lý rủi ro

Thay vì bỏ qua các rủi ro có thể khiến dự án thất bại, các PM nên có sẵn kế hoạch và chiến lược để ngăn chặn hoặc giảm thiểu các rủi ro có thể xác định được.

Việc chuẩn bị sẵn sàng từ trước sẽ giúp nhà quản lý dự án luôn chủ động và có thể giải quyết hiệu quả, nhanh chóng các vấn đề phát sinh. Nhờ vậy các thành viên trong dự án sẽ cảm thấy an tâm hơn và họ sẽ nỗ lực hơn nữa trong công việc.

Thứ sáu, thiết lập các giả định

Bởi vì các dự án luôn xảy ra biến động và một nhà quản lý dự án giỏi sẽ không để bản thân rơi vào thế bị động. Thay vào đó họ sẽ dựa vào các đặc điểm của từng dự án để đưa ra các giả định và bàn bạc cùng các thành viên trong nhóm.

Mặc dù các giả định chưa chắc sẽ đúng và nó cũng có thể không hợp lý nhưng đó là phương thức hữu hiệu khích lệ sự tư duy, óc sáng tạo và sự nhạy bén của các thành viên. Với một tập thể đoàn kết, cùng chung sức thực hiện kế hoạch thì dự án sẽ có khả năng thành công cao hơn.

4- Những bài học mà người làm PM cần ghi nhớ 

Bên cạnh việc ý thức rõ những khó khăn của PM là gì và cách khắc phục khó khăn thì bạn cũng cần ghi nhớ những bài học sau để trở thành một PM giỏi:

4.1- Cải thiện kỹ năng giao tiếp

Công việc chính mỗi ngày của nhà quản lý dự án chính là giao tiếp. Bạn sẽ phải giao tiếp với khách hàng, cấp trên, các thành viên trong nhóm và các đối tượng liên quan khác. 

Việc giao tiếp có thể bao gồm trò chuyện, email, chat, họp với khách hàng,… Vì vậy hãy cố gắng nói nhiều, viết nhiều và chú ý học hỏi từ cấp trên, đồng nghiệp để khả năng giao tiếp ngày càng thành thạo hơn.

4.2- Nâng cao kỹ năng tiếng Anh

Các khách hàng, đối tác và các bên liên quan đến dự án có thể đến từ các nước khác. Vì vậy, PM cần phải chú ý cải thiện kỹ năng tiếng Anh của mình để có thể trao đổi công việc, đàm phán và thương lượng với họ.

Hơn nữa, một PM giỏi tiếng Anh sẽ có khả năng thăng tiến nhanh hơn và có thể tiếp cận nhiều cơ hội việc làm hấp dẫn hơn.


>>> 4 cấp độ quản lý phổ biến trong các doanh nghiệp, tập đoàn lớn

4.3- Học cách quản lý team

PM cần biết rõ về các thành viên trong nhóm của mình, hiểu họ cần gì và biết phải làm gì để hỗ trợ cho họ. Chẳng hạn khi phát hiện một thành viên làm việc không hiệu quả, hãy trò chuyện cùng họ để tìm hiểu nguyên nhân, sau đó cho họ lời khuyên và hỗ trợ họ cải thiện.

4.4- Học hỏi các kỹ năng khác

Ngoài những điều kể trên, PM còn phải chú ý học hỏi, rèn luyện thêm nhiều kỹ năng khác như kỹ năng quản lý con người, quản lý dự án và quản lý thời gian. 

Quản lý con người ở đây là khả năng sử dụng đúng người, đúng việc. Đồng thời còn phải hỗ trợ từng cá nhân đạt được hiệu suất tối ưu khi làm việc.

Với PM kỹ năng quản lý dự án và quản lý thời gian vô cùng quan trọng. Có thể thành thạo các kỹ năng này sẽ giúp bạn nắm bắt được tình hình và tiến độ thực hiện dự án. Nhờ vậy có thể đảm bảo dự án hoàn thành đúng thời hạn.

Trên đây là một số thông tin về PM là gì cũng như những khó khăn, cách khắc phục và bài học PM cần ghi nhớ. Có thể thấy PM là một vị trí công việc phải đối mặt với nhiều khó khăn và thử thách. Vì vậy, để theo đuổi công việc này bạn cần nỗ lực học hỏi, rèn luyện và biết vận dụng những bài học thành công từ những người đi trước.

Hy vọng bài viết này của Ms Uptalent đã mang lại nhiều thông tin hữu ích cho bạn. Chúc bạn thành công!

 

------------------------------------

HRchannels - Headhunter -  Dịch vụ tuyển dụng cao cấp

Hotline: 08. 3636. 1080
Email: sales@hrchannels.com / job@hrchannels.com
Website: https://hrchannels.com/
Địa chỉ: Tòa MD Complex, 68 Nguyễn Cơ Thạch, Nam Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam

Nguồn ảnh: internet