Project Manager là ai? KPI cho vị trí PM bao gồm những chỉ tiêu nào? Những lưu ý giúp xây dựng và thực hiện KPI cho PM hiệu quả? Nếu bạn đang tìm kiếm câu trả lời cho những vấn đề trên thì bài viết sau đây của Ms Uptalent sẽ hữu ích với bạn.
MỤC LỤC
1- Project Manager là vị trí gì?
2- KPI cho vị trí PM bao gồm những gì?
3- Những lưu ý khi thiết lập KPI cho vị trí Project Manager
3.1- Xây dựng KPI rõ ràng
3.2- Chọn thước đo đúng đắn
3.3- Xây dựng lộ trình cho hiện tại và tương lai
3.4- Sẵn sàng thay đổi khi cần
4- Cần chú ý gì để thực hiện KPI tốt nhất cho vị trí này
Xem thêm >>>> Việc làm Sản xuất
1- Tìm hiểu vị trí PM là gì?
PM là viết tắt của Project Manager, có nghĩa là người quản lý dự án. Trách nhiệm chính của một PM là quản lý, giám sát toàn bộ những vấn đề liên quan đến một hoặc một vài dự án nào đó. Về cơ bản, họ chính là trung gian kết nối các thành viên trong nhóm dự án với khách hàng.
Thông thường, Project Manager sẽ được doanh nghiệp chỉ định lãnh đạo một dự án cụ thể. Theo đó, họ sẽ chịu trách nhiệm hoàn thành các mục tiêu của dự án từ lúc bắt đầu đến khi kết thúc.
Là người quản lý dự án nên Project Manager, phải đảm bảo hoàn thành tốt nhất dự án được giao. Họ sẽ phải giám sát, đốc thúc các thành viên khác hoàn thành tốt nhiệm vụ đồng thời có trách nhiệm báo cáo và cập nhật tiến trình thực hiện dự án cho các bên liên quan.
Các PM giữ vai trò rất quan trọng đối với sự thành bại của một dự án. Vì vậy, người đảm nhận vị trí này phải có đủ trình độ chuyên môn và có năng lực quản lý, lãnh đạo tốt.
Trong nhiều trường hợp, Project Manager, còn có nghĩa là Product Manager, có nghĩa là Giám đốc sản phẩm. Đây cũng là vị trí có vai trò rất quan trọng trong các dự án. Trách nhiệm của họ là lên kế hoạch, chiến lược phát triển cũng như xác lập tính năng cho sản phẩm. Điều này đòi hỏi nhân sự đảm nhận công việc phải có tư duy nhạy bén và tầm nhìn chiến lược trong dài hạn.
>>>> Xem thêm: Project Manager là gì? Tất tần tật về vị trí PM
2- KPI cho vị trí PM bao gồm những gì?
KPI cho vị trí Project Manager, bao gồm những chỉ tiêu sau:
- Thời gian chu kỳ: thể hiện thời gian để hoàn thành, thực hiện một nhiệm vụ được lặp đi lặp lại.
- Chỉ số thời gian hoàn thành: đo lường thời gian từ khi nhận được yêu cầu đến khi hoàn thành.
- Khả năng nguồn lực của dự án: được tính bằng cách lấy số lượng nhân viên làm việc trong một dự án nhân với phần trăm thời gian họ làm việc.
- Chỉ số hiệu suất theo lộ trình: thể hiện mức độ hoàn thành công việc theo đúng lộ trình, kế hoạch đã sắp đặt.
- Phần trăm hoàn thành kế hoạch đúng hạn: cho thấy một nhiệm vụ có được hoàn thành đúng hạn hay không.
- Thời gian dành cho các thành viên: thời gian dành cho từng thành viên trong nhóm dự án hoặc tất cả sẽ trùng nhau.
- Số giờ đã lên lịch với thời gian sử dụng thực tế: nếu tỷ lệ này chênh lệch đáng kể, cần xem lại quy trình làm việc của nhân viên, cách phân bổ nguồn lực và ngân sách.
- Chi phí thực tế mà dự án đã bỏ ra (AC): số tiền mà dự án đã sử dụng trong khoảng thời gian nhất định.
- Giá trị thu được (EV): khoản tiền ngân sách đã chi ra so với công việc đã làm được.
- Hiệu suất chi phí (CPI): so sánh chi phí theo kế hoạch với số tiền đã chi ra tính đến hiện tại.
- Phương sai chi phí: thể hiện sự khác biệt giữa ngân sách và chi phí dự án thực tế.
- Chi phí đã lên kế hoạch từ trước: chi phí kế hoạch dành cho những công việc cần thực hiện.
- Giá trị được lập kế hoạch rõ ràng: thể hiện mức ngân sách đã được chi tiêu trong một thời điểm cụ thể.
- Các mốc thời gian đã hoàn thành xong và được ký kết đúng hạn: thể hiện các công đoạn của dự án có hoàn thành đúng hạn hay không.
- Số lần khách hàng yêu cầu thay đổi: chỉ số này thể hiện số lần khách yêu cầu thay đổi đối với các công việc thuộc phạm vi đã được thiết lập.
>>>> Xem thêm: Sự khác nhau giữa PM và DM
3- Những lưu ý khi thiết lập KPI cho vị trí Project Manager
Khi thiết lập KPI cho vị trí Project Manager, bạn cần lưu ý những điều sau đây:
3.1- Xây dựng KPI rõ ràng
Mỗi một chỉ số KPI cho vị trí PM cần phải gắn liền với các mục tiêu cụ thể của doanh nghiệp và có thể đo lường được. Thay vì lan man với nhưng chỉ số không liên quan, bạn nên tập trung vào những chỉ số thực sự quan trọng. Hãy đảm bảo bạn đang theo dõi những chỉ số có liên quan đến doanh nghiệp của mình.
Để lựa chọn và xây dựng được các chỉ số KPI rõ ràng, phù hợp, bạn nên dựa trên tiêu chí SMART. Tức là một chỉ số KPI cần đáp ứng được các yêu cầu sau:
- Cụ thể (Specific): phải cụ thể.
- Đo lường (Measurable): phải đo lường được bằng con số.
- Đạt được (Achievable): có thể thực hiện được.
- Thực tế (Realistic): phải thực tế với kế hoạch đề ra.
- Có thời hạn (Time-bound): thời gian hoàn thành.
Tuỳ theo ngành nghề, lĩnh vực, giai đoạn phát triển và giai đoạn của dự án mà KPI sẽ khác nhau. Bạn chỉ nên làm theo tiêu chuẩn ngành nghề nếu điều đó phù hợp với mục tiêu và kỳ vọng của doanh nghiệp.
Bên cạnh đó, các thước đo bạn sử dụng sẽ thay đổi khi công ty phát triển và mở rộng quy mô. Vì vậy, bạn cần xây dựng KPI cho phù hợp với doanh nghiệp và yêu cầu công việc của PM.
3.2- Chọn thước đo đúng đắn
Có nhiều doanh nghiệp sử dụng quá nhiều KPI để quản lý dự án. Thực tế cho thấy, bạn chỉ nên sử dụng một số thước đo quan trọng và những thước đo này phải phù hợp với các mục tiêu dự án đang hướng đến.
Khi có quá nhiều KPI, bạn sẽ phải tốn nhiều thời gian và công sức để lập báo cáo về chúng. Mặt khác, nếu bạn không thể giải thích được vì sao KPI nào đó lại quan trọng, hãy loại bỏ chúng.
3.3- Xây dựng lộ trình cho hiện tại và tương lai
Để xây dựng các chỉ số KPI rõ ràng cho vị trí PM, bạn cần thiết lập một lộ trình và kế hoạch hành động cụ thể. Với lộ trình rành mạch, bạn sẽ dễ dàng đảm bảo nguyên tắc SMART cho KPI.
Khi thiết lập lộ trình, kế hoạch hành động bạn cần chú ý những điểm sau:
- Kế hoạch hành động cần phù hợp, đáp ứng được các đặc điểm, yêu cầu của nhóm dự án. Bạn sẽ phải dựa trên các yếu tố khách quan để xây dựng kế hoạch.
- Nếu mục tiêu hoặc KPI quá lớn, bạn cần chia tách thành nhiều giai đoạn khác nhau. Sau đó bạn hãy thiết lập kế hoạch hành động cho từng giai đoạn để dễ dàng theo dõi, quản lý việc thực hiện KPI.
- Thường xuyên theo dõi lộ trình thực hiện KPI để nắm rõ kết quả công việc đã đạt được, kịp thời phát hiện vấn đề và xử lý nhanh chóng.
3.4- Sẵn sàng thay đổi khi cần
Khi xây dựng KPI bạn cần có tư duy và khả năng nhìn nhận vấn đề một cách linh hoạt. Bạn tuyệt đối không nên áp dụng cùng một chỉ số KPI cho dù tình hình thực tế của doanh nghiệp đã có những thay đổi, biến động nằm ngoài kế hoạch.
Trên thực tế, bạn cần theo dõi KPI thường xuyên để có thể nắm bắt, đánh giá hiệu quả công việc kịp thời và có thể nhanh chóng thực hiện các điều chỉnh cần thiết.
>>>> Xem thêm: Học gì để trở thành một Project Manager?
4- Cần chú ý gì để thực hiện KPI tốt nhất cho vị trí này?
Nếu muốn thực hiện KPI tốt nhất cho vị trí PM, bạn cần chú ý những điều sau:
4.1- Xây dựng kế hoạch triển khai và thực hiện KPI
Trong số các KPI cho vị trí PM sẽ có những KPI mang tính ngắn hạn, trung hạn và dài hạn. Việc bạn cần làm để có thể triển khai KPI hiệu quả là thiết lập kế hoạch thực hiện cụ thể. Đối với các KPI dài hạn, bạn nên chia nhỏ để dễ thực hiện và đo lường hơn.
4.2- Đảm bảo việc truyền thông các chỉ số KPI đầy đủ, chính xác
Những yếu kém, thiếu sót trong công tác truyền thông chính là nguyên nhân gây ra thất bại của rất nhiều công cụ quản lý chứ không chỉ riêng KPI. Nếu truyền thông không tốt, bạn sẽ khiến PM cảm thấy khối lượng công việc của họ đột nhiên gia tăng, tốn công theo dõi, báo cáo nhưng không thấy được bất cứ lợi ích nào.
Chính vì vậy, bạn cần đảm bảo truyền đạt, hướng dẫn đầy đủ các thông tin liên quan đến KPI cho PM. Điều này sẽ đảm bảo việc thực hiện KPI cho vị trí này đạt được hiệu quả tối ưu nhất.
4.3- Sử dụng hệ thống theo dõi KPI phù hợp
Khi xây dựng KPI bạn sẽ khó mà nhận ra những khó khăn khi không có hệ thống theo dõi KPI. Nhưng, khi bắt đầu triển khai KPI vào thực tế, bạn sẽ thấy hết những trở ngại, khó khăn từ điều này.
Hơn nữa, việc theo dõi KPI theo phương thức thủ công sẽ khiến công tác theo dõi KPI trở nên tốn kém và mệt mỏi. Thậm chí có thể gặp nhiều sai sót trong quá trình nhập liệu và lập báo cáo.
Vì vậy, bạn cần lựa chọn công nghệ theo dõi phù hợp để có thể giúp doanh nghiệp áp dụng KPI cho PM một cách hiệu quả trong dài hạn.
4.4- Tạo động lực thực hiện KPI
Xét trên phương diện nhân sự thì KPI là một công cụ đánh giá kết quả công việc. Do đó, nếu bạn không gắn kết KPI với chế độ đãi ngộ sẽ khiến người quản lý dự án cho rằng việc đạt hay không đạt KPI chẳng có ảnh hưởng gì tới họ. Điều này sẽ khiến động lực theo đuổi KPI bị triệt tiêu.
Bạn nên chú ý đến các chính sách lương thưởng, đãi ngộ, điều kiện làm việc,… của PM để không ngừng cải thiện tinh thần làm việc cho họ. Từ đó, chất lượng và hiệu quả công việc của PM sẽ không ngừng được nâng cao.
Trên đây là những thông tin về KPI cho vị trí PM mà Ms Uptalent muốn chia sẻ cùng bạn đọc. Hy vọng bạn có thể vận dụng những thông tin này để triển khai và áp dụng KPI hiệu quả cho vị trí Project Manager trong doanh nghiệp của mình. Chúc bạn thành công!
------------------------------------
HRchannels - Headhunter - Dịch vụ tuyển dụng cao cấp
Hotline: 08. 3636. 1080
Email: sales@hrchannels.com / job@hrchannels.com
Website: https://hrchannels.com/
Địa chỉ: Tòa MD Complex, 68 Nguyễn Cơ Thạch, Nam Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam
Nguồn ảnh: internet
HRchannels
HRchannels là nền tảng tuyển dụng và thu hút nhân sự cấp cao hàng đầu tại Việt Nam.
Với hơn 16 năm kinh nghiệm tuyển dụng nhân sự cấp cao. Chúng tôi là công ty headhunter hàng đầu ở Việt Nam.
