Personal Productivity Tools là gì? Các công cụ hiệu quả để tối ưu hiệu suất cá nhân

Trang bị công nghệ hiện đại hỗ trợ là điều cần thiết, tuy nhiên, trong các doanh nghiệp, tổ chức, việc áp dụng hiện chỉ đáp ứng ở mức chung cơ bản. Muốn gặt hái thành tích vượt trội, mỗi cá nhân cần chủ động tìm tòi và học hỏi những công cụ tương thích với nhu cầu sử dụng riêng. Nếu bạn chưa biết nên lựa chọn công cụ nào thì Ms Upatalent có một loạt các “Personal Productivity Tools”: Các công cụ hiệu quả để tối ưu hiệu suất cá nhân cho bạn thỏa sức khám phá đây.

Mục Lục:
1. Hiệu suất cá nhân là gì?
2. Công cụ tối ưu hiệu suất cá nhân là gì?
3. Vì sao xã hội càng phát triển, nhu cầu sử dụng Personal Productivity Tools càng cao?
4. Điểm danh các Personal Productivity Tools tối ưu hiệu suất cá nhân đắc lực nhất
   4.1. Công cụ quản lý công việc
   4.2. Công cụ quản lý thời gian
   4.3. Công cụ ghi nhớ
   4.4. Công cụ quản lý đội nhóm từ xa
   4.5. Công cụ tăng sự tập trung

1. Hiệu suất cá nhân là gì? 

Hiệu suất cá nhân - tiếng Anh là Personal Productivity - là cụm từ đề cập đến khả năng sử dụng nguồn lực tiết kiệm hơn nhưng vẫn hoàn thành tốt, thậm chí là rất tốt nhiệm vụ công việc trong doanh nghiệp hoặc giải quyết tốt những vấn đề trong cuộc sống thường nhật.

Những nguồn lực ở đây có thể là thời gian, tiền bạc, sức khỏe, sự hỗ trợ từ đồng nghiệp, sự trợ giúp từ người thân... Nhờ khả năng sử dụng hiệu quả những nguồn lực này mà chất lượng cuộc sống được cải thiện, những tình trạng căng thẳng, stress, quá tải, mất kiểm soát... cũng nhờ vậy mà được giảm thiểu tối đa.

2. Công cụ tối ưu hiệu suất cá nhân là gì? 

Công cụ tối ưu hiệu suất cá nhân - tên tiếng Anh là - được ví von như một người quản gia tận tụy và chuẩn xác vậy. Vì các công cụ này giúp não bộ của bạn được giải phóng khỏi những áp lực của sự ghi nhớ, giúp cơ thể thư giãn khi không phải thao tác quá nhiều, cả sức khỏe tinh thần và thể chất đều được hỗ trợ đáng kể.

Điểm chung ở những công cụ tối ưu hiệu suất cá nhân đều là sản phẩm đến từ công nghệ thông tin tiên tiến, chúng được lập trình nhằm chia sẻ bớt gánh nặng của con người theo từng khía cạnh cụ thể (quản lý thời gian, quản lý khách hàng, chăm sóc sức khỏe...), để mỗi cá nhân có thể làm nhiều việc hơn, đạt chất lượng cao hơn.


Xem thêm >>> Khám Phá Employee Engagement: Động Lực Để Nâng Cao Hiệu Suất

3. Vì sao xã hội càng phát triển, nhu cầu sử dụng Personal Productivity Tools càng cao? 

Nguyên nhân nằm ở những lợi ích tuyệt vời mà chỉ các công cụ hỗ trợ có tích hợp công nghệ hiện đại mới mang lại được:

3.1.Tiết kiệm thời gian xử lý công việc

Cùng một khoảng thời gian 24 giờ mỗi ngày nhưng người sử dụng Personal Productivity Tools hiệu quả sẽ làm được nhiều việc hơn và mức độ hoàn hảo ở mỗi công việc đều cao hơn. Những công đoạn đòi hỏi nhiều thời gian trước đây như tìm kiếm thông tin, phân tích sàng lọc, sắp xếp lịch trình làm việc hợp lý, trả lời những câu hỏi cùng một ý thắc mắc… đều đã có công cụ tối ưu hiệu suất cá nhân làm thay.

3.2. Tập trung giải quyết từng việc một

Không còn lo sợ bị quên, bị trễ làm một việc gì đó nữa vì đã có công cụ ghi nhớ và nhắc nhở dùm rồi, cho nên chúng ta sẽ an tâm tập trung cao độ vào xử lý việc trước mắt. Tốc độ hoàn thành và hiệu quả đạt được chắc chắn sẽ cao hơn trước rất nhiều.

3.3. Có điều kiện cân bằng cuộc sống và công việc

Công việc hoàn thành nhanh hơn, có nhiều thời gian để kiểm tra độ chính xác của công việc nên những áp lực, căng thẳng nơi công sở cũng giảm bớt. Thời gian rảnh nhiều hơn nên thời gian dành cho gia đình, tập thể thao, nghỉ ngơi thư giãn… cũng mang lại chất lượng sống cao hơn.

3.4. Lên kế hoạch và hoàn thành kế hoạch đúng hạn

Rất nhiều kế hoạch trước đây không thể kiểm soát trọn vẹn dẫn đến trễ lịch trình, rồi bị những việc đột xuất làm xáo trộn nên cứ làm nửa chừng nửa vời rồi bỏ lửng. Thông qua các Personal Productivity Tools, lịch trình và yêu cầu hoàn thành trong mỗi giai đoạn đều được nhắc nhở đầy đủ. Khi phát sinh việc đột xuất, người dùng cũng dễ dàng phân bổ lại kế hoạch ngay sau khi hoàn tất việc đột xuất đó, đảm bảo tiến độ không bị ảnh hưởng. Qua đó ý thức kỷ luật và trách nhiệm với chính bản thân sẽ được cải thiện từng ngày.

4. Điểm danh các Personal Productivity Tools tối ưu hiệu suất cá nhân đắc lực nhất 

Danh sách này có cả những công cụ miễn phí và công cụ cho phép dùng thử miễn phí, bạn chỉ cần dựa theo điều kiện và nhu cầu cải thiện hiệu suất cá nhân của mình để lựa chọn công cụ, chắc chắn sẽ tìm thấy sản phẩm phù hợp:

4.1. Công cụ quản lý công việc 

4.1.1. Trello

Cung cấp khả năng sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên, đồng thời, người dùng còn có thể chia các nội dung công việc thành nhiều danh sách hay bảng thẻ nhỏ để dễ đánh giá tiến độ và hiệu quả đạt được ở từng giai đoạn công việc.

Cùng một lúc có thể quản lý nhiều dự án khác nhau, quá trình giao tiếp, phân công nhiệm vụ cho các thành viên trong từng dự án cũng diễn ra trực tuyến một cách thuận lợi. Bản Trello dùng thử không có nhiều tính năng như bản trả phí, nhưng với quy mô công việc nhỏ thì bản Free vẫn rất hiệu quả.

4.1.2. Asana

Asana cũng hướng đến mục đích hỗ trợ người dùng quản lý các công việc trên nền tảng trực tuyến, theo sát công việc với tính năng báo cáo theo cài đặt riêng, phân công và kiểm soát nhiệm vụ của từng thành viên một cách thuận lợi.

Những đóng góp, chia sẻ, góp ý bí mật hay công khai đều thực hiện được trên Asana nên người quản lý dễ dàng nắm bắt nhanh và có hướng điều chỉnh hợp lý, tránh cho dự án đi chệch hướng. Bản Asana dùng thử tính năng có phần hạn chế hơn bản trả phí, và cũng chỉ giới hạn ở 15 người tham gia trao đổi, thảo luận công việc trên tài khoản Asana miễn phí.

4.2. Công cụ quản lý thời gian 

4.2.1. Todoist

Sử dụng hiệu quả cho nhu cầu thiết lập danh sách nhiệm vụ cho cá nhân, kèm theo đó là những lời nhắn, lời nhắc nhở, dán nhãn ưu tiên cho nhiệm vụ, theo sát hiệu suất cá nhân qua “Karma”. Giao diện thân thiện, tích hợp đồng bộ trên nhiều thiết bị di động thông minh nên dù ở bất kỳ đâu, bất cứ thời gian nào, bạn cũng không lo bị bỏ lỡ lịch trình mà mình đã lên kế hoạch.

4.2.2. Pomodone

Ứng dụng Pomodone sử dụng kỹ thuật Pomodoro với các trình quản lý tác vụ. Kỹ thuật Pomodoro là việc chia một nhiệm vụ lớn thành nhiều nhiệm vụ nhỏ, mỗi nhiệm vụ nhỏ này chỉ cần lượng thời gian ngắn để giải quyết nên người sử dụng sẽ nâng cao được độ tập trung, có thời gian thư giãn và không bị “ngán” như khi phải giải quyết nhiệm vụ lớn liên tục.


Có thể bạn quan tâm >>> Hiệu ứng Pygmalion là gì? Kỳ vọng ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc

4.3. Công cụ ghi nhớ 

4.3.1. Evernote

Như tên gọi, Evernote tạo ra những nội dung ghi chú (note) trong phần mềm, cho phép người dùng lưu trữ dữ liệu về thời gian và nhiệm vụ cần hoàn thàn theo thời gian đó. Dữ liệu là chữ viết, trang web, file âm thanh, file hình ảnh đều được cả. Ghi chú của bạn sẽ được lưu trữ và dễ dàng đồng bộ hóa dữ liệu trên nhiều thiết bị ngoại vi có kết nối Internet.

4.3.2. MindMeister

Cách thức hỗ trợ ghi nhớ của công cụ MindMeister được thể hiện thông qua sơ đồ tư duy. Người dùng sẽ được cung cấp các công cụ, tính năng để dễ dàng phân tích và vẽ nên sơ đồ tư duy tuần tự các bước cần để giải quyết trọn vẹn một nhiệm vụ nào đó. Hình ảnh và nội dung trực quan sinh động nên nhìn vào đó, bạn sẽ hình dung ra ngay bước tiếp theo mình cần thực hiện là gì, lấy được dữ liệu gì từ bước trước đó và cần sẵn sàng dữ liệu gì cho bước tiếp theo.

4.4. Công cụ quản lý đội nhóm từ xa 

4.4.1.Teamwork

Ngoài việc hỗ trợ trao đổi thông tin, cập nhật tin tức mới nhất cho mọi thành viên, Teamwork còn có tính năng tính toán hiệu suất làm việc của mỗi nhân sự để quản lý có thể trích xuất dữ liệu bất cứ khi nào cần đánh giá. Các dữ liệu về vị trí công việc, hiệu quả làm việc, tính chất nhiệm vụ mới… đều được công cụ ghi nhận, từ đó hệ thống sẽ tự phân tích và đưa ra bản đề xuất phân bổ nhân sự trong nhiệm vụ mới một cách khoa học, đúng người đúng việc.

4.4.2. Slack

Slack cung cấp nhiều tính năng hữu ích cho nhu cầu làm việc từ xa và liên lạc với đội nhóm từ xa. Cùng một lúc quản lý nhiều dự án công việc thông qua Slack là điều hoàn toàn khả thi. Với mỗi dự án, người quản lý có thể tạo nên những phòng chat riêng cho các thành viên của một dự án, tất cả mọi người sẽ cùng nhau thảo luận ngay trong phòng chat trực tuyến đó, không cần phải di chuyển xa, có thể thảo luận vào giờ nghỉ cuối ngày hoặc cuối tuần, không lo ảnh hưởng đến công việc.

4.5. Công cụ tăng sự tập trung 

4.5.1. Cold Turkey

Thói quen đang làm việc chốc chốc lại vào Facebook, chốc chốc lại đọc tin tức rất phổ biến, tuy vô hại nhưng lại làm lãng phí thời gian, ảnh hưởng độ tập trung khi làm việc. Sử dụng Cold Turkey hỗ trợ, những ứng dụng, trang web không cần thiết sẽ được chặn truy cập trong một khoảng thời gian nhất định do bạn tự cài đặt.

4.5.2. Focus@will

Đây là công cụ cung cấp các bản nhạc không lời theo sở thích cá nhân, mục đích là dùng âm nhạc để loại bỏ những âm thanh hỗ tạp xung quanh, giúp tâm trí được bình lặng, nhẹ nhàng, không bị xao nhãng vượt ra ngoài giới hạn công việc. Chất nhạc không lời sẽ không hướng người ta đến sự tập trung để nghe kỹ lời bài hát nên đảm bảo hiệu quả tập trung cao độ.

Thời đại công nghệ cho phép chúng ta làm việc thông minh hơn, tiết kiệm sức lực hơn mà vẫn nâng cao được chất lượng công việc. Sử dụng các công cụ để tối ưu hiệu suất cá nhân là xu hướng nên Ms Upatalent muốn nhấn mạnh, Personal Productivity Tools không còn là khuyến khích lựa chọn nữa mà đang dần trở thành sự bắt buộc. Nhiều người xung quanh áp dụng mà bản thân mình không áp dụng thì sẽ rất thiệt thòi sao. 

------------------------------------

 

HRchannels - Headhunter -  Dịch vụ tuyển dụng cao cấp
Hotline: 08. 3636. 1080
Email: sales@hrchannels.com / job@hrchannels.com
Website: https://hrchannels.com/
Địa chỉ: Tòa MD Complex, 68 Nguyễn Cơ Thạch, Nam Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam

Nguồn ảnh: internet