Performance Review 1:1: Cách Tiến Hành Đánh Giá Hiệu Quả Và Khách Quan

Doanh nghiệp của bạn đang muốn tiến hành đánh giá nội bộ một cách khoa học, tiết kiệm mà vẫn đảm bảo tính hiệu quả và độ khách quan cao thì chắc chắn danh sách phương pháp mà các chuyên gia khuyến khích sử dụng không thể thiểu Performance Review 1:1. Mặc dù được sử dụng khá phổ biến ở các nước phương Tây nhưng tại Việt Nam Performance Review vẫn còn khá mới mẻ. Vậy nên hôm nay, chúng ta sẽ cùng Ms Upatalent khám phá tất tần tật mọi thứ về phương pháp này nhé.

1. Performance Review 1:1 là gì?

Performance Review 1:1 – tạm dịch Đánh giá hiệu suất 1:1 – là những buổi kiểm tra, trao đổi, chia sẻ kinh nghiệm, đúc kết bài học, ghi nhận vấn đề, phản hồi mang tính xây dựng… được diễn ra với tần suất thường xuyên giữa một bên là Người quản lý và một bên là Nhân viên trực tiếp thực hiện nghiệp vụ chuyên môn.

Nội dung của buổi đánh giá cũng như những ý kiến phản hồi, kiến nghị… sẽ chỉ có hai người tham gia biết. Điều này tạo nên sự thoải mái, tin tưởng lẫn nhau và sẵn sàng hướng đến những nội dung chuyên sâu sát thực tiễn chứ không chỉ là những nội dung hời hợt, nói cho có như trong các cuộc họp đánh giá đông người.

2. Ưu điểm vượt trội khi áp dụng Performance Review 1:1 vào quá trình đánh giá của tổ chức

So với đánh giá công khai hay đánh giá trước tập thể, thậm chí là đánh giá trên giấy riêng (để giữ bí mật) thì mức độ hiệu quả vẫn khó so với Performance Review 1:1, bởi lẽ tất cả đối tượng tham gia vào phương pháp này đều được hưởng lợi

2.1. Về phía người quản lý

2.1.1. Định hướng phát triển cho nhân viên

Trực tiếp trao đổi và hiểu được nguyện vọng riêng của từng nhân sự giúp Người quản lý thu thập được nhiều dữ liệu giá trị, góp phần quan trọng trong việc định hướng phân bổ nhân sự, đào tạo chuyên môn và thiết lập lộ trình thăng tiến.

2.1.2. Giữ chân nhân sự giỏi

Không phải nhân viên nào cũng cần mức lương cao chót vót để rồi phải làm việc “sấp mặt”, cái họ cần có thể là:

• Sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống

• Cơ hội triển khai những ý tưởng sáng tạo

• Những việc làm hấp dẫn

  

  Trưởng Phòng Nhân Sự (Tiếng Trung)

  Hồ Chí Minh, Đồng Tháp, Long An Nhân sự

  

  Thực Tập Sinh phòng Tuyển dụng (Full Time)

  Hà nội Nhân sự

  

  Recruitment Officer (Marketing/Sales/Finance&Accounting,, USD700)

  Hà nội Nhân sự

  

  Recruitment Consultant (more than 1 year of experience)

  Hà nội Nhân sự

  

  Giám Đốc Nhân Sự (Sản Xuất)

  Hà nội, Hà Nam, Hưng Yên Nhân sự , Sản Xuất

  Môi trường làm việc ổn định, an toàn, thân thiện…

Chỉ thông qua những buổi đánh giá 1:1, Người quản lý mới thấu hiểu hết những tâm tư nguyện vọng thầm kín này. Và khi đã hiểu thì việc đáp ứng phù hợp không còn là điều mơ hồ nữa, bài toán giữ chân nhân sự giỏi cũng không còn khiến quản lý đau đầu.

2.1.3. Duy trì năng lượng làm việc

Trò chuyện, trao đổi riêng sẽ giúp nâng cao sự tin tưởng, Người quản lý sẽ thuận lợi duy trì được môi trường làm việc hợp tác, tìm được sự đồng thuận từ phía nhân viên trong những giai đoạn khó khăn, thử thách trong công việc.

2.2. Về phía nhân viên

2.2.1. An tâm phản hồi thực tế công việc

Người quản lý có trách nhiệm giữ bí mật tất cả nội dung Performance Review 1:1 của từng nhân viên. Đây là nguyên tắc phải tuân thủ khi áp dụng phương pháp này, vì vậy, nhân viên tham gia đánh giá hiệu suất 1:1 sẽ an tâm chia sẻ đúng những góc khuất công việc đang cản trở hiệu suất của chính mình.

2.2.2. Tìm được sự hỗ trợ phù hợp

Một phản hồi cụ thể sẽ dễ dàng nhận về những định hướng giải quyết cụ thể từ người quản lý. Nhờ vậy, nhân viên có thể định hướng ngay những gì mình nên và được phép thực hiện sau buổi đánh giá hiệu suất với quản lý. Vướng mắc được giải quyết, tâm lý thoải mái, tinh thần nhẹ nhàng, chất lượng công việc sẽ được cải thiện.

2.2.3. Cải thiện hiệu suất làm việc

Tần suất Performance Review 1:1 cao hơn nhiều so với những buổi đánh giá tập thể như trước đây. Nhân viên không phải gồng gánh những khó khăn, trở ngại lâu vì rất nhanh sẽ có một buổi đánh giá 1:1 nữa, bạn lại có thể trải lòng cùng quản lý và nhận về những hướng dẫn, hỗ trợ thiết thực cho vấn đề của mình.

2.3. Về phía doanh nghiệp

2.3.1. Nâng cao năng lực cạnh tranh

Nhân viên kết nối tốt với người quản lý sẽ giúp nâng cao hiệu suất công việc của người quản lý. Một khi hiệu suất của Người quản lý tăng thì các chiến lược phát triển của doanh nghiệp cũng theo đó gặt hái thành công. Do đó, áp dụng Performance Review 1:1 hiệu quả với tần suất hợp lý, từ phạm vi vi mô ở các vị trí công việc, các phòng ban đến phạm vi vĩ mô trong toàn doanh nghiệp, toàn hệ thống tổ chức đều đón nhận những giá trị phát triển tích cực.

2.3.2. Cải thiện sự chủ động nơi nhân viên

Thông qua buổi đánh giá 1:1, nhân viên cũng có thể biết được các định hướng phát triển của tổ chức. Nhân viên sẽ chủ động tìm hiểu thêm những khía cạnh phát triển của tổ chức có liên quan đên chuyên môn của họ. Doanh nghiệp không cần thúc ép, tự nhân viên sẽ chủ động trau dồi để sẵn sàng thích ứng với cơ hội mới.

3. Trình tự sắp xếp Performance Review 1:1 hiệu quả

Thực hiện Performance Review 1:1 không nhất thiết dồn hết trong một ngày. Người quản lý có thể lựa chọn thời gian theo lịch trình phù hợp với từng nhân viên và áp dụng trình tự sắp xếp sau:

• Thiết lập lịch đánh giá hiệu suất 1:1, gửi thông báo đến nhân viên và yêu cầu nhân viên phản hồi lịch họp.

• Xây dựng bảng nội dung chính các vấn đề sẽ trao đổi trong buổi Performance Review 1:1 nhằm giúp nhân viên chủ động trong việc tổng hợp nội dung cần thiết đúng hướng.

• Người quản lý chủ động tự biên soạn cho mình những câu hỏi mở để khai thác tốt nhất nội dung chính trong quá trình trao đổi, đánh giá (tùy theo quy định doanh nghiệp, bảng câu hỏi này có thể phải đưa phòng nhân sự duyệt).

• Lựa chọn không gian phù hợp, có độ cách âm tốt để đảm bảo mức độ bảo mật thông tin trao đổi đánh giá hiệu suất 1:1 (thường là phòng họp hoặc phòng làm việc của người quản lý)

• Người quản lý trực tiếp ghi nhận thông tin trao đổi trong buổi Performance Review 1:1 với nhân viên. Nội dung này không chỉ phục vụ cho đợt đánh giá hiện tại mà còn làm cơ sở để xem xét mức độ cải thiện ở đợt đánh giá tiếp theo.

• Người quản lý cung cấp những phản hồi mang tính thực tế cao, mục đích là giúp nhân viên tìm được giải pháp cho những vấn đề đang kiềm hãm hiệu suất làm việc của họ.

• Người quản lý tóm tắt nội dung cuộc họp bằng văn bản, đọc lại các ý cho nhân viên nghe. Nếu cần thiết, đôi bên sẽ ký vào văn bản đó như một lời cam kết sẽ thực hiện các giải pháp đã trao đổi, bao gồm cả phía người quản lý và nhân viên.

• Người quản lý phối hợp với phòng nhân sự bảo mật các nội dung trao đổi với từng nhân viên. Đồng thời, xúc tiến phối hợp cùng những bộ phận chuyên môn khác để thực hiện giải pháp hỗ trợ như đã đề xuất với nhân viên.

4. Một vài kinh nghiệm đảm bảo Performance Review 1:1 thành công

Quy trình và cách thức tổ chức Performance Review 1:1 không phức tạp nhưng để thu được giá trị đánh giá cao nhất từ phương pháp này thì doanh nghiệp áp dụng cần lưu ý:

4.1. Tần suất thực hiện

Performance Review 1:1 có tần suất thực hiện cao hơn những phương pháp đánh giá khác nhưng không vì vậy mà cứ vài ngày là quản lý lại thông báo triển khai một lần. Thời gian quá ngắn sẽ khiến nhân viên cảm thấy mệt mỏi khi vừa phải hoàn thành công việc, vừa phải chuẩn bị cho buổi đánh giá. Hơn nữa, nhanh như vậy nhiều khi chẳng có vấn đề phát sinh mới nào cần giải quyết.

Qua đánh giá thì tần suất áp dụng Performance Review 1:1 hiệu quả nhất nên là 1 – 2  tuần, thời gian trao đổi với mỗi nhân viên không nên dưới 30 phút và cũng đừng vượt quá 60 phút.

4.2. Linh hoạt cách thức kết nối

Performance Review 1:1 trực tiếp tại văn phòng cũng được, hẹn ở một quán café để tránh ánh nhìn săm soi của đồng nghiệp cũng được, hoặc tiến hành gặp trực tuyến cũng không có vấn đề gì. Chỉ cần Người quản lý và Nhân viên sắp xếp được thời gian chung phù hợp, tạm gác lại những vấn đề cá nhân để tập trung cho nội dung trao đổi thì doanh nghiệp cứ linh hoạt lựa chọn.

4.3. Đầu tư phần mềm quản lý hiệu suất

Bản thân nhân viên không ngại cố gắng, họ chỉ ngại cố gắng rồi lại như “dã tràng xe cát biển đông” mà thôi. Để xóa tan những lo ngại này, doanh nghiệp nên thực hiện phân bổ và thống kê định mức công việc cho từng nhân sự ở từng vị trí chuyên môn khác nhau. 

Công việc này có thể tiến hành thông qua các phần mềm quản lý nhân sự chuyên dụng, vừa cho phép quản lý theo sát tiến độ công việc, vừa cho phép nhân viên theo dõi, kiểm tra hiệu suất của minh và chủ động năng nổ cải thiện.

4.4. Cân nhắc nội dung ghi vào văn bản

Mặc dù nội dung Performance Review 1:1 cần được ghi vào văn bản khi hoàn tất buổi đánh giá, nhưng người quản lý cần linh động xem nên ghi nội dung nào vào văn bản, nội dung nào ghi vào sổ tay riêng, nội dung nào không ghi vào đâu cả, chỉ tự mình ghi nhớ.

Vì nhiều nơi sẽ yêu cầu Người quản lý và Nhân viên ký xác nhận văn bản, nếu ghi tất cả thì nhân viên sẽ chẳng dám bộc bạch nhiều góc khuất cần cải thiện cho quản lý nghe đâu. Hãy mang lại cảm giác an toàn cho nhân viên khi họ đã tin tưởng mình, có như vậy, giá trị quản lý và doanh nghiệp nhận lại sau mỗi đợt đánh giá hiệu suất 1:1 chỉ có tăng đều mà thôi.

Performance Review 1:1 mang lại nhiều giá trị đánh giá vượt trội cho doanh nghiệp, không chỉ dừng lại ở độ khách quan, mà phương pháp này còn giúp Người quản lý và nhân viên hiểu nhau hơn, cùng nhau chia sẻ vấn đề trong công việc, cùng nhau giải quyết và khai phá nhiều tiềm năng mới. Cách triển khai không quá phức tạp, tốn ít chi phí mà hiệu quả lại cao nên cả Ms Upatalent và các chuyên gia quản trị nhân sự đều khuyến khích doanh nghiệp vận dụng ngay phương pháp này. 

------------------------------------

HRchannels - Headhunter -  Dịch vụ tuyển dụng cao cấp
Hotline: 08. 3636. 1080
Email: sales@hrchannels.com / job@hrchannels.com
Website: https://hrchannels.com/
Địa chỉ: Tòa MD Complex, 68 Nguyễn Cơ Thạch, Nam Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam

Nguồn ảnh: internet