PDCA là gì? Cách xây dựng chu trình PDCA hiệu quả trong doanh nghiệp

PDCA được đánh giá là công cụ quản lý vô cùng hiệu quả và được sử dụng phổ biến trong nhiều doanh nghiệp. Vậy PDCA là gì? Làm sao xây dựng chu trình PDCA? Bạn đọc hãy cùng tìm hiểu qua bài viết sau đây của Ms Uptalent nhé!

MỤC LỤC:
1- PDCA là gì?
2- Ứng dụng của PDCA là gì? 
3- Ví dụ về chu trình PDCA trong thực tế
4- Xây dựng chu trình PDCA hiệu quả
5- Khi nào sử dụng PDCA trong doanh nghiệp?
6- Các câu hỏi liên quan đến PDCA là gì?
7- Lời kết

>>> Xem thêm: Việc làm Manager

1- PDCA là gì? 

PDCA là được biết đến là chu trình quản lý liên tục thường được các doanh nghiệp sử dụng trong quá trình quản trị nhằm đạt được các mục tiêu cụ thể và cải tiến hiệu quả. 

4 chữ cái trong PDCA là viết tắt của “Plan – Do – Check – Act” với ý nghĩa tương ứng là “Lập kế hoạch – Thực hiện – Kiểm tra – Điều chỉnh”.

PDCA được tiến sĩ Deming giới thiệu đến người Nhật vào những năm 1950. Bởi vậy, người Nhật thường gọi nó là chu trình Deming hay vòng tròn Deming.

Ban đầu, PDCA được dùng trong việc quản trị chất lượng, nhưng ngày nay nó đã trở thành công cụ quan trọng đối với các doanh nghiệp đang áp dụng các hệ thống quản lý như ISO 9001, ISO 14001,…

2- Ứng dụng của PDCA là gì? 

PDCA ngày càng được sử dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp bởi những lợi ích to lớn mà nó mang lại. Doanh nghiệp có thể ứng dụng PDCA vào các việc như:

2.1- Cải tiến quy trình

PDCA hoạt động theo một chu kỳ khép kín, lặp đi lặp lại từ việc lên kế hoạch, thực hiện, đánh giá và điều chỉnh. Điều này cho phép doanh nghiệp cải tiến các quy trình hoạt động của mình ngày càng sát với thực tế và khắc phục, sửa chữa các lỗi sai.

Bên cạnh đó, PDCA còn giúp doanh nghiệp chia nhỏ các dự án, quy trình thành từng giai đoạn nhỏ để có thể quản lý và cải thiện liên tục.

2.2- Thay đổi cách thức quản lý

Việc áp dụng PDCA đòi hỏi doanh nghiệp phải sử dụng các tham số yêu cầu trong từng giai đoạn lập kế hoạch, thực hiện, kiểm tra và điều chỉnh. Chính vì vậy mà quy trình quản lý của doanh nghiệp cũng thay đổi theo và trở nên liền mạch hơn.

2.3- Quản lý chất lượng

Một trong những ứng dụng quan trọng của PDCA chính là quản lý chất lượng. Thông qua cơ chế phản hồi liên tục của PDCA mà doanh nghiệp có thể phân tích, đo lường và xác định nguồn gốc những biến đổi về yêu cầu của khách hàng để có biện pháp khắc phục thích hợp.

Thực tế, PDCA chính là công cụ phổ biến giúp doanh nghiệp thực hiện việc quản lý chất lượng một cách toàn diện. Đồng thời, nó cũng là cơ sở của Six Sigma DMAIC.

2.4- Duy trì quyền kiểm soát dự án

Hiểu rõ PDCA là gì và ứng dụng nó vào việc quản lý dự án cho phép doanh nghiệp kiểm soát rộng hơn các khía cạnh khác nhau của một dự án. Từ đó, doanh nghiệp có thể tìm ra nhiều phương án thực hiện khác nhau, hiểu rõ các vấn đề về chi phí, hiệu quả để có cách cải thiện phù hợp.

2.5- Quản lý hiệu suất

Hầu hết các doanh nghiệp đều xem việc đánh giá hiệu suất là một chức năng riêng biệt. Tuy nhiên, PDCA cho phép doanh nghiệp tích hợp việc quản lý hiệu suất với quá trình hoạt động hàng ngày, từ đó nâng cao năng suất một cách mạnh mẽ.

>>> Bạn có thể xem thêm: QA là gì? Tất tần tật thông tin về ngành QA

2.6- Tăng năng lực cạnh tranh

Doanh nghiệp có thể ứng dụng PDCA để xác định nguồn gốc sự thay đổi, những tác động tiêu cực, cách loại bỏ hay giảm bớt các biến động và lên kế hoạch dự phòng rủi ro. Mặt khác, họ cũng dùng nó để nâng cao khả năng quản lý nhu cầu, quản lý cung ứng, quản lý hoạt động và cấu hình lại bộ máy tổ chức. 

Chính những việc làm trên và khả năng cải thiện sự phối hợp giữa các quy trình khác nhau của PDCA có thể giúp đẩy mạnh hoạt động kinh doanh và tính cạnh tranh của doanh nghiệp.

3- Ví dụ về chu trình PDCA trong thực tế 

Để hiểu rõ hơn PDCA là gì bạn có thể xem qua những ví dụ sau đây:

3.1- PDCA trong sản xuất

Nếu một doanh nghiệp muốn nâng cao chất lượng sản phẩm thì họ cần làm những việc sau:

Lên kế hoạch

Bước đầu tiên doanh nghiệp cần thực hiện là đưa ra bản kế hoạch cải thiện chất lượng cụ thể. Đồng thời, họ cũng phải xác định các yêu cầu, tiêu chuẩn và cách đo lường chất lượng.

Thực hiện

Doanh nghiệp tiến hành thực hiện theo kế hoạch đã lập và bắt đầu sản xuất sản phẩm theo tiêu chuẩn chất lượng mới.

Kiểm tra

Tiến hành đo lường, đánh giá chất lượng sản phẩm xem có đáp ứng được yêu cầu đã đặt ra hay không.

Điều chỉnh

Nếu sản phẩm đạt yêu cầu, doanh nghiệp sẽ tiếp tục sản xuất theo tiêu chuẩn đã đặt ra. Ngược lại, sản phẩm không đạt yêu cầu, doanh nghiệp sẽ phải thay đổi để đạt chất lượng theo yêu cầu.

3.2- PDCA trong học tập

Chẳng hạn, bạn muốn đạt điểm tổng kết môn trên 8.0. Vậy thì bạn cần làm những việc sau:

Lên kế hoạch

Thiết lập mục tiêu học tập mỗi ngày. Cụ thể bạn cần xác định thời gian học tập cho từng môn, giảm bớt thời gian vui chơi.

Thực hiện

Bắt đầu dành nhiều thời gian hơn cho việc soạn bài, học bài và ôn tập các bài đã học.

Kiểm tra

Đánh giá kết quả đạt được sau một tháng thực hiện. Điểm số của bạn đạt được là bao nhiêu? Có tăng lên chưa? Vì sao điểm số của bạn chưa trên 8.0?

Điều chỉnh

Khắc phục vấn đề đang tồn tại và lên kế hoạch để đạt mục tiêu.

Bạn sẽ phải liên tục duy trình quy trình này cho tới khi đạt được mục tiêu đã đặt ra.

3.3- PDCA trong cuộc sống

Ví dụ, bạn muốn du lịch Đà Nẵng vào cuối năm nay. Bạn cần khoảng 8 triệu cho chuyến đi này. Vì vậy, bạn áp dụng PDCA như sau:

Lên kế hoạch

Bạn dự tính mình cần tiết kiệm được 2 triệu mỗi tháng. Để có được số tiền này bạn sẽ phải kiếm việc làm thêm và cắt giảm chi phí mua sắm, ăn uống không cần thiết.

Thực hiện

Bạn bắt đầu nhận việc làm thêm và ít ra ngoài ăn uống, café cùng bạn bè hơn.

Kiểm tra

Một tháng sau, bạn chỉ tiết kiệm được 1,5 triệu. Lý do là vì bạn vẫn phải tốn quá nhiều tiền cho việc mua sắm quần áo.

Điều chỉnh

Lên kế hoạch để cắt giảm việc chi tiêu vào quần áo, kiếm thêm việc ngoài giờ.

Bạn sẽ phải duy trì các bước trên đây liên tục cho tới khi hoàn thành mục tiêu đã đặt ra.

4- Xây dựng chu trình PDCA hiệu quả 

Khi tìm hiểu PDCA là gì bạn sẽ thấy mô hình này bao gồm 4 bước. Do đó, bạn sẽ phải dựa vào 4 bước này dể xây dựng chu trình PDCA hiệu quả. Cụ thể:

Bước 1 – Lên kế hoạch

Đây là bước đầu tiên và cũng là bước quan trọng nhất khi xây dựng PDCA. Nếu lên kế hoạch chính xác, đầy đủ, bạn sẽ dễ dàng hơn trong việc thực hiện các hoạt động kế tiếp. Mặt khác, một bản kế hoạch đầy đủ cũng giúp bạn ít phải điều chỉnh và kiểm soát mọi việc hiệu quả hơn.

Bước lên kế hoạch này thường bao gồm các bước nhỏ sau:

- Thiết lập mục tiêu, mục đích.

- Mô tả nhiệm vụ cần thực hiện một cách rõ ràng, chi tiết.

- Xác định thời gian hoàn thành, tổ chức đội nhóm thực hiện.

- Xác định các dữ liệu cần thiết trong quá trình thực hiện.

- Phân tích từng vai trò công việc, người thực hiện, kết quả kỳ vọng, cách thực hiện và các hướng dẫn thực hiện công việc liên quan.

Bước 2- Thực hiện kế hoạch

Tại bước này, bạn sẽ bắt đầu thực hiện theo đúng kế hoạch đã đặt ra ở bước 1. Bạn sẽ phải sử dụng các phương pháp, công cụ thích hợp để đạt được mục tiêu đã đặt ra.

Cụ thể, bạn cần trả lời được các câu hỏi sau:

- Điểm cần cải tiến là gì

- Thời gian hoàn thành kế hoạch?

- Những việc cần làm để hoàn thành kế hoạch?

>>> Bạn có thể quan tâm: QC là gì? Tất tần tật thông tin về ngành QC

Bước 3 – Kiểm tra

Mục đích của bước kiểm tra là phát hiện các khuyết điểm, tìm kiếm nguyên nhân và ngăn chặn, khắc phục chúng.

Những việc cần làm gồm có:

- Đánh giá kết quả các hoạt động, giải pháp đã thực hiện.

- Phân tích mức độ thành công của các hoạt động đã thực hiện, đánh giá kết quả hoàn thành mục tiêu và tìm kiếm phương án cải thiện.

Bước 4- Điều chỉnh

Mục đích của việc điều chỉnh là giúp cho hệ thống quản trị của doanh nghiệp hoạt động đồng bộ hơn, khắc phục các hạn chế và hướng đến việc hoàn thành các tiêu chuẩn đã đặt ra.

Những việc cần làm gồm có:

- Sửa chữa các lỗi đã phát hiện.

- Đưa ra biện pháp phòng ngừa cho các vấn đề có thể phát sinh.

- Lặp lại các bước ở trên cho tới khi đạt được mục tiêu.

5- Khi nào sử dụng PDCA trong doanh nghiệp? 

PDCA còn được biết đến là một chu trình quản trị hiệu quả. Vì vậy, việc hiểu PDCA là gì cũng như những ứng dụng của nó có thể hữu ích với mọi doanh nghiệp thuộc bất cứ lĩnh vực, ngành nghề nào.

Sự linh hoạt của PDCA cho phép doanh nghiệp áp dụng nó vào tất cả các bộ phận, phòng ban và các đội nhóm riêng biệt. Nói cách khác, không có giới hạn nào khi sử dụng PDCA.

Sau đây là một số trường hợp phổ biến mà doanh nghiệp có thể sử dụng PDCA:

- Doanh nghiệp cần phát triển sản phẩm, dịch vụ mới.

- Doanh nghiệp muốn tối ưu hóa quy trình hoặc các sản phẩm hiện hữu.

- Doanh nghiệp cần bắt đầu một dự án cải tiến quy trình mới.

- Doanh nghiệp muốn khám phá các cơ hội cải tiến mới.

- Doanh nghiệp muốn phát hiện những lỗi sai, các bước dư thừa hay lỗ hổng trong quy trình hoạt động và loại bỏ chúng.

6- Các câu hỏi liên quan đến PDCA là gì? 

6.1- Sự khác nhau giữa PDCA và PDSA là gì?

PDCA là viết tắt của "Plan, Do, Check, Act", còn PDSA là "Plan, Do, Study, Act". Sự khác biệt giữa chứng nằm ở bước thứ ba “Check – Kiểm tra” và “Study – Nghiên cứu”.

Trong bước Check của quy trình PDCA, bạn sẽ phải kiểm tra kết quả thực hiện kế hoạch và đánh giá mức độ hiệu quả của nó so với yêu cầu đặt ra.

Với bước Study trong PDSA, bạn sẽ phải tiến hành phân tích chuyên sâu kết quả dựa trên sự thay đổi ở mỗi bước nhằm đảm bảo mục tiêu cải tiến quy trình lâu dài.

Trên thực tế, bạn có thể kết hợp hai quy trình trên để gia tăng độ chính xác của dữ liệu và có biện pháp điều chỉnh tốt nhất.

6.2- Sự khác nhau Kaizen và PDCA là gì?

Kaizen và PDCA đều là những phương pháp quản lý chất lượng và cải tiến quy trình hiệu quả. Tuy nhiên, giữa chúng có những điểm khác biệt nhất định.

Cụ thể, Kaizen tập trung vào việc tạo ra những cải thiện nhỏ, thường xuyên trong mọi khía cạnh. Nó cũng theo dõi, đánh giá và có những điều chỉnh cần thiết khi nhận được đề xuất mới.

Trong khi đó, PDCA cụ thể hơn. Nó bắt đầu từ việc lên kế hoạch, thực hiện, kiểm tra và điều chỉnh để hoàn thiện các quy trình, dự án.

Một điểm khác biệt nữa giữa Kaizen và PDCA là Kaizen là một quá trình cải tiến liên tục, không có điểm dừng, nhưng PDCA lại được thực hiện theo chu kỳ.

7- Lời kết 

Tóm lại, PDCA là công cụ cần thiết với bất cứ doanh nghiệp hay tổ chức nào mong muốn đạt được sự tăng trưởng và thành công trong tương lai. Bằng cách áp dụng mô hình này trong quản trị mà doanh nghiệp và các tổ chức có thể đảm bảo khả năng phát triển bền vững và đạt được các mục tiêu đã đặt ra. 

Hy vọng những thông tin Ms Uptalent chia sẻ trên đây đã giúp bạn hiểu đầy đủ PDCA là gì và biết cách áp dụng nó vào doanh nghiệp của mình. Chúc bạn thành công!

------------------------------------

HRchannels - Headhunter -  Dịch vụ tuyển dụng cao cấp

Hotline: 08. 3636. 1080
Email: sales@hrchannels.com / job@hrchannels.com
Website: https://hrchannels.com/
Địa chỉ: Tòa MD Complex, 68 Nguyễn Cơ Thạch, Nam Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam

Nguồn ảnh: internet