Organizational Agility là gì? Tầm quan trọng của năng lực thích ứng

An phận duy trì cách thức hoạt động sản xuất kinh doanh đã không còn đủ sức tạo lợi thế cho doanh nghiệp nữa. Cho dù cách thức quen thuộc có từng mang lại thành công trong quá khứ thì với nền kinh tế biến động không ngừng như hiện nay, hướng đến sự linh hoạt mới là lựa chọn hiệu quả. Đây cũng là lý do mà Ms. Uptalent quyết định chia sẻ ngay nội dung Organizational Agility đến bạn đọc thông qua bài viết này.

MỤC LỤC:
1. Organizational Agility là gì?
2. Tầm quan trọng của Organizational Agility
  2.1. Ổn định trước những biến động
  2.2. Nắm bắt cơ hội mới
  2.3. Tiết kiệm nguồn lực, nâng cao hiệu suất
  2.4. Thu hút và giữ chân nhân tài lâu dài
  2.5. Chủ động đổi mới, cải tiến
3. Các yếu tố tác động đến Organizational Agility
  3.1. Cơ cấu tổ chức
  3.2. Ứng dụng công nghệ
  3.3. Cam kết từ nhà quản lý
  3.4. Ngân sách cải thiện mức độ linh hoạt
4. Ưu nhược điểm khi áp dụng Organizational Agility vào công tác quản trị doanh nghiệp
  4.1. Ưu điểm của Organizational Agility
  4.2. Nhược điểm của Organizational Agility
5. Bí kíp tối ưu hiệu quả Organizational Agility mang lại cho tổ chức
  5.1. Phát triển văn hóa doanh nghiệp linh hoạt
  5.2. Đơn giản hóa quy trình vận hành
  5.3. Đào tạo, phát triển nhân lực
  5.4. Đa dạng nguồn lực phối hợp
  5.5. Hạn chế cải thiện linh hoạt liên tục

1. Định nghĩa Organizational Agility 

Organizational Agility – tạm dịch Tổ chức linh hoạt - là cụm từ đề cập đến những tổ chức đủ năng lực để linh hoạt phối hợp chuyển đổi, nhanh chóng thích ứng với những biến động ở cả môi trường bên trong và bên ngoài doanh nghiệp.

Một cách dễ hiểu thì đây chính là khả năng phản ứng nhanh với những tình huống bất ngờ hoặc khẩn cấp, cũng như chủ động thay đổi, điều chỉnh lại quy trình vận hành, cơ cấu tổ chức, chiến lược lâu dài để nắm bắt hiệu quả mọi cơ hội kinh doanh trong tương lai.

2. Tầm quan trọng của Organizational Agility 

Tích hợp khả năng linh hoạt vào tổ chức chính là tiêu chuẩn quan trọng cho sự tồn tại và phát triển:

2.1. Ổn định trước những biến động 

Biến động, đổi mới là thực tế chắc chắn diễn ra trong nền kinh tế toàn cầu. Chỉ có cải tiến thành tổ chức linh hoạt, doanh nghiệp mới có thể uyển chuyển lèo lái vượt qua những sóng gió thương trường, duy trì sự ổn định trong những giai đoạn khủng hoảng của ngành hoặc của nền kinh tế chung.

2.2. Nắm bắt cơ hội mới 

“Dồn hết trứng vào một rổ” nguy cơ bị đánh bại sẽ khá cao, vì vậy, doanh nghiệp ngày nay lựa chọn sự đa dạng để lĩnh vực này hoặc thị trường này có thể bù đắp cho lĩnh vực / thị trường khác. Thông qua khả năng linh hoạt, việc nhận biết những cơ hội mới để đa dạng đúng hướng, tối ưu lợi nhuận cũng trở nên thuận lợi hơn.

2.3. Tiết kiệm nguồn lực, nâng cao hiệu suất 

Cùng một đội ngũ nhân lực, một hệ thống máy móc thiết bị nhưng ở mỗi mùa sản xuất khác nhau, hay ở mỗi đơn hàng khác nhau, doanh nghiệp lại có cách bố trí nhân lực, tận dụng trang thiết bị kỹ thuật, tối ưu quy trình hoạt động thì nguồn lực sẽ không bị lãng phí, hiệu suất làm việc của nhân sự và thiết bị cũng luôn duy trì ở mức cao.

2.4. Thu hút và giữ chân nhân tài lâu dài 

Ngoài việc liên tục có cơ hội học hỏi từ khả năng linh hoạt của tổ chức, nhân sự còn sở hữu nhiều lợi ích về tài chính, môi trường làm việc, giá trị tinh thần… dựa trên những thành tựu mà doanh nghiệp gặt hái được. Sự hài lòng được duy trì liên tục nên nhân tài bên ngoài thì luôn muốn vào, nhân tài bên trong thì không ngừng gắn kết và cống hiến.

2.5. Chủ động đổi mới, cải tiến 

Nhân lực trong tổ chức linh hoạt luôn được khuyến khích sáng tạo, đổi mới, do đó, trong tay tổ chức luôn có sẵn những giải pháp cải tiến hiệu quả, đóng góp tích cực cho khả năng ứng phó nhanh mọi tiêu chuẩn thay đổi mà thị trường có thể đặt ra ở cả hiện tại và tương lai.

Nội dung liên quan>>>Bí quyết "thuần hóa" áp lực với định Luật Yerkes-Dodson

3. Các yếu tố tác động đến Organizational Agility 

Quá trình xây dựng Organizational Agility luôn phải có sự cân nhắc, tính toán và lựa chọn cẩn trọng vì phương thức này chịu sự tác động của nhiều yếu tố:

3.1. Cơ cấu tổ chức 

Cơ cấu tổ chức mà quá cứng nhắc, cứ phải tuân theo cấp bậc, bó hẹp phạm vi phân quyền làm việc… thì không thể nào linh hoạt tốt được. Tổ chức nên lựa chọn những cấu trúc phi tập trung, trao quyền ứng phó nhanh khi cần thiết, có như vậy, hiệu quả truyền đạt thông tin và xử lý phát sinh mới nâng dần chất lượng.

3.2. Ứng dụng công nghệ  

Cụ thể là công nghệ thông tin trong việc thu thập, phân tích và quản lý dữ liệu ở mọi khâu hoạt động trong tổ chức. Sự đầu tư vào công nghệ quản lý sẽ giúp tiết kiệm chi phí, sử dụng hiệu quả quỹ thời gian, đồng thời nâng cao tốc độ trao đổi thông tin, nắm bắt xu hướng, ra quyết định kịp thời.

3.3. Cam kết từ nhà quản lý 

Chỉ hô hào nhân viên đổi mới, ứng phó linh hoạt, trong khi chính quản lý của tổ chức lại cứng nhắc, bảo thủ, tổ chức thì không có bất cứ chính sách nào ghi nhận công sức cải tiến của nhân viên thì Organizational Agility không thể hình thành chứ đừng nói đến việc duy trì ổn định. Đã là xây dựng cho tổ chức thì những người quản lý, lãnh đạo của tổ chức đó phải làm gương, và phải thực hiện đúng những cam kết đã nói ra khi kêu gọi nhân viên hưởng ứng.

3.4. Ngân sách cải thiện mức độ linh hoạt 

Dựa trên những phản hồi từ khách hàng, doanh nghiệp sẽ biết được những phạm vi nội bộ cần được ưu tiên cải thiện sự linh hoạt. Như vậy, việc đầu tư Organizational Agility không bị dàn trải lãng phí, công tác đào tạo nhân sự nhằm đáp ứng yêu cầu linh hoạt cũng nhờ định hướng đúng mà đạt được gần như trọn vẹn các tiêu chuẩn kỳ vọng.

4. Ưu nhược điểm khi áp dụng Organizational Agility vào công tác quản trị doanh nghiệp 

Xây dựng tổ chức linh hoạt là điều chắc chắn cần thực hiện rồi, nhưng để tối ưu hiệu quả theo đặc thù của từng tổ chức thì chúng ta cần nắm rõ những ưu và nhược điểm khi vận dụng giải pháp này:

4.1. Ưu điểm của Organizational Agility 

Nắm bắt và hồi đáp nhanh những yêu cầu biến động của thị trường và thị hiếu khách hàng. Năng lực cạnh tranh, sáng tạo trên thương trường và khả năng thu hút nhân tài được cải thiện đáng kể.

Quản trị rủi ro hiệu quả vì sự linh hoạt luôn mang đến sự chủ động một cách uyển chuyển, có thể không loại hết mọi rủi ro nhưng đủ khả năng giảm thiểu đến mức thấp nhất.

Quy trình làm việc được thay đổi khoa học giúp nâng cao hiệu suất làm việc của từng nhân sự, tạo nên một chuỗi hệ thống vận hành nhịp nhàng, hiệu quả dù phải đối mặt với phát sinh bất ngờ.

Tạo được dấu ấn riêng tích cực, đáp ứng những nhu cầu từ khách hàng. Khi sự hài lòng được nâng cao, khách hàng sẽ luôn gắn bó cùng tổ chức và còn giúp tổ chức quảng bá thương hiệu nữa.

4.2. Nhược điểm của Organizational Agility 

Mọi sự cải thiện đều cần phải đầu tư kha khá, bên cạnh đầu tư công nghệ quản trị linh hoạt thì doanh nghiệp còn phải đầu tư đào tạo, phát triển kỹ năng nhân sự để họ khai thác hiệu quả giá trị từ những nội dung cải tiến mức độ linh hoạt.

Quyền lực quản lý trong Organizational Agility sẽ không còn tập trung về một mối nữa. Nếu không có sự kiểm soát chặt chẽ thông qua các công cụ phần mềm quản lý thì rất dễ phát sinh tình trạng lạm quyền, qua mặt cấp trên.

Lớp nhân viên cũ quen với cách làm việc truyền thống rất có thể không đồng tình với việc chuyển sang linh hoạt làm việc, dẫn đến mâu thuẫn nội bộ giữa các thế hệ nhân sự.

Linh hoạt chuyển biến quá nhiều mà mỗi lần chỉ áp dụng thời gian ngắn có thể làm cho nhân sự bị rối, quy trình thiếu tính đồng bộ và ổn định.

Có thể bạn quan tâm>>>Silo Working: Vách Ngăn Vô Hình Cản Hinder Hướng Phát Triển Doanh Nghiệp

5. Bí kíp tối ưu hiệu quả Organizational Agility mang lại cho tổ chức 

Từ những nhược điểm đề cập ở trên, chúng ta có thể thấy rõ nhiều góc khuất của Organizational Agility cần được khắc phục bên cạnh việc phát huy ưu điểm khi vận dụng vào thực tế của tổ chức:

5.1. Phát triển văn hóa doanh nghiệp linh hoạt 

Áp dụng các chính sách khuyến khích nhân viên đầu tư suy nghĩ và kiến tạo nên giải pháp linh hoạt giá trị cho tổ chức. Có những tiêu chuẩn chính sách rõ ràng, nhân viên sẽ cảm thấy an tâm khi đề xuất suy nghĩ của mình, tinh thần cải thiện linh hoạt cũng được lan tỏa mạnh mẽ trong tập thể.

5.2. Đơn giản hóa quy trình vận hành 

• Những vấn đề mang tính thủ tục, hình thức cần được tinh gọn (ví dụ phải có chữ ký của quản lý, đóng mộc tròn chứ không được mộc vuông…)

• Những quy trình trao đổi cho phép thực hiện trực tiếp qua mạng nội bộ hoặc trên các ứng dụng trực tuyến (zalo, skype…)

Điều mấu chốt là tăng tốc xử lý vấn đề một cách linh hoạt, chú trọng đến tính hiệu quả và sự hài lòng của khách hàng hơn là những câu nệ hình thức cấp trên, cấp dưới.

5.3. Đào tạo, phát triển nhân lực 

Tổ chức có thể tự mình đào tạo, hoặc thuê các đơn vị tư vấn, quản trị nhân sự chuyên nghiệp – nơi có nhiều kinh nghiệm đào tạo theo từng lĩnh vực kinh doanh – lên giáo trình và/hoặc trực tiếp đứng lớp.

Không chỉ nhân viên cần được đào tạo để tiếp thu những kiến thức mới về kỹ năng, nghiệp vụ, công cụ phần mềm… phục vụ làm việc linh hoạt, mà cả những người làm công tác quản lý cũng có chương trình đào tạo riêng.

Nội dung đào tạo của quản lý hướng đến khả năng phân tích nhận biết xu hướng biến động trong tương lai để đưa ra các chiến lược quản trị linh hoạt trong tổ chức. Họ cũng là những người trực tiếp hướng dẫn, điều hướng nhân viên triển khai các nhiệm vụ chi tiết theo tiêu chuẩn linh hoạt, năng động.

5.4. Đa dạng nguồn lực phối hợp 

Những đối tác bên ngoài doanh nghiệp (vận tải, nhà phân phối, nguồn nguyên liệu…) cần được đa dạng về số lượng và chất lượng. Không nhất thiết doanh nghiệp sẽ giao thương ngay bây giờ nhưng ít nhất phải có một bảng danh sách về những đối tác này và năng lực hợp tác của họ theo định hướng chiến lược phát triển của doanh nghiệp.

Như vậy, kể cả tình huống bất ngờ, tổ chức cũng không lo rơi vào thế bị động do trước tới giờ chỉ làm việc với đối tác, mà giờ đối tác đó lại gặp trục trặc. Chúng ta phải luôn nhớ rằng mức độ chủ động càng cao thì mức độ linh hoạt càng hiệu quả.

5.5. Hạn chế cải thiện linh hoạt liên tục 

Linh hoạt không có nghĩa là hời hợt, nay thế này, mai thế khác. Sự cải thiện linh hoạt phải hướng đến chiến lược phát triển lâu dài và bền vững của tổ chức, chính vì vậy, trong rất nhiều phương án linh hoạt, doanh nghiệp chỉ nên chọn từ 1 – 3 phương án để triển khai dần trong 1 – 5 năm.

Nhân sự sẽ có đủ thời gian làm quen, thấu hiệu và tự nghĩ ra được cách áp dụng hiệu quả nhất cho phạm vi chuyên môn mà mình phụ trách. Đây mới chính là nền móng vững vàng cho Organizational Agility chất lượng.

Organizational Agility là xu hướng tất yếu, nếu không muốn nói là bắt buộc đối với tổ chức kinh doanh sản xuất. Bởi lẽ như Ms. Uptalent vẫn luôn nhấn mạnh “chúng ta phải bán cái thị trường cần chứ không phải cái ta có”, do vậy, xu hướng thị trường luôn đổi mới, biến động thì tổ chức phải tích hợp sự linh hoạt để ứng phó nhanh, chuẩn, tiết kiệm những thay đổi đó. 

------------------------------------

HRchannels - Headhunter -  Dịch vụ tuyển dụng cao cấp

Hotline: 08. 3636. 1080
Email: sales@hrchannels.com / job@hrchannels.com
Website: https://hrchannels.com/
Địa chỉ: Tòa MD Complex, 68 Nguyễn Cơ Thạch, Nam Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam

Nguồn ảnh: internet