Nội quy công ty là gì? Cách xây dựng nội quy công ty chuẩn

Nội quy lao động là văn bản rất quan trọng đối với doanh nghiệp. Nó giúp doanh nghiệp có thể quản lý, điều hành, tổ chức công việc thường ngày một cách hiệu quả.

Vậy, nội quy công ty là gì? Các chính sách, quy định công ty phổ biến gồm những gì? Làm sao để xây dựng nội quy lao động đúng chuẩn? Bạn đọc hãy cùng tìm hiểu tất cả những điều này qua bài viết sau đây của Ms Uptalent nhé!

MỤC LỤC:
1- Nội quy công ty là gì?
2- Vai trò của nội quy công ty
3- Chính sách, quy định phổ biến thường có tại một công ty
4- Cách xây dựng nội quy công ty chuẩn
5- Một số câu hỏi liên quan đến chính sách, quy định công ty

1- Nội quy công ty là gì? 

Nội quy công ty hay chính sách, quy định công ty là một tập hợp bao gồm các quy tắc, hướng dẫn được xây dựng nhằm phục vụ cho công tác quản lý và điều hành hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp.

Thông thường, nội quy công ty sẽ phải lập thành văn bản, được công bố rộng rãi trong nhân viên và phải được tuân thủ nghiêm ngặt. Đồng thời, nó cũng có giá trị pháp lý và phải đảm bảo phù hợp với khuôn khổ pháp luật liên quan.

2- Vai trò của nội quy công ty 

Không phải tự nhiên mà công ty nào cũng thiết lập cho mình những chính sách, quy định cụ thể trong quá trình vận hành và hoạt động. 

Với bản nội quy rõ ràng, doanh nghiệp thành công xác lập nên trật tự, tính chuẩn mực cho các mối quan hệ công việc và đảm bảo tính ổn định cho hệ thống bộ máy tổ chức.

Dưới đây là những vai trò chính của nội quy công ty:

- Đảm bảo tính trật tự, kỷ luật cho toàn bộ các hoạt động diễn ra hàng ngày trong doanh nghiệp.

- Đảm bảo sự công bằng về mặt lợi ích cho cả chủ doanh nghiệp và người lao động.

- Thiết lập nên môi trường làm việc thực sự an toàn, lành mạnh, có tính chuyên nghiệp cao. Điều này thậm chí còn mang lại lợi ích lâu dài, bền vững cho việc phát triển doanh nghiệp trong dài hạn.

- Tạo điều kiện thuận lợi để người lao động yên tâm làm việc. Từ đó, năng suất công việc được cải thiện và hiệu quả kinh doanh của công ty cũng tăng cao hơn.

- Là cơ sở quan trọng giúp giải quyết những mâu thuẫn, xung đột phát sinh trong môi trường làm việc.

>>> Bạn có thể quan tâm: Người quản lý là gì? 9 yếu tố cần thiết trở thành quản lý xuất sắc

3- Chính sách, quy định phổ biến thường có tại một công ty 

Mỗi công ty sẽ có bản nội quy riêng phù hợp với quy mô, đặc điểm và tình hình kinh doanh của mình. Tuy nhiên, có những chính sách, quy định công ty phổ biến mà bản nội quy nào cũng phải có. Cụ thể:

3.1- Quy định về quyền, trách nhiệm của nhân viên

Nội dung của phần này thể hiện các quyền, nghĩa vụ, trách nhiệm và vai trò của từng bộ phận, nhân viên trong công ty. Đồng thời, nó cũng thể hiện trách nhiệm của người lao động trong việc phải tuân thủ nội quy công ty, hoàn thành công việc được giao và bảo vệ tài sản của doanh nghiệp.

3.2- Quy định về thời gian làm việc, nghỉ ngơi

Theo quy định của Luật Lao động thì thời gian làm việc tối thiểu là 8 giờ/ngày, 5 ngày/tuần. Tuy nhiên, các doanh nghiệp có thể thay đổi linh hoạt cho phù hợp với đặc điểm kinh doanh của mình và phải đảm bảo người lao động được nghỉ ít nhất 1 ngày trong tuần.

Nội dung trong phần này sẽ bao gồm thời gian làm việc tiêu chuẩn, thời gian bắt đầu và kết thúc của một ca làm việc, số ngày nghỉ, thời gian nghỉ trưa,… 

Bên cạnh đó, các quy định về xin nghỉ phép, về sớm, hình thức kỷ luật khi đi muộn cũng cần được trình bày cụ thể trong mục này.

3.3- Quy định về tác phong tại nơi làm việc

Nội dung trong phần này thường bao gồm:

- Yêu cầu nhân viên phải trung thực, có trách nhiệm với công việc riêng và cả công việc chung.

- Không được phép làm việc riêng trong giờ hành chính trừ trường hợp cấp trên cho phép hoặc việc đó có liên quan trực tiếp đến vai trò công việc đang đảm nhận.

- Tuân thủ các quy định về ăn mặc của công ty. Nếu có đồng phục phải mặc đúng quy định. Nếu không có đồng phục thì vẫn phải đảm bảo ăn mặc lịch sự, gọn gàng.

- Giữ tác phong chuyên nghiệp, chuẩn chỉnh trong môi trường công sở.

3.4- Quy định về quản lý và sử dụng tài sản của công ty

Trong phần này, nội quy công ty cần nêu rõ một số điểm quan trọng như:

- Nhân viên không được phép sử dụng tài sản công ty ở phạm vi bên ngoài công ty nếu không được cấp trên cho phép. Nếu cố tình vi phạm sẽ bị lập biên bản, kỷ luật theo quy định.

- Không được tự ý sử dụng tài sản cá nhân dùng cho công việc của người khác khi chưa được chủ sở hữu cho phép.

- Phải có sự đồng ý của cấp trên mới được rời khu vực làm việc trong thời gian hành chính.

- Có ý thức sử dụng tiết kiệm và tuyệt đối bảo vệ các tài sản chung của công ty.

3.5- Quy định về an toàn lao động

Một số quy định công ty về an toàn lao động phổ biến như:

- Cấm hút thuốc, uống rượu bia, tổ chức cờ bạc tại nơi làm việc.

- Không mang các vật dụng nguy hiểm như dao, súng tự chế hay các vật dụng dễ gây cháy nổ tới công ty.

- Tuân thủ nghiêm các quy định về phòng cháy, chữa cháy tại nơi làm việc.

3.6- Biện pháp giải quyết khi xảy ra tranh chấp

Nội quy công ty cần quy định rõ quy trình xử lý tranh chấp và người chịu trách nhiệm xử lý khi có phát sinh mâu thuẫn, xung đột tại nơi làm việc.

Đồng thời, nội quy cũng cần nhấn mạnh việc phải đảm bảo các yếu tố công bằng, minh bạch trong quá trình giải quyết tranh chấp.

>>> Bạn có thể xem thêm: Quản lý cấp cao là gì? Tầm quan trọng, Quyền hạn và Công việc

3.7- Quy định về bảo mật thông tin, dữ liệu

Công ty cần xác định rõ các biện pháp đảm bảo an toàn thông tin, dữ liệu, đưa ra quy định cụ thể về cấp quyền truy cập và bảo mật thông tin của khách hàng.

Khi xây dựng chính sách, quy định công ty, bạn cần đảm bảo các quyền về bảo mật thông tin cá nhân được tuân thủ đúng quy định của Pháp luật cũng như thỏa thuận của doanh nghiệp với người lao động.

3.8- Quy định về kỷ luật lao động

 Nội dung phần này sẽ bao gồm việc xác định các quy tắc, quy định kỷ luật nhân viên, nêu rõ hình thức kỷ luật được áp dụng và các quyền về khiếu nại, phản ánh của nhân sự bị kỷ luật.

4- Cách xây dựng nội quy công ty chuẩn 

Để có những chính sách, quy định công ty chuẩn chỉnh nhất, bạn có thể tham khảo các bước sau đây của Uptalent:

4.1- Xây dựng nội dung cho bản nội quy công ty

Đây là bước đầu tiên bạn cần làm khi cần xây dựng nội quy cho doanh nghiệp. Bạn sẽ phải xác định những nội dung cần có trong bản nội quy sao cho đảm bảo tốt nhất các quyền, lợi ích hợp pháp của nhân viên và chủ doanh nghiệp.

4.2- Lấy ý kiến và thống nhất nội quy trong nội bộ doanh nghiệp

Sau khi hoàn thành xong bản nội quy, bạn cần công bố cho các cấp, các bộ phận liên quan để thu thập các phản hồi, đóng góp ý kiến của họ. Điều này đảm bảo tính thống nhất, hợp lý của nội quy trong toàn bộ hệ thống tổ chức của doanh nghiệp.

Thành phần tham gia đóng góp ý kiến sẽ bao gồm bao lãnh đạo, tổ chức công đoàn và nhân viên trong công ty.

4.3- Đăng ký nội quy

Trong vòng 10 ngay sau khi bản nội quy được ban hành, bạn cần nộp hồ sơ đăng ký nội quy lao động tại cơ quan quản lý Nhà nước cấp tỉnh về lao động. Thủ tục và hồ sơ đăng ký sẽ được thực hiện theo đúng quy định của Nhà nước.

5- Một số câu hỏi liên quan đến chính sách, quy định công ty 

5.1- Ai là người có trách nhiệm ban hành bản nội quy công ty?

Theo quy định tại Điều 118 bộ Luật Lao động năm 2019 thì người sử dụng lao động sẽ phải ban hành nội quy lao động bất kể số lượng người lao động tại công ty là bao nhiêu.

Bản nội quy này cần lấy ý kiến từ đại diện người lao động trước khi được ban hành, sửa đổi hay bổ sung. Đồng thời, nó cũng phải được công bố đến toàn bộ nhân viên và được niêm yết công khai.

5.2- Những nội dung bắt buộc phải có trong nội quy công ty là gì?

Luật Lao động năm 2019 có nêu rõ, nội dung các chính sách, quy định công ty không được trái pháp luật về lao động và những quy định có liên quan. Bên cạnh đó, doanh nghiệp còn phải đảm bảo nội quy có các nội dung quan trọng sau:

- Thời gian làm việc, nghỉ ngơi.

- An toàn, vệ sinh lao động.

- Đảm bảo trật tự tại nơi làm việc.

- Phòng, chống hành vi quấy rối tình dục, trình tự, thủ tục xử lý khi phát sinh hành vi quấy rối.

- Bảo vệ tài sản, bí mật công nghệ, bí mật kinh doanh và các quyền sở hữu trí tuệ.

- Những trường hợp được thuyên chuyển nhân viên sang làm các công việc khác so với quy định trong hợp đồng lao động.

- Các hành vi vi phạm kỷ luật, hình thức xử lý và trách nhiệm vật chất.

- Người có thẩm quyền xử lý kỷ luật.

5.3- Doanh nghiệp có bắt buộc phải đăng ký nội quy lao động?

Theo quy định của Luật Lao động, doanh nghiệp có từ 10 nhân viên trở lên bắt buộc phải làm thủ tục đăng ký nội quy lao động với cơ quan thẩm quyền. Nếu có dưới 10 nhân viên, doanh nghiệp chỉ cần ban hành nội quy là được.

5.4- Hồ sơ đăng ký nội quy công ty gồm những gì?

Hồ sơ đăng ký nội quy doanh nghiệp gồm có những tài liệu sau:

- Đề nghị đăng ký nội quy lao động.

- Nội quy lao động.

- Văn bản góp ý kiến của tổ chức đại diện cho người lao động của doanh nghiệp.

- Các văn bản liên quan đến kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất (nếu có).

5.5- Nội quy lao động của công ty có thời hạn trong bao lâu?

Điều 121 Bộ luật Lao động 2019 quy định như sau:

“Nội quy lao động có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định tại Điều 119 của Bộ luật này nhận được đầy đủ hồ sơ đăng ký nội quy lao động.

Trường hợp người sử dụng lao động sử dụng dưới 10 người lao động ban hành nội quy lao động bằng văn bản thì hiệu lực do người sử dụng lao động quyết định trong nội quy lao động.”

Có thể thấy, luật pháp không quy định thời hạn của nội quy lao động mà chỉ nói đến thời điểm bắt đầu có hiệu lực. Vì vậy, bạn có thể hiểu rằng nội quy lao động của doanh nghiệp có giá trị vô thời hạn kể từ ngày có hiệu lực.

5.6- Nếu doanh nghiệp sửa đổi, bổ sung nội quy công ty thì có phải đăng ký lại hay không?

Bộ luật Lao động năm 2019 không có bất cứ điều khoản nào yêu cầu doanh nghiệp phải đăng ký lại nội quy lao động khi có sửa đổi, bổ sung. Vì vậy, khi sửa đổi, bổ sung nội quy lao động, doanh nghiệp không bắt buộc phải đăng ký lại.

Hy vọng những chia sẻ của Ms Uptalent trong bài viết này đã giúp bạn hiểu đầy đủ hơn về nội quy công ty. Đồng thời, bạn cũng có thể vận dụng những điều đã biết để xây dựng thành công cách chính sách, quy định cần thiết cho doanh nghiệp của mình. Chúc bạn thành công!

------------------------------------

HRchannels - Headhunter -  Dịch vụ tuyển dụng cao cấp

Hotline: 08. 3636. 1080
Email: sales@hrchannels.com / job@hrchannels.com
Website: https://hrchannels.com/
Địa chỉ: Tòa MD Complex, 68 Nguyễn Cơ Thạch, Nam Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam

Nguồn ảnh: internet