Những tố chất cần có ở một Trưởng phòng kế hoạch tuyệt vời

Trưởng phòng kế hoạch không phải chức vụ dễ đạt được, muốn lên vị trí này bạn cần đáp ứng đủ nền tảng kiến thức, kinh nghiệm, kỹ năng. Để rõ hơn về công việc quản lý phòng kế hoạch, mời bạn tham khảo chia sẻ của HRChannels.

Kế hoạch là một tập hợp những công việc, hoạt động được sắp xếp theo trình tự nhất định để đi đến mục tiêu cuối cùng đã được đề ra. Lập kế hoạch, thực hiện chúng là một trong những chức năng vô cùng quan trọng đối với các doanh nghiệp, gắn liền với chương trình hành động sản xuất, kinh doanh trong tương lai. Do vậy, việc lập ra phòng ban kế hoạch là điều cần thiết trong mọi tổ chức, người đứng đầu bộ phận này chính là Trưởng phòng kế hoạch.

Yếu tố trở thành Trưởng phòng kế hoạch giỏi

1. Nền tảng giáo dục

Cũng giống như các vị trí nhân sự cấp cao khác, Trưởng phòng kế hoạch phải có ít nhất tấm bằng cử nhân về kinh tế, kỹ thuật hoặc các lĩnh vực liên quan. Kiến thức vững vàng là căn cứ để xử lý tốt mọi tình huống, giúp Trưởng phòng kế hoạch hoàn thành công việc của mình một cách chuyên nghiệp.

Một tấm bằng thạc sĩ MBA, chứng nhận AICP hoặc chứng chỉ của các khóa học nâng cao, chuyên sâu sẽ là lợi thế để bạn ứng tuyển cho vị trí này.

>>> Xem thêm: 12 câu hỏi phỏng vấn Trưởng phòng kế hoạch hay nhất

2. Am hiểu quá trình lập kế hoạch

Bất cứ dự án hay hoạt động kinh doanh nào cũng cần lập kế hoạch, đây là bước quan trọng đảm bảo sự thành công của doanh nghiệp. Một người Trưởng phòng kế hoạch cần phải nắm rõ quy trình lập kế hoạch, hiểu sâu về các vấn đề trong kế hoạch đó.

Quá trình lập kế hoạch hoàn hảo bao gồm các bước:

- Xác định nhu cầu khách hàng và các bên liên quan

Nếu bạn là bên được khách hàng thuê thì cần đáp ứng yêu cầu của khách hàng về dự án, thiết lập các đường cơ sở, ngân sách, thời gian thực hiện, phạm vi dự án, nguồn lực, trách nhiệm của khách hàng để phòng trường hợp xảy ra vấn đề lại đổ lỗi, thoái thác.

Còn nếu bạn thực hiện theo yêu cầu của ban lãnh đạo thì cần hiểu rõ vấn đề mà nhà quản trị đưa ra. Nêu lên các điểm cơ bản như chi phí, nguồn lực, phạm vi dự án,... để hoàn thành.

- Đặt mục tiêu cho kế hoạch

Dựa vào mục tiêu của khách hàng và ban lãnh đạo bạn đánh giá mức độ thành công của dự án, đặt mục tiêu thực hiện giúp ước lượng sát hơn khối lượng công việc phải thực hiện, tính toán được nguồn lực, thời gian, chi phí đi kèm.

Mục tiêu phải rõ ràng, cụ thể và có tính khả thi cao. Ở cương vị Trưởng phòng kế hoạch, bạn cần biết ưu tiên sắp xếp công việc dựa trên mức độ khẩn cấp của từng vấn đề trong dự án.

Các phép đo để định lượng các mục tiêu trong kế hoạch được gợi ý bao gồm: Vị thế thị trường, sự đổi mới, năng suất, tài nguyên và tài chính, lợi nhuận, hiệu suất và trách nhiệm của người quản lý, các bên đối tác.

>>> Xem thêm: Lộ trình thăng tiến lên vị trí trưởng phòng kế hoạch

- So sánh các phương án, lựa chọn và đưa ra kết luận

Bạn cần tổng hợp đánh giá xem đâu là phương án giải quyết được nhiều vấn đề quan trọng, cốt yếu nhất. Khi có được phương án tối ưu, bạn đề xuất và trình phương án đó ban giám đốc quyết định. 

- Xác định kết quả đầu ra/chuyển giao của dự án trong từng giai đoạn

Trưởng phòng kế hoạch cần ước tính cụ thể lượng công việc đã hoàn thành theo mục tiêu đề ra, các mốc thời gian. Kết quả dự tính này giúp bạn nắm bắt được tiến độ thực hiện, dự đoán trước các rủi ro có thể xảy ra trong kế hoạch.

Việc đặt mốc thời gian cho từng nhiệm vụ cần hoàn thành của dự án sẽ giúp bạn dễ dàng theo dõi, giám sát tiến độ công việc hơn, đảm bảo hoàn thành đúng thời hạn. Sử dụng công nghệ quản lý dự án là biện pháp hữu ích để luôn bám sát tiến độ.

- Thiết lập dự án

Ở bước này, bạn xác định chuỗi công việc phải làm, đưa ra khoảng thời gian cần thiết, nguồn lực đi kèm với mỗi nhiệm vụ để hoàn thành chúng. Sau đó là xác định thời gian công việc kết thúc để điều chỉnh nhân lực phù hợp. Ứng dụng biểu đồ Gantt là công nghệ phần mềm hỗ trợ bạn rất nhiều trong bước này. Bên cạnh đó hãy tham khảo ý kiến của mọi người trong nhóm để đánh giá chính xác hơn mức độ hoàn thành công việc, trách nhiệm và sự cam kết của họ đối với nhiệm vụ của mình.

- Quản lý rủi ro

Là Trưởng phòng kế hoạch, bạn cần hạn chế tối đa các rủi ro bằng cách dự đoán, nhận diện vấn đề, những mối nguy hiểm có thể xảy ra, sau đó lên phương pháp xử lý, giải quyết hiệu quả.

- Trình bày kế hoạch cho các bên liên quan

Sau khi hoàn tất các bước trên, bạn cần phải trình bày, giải thích cách triển khai dự án, nêu ra con số cụ thể, cung cấp thông tin mà khách hàng, đối tác, ban quản trị yêu cầu. Hãy chắc chắn rằng bạn đã có sự trao đổi, thống nhất với mọi người trong quá trình thực hiện dự án, để tránh xảy ra xung đột, mâu thuẫn khi lập báo cáo.

>>> Xem thêm: Mô tả công việc của trưởng phòng kế hoạch

3. Có kiến thức thấu đáo về pháp luật

Việc có kiến thức sâu rộng về nhiều lĩnh vực cũng là yếu tố quan trọng để trở thành Trưởng phòng kế hoạch giỏi. Bạn cần có hiểu biết thấu đáo về quy hoạch, các chính sách, thủ tục của nhà nước, tuân thủ đúng quy định của công ty.

Tùy thuộc vào mô hình, hoạt động kinh doanh của từng doanh nghiệp mà Trưởng phòng kế hoạch còn phải có hiểu biết sâu rộng về các vấn đề liên quan.

4. Khả năng phân tích, nghiên cứu

Để đưa ra được kế hoạch tốt nhất thì cần phải có sự tìm hiểu, nghiên cứu nhiều yếu tố khác nhau, ví dụ như thị trường, các số liệu thống kê, sản phẩm của đối thủ cạnh tranh, nhu cầu của khách hàng,... Do đó, Trưởng phòng kế hoạch sẽ là người tổng hợp, đánh giá các đóng góp của thành viên, thảo luận với ban giám đốc để đưa ra quyết định sáng suốt nhất.

5. Kỹ năng sử dụng công nghệ

Trong thời đại 4.0 thì các nhà quản lý đều cần có kỹ năng sử dụng công nghệ, phần mềm máy tinh. Chúng hỗ trợ rất nhiều cho sự nghiệp của bạn, giúp nâng cao hiệu suất công việc, tiết kiệm thời gian, đồng thời giảm sai sót, nhầm lẫn.

6. Khả năng lãnh đạo, quản lý

Là người điều hành mọi công việc của phòng ban, Trưởng phòng kế hoạch phải có năng lực tổ chức, sắp xếp nhân sự cấp dưới, phân bổ công việc đúng người đúng việc, đào tạo hướng dẫn họ hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình. Việc xây dựng đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp cũng là một trong những thành công của người quản lý.

7. Kinh nghiệm làm việc

Nói tới các yếu tố hình thành nên Trưởng phòng xuất sắc thì không thể bỏ qua kinh nghiệm làm việc. Các bài học đắt giá được rút ra từ quá trình làm việc nhiều năm sẽ là ‘kim chỉ nam’ cho các quyết định, cách xử lý tình huống của người quản lý. Có nhiều vấn đề phát sinh mà chỉ có kiến thức được học từ sách vở thôi chưa đủ, đòi hỏi sự tính toán, phân tích đánh giá nhanh nhạy. Bởi vậy nên vị trí này cũng yêu cầu ứng viên phải có ít nhất 3 - 5 năm làm ở công tác tương đương.

Với hơn 16 năm kinh nghiệm cung cấp nhân lực chất lượng cho các doanh nghiệp, tập đoàn lớn trong và ngoài nước, HRchannels tự tin giúp bạn tìm được công việc Trưởng phòng kế hoạch phù hợp với mong muốn.

------------------------------------

HRchannels - Headhunter -  Dịch vụ tuyển dụng cao cấp
Hotline: 08. 3636. 1080
Email: sales@hrchannels.com / job@hrchannels.com
Website: https://hrchannels.com/
Địa chỉ: Tòa MD Complex, 68 Nguyễn Cơ Thạch, Nam Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam 

Nguồn ảnh: internet