Tuyển dụng remote workforce đang là lựa chọn lý tưởng giúp doanh nghiệp tiếp cận nhân tài toàn cầu và tối ưu hóa chi phí vận hành. Tuy nhiên, để quản lý đội ngũ remote một cách hiệu quả, doanh nghiệp cần những công cụ hỗ trợ phù hợp.
Vậy, đâu là những công cụ quản lý công việc và giao tiếp hiệu quả cho đội ngũ remote? Trong bài viết này, Ms Uptalent sẽ tổng hợp những công cụ hữu ích có thể giúp doanh nghiệp xây dựng đội ngũ nhân sự từ xa hiệu quả.
MỤC LỤC:
1- Những thách thức trong quản lý đội ngũ remote workforce
1.1- Khó giám sát tiến độ công việc và đảm bảo nhân viên hoàn thành đúng hạn
1.2- Giảm sự tương tác giữa các thành viên, ảnh hưởng đến tinh thần làm việc nhóm
1.3- Quản lý hiệu suất làm việc và đánh giá kết quả công việc từ xa
1.4- Bảo mật thông tin và quản lý dữ liệu khi nhân viên làm việc từ nhiều địa điểm khác nhau
2- Các công cụ quản lý công việc hiệu quả
2.1- Nhóm công cụ quản lý dự án và nhiệm vụ
2.2- Nhóm công cụ theo dõi thời gian và hiệu suất làm việc
3- Các công cụ giao tiếp và cộng tác
3.1- Công cụ họp trực tuyến và trao đổi nhóm
3.2- Công cụ nhắn tin và trao đổi nhanh
4- Các công cụ hỗ trợ lưu trữ và bảo mật dữ liệu
4.1- Google Drive
4.2- Dropbox
4.3- OneDrive
4.4- LastPass
1- Những thách thức trong quản lý đội ngũ remote workforce
Thuê nhân sự làm việc từ xa mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp như linh hoạt về địa điểm, tối ưu chi phí vận hành và mở rộng phạm vi tuyển dụng. Tuy nhiên, doanh nghiệp cũng phải đối mặt với nhiều thách thức để đảm bảo hiệu suất công việc và sự kết nối trong đội ngũ.
Sau đây là những thách thức phổ biến doanh nghiệp cần xử lý:
1.1- Khó giám sát tiến độ công việc và đảm bảo nhân viên hoàn thành đúng hạn
Doanh nghiệp không thể giám sát trực tiếp đội ngũ nhân sự làm việc từ xa như với mô hình văn phòng. Điều này khiến việc theo dõi tiến độ công việc, kiểm soát thời gian thực hiện nhiệm vụ và đánh giá hiệu suất làm việc của từng nhân viên trở nên khó khăn hơn.
1.2- Giảm sự tương tác giữa các thành viên, ảnh hưởng đến tinh thần làm việc nhóm
Nhân sự làm việc từ xa có thể cảm thấy cô đơn, thiếu thốn sự tương tác trực tiếp với đồng nghiệp. Hệ quả là động lực làm việc giảm sút nghiêm trọng và phát sinh nhiều khó khăn trong việc xây dựng tinh thần đội nhóm.
1.3- Quản lý hiệu suất làm việc và đánh giá kết quả công việc từ xa
Việc đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên remote rất khó chính xác do thiếu sự quan sát trực tiếp. Bởi vậy, doanh nghiệp sẽ gặp thách thức không nhỏ trong việc đo lường năng suất, đảm bảo nhân viên đạt mục tiêu công việc và không gặp trở ngại khi làm việc từ xa.
1.4- Bảo mật thông tin và quản lý dữ liệu khi nhân viên làm việc từ nhiều địa điểm khác nhau
Nhân viên làm việc từ xa thường truy cập vào hệ thống công ty từ nhiều địa điểm khác nhau. Điều này dễ gây ra nguy cơ rò rỉ dữ liệu, mất mát thông tin, bị tấn công mạng và các vấn đề liên quan đến quyền riêng tư.
Nội dung liên quan>>>Flexible Benefits là gì? Ưu nhược điểm đối với doanh nghiệp và người lao động
2- Các công cụ quản lý công việc hiệu quả
Với đội ngũ remote workforce, doanh nghiệp cần sử dụng những công cụ phù hợp để giám sát tiến độ công việc, phân chia nhiệm vụ và đo lường hiệu suất làm việc của họ.
Dưới đây là những công cụ hữu ích có thể giúp doanh nghiệp tối ưu hóa việc quản lý đội ngũ remote:
2.1- Nhóm công cụ quản lý dự án và nhiệm vụ
Gồm có:
- Trello
Đây là công cụ quản lý công việc theo phương pháp Kanban. Nó giúp các thành viên trong nhóm dễ dàng theo dõi từng nhiệm vụ thông qua các thẻ và bảng quản lý trực quan.
Với giao diện thân thiện, Trello là lựa chọn lý tưởng cho các nhóm muốn tổ chức công việc một cách đơn giản và hiệu quả.
- Asana
Công cụ này có thể giúp phân công nhiệm vụ, theo dõi tiến độ công việc và lập kế hoạch dự án một cách khoa học. Doanh nghiệp có thể tạo danh sách công việc, đặt deadline và theo dõi kết quả từng thành viên, từ đó đảm bảo mọi nhiệm vụ được hoàn thành đúng thời hạn.
- ClickUp
Đây là giải pháp quản lý công việc toàn diện, tích hợp tính năng theo dõi nhiệm vụ, quản lý tài liệu và giao tiếp nhóm trong cùng một nền tảng. ClickUp phù hợp với các doanh nghiệp có nhu cầu tùy chỉnh quy trình làm việc và cần quản lý công việc từ nhiều cấp độ khác nhau.
- Monday.com
Monday được xem là công cụ mạnh mẽ giúp tổ chức công việc từ xa với giao diện hiện đại, trực quan. Bên cạnh đó, nó cũng hỗ trợ việc quản lý nhiệm vụ, tự động hóa quy trình làm việc và giúp các nhóm phối hợp hiệu quả, ngay cả khi họ làm việc từ nhiều địa điểm khác nhau.
2.2- Nhóm công cụ theo dõi thời gian và hiệu suất làm việc
Gồm có:
- Time Doctor
Time Doctor được xem là giải pháp giúp doanh nghiệp giám sát thời gian làm việc của nhân sự từ xa, theo dõi hoạt động trên máy tính và tạo báo cáo chi tiết về năng suất làm việc. Đây là công cụ hữu ích để đánh giá hiệu suất và tối ưu hóa quy trình làm việc.
- Toggl Track
Công cụ này hỗ trợ theo dõi thời gian làm việc một cách trực quan, cho phép nhân viên ghi nhận thời gian thực hiện từng nhiệm vụ, giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về cách nhân viên sử dụng thời gian để cải thiện hiệu suất làm việc.
- Clockify
Đây là công cụ theo dõi thời gian miễn phí giúp đo lường hiệu suất công việc của đội ngũ từ xa. Clockify có giao diện đơn giản, dễ sử dụng, phù hợp với các doanh nghiệp muốn theo dõi thời gian làm việc mà không cần các tính năng phức tạp.
Nội dung liên quan>>>Mức lương trung bình của expat tại Việt Nam: Ngành nghề & vị trí hot
3- Các công cụ giao tiếp và cộng tác
Việc đảm bảo hiệu quả giao tiếp và sự kết nối trong đội ngũ remote workforce luôn là điều được các doanh nghiệp quan tâm.
Sau đây là những công cụ hỗ trợ giao tiếp trực tuyến giúp doanh nghiệp quản lý đội ngũ remote hiệu quả hơn:
3.1- Công cụ họp trực tuyến và trao đổi nhóm
Gồm có:
- Zoom
Đây là công cụ họp trực tuyến phổ biến nhất hiện nay. Zoom cung cấp tính năng video call chất lượng cao, hỗ trợ chia sẻ màn hình, ghi lại cuộc họp và tạo phòng thảo luận nhóm.
Với khả năng mở rộng số lượng người tham gia, Zoom phù hợp với các cuộc họp nội bộ, hội thảo trực tuyến và các sự kiện doanh nghiệp.
- Microsoft Teams
Công cụ này tích hợp tính năng trò chuyện nhóm, họp video, quản lý tài liệu và cộng tác trong một nền tảng duy nhất.
Microsoft Teams đặc biệt phù hợp với doanh nghiệp sử dụng hệ sinh thái Microsoft 365, giúp đồng bộ hóa thông tin giữa các nhóm làm việc và tạo điều kiện thuận lợi để trao đổi tài liệu.
- Google Meet
Meet là giải pháp họp trực tuyến đơn giản, dễ sử dụng và tích hợp chặt chẽ với Google Workspace. Google Meet có tính năng tạo cuộc họp nhanh, hỗ trợ chia sẻ màn hình và tương thích với nhiều thiết bị, giúp nhân viên có thể tham gia họp từ mọi nơi.
3.2- Công cụ nhắn tin và trao đổi nhanh
Gồm có:
- Slack
Đây là công cụ nhắn tin chuyên biệt giúp doanh nghiệp tạo các kênh giao tiếp theo nhóm, tối ưu hóa việc phân chia chủ đề và trao đổi thông tin một cách có tổ chức.
Bên cạnh đó, Slack cũng hỗ trợ tích hợp với nhiều công cụ làm việc, giúp việc cộng tác trở nên liền mạch và hiệu quả hơn.
- Discord
Ban đầu Discord được phát triển cho cộng đồng game thủ, nhưng hiện tại nó đã trở thành một công cụ hữu ích cho giao tiếp nhóm nhỏ và cộng đồng doanh nghiệp.
Với tính năng thoại chất lượng cao, tạo kênh trao đổi và hỗ trợ video call, Discord phù hợp với các nhóm làm việc sáng tạo hoặc cần sự tương tác liên tục.
- Mattermost
Mattermost là một ứng dụng nhắn tin bảo mật, phù hợp với các doanh nghiệp có yêu cầu cao về quyền riêng tư. Đồng thời, nó cũng cung cấp giải pháp tự lưu trữ, giúp doanh nghiệp kiểm soát dữ liệu nội bộ tốt hơn mà không phụ thuộc vào bên thứ ba.
4- Các công cụ hỗ trợ lưu trữ và bảo mật dữ liệu
việc lưu trữ và bảo vệ dữ liệu rất quan trọng khi doanh nghiệp tuyển dụng remote workforce. Sau đây là những công cụ giúp doanh nghiệp quản lý thông tin an toàn và tiện lợi khi sử dụng nhân sự từ xa:
4.1- Google Drive
Google Drive là một trong những nền tảng lưu trữ đám mây phổ biến nhất. Nó có thể giúp doanh nghiệp dễ dàng lưu trữ, chia sẻ và chỉnh sửa tài liệu trực tuyến.
Mặt khác, Google Drive hỗ trợ tích hợp với Google Workspace, nên nhân viên có thể cộng tác trên cùng một tệp tin mà không cần gửi email qua lại.
Các tính năng nổi bật:
- Dung lượng miễn phí lên đến 15GB
- Hỗ trợ chỉnh sửa tài liệu trực tuyến với Google Docs, Sheets, Slides.
- Có thể chia sẻ tệp tin theo quyền truy cập, đảm bảo bảo mật thông tin nội bộ.
- Tích hợp với nhiều ứng dụng khác để nâng cao hiệu suất làm việc nhóm.
4.2- Dropbox
Dropbox là một giải pháp lưu trữ đám mây giúp đồng bộ dữ liệu trên nhiều thiết bị, tạo điều kiện thuận lợi để nhân viên truy cập thông tin từ mọi nơi.
Tính năng nổi bật:
- Hỗ trợ đồng bộ hóa dữ liệu nhanh chóng giữa máy tính và điện thoại.
- Cung cấp tính năng Dropbox Paper, cho phép các nhóm làm việc cùng nhau trên tài liệu trực tuyến.
- Chế độ lưu trữ an toàn, bảo vệ tệp tin trước nguy cơ mất dữ liệu.
- Tích hợp tốt với Microsoft Office và Google Workspace.
4.3- OneDrive
OneDrive là dịch vụ lưu trữ của Microsoft, được tích hợp sẵn trong hệ sinh thái Office 365, giúp doanh nghiệp dễ dàng lưu trữ và truy cập tài liệu từ bất kỳ thiết bị nào.
Tính năng nổi bật:
- Dung lượng miễn phí lên đến 5GB, có thể mở rộng khi đăng ký gói trả phí.
- Tích hợp trực tiếp với các ứng dụng Microsoft như Word, Excel, PowerPoint.
- Hỗ trợ sao lưu dữ liệu tự động, giảm nguy cơ mất mát tài liệu quan trọng.
- Có tính năng xác thực hai yếu tố.
4.4- LastPass
LastPass là công cụ quản lý mật khẩu giúp doanh nghiệp bảo vệ thông tin đăng nhập và tránh rủi ro an ninh mạng khi làm việc từ xa.
Tính năng nổi bật:
- Mã hóa mật khẩu theo tiêu chuẩn bảo mật cao, giảm nguy cơ bị xâm nhập trái phép.
- Tự động điền thông tin đăng nhập trên các nền tảng trực tuyến.
- Cho phép chia sẻ mật khẩu một cách an toàn giữa các thành viên trong nhóm.
- Hỗ trợ xác thực hai yếu tố.
Lời kết
Việc sử dụng các công cụ quản lý công việc và giao tiếp hiệu quả đóng vai trò rất quan trọng trong sự thành công của việc thuê đội ngũ remote workforce. Do đó, doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ lưỡng khi lựa chọn công vụ và có chiến lược quản lý nhân sự từ xa hiệu quả.
Hy vọng những chia sẻ của Ms Uptalent trên đây đã cung cấp cho doanh nghiệp nhiều thông tin hữu ích. Đồng thời, doanh nghiệp cũng có thể vận dụng những thông tin này mà chọn được công cụ quản lý đội ngũ nhân sự remote phù hợp nhất.
------------------------------------
HRchannels - Headhunter - Dịch vụ tuyển dụng cao cấp
Hotline: 08. 3636. 1080
Email: sales@hrchannels.com / job@hrchannels.com
Website: https://hrchannels.com/
Địa chỉ: Tòa MD Complex, 68 Nguyễn Cơ Thạch, Nam Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam
Nguồn ảnh: internet
HRchannels
HRchannels là nền tảng tuyển dụng và thu hút nhân sự cấp cao hàng đầu tại Việt Nam.
Với hơn 16 năm kinh nghiệm tuyển dụng nhân sự cấp cao. Chúng tôi là công ty headhunter hàng đầu ở Việt Nam.
