Vai trò của của nhân viên điều hành tour du lịch

Một tour du lịch có thành công hay không phụ thuộc rất lớn vào vai trò của người điều hành tour. Lý do là vì họ chính là người trực tiếp lên ý tưởng, thiết kế và điều phối các công việc liên quan nhằm đảm bảo chuyến đi diễn ra suôn sẻ, thuận lợi.

Vậy, bạn đã thực sự hiểu rõ hơn vai trò của của nhân viên điều hành tour du lịch hay chưa? Hãy cùng theo dõi bài viết dưới đây của Ms Uptalent để có thêm nhiều thông tin hữu ích nhé!

MỤC LỤC:
1- Nhân viên điều hành tour du lịch là gì?
2- Vai trò, nhiệm vụ của nhân viên điều hành tour du lịch
3- Nghiệp vụ của điều hành tour du lịch gồm những gì?
4- Cơ hội việc làm nhân viên điều hành tour du lịch

>>> Xem thêm: Việc làm tiếng Nhật

1- Nhân viên điều hành tour du lịch là gì? 

Nhân viên điều hành tour du lịch trong tiếng Anh là Tour operator. Đây là người lên kế hoạch cho các chuyến du lịch, tham quan trong và ngoài nước. Bên cạnh đó, vị trí này cũng có trách nhiệm phối hợp, liên kết cùng các bộ phận khác nhằm đảm bảo mang tới những chuyến đi thú vị, độc đáo cho du khách.

Thông thường mỗi tour du lịch sẽ có lịch trình, thời gian và nội dung tổ chức khác nhau. Trách nhiệm của người điều hành tour là phải thiết kế chương trình du lịch phù hợp với nhu cầu của du khách và phải khiến họ cảm thấy hài lòng.

Một nhân viên điều hành tour phải có khả năng cân đối, sự khéo léo và tinh tế nhằm đưa ra các ý tưởng hay thiết kế chương trình du lịch thực sự ý nghĩa cho khách hàng. Đồng thời họ cũng phải đảm bảo tour du lịch diễn ra đúng lịch trình, hiệu quả và mang tới nhiều trải nghiệm tích cực cho du khách.

2- Vai trò, nhiệm vụ của nhân viên điều hành tour du lịch 

2.1- Vai trò

Nhân viên điều hành tour không chỉ là người chịu trách nhiệm thiết kế chuyến đi mà họ còn giữ vai trò trung gian kết nối các khâu, bộ phận khác nhau trong công ty để mang đến những chuyến du lịch chất lượng cho khách hàng.

Vai trò kế tiếp của điều hành tour chính là đảm bảo lịch trình chuyến đi được thực hiện đúng như kế hoạch đã lập. Mặc dù họ không trực tiếp dẫn đoàn như các hướng dẫn viên nhưng lại xuất hiện trong tất cả các hoạt động liên quan đến tour như thủ tục nhập cảnh, di chuyển, địa điểm ăn uống, nghỉ ngơi,…

Bên cạnh đó, nhân viên điều hành tour còn giữ vai trò giám sát, theo dõi quá trình thực hiện tour nhằm quản lý chặt chẽ các yếu tố có thể ảnh hưởng đến chuyến đi. Họ cũng phải chuẩn bị sẵn các phương án thay thế, thực hiện các điều chỉnh và có giải pháp tốt nhất khi phát sinh vấn đề bất ngờ.

Với những trách nhiệm quan trọng trong việc thiết kế, tổ chức tour du lịch mà người điều hành tour nắm giữ vai trò quyết định đối với sự thành công của mỗi chuyến đi. Cụ thể, họ sẽ phải mang đến sự hài lòng cao nhất cho du khách, khiến họ cảm thấy thỏa mãn, thích thú.

2.2-  Nhiệm vụ

Nhân viên điều hành tour du lịch có các nhiệm vụ chính sau đây:

- Lên kế hoạch, ý tưởng và lộ trình tour phù hợp với nhu cầu của du khách. Họ sẽ phải vận dụng tốt nhất các kỹ năng nghiệp vụ và kinh nghiệm của mình để thiết kế lên một tour du lịch hợp lý, khả thi và mang tới những trải nghiệm tuyệt vời nhất cho khách hàng.

- Tư vấn, đàm phán, thuyết phục khách hàng ký kết hợp đồng. Nhân viên điều hành tour sẽ phải giới thiệu dịch vụ của công ty sao cho hấp dẫn, thu hút nhất. Đồng thời họ cũng phải nắm bắt được nhu cầu của khách hàng và kích thích những nhu cầu mới để có thể thuyết phục khách hàng hiệu quả.

- Làm việc với các đối tác cung cấp dịch vụ, tiến hành đàm phán để mang về những dịch vụ chất lượng với giá cả tốt nhất cho công ty. Từ đó có thể gia tăng hiệu quả cung cấp dịch vụ, đáp ứng mục tiêu lợi nhuận và đảm bảo sự công bằng về lợi ích của các bên liên quan. 

- Phối hợp cùng các bộ phận khác trong công ty nhằm thực hiện tour du lịch một cách tốt nhất. 

- Hướng dẫn, bàn giao tour cho hướng dẫn viên, điều chỉnh các vấn đề cần thiết, giải quyết vấn đề phát sinh và quản lý, giám sát chuyến đi sao cho hiệu quả nhất.

- Phát triển chiến lược cung cấp dịch vụ có tính cạnh tranh, xây dựng các chương trình phù hợp nhằm khai thác tối đa tiềm năng khách hàng.

- Phân tích hiệu quả tour du lịch, lập báo cáo, phản ánh rõ các thuận lợi, khó khăn và đề xuất giải pháp cải thiện chất lượng dịch vụ của công ty.

>>> Bạn có thể xem thêm: Công việc và thu nhập của quản lý điều hành tour du lịch

3- Nghiệp vụ của điều hành tour du lịch gồm những gì? 

Thông thường, nghiệp vụ điều hành tour du lịch sẽ bao gồm các công việc sau:

Giai đoạn 1

- Tiếp nhận thông tin về nhu cầu chuyến đi từ bộ phận sales.

- Lên kế hoạch cho tour vừa tiếp nhận.

- Chuẩn bị thông tin cần thiết để đặt dịch vụ, bao gồm: số khách, số lượng phòng, danh sách khách, danh sách phòng, lịch trình chi tiết, loại khách sạn, chỉ định khách sạn, nhà hàng, nơi mua sắm, tham quan, số lượng bữa ăn chính/phụ, phương tiện di chuyển, hướng dẫn viên.

- Đặt dịch vụ.

- Tiếp nhận thông tin xác nhận đặt chỗ từ các bên cung cấp dịch vụ.

- Bàn giao thông tin về đoàn khách và các dịch vụ cần thực hiện như visa, hộ chiếu, vé máy bay,… cho bộ phận dịch vụ.

- Viết đề nghị tạm ứng tiền vé máy bay, tàu xe cho bộ phận dịch vụ.

- Chuẩn bị nội dung cuộc họp đoàn trước khi thực hiện chuyến đi.

- Gửi thông tin buổi họp cho khách hàng.

- Lập checklist, biên bản bàn giao cho các bộ phận liên quan.

>>>> Bạn có thể tham khảo: Ngành du lịch là gì? Từ A-Z thông tin việc làm ngành du lịch

Giai đoạn 2

- Tiếp nhận thông tin từ bộ phận dịch vụ.

- Điều hướng dẫn viên du lịch.

- Lên dự toán, viết đề nghị tạm ứng cho hướng dẫn viên.

- Tổ chức họp đoàn với hướng dẫn viên trước chuyến đi.

- Bổ sung các vấn đề sau buổi họp đoàn.

Giai đoạn 3

- Giám sát quá trình thực hiện tour.

- Hỗ trợ hướng dẫn viên xử lý các vấn đề phát sinh.

Giai đoạn 4

- Đánh giá kết quả thực hiện tour.

- Thu thập ý kiến phản hồi.

- Lập hồ sơ chuyến đi.

- Gọi điện chúc mừng khách hoặc gửi thư cảm ơn.

- Tặng quà cho đoàn.

- Thanh lý hợp đồng.

- Quyết toán tour.

- Thống kê, lưu lại những nhu cầu mới của du khách.

>>> Bạn có thể quan tâm: Top 20 công ty du lịch lớn, uy tín hàng đầu tại Việt Nam

4- Cơ hội việc làm nhân viên điều hành tour du lịch 

4.1- Xu hướng việc làm ngành du lịch

Ngành du lịch Việt Nam hiện đang phát triển một cách mạnh mẽ sau giai đoạn bị ảnh hưởng nghiêm trọng bởi Covid-19. 

Theo ghi nhận, lượng khách du lịch trong và ngoài nước có sự gia tăng nhanh chóng. Đồng thời, du khách cũng tìm kiếm các giá trị và sự trải nghiệm mới mẻ nhiều hơn là việc chỉ du lịch đơn thuần như trước.

Những tín hiệu tăng trưởng mạnh mẽ của ngành du lịch đã mở ra cơ hội việc làm lớn cho người làm việc trong ngành này cũng như vị trí nhân viên điều hành tour. 

Mặc dù nhu cầu nhân lực lớn nhưng khả năng đáp ứng của thị trường lại chưa tương xứng. Bởi, rất nhiều nhân sự ngành du lịch vì ảnh hưởng của đại dịch mà chuyển nghề, sinh viên mới ra trường lại chưa có nhiều kinh nghiệm.

Chính thực trạng nêu trên đã khiến ngành du lịch hiện thiếu hụt nghiêm trọng những nhân sự có chuyên môn cao. Điều này cũng xảy ra với vị trí điều hành tour.

Do đó, bạn hoàn toàn có cơ hội rất lớn để tìm được công việc điều hành tour du lịch với mức thu nhập tốt và nhiều đãi ngộ hấp dẫn.

4.2- Nhân viên điều hành tour du lịch làm việc ở đâu?

Nhân viên điều hành tour chịu trách nhiệm giám sát xuyên suốt chuyến đi nhưng họ lại không phải là người trực tiếp theo đoàn như hướng dẫn viên du lịch.

Hầu hết điều hành tour đều làm việc tại văn phòng công ty. Nhiệm vụ của họ là theo sát quá trình thực hiện tour và hỗ trợ cho hướng dẫn viên để chuyến đi đạt hiệu quả như mong đợi.

4.3- Tìm việc làm điều hành tour ở đâu?

Nhân viên điều hành tour du lịch hiện có nhu cầu tuyển dụng lớn và thu hút sự quan tâm của đông đảo nhân sự. Nhưng, tìm công việc điều hành tour chất lượng ở đâu vẫn luôn là điều khiến nhiều người băn khoăn.

Có khá nhiều cách khác nhau có thể giúp bạn tìm được việc làm phù hợp. Trong đó tìm việc qua mạng xã hội Facebook, LinkedIn hay các trang tuyển dụng uy tín vẫn luôn là lựa chọn lý tưởng nhất.

Nếu bạn đang tìm việc làm điều hành tour du lịch phù hợp thì HRchannels sẽ là lựa chọn rất tốt bởi website này có nền tảng công nghệ hiện đại cùng nhiều tính năng vượt trội.

Trang web này có thể hỗ trợ bạn tìm được việc làm nhanh chóng dựa trên các tiêu chí khác nhau. Việc bạn cần làm chỉ là gõ từ khóa vị trí cần tìm tại ô tìm kiếm là có thể ngay lập tức nhận về hàng loạt các tin tuyển dụng khác nhau từ những công ty uy tín trên cả nước.

Tiếp theo đó, bạn chỉ việc chọn công việc phù hợp với tiêu chí của mình và nộp đơn ứng tuyển. Ưu điểm của HRchannels là bạn có thể nhanh chóng tạo CV và ứng tuyển trực tiếp qua nền tảng mà không cần phải thao tác quá nhiều.

Trên đây là một số thông tin về vai trò, nhiệm vụ và cơ hội việc làm của nhân viên điều hành tour du lịch mà Ms Uptalent muốn chia sẻ cùng bạn. Hy vọng qua bài viết bạn có thể hiểu đầy đủ tầm quan trọng của vị trí điều hành tour trong sự thành công của mỗi chuyến đi. 

Chúc bạn luôn thành công và đừng quên theo dõi Uptalent để biết thêm nhiều thông tin bổ ích khác nhé!

------------------------------------

HRchannels - Headhunter -  Dịch vụ tuyển dụng cao cấp
Hotline: 08. 3636. 1080
Email: sales@hrchannels.com / job@hrchannels.com
Website: https://hrchannels.com/
Địa chỉ: Tòa MD Complex, 68 Nguyễn Cơ Thạch, Nam Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam 

Nguồn ảnh: internet