Nhân viên chứng từ logistics và những điều cần biết

Khi tìm hiểu về các vị trí công việc ngành logistics, chắc hẳn bạn đã biết đến vị trí nhân viên chứng từ. Vậy nhân viên chứng từ có chức năng gì? Họ làm những công việc nào? Yêu cầu công việc, kỹ năng của vị trí này ra sao? Bạn đọc hãy theo dõi bài viết sau của Ms Uptalent để có được những thông tin đầy đủ về nhân viên chứng từ logistics và những điều cần biết về vị trí này nhé.

Nội dung bài viết bao gồm:
Nhân viên chứng từ logistics là ai?
Chức năng của nhân viên chứng từ logistics
Công việc của nhân viên chứng từ logistics
Kỹ năng cần có của nhân viên chứng từ logistics
Mức lương của nhân viên chứng từ logistics là bao nhiêu?
Yêu cầu công việc


Tham khảo >>>> Việc làm supply chain CẦN TUYỂN GẤP 

Nhân viên chứng từ logistics là ai? 

Nhân viên chứng từ logistics (Docs) là vị trí công việc rất phổ biến trong lĩnh vực logistics. Công việc chính của họ là xử lý các hồ sơ, giấy tờ, chứng từ trong hoạt động xuất nhập khẩu.

Công việc này không quá áp lực và thích hợp với những bạn thích làm việc tại văn phòng. Tuy nhiên, tính chất công việc lặp đi lặp lại và phải nhập số liệu khá nhiều nên đòi hỏi người làm việc này phải có tính cẩn thận cao.

Chức năng của nhân viên chứng từ logistics 

1- Làm chứng từ cho lô hàng

Nhân viên chứng từ logistics sẽ theo yêu cầu của các bộ phận khác và khách hàng để soạn thảo bộ chứng từ cần thiết cho các thủ tục hành chính và thông quan hàng hoá. Các chứng từ họ phải chuẩn bị thường bao gồm hợp đồng, hoá đơn, PO, Packing list, D/O, C/O, vận đơn,…

2- Quản lý quá trình làm hàng

Khi chịu trách nhiệm xử lý một lô hàng, nhân viên chứng từ logistics cần liên hệ chặt chẽ với đại lý nước ngoài để nắm vững lịch trình và tiến trình làm hàng. Họ cần nắm rõ lịch trình hàng hoá, ngày đi, ngày về, có phát sinh chi phí hay không, kiểm tra bill trước khi đại lý phát hành chính thức,… Đồng thời phải xử lý ngay lập tức các vấn đề phát sinh để không ảnh hưởng đến tiến độ giao nhận hàng.

3- Kiểm tra và theo dõi quá trình thanh toán với đối tác nước ngoài

Nhân viên chứng từ có trách nhiệm theo dõi việc thanh toán cho các đối tác nước ngoài, đảm bảo thanh toán đúng như thỏa thuận đã ký kết.

Công việc của nhân viên chứng từ logistics 

Nhân viên chứng từ phải phụ trách nhiều công việc lặt vặt, nhưng thông thường họ sẽ làm những công việc sau đây:

1- Liên hệ với nhà cung cấp, khách hàng, hãng tàu, đơn vị vận chuyển để đặt lịch vận chuyển sao cho phù hợp với tiến độ công việc.

2- Soạn thảo chứng từ xuất nhập khẩu bao gồm: hợp đồng ngoại thương, hóa đơn thương mại, PO, Packing list, D/O…

3- Chuẩn bị chứng từ, hồ sơ liên quan đến hàng hóa như C/O, lấy mẫu kiểm định đối với nhóm hàng hóa đăc biệt, cung cấp thông tin và hỗ trợ khách hàng, hãng tàu làm chứng từ.

4- Làm các chứng từ, hồ sơ khác như House Bill, Telex Release (nếu cần thiết), hợp đồng thuê cont, kho bãi,…

5- Kiểm soát các loại phí phí DEM/DET, vệ sinh, vận chuyển cont,…

6- Chuẩn bị chứng từ thanh toán quốc tế theo hình thức phù hợp (L/C, T/T, D/A, D/P,…).

7- Phân loại và lưu trữ chứng từ khoa học, dễ tìm kiếm khi cần.

8- Sắp xếp lịch chuyển hàng cho khách hàng kế tiếp.

9- Theo dõi và kiểm soát lịch chuyển và giao nhận hàng, giải quyết các vấn đề phát sinh khi giao nhận hàng, thông quan cũng như các vấn đề thuê xe, kho bãi,….

10- Làm việc với đại lý nước ngoài các vấn đề liên quan đến việc vận chuyển hàng hoá, thông tin vận tải, giá cả và các vấn đề khác.

11- Phối hợp với bộ phận kế toán và các phòng ban liên quan để đảm bảo tiến độ giao nhận hàng hoá.

12- Lên kế hoạch vận chuyển, kế hoạch trucking cho lô hàng.

13- Làm các công việc khác như đi lấy hoá đơn, chứng từ, giao chứng từ cho khách hàng, giám sát đóng cont,…

Cách tốt nhất giúp bạn trải nghiệm và học hỏi nhiều nghiệp vụ trong lĩnh vực này là làm việc tại các công ty xuất nhập khẩu. Khi làm việc tại các công ty này bạn sẽ phải làm tổng hợp từ khâu hợp đồng, đóng hàng, booking, vận chuyển, khai hải quan và thanh toán.

Kỹ năng cần có của nhân viên chứng từ logistics 

Để làm công việc nhân viên chứng từ bạn cần có các kỹ năng cần thiết sau:

1- Kỹ năng xử lý số liệu, phân tích, thống kê

Nhân viên chứng từ sẽ phải thực hiện việc chuyển đổi trọng lượng, khối lượng, các thông số sản phẩm, thiết bị hoặc tiền tệ. Vì vậy bạn cần có kỹ năng xử lý số liệu, phân tích và thống kê tốt trên phần mềm để thực hiện công việc hiệu quả nhất.

2- Kỹ năng giao tiếp, đàm phán

Là một nhân viên chứng từ, bạn cần biết cách giao tiếp và đàm phán với đối tác và các bên liên quan để xây dựng mối quan hệ hợp tác lâu dài và tạo dựng niềm tin với họ. Bạn nên tìm hiểu và rèn luyện kỹ năng giao tiếp, đàm phán để giúp công việc luôn được thuận lợi.

3- Kỹ năng tin học

Việc sử dụng thành thạo các phần mềm tin học sẽ giúp nhân viên chứng từ tiết kiệm thời gian chuẩn bị và xử lý chứng từ, hồ sơ. Đồng thời còn giúp họ trao đổi thông tin với các bên liên quan dễ dàng hơn và lưu trữ chứng từ, hồ sơ khoa học, chuyên nghiệp hơn. Hơn nữa, các nhà tuyển dụng luôn đánh giá rất cao những ứng viên có thể sử dụng thành thạo các phần mềm vào công việc.

4- Kỹ năng xử lý tình huống

Do đặc thù công việc mà nhân viên chứng từ sẽ phải thực hiện rất nhiều công việc khác nhau và quá trình vận chuyển cũng thường xuyên phát sinh các vấn đề ngoài ý muốn. Vì vậy, để làm công việc này bạn cần rèn luyện cho mình kỹ năng xử lý tình huống để có thể giải quyết nhanh chóng các vấn đề phát sinh.

5- Kỹ năng chuyên môn

Yêu cầu chuyên môn bắt buộc đối với nhân viên chứng từ là phải hiểu và nắm vững các quy định pháp lý về xuất nhập khẩu. Khi đó họ mới có thể xử lý các chứng từ, hồ sơ xuất nhập khẩu chính xác và theo đúng các quy định của doanh nghiệp cũng như pháp luật trong nước và quốc tế.

Ngoài các kỹ năng kể trên, nhân viên chứng từ còn phải có khả năng tập trung tốt, tư duy logic, cẩn thận và chịu được áp lực công việc.

Mức lương của nhân viên chứng từ logistics là bao nhiêu 

Nhân viên chứng từ là công việc được đánh giá cao về tính ổn định. Mức lương tuy không quá cao nhưng sẽ tăng dần theo năng lực và kinh nghiệm.

Hiện tại mức lương trung bình của nhân viên chứng từ vào khoảng 6 – 8 triệu/tháng. Mức lương thấp nhất là 4 triệu/tháng. Mức lương cao nhất lên tới 22,5 triệu/tháng. Nếu giỏi ngoại ngữ mức lương có thể tăng thêm 2 – 4 triệu tuỳ thuộc vào công việc bạn đảm nhận và khả năng đàm phán lương của bạn.

Yêu cầu công việc 

1- Bằng cấp

Bạn cần có bằng tốt nghiệp cao đẳng, đại học các chuyên ngành Thương mại, Ngoại thương, Xuất nhập khẩu hoặc các ngành có liên quan để ứng tuyển vị trí nhân viên chứng từ.

Cũng có doanh nghiệp chấp nhận tuyển nhân viên tốt nghiệp Trung cấp nhưng điều quan trọng là bạn phải có kiến thức về xuất nhập khẩu hàng hoá và hiểu rõ quy trình, quy định về xuất nhập khẩu hàng hóa.

2- Kinh nghiệm

Vị trí này phù hợp với những bạn mới tốt nghiệp hoặc chưa có nhiều kinh nghiệm. Tuy nhiên, những ứng viên có kinh nghiệm sẽ được ưu tiên tuyển dụng.

3- Ngoại ngữ

Bạn không cần phải thành thạo tiếng Anh mới có thể làm nhân viên chứng từ. Trên thực tế bạn chỉ cần có thể đọc hiểu các chứng từ, hồ sơ bằng tiếng Anh và giao tiếp cơ bản là được. 

Tuy nhiên nếu bạn giỏi tiếng Anh và có bằng cấp tốt thì bạn sẽ có ưu thế hơn các ứng viên khác khi ứng tuyển.

Trên đây là những thông tin về vị trí nhân viên chứng từ mà Uptalent muốn gửi đến bạn đọc. Để biết bản thân có phù hợp với công việc này hay không, bạn nên cân nhắc xem mình có đáp ứng được các yêu cầu công việc, yêu cầu kỹ năng và mô tả công việc được đề cập trong bài viết hay không. Đồng thời bạn cũng cần đánh giá xem bạn có thực sự muốn làm công việc này hay không?

Nếu đã chọn theo nghề này, bạn có thể truy cập vào trang HRchannels.com để cập nhật cho mình những tin tuyển dụng nhân viên chứng từ logistics mới nhất. Sau đó cân nhắc và lựa chọn công việc phù hợp với mình. Chúc bạn thành công!

------------------------------------

HRchannels - Headhunter -  Dịch vụ tuyển dụng cao cấp

Hotline: 08. 3636. 1080
Email: sales@hrchannels.com / job@hrchannels.com
Website: https://hrchannels.com/
Địa chỉ: Tòa MD Complex, 68 Nguyễn Cơ Thạch, Nam Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam

Nguồn ảnh: internet