Người thành công xử lý deadline như thế nào?

Với nhiều người, deadline chính là cơn ác mộng vô cùng khủng khiếp. Nó có thể khiến họ mất ngủ và luôn trong trạng thái vắt chân lên cổ mà chạy. Thế nhưng, trái ngược với sự hoảng loạn đó, những người thành công lại coi hạn chót như một thước đo giúp kiểm soát hiệu suất làm việc của bản thân.

Vì sao cùng một khối lượng công việc mà có người càng tới hạn chót càng rối bời, trong khi có người vẫn xử lý mọi thứ hết sức thong thả và chuyên nghiệp? Bí kíp không phải là ai làm nhanh hơn hay ai thông minh hơn mà điểm cốt lõi ở đây là chiến thuật quản trị sự ưu tiên. Hãy cùng Ms Uptalent khám phá xem người thành công xử lý deadline như thế nào qua bài viết sau đây bạn nhé!
MỤC LỤC:
1- Dành thời gian vàng buổi sáng để làm việc khó nhất 
2- Chia mục tiêu lớn thành nhiều mục tiêu nhỏ hơn
3- Đừng để cái bẫy của sự hoàn hảo kìm chân bạn
4- Thiết lập những khoảng lặng bất khả xâm phạm
5- Biết nói “không" để bảo vệ thời gian của chính mình

 

1- Dành thời gian vàng buổi sáng để làm việc khó nhất  

Một trong những bí quyết giúp người thành công luôn giữ được sự thong dong, ngay cả khi deadline đang cận kề, chính là họ luôn dành khoảng thời gian dồi dào năng lượng nhất trong ngày để làm những việc khó nhằn nhất.

Bắt đầu ngày làm việc bằng nhiệm vụ khó khăn nhất chắc chắn không hề dễ chịu. Nhưng, một khi bạn đã làm được thì sẽ không còn việc gì có thể làm khó bạn được nữa. Vì vậy, bạn đừng tìm cách né tránh những việc này mà hãy can đảm đối mặt và xử lý chúng từ đầu ngày làm việc.

Thông thường, người thành công sẽ dành từ 1 - 2 tiếng đầu tiên khi vừa đặt chân đến văn phòng để giải quyết dứt điểm nút thắt lớn nhất của dự án. Họ sẽ không lãng phí khoảng thời gian vàng này để đi check email, lướt một vòng mạng xã hội hoặc là làm những việc lặt vặt nào đó để khiến mình “bận rộn”.

Sở dĩ chiến thuật này mang lại hiệu quả cao là vì:

- Thứ nhất, buổi sáng là khoảng thời gian mà cục pin năng lượng của bạn đầy nhất. Lúc này, sự tập trung và ý chí của bạn đang ở mức cao nhất sau một đêm nghỉ ngơi. Nếu bạn dùng nguồn năng lượng này để làm những việc như trả lời email thì thật lãng phí.

- Thứ hai, khi đã giải quyết xong việc nặng nhất bạn sẽ cảm thấy vô cùng thoải mái. Chưa kể, sự tự tin và cảm giác chiến thắng khi đã xong công việc đó còn kích thích não bộ tiết ra dopamine, giúp bạn xử lý những việc còn lại nhanh hơn, sáng tạo hơn.

- Thứ ba, bạn thường mệt mỏi, dễ xao nhãng bởi những việc không tên khác vào buổi chiều. Do đó, nếu để những việc quan trọng đến cuối ngày mới làm, bạn sẽ rất dễ phạm sai sót hoặc trì hoãn việc đó sang tận ngày hôm sau.

Tóm lại, chỉ cần xử lý xong những việc khó nhất vào đầu giờ buổi sáng thì cả ngày hôm đó của bạn sẽ vô cùng ung dung và bạn cũng thêm tự tin hơn bởi mục tiêu quan trọng nhất đã hoàn thành.


Nội dung liên quan>>>Người làm việc hiệu quả cao thường có thói quen gì?

2- Chia mục tiêu lớn thành nhiều mục tiêu nhỏ hơn 

Nhiều người rơi vào trạng thái hoảng loạn khi nhìn vào deadline là vì họ xem nó như một ngọn núi khổng lồ sắp đổ ập xuống trước mắt. Khi đứng trước các dự án lớn, họ sẽ cảm thấy choáng ngợp, không biết nên bắt đầu làm từ đâu, để rồi cuối cùng lại chọn cách né tránh, chạy đi làm việc khác.

Nhưng, người thành công lại hoàn toàn khác, họ sở hữu một khả năng tư duy cực kỳ sắc bén. Thay vì giữ nguyên một mục tiêu to lớn hay đặt mục tiêu một cách mơ hồ kiểu như" hoàn thành dự án vào thứ Sáu", họ sẽ chia nhỏ nó thành những deadline nhỏ hơn (Micro-deadlines) theo từng ngày, thậm chí là theo từng giờ.

Chẳng hạn, nếu phải viết một bản báo cáo dài tầm 20 trang, họ sẽ không chờ tới ngày cuối cùng rồi mới ngồi viết xuyên đêm mà sẽ chia nhỏ ra để viết. Ví dụ, họ sẽ viết phần mục lục trong sáng hôm nay, chiều sẽ viết xong 3 trang đầu, rồi cứ tiếp tục viết tuần tự cho đến khi hoàn thành. Bằng cách này, họ đã giúp não bộ thoát khỏi cảm giác sợ hãi và giành được những thắng lợi nhỏ liên tục. Hơn nữa, khi cảm thấy bản thân tiến bộ từng bước, họ tự tạo ra động lực nội tại và mục tiêu lớn kia không còn quá khó.

3- Đừng để cái bẫy của sự hoàn hảo kìm chân bạn 

Một sai lầm kinh điển khác khiến nhiều người ngộp thở khi tới deadline chính là họ quá cầu toàn ngay từ những bước đầu tiên. Ví dụ, họ dành cả buổi sáng chỉ để chỉnh sửa font chữ của trang bìa báo cáo, hoặc là ngồi hàng giờ chỉ để trau chuốt một câu mở đầu sao cho thật bóng bẩy. Cách làm việc này khiến bạn hao tốn rất nhiều thời gian trong khi nội dung cốt lõi của công việc thì không có tiến triển.

Ngược lại, người thành công hiểu rõ rằng "Xong tốt hơn hoàn hảo" (Done is better than perfect). Tức là, họ không đợi mọi thứ thật chỉn chu mới bắt tay thực hiện mà sẽ tạo ra một bản phác thảo thô (draft) trong thời gian nhanh nhất. Họ tập trung tạo ra một bộ khung để triển khai, cho dù bản thảo đầu tiên có thể còn nhiều lỗ hổng, ngôn từ chưa mượt mà.

Việc chuẩn bị một bản thảo cụ thể sẽ giúp bạn dễ dàng hơn trong việc thực hiện và tối ưu hóa công việc. Trong khi đó, nếu cứ mải mê tìm kiếm sự hoàn thiện ngay từ đầu rất dễ khiến bạn cảm thấy áp lực khủng khiếp. Quan trọng hơn hết, một bản báo cáo hoàn thành 80% nhưng đúng hạn vẫn có giá trị gấp nhiều lần một bản báo cáo hoàn hảo nhưng nộp trễ deadline.

4- Thiết lập những khoảng lặng bất khả xâm phạm 

Bạn có bao giờ thấy mình vừa mới bắt đầu tập trung làm việc thì tiếng thông báo tin nhắn vang lên? Hoặc là một đồng nghiệp ghé lại hỏi vài câu vặt vãnh và rồi vèo một cái đã hết buổi sáng mà việc chính vẫn chưa đâu vào đâu? 

Người thành công cực kỳ khó chịu với kiểu làm việc "vụn vặt" này. Để bảo vệ deadline, họ chọn sử dụng một kỹ thuật vô cùng mạnh mẽ là thiết lập “Khối thời gian” (Time Blocking). Theo đó, họ sẽ dành ra những khoảng thời gian cố định, thường là 60 đến 90 phút, chỉ để làm duy nhất một việc quan trọng. Khi bước vào khối thời gian này, họ thường ngắt kết nối hoàn toàn với thế giới bên ngoài, ví dụ họ sẽ tắt thông báo điện thoại, đóng các tab không liên quan và treo biển "miễn làm phiền".

Họ chọn cách làm này là vì họ hiểu rõ 1 giờ tập trung tuyệt đối có giá trị gấp 3 giờ làm việc lơ đãng. Một khi khiến bản thân chìm sâu vào công việc, bộ não của bạn sẽ vận hành với tốc độ đáng kinh ngạc và những nút thắt khó nhằn nhất cũng dễ dàng được tháo gỡ. Đồng thời, deadline cũng không còn là áp lực mà chỉ là cái mốc để bạn kết thúc ngày làm việc.

5- Biết nói “không" để bảo vệ thời gian của chính mình 

Một trong những sai lầm lớn nhất khiến mọi người thường xuyên trễ hạn chính là "sự nể nang". Một lời nhờ vả nhỏ từ đồng nghiệp, một cuộc họp ngẫu hứng không có chương trình cụ thể, hay một yêu cầu phát sinh ngoài kế hoạch,... đều là những thứ có thể khiến bạn lãng phí thời gian. Nếu cứ liên tục gật đầu với mọi thứ, bạn đang tự tay đẩy mình rơi vào áp lực tâm lý khủng khiếp vì deadline.

Trong khi đó, người thành công hiểu rõ một thực tế rằng mỗi lần họ đồng ý với một công việc từ trên trời rơi xuống nào đó là một lần họ xa rời mục tiêu quan trọng nhất. Bởi vậy, họ rất khắt khe với quỹ thời gian của mình. Khi tới giai đoạn nước rút, họ còn sẵn sàng từ chối những buổi hẹn café hoặc những công việc không quá gấp. Điều họ sợ nhất là một kết quả làm việc vì thiếu thời gian thay vì sợ làm người khác phật lòng.

Để lịch trình công việc luôn theo đúng kế hoạch đã vạch ra và không bị những yếu tố bên ngoài làm ảnh hưởng, bạn cần học cách nói “không” sao cho khéo léo và thật quyết liệt.

Lời kết

Thực ra, deadline không hề đáng sợ, thậm chí nó còn giúp bạn định hình phong cách làm việc chuyên nghiệp. Người thành công không có nhiều thời gian hơn bạn, chỉ là họ biết cách làm chủ cuộc chơi mà không bị những thứ không quan trọng quấn lấy. Quan trọng hơn, họ chọn dứt khoát trước mọi thứ, dứt khoát chọn việc khó để làm trước, dứt khoát chia nhỏ mục tiêu và quyết liệt nói không với những thứ gây xao nhãng.

Hy vọng những chia sẻ của Ms Uptalent đã giúp bạn nắm được bí quyết xử lý deadline của người thành công. Ngay từ hôm nay, bạn hãy thay đổi từ những việc nhỏ nhất để không còn phải vắt chân lên cỗ mà chạy khi hạn chọn gần kề và có thể thong thả tiến về đích bằng sự tự tin nhất. Đừng để nước tới chân mới nhảy mà hãy lên lịch trình rõ ràng cho mình ngay từ đầu bạn nhé.

------------------------------------

 

HRchannels - Headhunter -  Dịch vụ tuyển dụng cao cấp
Hotline: 08. 3636. 1080
Email: sales@hrchannels.com / job@hrchannels.com
Website: https://hrchannels.com/
Địa chỉ: Tòa MD Complex, 68 Nguyễn Cơ Thạch, Nam Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam

Nguồn ảnh: internet