Người làm việc hiệu quả cao thường có thói quen gì?

Bạn có cho rằng người bận rộn nghĩa là năng suất cao? Thực tế, những người làm việc hiệu quả thường là những người thong dong nhất. Họ không để bản thân rơi vào cái bẫy của những việc lặt vặt mà tập trung tối ưu hóa tư duy và kiểm soát hành động. Quan trọng hơn, đây không phải tố chất bẩm sinh mà đó là kết quả của quá trình rèn luyện bài bản.

Hãy cùng Ms Uptalent khám phá xem người làm việc hiệu quả cao thường có thói quen gì quan bài viết sau đây để biến mỗi phút giây trong ngày trở nên có giá trị hơn bạn nhé!
MỤC LỤC:
1- Biết mình thực sự muốn gì và đâu là ưu tiên số một
2- Làm chủ sự tập trung và cố định khung thời gian
3- Nuôi dưỡng năng lượng và xây dựng nền tảng sức khỏe bền bỉ
4- Tư duy cải tiến và không ngừng nâng cấp bản thân

1- Biết mình thực sự muốn gì và đâu là ưu tiên số một 

Sự khác biệt lớn nhất giữa người "bận rộn" và người “làm việc hiệu quả” nằm ở cách họ bắt đầu một ngày mới như thế nào. Chỉ cần quan sát một chút bạn sẽ thấy, người làm việc năng suất cao luôn có một mục tiêu nhất định thay vì lao đi xử lý mớ hỗn độn như là email, tin nhắn hay những việc vụn vặt khác. Đồng thời, họ cũng luôn tự hỏi "Nếu hôm nay chỉ được làm duy nhất một việc để tạo ra thay đổi lớn, đó sẽ là việc gì?", và khi đã xác định được điều đó họ sẽ dồn toàn bộ tâm trí để hoàn thành nó mà không để những thứ khác làm xao nhãng.

Những người làm việc hiệu quả cũng rất thực tế khi áp dụng nguyên lý 80/20. Họ luôn hiểu rằng trong một danh sách 10 công việc thì thường chỉ có 2 việc thực sự tạo ra giá trị lớn nhất. Chính vì vậy, họ sẽ không dàn trải sức lực cho tất cả mà chọn cách cắt bỏ hoặc để lại những việc râu ria làm sau. Điều này giúp họ có thể tập trung tổng lực cho nhóm 20% công việc quan trọng đó.

Ngoài ra, để không rơi vào cái bẫy "lúc nào cũng có việc gấp", họ thường phân loại công việc rất rõ ràng. Họ không bao giờ để những việc gấp nhưng ít giá trị lấy đi phần lớn thời gian trong ngày. Vì luôn phân biệt rạch ròi giữa cái gì thực sự quan trọng và cái gì chỉ là cảm giác khẩn cấp ảo, họ thường làm chủ rất tốt lịch trình làm việc trong một ngày của mình.


Xem thêm tại>>>7 biểu hiện của người có “growth mindset”

2- Làm chủ sự tập trung và cố định khung thời gian 

Người làm việc hiệu quả thường áp dụng kỹ thuật Time-blocking để quản lý thời gian làm việc. Họ sẽ không để các các thông báo Facebook, Zalo hay email làm gián đoạn dòng suy nghĩ, lên danh sách việc cần làm và ghi chú chúng một cách cẩn thận trên lịch cá nhân. Họ chia một ngày thành từng khung thời gian cố định cho mỗi nhiệm vụ và khi đã bước vào một khung thời gian nào đó thì họ chỉ làm duy nhất một việc, hoàn toàn nói không với đa nhiệm. Nguyên nhân là vì họ hiểu rất rõ bộ não sẽ mất rất nhiều năng lượng để khởi động lại khi phải chuyển đổi qua lại giữa các công việc khác nhau.

Với những phần công việc hóc búa, họ sẽ sử dụng trạng thái “làm việc sâu” (Deep Work). Hiểu đơn giản thì đây là những khoảng lặng mà họ tự cách ly hoàn toàn bản thân với thế giới. Họ sẽ tắt mọi thông báo, đóng các tab không liên quan và tập trung cao độ. Chỉ trong 1-2 tiếng làm việc sâu, họ có thể tạo ra giá trị tương đương với cả một ngày làm việc bình thường nhưng bị xao nhãng liên tục.

Một bí quyết quan trọng khác giúp họ không bao giờ phải ‘bơi" trong hàng đống việc vặt chính là “Quy tắc 2 phút”. Tức là, nếu một việc gì đó phát sinh mà chỉ mất chưa đầy 2 phút để xử lý, như là trả lời một email xác nhận nhanh hay cất gọn tài liệu, họ sẽ làm ngay lập tức. Bằng cách này, họ có thể nhanh chóng giải phóng bộ não khỏi những suy nghĩ kiểu như "mình vẫn còn việc đó chưa làm" và dành toàn bộ tâm trí cho những công việc quan trọng hơn.

3- Nuôi dưỡng năng lượng và xây dựng nền tảng sức khỏe bền bỉ 

Nhiều người lầm tưởng rằng chỉ cần quản lý thời gian tốt là có thể làm việc hiệu quả, nhưng thực tế không như vậy. Thực ra, bạn có sử dụng thời gian chất lượng hay không phụ thuộc vào năng lượng bạn sở hữu.

Những người có hiệu suất làm việc "khủng" thường không ép mình làm việc như một cái máy suốt 8 tiếng liên tục. Thay vào đó, họ quản lý năng lượng của chính mình. Họ biết rõ đâu là "giờ vàng", lúc bản thân họ tỉnh táo và minh mẫn nhất, để làm những việc khó nhằn, cần nhiều chất xám. Với những việc nhẹ nhàng, mang tính thủ tục, họ sẽ xếp vào những khung giờ mà năng lượng bắt đầu đi xuống.

Để duy trì sự bền bỉ đó suốt một ngày dài, họ không đợi đến lúc kiệt sức mới dừng lại mà luôn chủ động lên lịch nghỉ ngơi cho hợp lý. Chẳng hạn, một quãng nghỉ ngắn 5-10 phút sau mỗi phiên làm việc tập trung (như phương pháp Pomodoro) sẽ là giải pháp tốt để "sạc pin" cho bộ não, từ đó giúp duy trì sự sáng suốt cho những giờ làm việc tiếp theo.

Bên cạnh đó, bạn cũng cần duy trì sức khỏe thể chất, bởi lẽ đây chính là nền tảng cho mọi hiệu suất đỉnh cao. Với người làm việc hiệu quả, việc ngủ đủ giấc, ăn uống điều độ và vận động cơ thể là một phần không thể thiếu trong lịch trình một ngày. Một sự thật hiển nhiên là bạn sẽ không thể đưa ra những quyết định sáng suốt hay xử lý vấn đề một cách nhạy bén khi cơ thể mệt mỏi hay thiếu ngủ.

4- Tư duy cải tiến và không ngừng nâng cấp bản thân 

Giữa người làm việc chăm chỉ và người làm việc hiệu quả có sự khác nhau rất lớn về tư duy dài hạn. Thường thì người hiệu quả không dễ hài lòng với việc chỉ hoàn thành công việc, thay vào đó họ mà luôn tìm cách để làm tốt hơn, nhanh hơn và ít tốn sức hơn.

Bạn sẽ nhận thấy nhóm người này có những ưu điểm nổi bật sau:

- Luôn dành khoảng lặng để rà soát và tự phản hồi

Những người hiệu suất cao không để thời gian trôi qua một cách vô định. Cuối mỗi ngày hoặc mỗi tuần, họ luôn dành ra khoảng 15 - 30 phút để nhìn lại mọi việc đã diễn ra. Họ tự đặt những câu hỏi kiểu như "Tuần qua mình đã lãng phí thời gian vào đâu?", "Quy trình này có điểm nào gây tắc nghẽn không?" hay "Việc nào mình đã làm rất tốt và có thể lặp lại?". Chính vì luôn tự xem xét lại mà họ tránh được việc lặp lại những sai lầm cũ và luôn duy trì được bộ máy làm việc trơn tru nhất.

- Biết nói "không" để bảo vệ nguồn lực

Biết cách từ chối là một trong những kỹ năng khó nhất nhưng quyền năng nhất của người hiệu quả. Họ hiểu rõ rằng khi nói "có" với một lời mời xã giao vô thưởng vô phạt, một cuộc họp không rõ mục đích hay một dự án nào đó, tức là họ đang vô tình nói "không" với mục tiêu cốt lõi của chính mình. Họ luôn biết cách từ chối một cách lịch sự nhưng kiên quyết nhằm bảo vệ quỹ thời gian và năng lượng của bản thân. 

- Tận dụng đòn bẩy từ công nghệ và sự cộng tác

Người làm việc thông minh không bao giờ cố gắng ôm tất cả mọi việc về mình. Thay vào đó, họ luôn tìm kiếm những khâu có thể tự động hóa hoặc ủy quyền. Nếu một công việc có tính chất lặp đi lặp lại, họ sẽ tìm một phần mềm hoặc công nghệ để giải quyết. Nếu một nhiệm vụ không nằm trong sở trường của mình, họ sẵn sàng nhờ đến sự hỗ trợ của những người có chuyên môn hơn. Bằng cách sử dụng hiệu quả các "đòn bẩy" này, họ tự giải phóng chính mình khỏi những công việc vụn vặt và có nhiều thời gian hơn cho những việc trí tuệ, lên chiến lược cũng như làm ra những sáng tạo đột phá.

- Luôn trong tâm thế sẵn sàng học hỏi

Một điểm chung của những người làm việc hiệu quả là họ không bao giờ ngừng cập nhật kiến thức. Họ tập cho mình thói quen đọc sách, tham gia các khóa học hoặc đơn giản là học hỏi từ những người giỏi hơn trong lĩnh vực của mình. Chính tư duy cầu tiến này đã giúp họ luôn có sẵn trong tay những công cụ và phương pháp mới nhất để giải quyết vấn đề, đồng thời hiệu suất làm việc cũng nhờ vậy mà liên tục tăng trưởng theo thời gian.

Lời kết

Có thể thấy, hiệu suất làm việc cao không phải món quà thiên bẩm chỉ có ở những nhân sự xuất sắc. Bạn cũng có thể làm chủ được điều này bằng cách lựa chọn thông minh và rèn luyện sự kỷ luật mỗi ngày. Để có một sự nghiệp vững chắc và một cuộc sống cân bằng, bạn có thể bắt đầu từ việc quản lý mục tiêu, làm việc sâu và học cách chăm sóc năng lượng bản thân.

Tuy nhiên, bạn đừng cố gắng thay đổi tất cả mọi thứ ngay lập tức mà hãy bắt đầu từ một hành động nhỏ nhất, như là xác định mục tiêu cho ngày mai hoặc tắt thông báo điện thoại trong vòng một giờ làm việc. Những việc tưởng như rất nhỏ này sẽ giúp bạn dần hình thành nên thói quen tốt và từ đó bạn có thể làm chủ được chính cuộc đời của mình.

Hy vọng những chia sẻ của Ms Uptalent về thói quen của người làm việc hiệu quả cao đã mang tới cho bạn đọc nhiều thông tin bổ ích. Từ đó, bạn có thể làm chủ quỹ thời gian cá nhân và thăng tiến sự nghiệp.

------------------------------------

 

HRchannels - Headhunter -  Dịch vụ tuyển dụng cao cấp
Hotline: 08. 3636. 1080
Email: sales@hrchannels.com / job@hrchannels.com
Website: https://hrchannels.com/
Địa chỉ: Tòa MD Complex, 68 Nguyễn Cơ Thạch, Nam Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam

Nguồn ảnh: internet