Một ngày của trưởng phòng kho vận như thế nào?

Phòng kho vận là nơi phụ trách nhập, xuất, bảo quản, lưu trữ và phân phối nguyên liệu, thành phấm trong nội bộ và bên ngoài doanh nghiệp. Trưởng phòng kho vận là người đứng đầu phòng ban này, một vị trí luôn phải đối mặt nhiều thách thức và trách nhiệm, điều này có thể thấy rõ thông qua bài viết của HRchannels “ một ngày của trưởng phòng kho vận như thế nào?”

Vai trò của Trưởng phòng kho vận

Kho vận là sự kết hợp bảo quản, lưu trữ trong kho và vận chuyển nguyên vật liệu, hàng hóa và những yếu tố khác liên quan đến hoạt động sản xuất. Vai trò của trưởng phòng kho vận bao hàm cả nghiệp vụ chuyên môn và quản lý lãnh đạo:

• Xây dựng kế hoạch vận hành quy trình kho vận khoa học, an toàn và tiết kiệm chi phí tối ưu

• Đảm bảo nguyên liệu, thành phẩm trong quá trình bảo quản, phân phối, vận chuyển đúng yêu cầu chất lượng.

• Điều hành quy trình kiểm tra, giám sát kho vận tại các bộ phận trong phòng ban.

• Trực tiếp đề xuất cải tiến, nâng cấp các yếu tố phục vụ quá trình khai thác kho vận hiệu quả trong từng giai đoạn, từng dự án.

• Tuyển dụng, đào tạo, huấn luyện nhân viên kho vận tiếp quản công việc thuần thục.

• Tham mưu, báo cáo thường xuyên cho ban giám đốc về hiệu quả hoạt động của phòng kho vận.

►► Đọc thêm: Yếu tố ‘then chốt’ trở thành Trưởng phòng kho vận giỏi

Một ngày làm việc tiêu biểu của trưởng phòng kho vận

Mỗi công ty có thể có nhiều phân xưởng sản xuất từng dòng sản phẩm cụ thể nhưng kho vận chắc chắn chỉ có một. Điều này cho thấy lượng công việc mà trưởng phòng kho vận phải thực hiện và chỉ đạo thực hiện mỗi ngày khá lớn.

1. Họp giao ban đầu ngày làm việc

Mỗi buổi sáng, phòng kho vận đều tổ chức họp giao ban để thống nhất vai trò, nhiệm vụ của mỗi cá nhân, đội nhóm trong việc thực hiện nhiệm vụ trong ngày.

Các buổi họp này đặc biệt quan trọng khi quy mô doanh nghiệp lớn, sở hữu lượng công việc kho vận nhiều mỗi ngày, việc thiếu nhất quán ở một khâu nhỏ có thể khiến cả một ngày làm việc trở nên chật vật đối với phòng ban. Do vậy, trưởng phòng kho vận sẽ dành buổi sáng họp trong khoảng 15 phút để chắc chắn mọi người nắm rõ nhiệm vụ của mình.

2. Liên lạc các đối tác cung cấp nguyên liệu cho doanh nghiệp

Những kế hoạch tiếp nhận nguyên vật liệu đều cần sự thống nhất giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp để đảm bảo đủ không gian kho và điều kiện bảo quản tốt nhất đối với từng chủng loại nguyên liệu.

Chính vì vậy, trực tiếp trưởng phòng kho vận sẽ liên lạc đối tác cung cấp để nắm rõ thời gian, số lượng, yêu cầu bảo quản chất lượng, thời hạn sử dụng… để lên kế hoạch quản lý phù hợp nhất.

3. Liên lạc các đối tác phục vụ vận chuyển cho doanh nghiệp

Tương tự như việc tiếp nhận nguyên vật liệu, khâu vận chuyển thành phẩm, bán thành phẩm đến cho khách hàng cũng cần được sắp xếp lịch trình cụ thể. Bởi vì, khách hàng đôi khi ở những tỉnh xa, việc vận chuyển tốn nhiều chi phí và thời gian. Nếu doanh nghiệp chở đến không có người nhận hoặc trên đường vận chuyển bảo quản không tốt, thiệt hại sẽ do doanh nghiệp chịu, và trách nhiệm chính sẽ thuộc về trưởng phòng kho vận.

Do vậy, mỗi ngày, trưởng phòng kho vận đều sẽ sắp xếp thời gian liên lạc với khách hàng để chuẩn bị kế hoạch vận chuyển trong tuần.


►► Có thể bạn quan tâm: CV ấn tượng cho vị trí trưởng phòng kho vận

4. Phân tích chi phí kho vận theo từng đơn hàng cụ thể

Từ những thông tin thống nhất với đối tác cung ứng và khách hàng, trưởng phòng kho vận sẽ sử dụng kỹ năng phân tích chuyên môn để hoạch định kế hoạch triển khai đảm bảo:

• Đáp ứng đúng thỏa thuận thời gian

• Tiết kiệm tối đa chi phí khai thác kho vận

• Đảm bảo lộ trình an toàn và thuận lợi nhất cho người vận chuyển

• Đảm bảo việc bảo quản, kiểm kê hàng hóa không xảy ra bất kỳ sai sót nào.

5. Liên lạc các phòng ban liên quan trong chuỗi hoạt động kho vận

Trực tiếp liên lạc với các phòng ban liên quan như phòng sản xuất, phòng nghiên cứu phát triển sản phẩm, phòng tài vụ, phòng quản lý đội xe… để thông báo, nhắc nhở về lịch trình làm việc vào ngày mai hoặc trong tuần để họ lên kế hoạch chuẩn bị tốt nhất.

Đây cũng là cách giảm bớt trách nhiệm cho phòng kho vận khi xảy ra những sự chậm trễ không thuộc trách nhiệm hoặc quyền hạn thực hiện của phòng ban.

6. Thuyết trình bản kế hoạch cải tiến điều phối kho vận

Định kỳ mỗi tuần sẽ có một ngày nhất định hoặc đôi khi có những lần thuyết trình đột xuất về một bản kế hoạch kho vận trước ban giám đốc để xin chỉ thị phê duyệt phương án thực hiện.

Việc thuyết trình này đi kèm với những luận điểm quan trọng nhằm đạt được sự chấp thuận giải ngân chi phí vận hành, cải tiến hệ thống kho vận cho một hoặc một loạt đơn hàng sắp thực hiện.

7. Xử lý tình huống kho vận không đúng kế hoạch

Một ngày làm việc của trưởng phòng kho vận chắc chắn sẽ không bao giờ suôn sẻ như kế hoạch đã định, vì xen kẽ vào đó có thể là những sự cố bất ngờ ngoài dự kiến sẽ xảy ra, ví dụ:

• Xe trên đường vận chuyển gặp sự cố

• Người bán không vận chuyển nguyên vật liệu đúng hẹn hoặc sai về quy định chất lượng

• Hệ thống kho doanh nghiệp bị hư hỏng máy móc…

Rất nhiều tình huống khác có thể xảy ra, buộc trưởng phòng kho vận phải tạm gác công việc hằng ngày, trực tiếp hoặc chỉ đạo nhân viên xử lý mọi việc.


►► Bạn xem thêm: Thông tin tuyển dụng vị trí Trưởng phòng kho vận

Vị trí cao, chính sách phúc lợi tốt nhưng bù lại, một ngày của trưởng phòng kho vận đã cho chúng ta thấy những trọng trách, áp lực và sự nỗ lực, linh hoạt không ngừng của họ. HRchannels hy vọng bài viết hôm nay có thể giúp các ứng viên yêu thích công việc kho vận và có định hướng trở thành trưởng phòng kho vận sẽ có cái nhìn toàn diện hơn. Từ đó, trang bị cho mình những hành trang tốt nhất trên con đường chinh phục thử thách.

---------------------------------------------------------

HRchannels - Dịch vụ tuyển dụng cao cấp
Hotline: 08. 3636. 1080
Email: sales@hrchannels.com / job@hrchannels.com
Website: www.hrchannels.com
Địa chỉ: Tầng 12A.3, Tòa MD Complex, 68 Nguyễn Cơ Thạch, Nam Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam

Nguồn ảnh: internet