Mô tả công việc Trưởng Phòng Dự Án

Hành trình phát triển của doanh nghiệp luôn gắn liền với chuỗi các dự án đáp ứng các mục tiêu chiến lược theo thời gian. Tầm quan trọng ngày càng được nâng cao nên các doanh nghiệp đã tách công tác dự án thành một phòng ban riêng, đặt dưới sự lãnh đạo của Trưởng phòng dự án. Hãy cùng Ms. Uptalent tìm hiểu ngay vai trò, nhiệm vụ của vị trí lãnh đạo này thông qua mô tả công việc Trưởng phòng dự án được cập nhật hôm nay.

MỤC LỤC:
1- Trưởng phòng dự án là ai?
2- Mô tả công việc Trưởng phòng dự án
3- Yêu cầu tuyển dụng Trưởng phòng dự án
4- Mức lương Trưởng phòng dự án có cao không?
5- Cơ hội nghề nghiệp dành cho ứng viên Trưởng phòng dự án như thế nào?

1- Trưởng phòng dự án là ai? 

Trước tiên, chúng ta hãy cùng tìm hiểu xem dự án là gì nhé? Trong kinh doanh, khi nhắc đến hai chữ “Dự án” là muốn đề cập đến một loạt các công việc, nhiệm vụ cụ thể cần hoàn thành trong một thời gian nhất định với một nguồn lực giới hạn. Mục đích cuối cùng là đạt được các mục tiêu doanh nghiệp đề ra thông qua kết quả hoàn thành dự án đó.

Trưởng phòng dự án (Project Manager) là người đảm nhận vai trò lập kế hoạch, chỉ đạo, quản lý, điều phối toàn bộ các công việc liên quan đến tất cả các dự án trong một doanh nghiệp nhằm đảm bảo mọi mục tiêu của dự án đều được hoàn thành đúng thời hạn, đúng kỳ vọng và tối ưu nguồn lực sử dụng.

Bên cạnh quản lý phòng dự án, Trưởng phòng còn chủ động giao lưu, liên kết với các đối tác, phòng ban trong và ngoài doanh nghiệp, giúp cho dự án tiến hành suôn sẻ, thuận lợi, kịp thời hỗ trợ nhân viên phòng dự án xử lý phát sinh trong công việc chi tiết.

2- Mô tả công việc Trưởng phòng dự án 

Một vị trí vừa có quyền lực, vừa có quyền lợi cao, chúng ta ai ai cũng mong đợi. Tuy nhiên, đây là vị trí đòi hỏi trách nhiệm lớn với hàng loạt nhiệm vụ kết hợp giữa vi mô và vĩ mô nên lợi ích có được phải luôn đồng hành cùng hiệu quả công việc đạt được. Và đây là những gì mà một Trưởng phòng dự án phải đảm nhận:

2.1. Thiết lập kế hoạch, phát triển ý tưởng dự án

Tiếp nhận định hướng phát triển của ban lãnh đạo

Nghiên cứu thị trường, thu thập dữ liệu mong đợi từ khách hàng

Xây dựng ý tưởng với đầy đủ các nội dung liên quan đến dự án và các bên liên quan

Phối hợp với đội ngũ nhân sự phòng dự án, lên kế hoạch dự án hoàn chỉnh

Báo cáo kế hoạch với ban lãnh đạo để nhận sự phê duyệt

>>>> Xem thêm: Trưởng phòng Dự Án (Project Manager) có áp lực gì?

2.2. Xây dựng đội ngũ nhân lực phòng dự án

Trực tiếp phỏng vấn, tuyển dụng nhân sự cho phòng dự án

Cung cấp hướng dẫn công việc, lên giáo trình đào tạo, huấn luyện cho từng đối tượng nhân sự

Phân bổ, sắp xếp nhân sự đảm nhận các mảng chuyên môn dự án khác nhau

Kiểm tra, đánh giá, khen thưởng, đề bạt… các cấp bậc nhân viên phòng dự án

Duy trì sự công bằng, liêm chính trong công tác quản lý nhân lực, thúc đẩy sự đoàn kết và tinh thần làm việc của tập thể.

2.3. Kiểm soát tiến độ triển khai dự án

Điều phối nhân sự triển khai dự án theo đúng phạm vi và nội dung đã được phê duyệt.

Chia nhỏ mục tiêu, thiết lập thời hạn và theo dõi sát xao tiến độ hoàn thành

Kiểm soát dự án liên tục, kịp thời phát hiện những sự cố hoặc dấu hiệu nguy cơ gây trễ nải tiến độ

Phối hợp cùng các bên (trong và ngoài doanh nghiệp) để giải quyết nhanh mọi phát sinh, tránh ảnh hưởng đến tiến độ và chất lượng dự án.

Trực tiếp hướng dẫn nhân viên dự án giải quyết vấn đề trong phạm vi nhiệm vụ mà nhân viên được ủy thác.

Chỉ đạo thay đổi phương án hoặc áp dụng phương án dự phòng rủi ro mà kế hoạch dự án đã thiết lập sẵn.

2.4. Quản lý ngân sách dự án

Thông thạo các tiêu chuẩn đánh giá hiệu quả chi phí cho dự án cụ thể

Kiểm soát chặt các khoản chi cho dự án, tổng hợp báo cáo chi tiêu theo ngày hoặc tuần.

Thỏa thuận rõ ràng các điều khoản thanh toán trước với khách hàng để đôi bên hiểu rõ những khoản nào doanh nghiệp sẽ thu hoặc có thể thu trước

Luôn có phương án dự phòng ngân sách để doanh nghiệp xem xét phê duyệt trước nhằm nâng cao tốc độ giải ngân khi tình huống phát sinh trong thực tế.

Trực tiếp giải trình các khoản thu chi, thuyết phục tăng mức giải ngân… trước ban lãnh đạo và phòng tài vụ.

2.5. Phát triển mối quan hệ hợp tác công việc

Phối hợp chặt chẽ với lãnh đạo phòng tài vụ và các phòng ban chuyên môn khác trong suốt quá trình triển khai dự án.

Chủ động cập nhật các chỉnh sửa, thay đổi về dự án với các bên liên quan

Xây dựng mối quan hệ công việc tốt đẹp với các đối tác bên ngoài doanh nghiệp như cơ quan nhà nước, khách hàng, bên vận chuyển, nhà phân phối…

2.6. Đánh giá hiệu quả dự án

Thu thập dữ liệu từng phần và toàn bộ dự án theo tiến độ triển khai

Sử dụng công cụ phân tích dự án chuyên nghiệp để đưa ra những kết quả đánh giá có giá trị

Xác định các sai sót, phát sinh ngoài kế hoạch, tích lũy bài học kinh nghiệm cho dự án tương lai

Báo cáo giải trình kết quả hoàn thành trước Ban giám đốc, Hội đồng quản trị

Tôn vinh giá trị tích cực từ dự án, bao gồm cả hiệu quả công việc và năng lực nhân sự

Đề xuất khen thưởng, thăng chức cho những nhân sự có thành tích tốt, khích lệ nỗ lực làm việc cho tập thể phòng dự án.

3- Yêu cầu tuyển dụng Trưởng phòng dự án 

“Biết người biết ta, trăm trận trăm thắng”, cập nhật thường xuyên yêu cầu tuyển dụng Trưởng phòng dự án từ các trang web tuyển dụng trực tuyến sẽ giúp các bạn ứng viên trau dồi năng lực đúng hướng, tiết kiệm chi phí và thời gian.

Và đây là những tiêu chuẩn tuyển dụng dành cho vị trí này được đại đa số doanh nghiệp đặt ra, chỉ cần đáp ứng đủ nhiêu đây, bạn đã sẵn sàng “chinh chiến” trong mọi buổi phỏng vấn rồi đó:

>>> Quan tâm: Hướng dẫn cách xây dựng phòng dự án hiệu quả

3.1. Kiến thức chuyên môn

Bằng cử nhân về Quản trị kinh doanh, Kinh doanh quốc tế, Kinh tế đối ngoại… hoặc những bằng chuyên môn theo ngành nghề mà doanh nghiệp hoạt động (công nghệ thông tin, công nghệ thực phẩm, Logistics…)

Những ứng viên có thêm chứng chỉ Chuyên viên quản lý dự án (PMP) sẽ được đánh giá cao hơn khi ứng tuyển vị trí này.

3.2. Kinh nghiệm làm việc

Tùy vào quy mô doanh nghiệp tuyển dụng mà yêu cầu về kinh nghiệm có thể từ 5 – 10 năm công tác ở các vị trí liên quan đến quản lý dự án (như Trưởng nhóm dự án, Trợ lý Trưởng phòng dự án, Phó / Trưởng phòng dự án…)

Chia sẻ tường tận kiến thức chuyên sâu về phương pháp, kỹ thuật quản lý dự án, kèm theo bài học thực tiễn từ quá trình quản lý dự án đã làm, càng sát với ngành nghề của nhà tuyển dụng càng được đánh giá cao.

3.3. Kỹ năng quan trọng trong quản lý dự án

• Kỹ năng giao tiếp linh hoạt, truyền đạt ý tưởng mạch lạc, súc tích, đảm bảo mọi đối tượng tiếp nhận thông tin đều nắm rõ những yêu cầu và tiêu chuẩn về dự án.

• Kỹ năng lãnh đạo có định hướng, có sự hỗ trợ chuẩn xác, làm việc nhóm hiệu quả, luôn biết cách tạo động lực và dẫn dắt tập thể hướng đến mục tiêu chung.

• Kỹ năng tổ chức chuyên nghiệp, cùng một lúc có thể quản lý nhiều nhiệm vụ, nhiều đội nhóm dự án, nhiều nguồn lực chi tiêu… thông qua kỹ năng cá nhân và sự hỗ trợ từ công nghệ thông tin.

• Kỹ năng quản lý thời gian linh hoạt, có khả năng đa nhiệm cao, bảo đảm tiến độ nhiều dự án triển khai đan xen nhau.

• Kỹ năng giải quyết vấn đề nhanh chóng, chuẩn xác, thích ứng nhanh với nhiều tình huống phát sinh để kịp thời chỉ đạo điều chỉnh hành động ở nhiều cấp độ nhân sự.

• Kỹ năng quản trị rủi ro, ngoài việc xác định các rủi ro tiềm ẩn, Trưởng phòng còn phải xây dựng các phương án dự phòng xử lý rủi ro, tạo thế chủ động cho phòng dự án và toàn doanh nghiệp.

4- Mức lương Trưởng phòng dự án có cao không? 

Trách nhiệm cao, cơ hội phát triển tốt nhưng trước mắt, yếu tố được nhiều ứng viên quan tâm vẫn là xem liệu thu nhập ở vị trí này có xứng đáng cho công sức bỏ ra và mang đến điều kiện tài chính tốt để bản thân tiếp tục đầu tư cho tương lai sự nghiệp hay không đã.

Theo thống kê từ trang web tuyển dụng Vietnamworks.com, mức lương của Trưởng phòng dự án chắc hẳn sẽ không làm bạn thất vọng đâu. Hiện tại, mức lương cứng cho vị trí này dao động trong khoảng 750 – 1.812 USD/tháng, tương đương 18 – 43,5 triệu đồng/tháng.

Đây chỉ là lương cứng thôi bạn nhé, vì ngoài ra, Trưởng phòng còn nhận được tỷ lệ thưởng hiệu quả hoàn thành dự án nữa. Mức tỷ lệ sẽ tùy theo ngành nghề, độ khó của dự án và quy định riêng của từng doanh nghiệp. Nhìn chung, tổng thu nhập bình quân cho một Trưởng phòng dự án có thể đặt đến 2500 – 3000 USD/tháng.

5- Cơ hội nghề nghiệp dành cho ứng viên Trưởng phòng dự án như thế nào? 

Nói đến cơ hội nghề nghiệp cho vị trí Trưởng phòng dự án, bạn chỉ cần vào các trang web tuyển dụng trực tuyến thiên về các vị trí lãnh đạo như Vietnamworks, HRchannels, Careerviet… sẽ thấy khá nhiều tin tuyển dụng công khai cho vị trí này ở nhiều ngành nghề đa dạng.

Ngoài ra, do đây là vị trí quản lý cao cấp, lại có liên quan mật thiết đến định hướng phát triển của doanh nghiệp nên nhiều nhà tuyển dụng sẽ chọn cách ủy thác tuyển dụng cho các đơn vị săn đầu người (Headhunter) chứ không đăng tuyển công khai. Do đó, ứng viên nên kết hợp, một là săn tin công khai, hai là tạo tài khoản trên các trang tuyển dụng trực tuyến uy tín để tối ưu cơ hội tìm việc như mong đợi.

Một khi đã tích lũy trải nghiệm tại vị trí Trưởng phòng dự án thì tương lai sự nghiệp sẽ mở ra cho bạn rất nhiều sự lựa chọn. Tiếp tục đầu tư chuyên môn và quản lý để lên các cấp lãnh đạo dự án cao hơn (như Giám đốc dự án, Giám đốc điều hành…) hoặc chuyển ngành ra làm giảng viên đào tạo, khởi nghiệp mở công ty riêng, trở thành cố vấn dự án cho nhiều doanh nghiệp lớn…

Khi khả năng phát triển bền vững lâu dài được doanh nghiệp chú trọng thì vai trò Trưởng phòng dự án càng trở nên cấp thiết. Mô tả công việc Trưởng phòng dự án trong bài viết này không chỉ đề cập đến trọng trách của Trưởng phòng, mà còn định hình những tố chất, năng lực mà ứng viên phải nâng cao mỗi ngày. Bởi lẽ như Ms. Uptalent vẫn thường nói “ngồi vào chiếc ghế lãnh đạo đã khó, thành công ở chiếc ghế đó lại càng nhiều thử thách hơn”.

---------------------------------------------------------

HRchannels - Dịch vụ tuyển dụng cao cấp
Hotline: 08. 3636. 1080
Email: sales@hrchannels.com / job@hrchannels.com
Website: www.hrchannels.com
Địa chỉ: Tầng 12A.3, Tòa MD Complex, 68 Nguyễn Cơ Thạch, Nam Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam

Nguồn ảnh: internet