Mô tả công việc Trưởng Phòng Điều Phối

I. Mô tả công việc

1. Thực hiện điều phối triển khai dự án dự án hợp tác kinh doanh hoặc dự án nội bộ của Công ty theo phân công phụ trách:
- Xây dựng kế hoạch triển khai dự án bao gồm kế hoạch tiến độ, nhân lực, các nguồn lực cần thiết khác phục vụ dự án;
- Thực hiện triển khai dự án và điều phối công việc cho các nhân sự thuộc dự án theo chỉ đạo của Tổng giám đốc;
- Phối hợp và đôn đốc các đơn vị, bộ phận liên quan triển khai dự án đảm bảo tiến độ, chất lượng của dự án;
- Tổng hợp, rà soát báo cáo tiến độ triển khai dự án theo từng hạng mục và đề xuất các phương án xử lý kịp thời khi có vấn đề vướng mắc, phát sinh;
- Điều chỉnh tiến độ dự án theo chỉ đạo của Tổng Giám đốc.

 
2. Thực hiện đôn đốc, theo dõi các bộ phận, đơn vị trong quá trình triển khai theo chỉ đạo của Tổng giám đốc, theo phân công phụ trách:
- Hỗ trợ Tổng Giám đốc trong việc phân công, phân chia công việc giữa các bộ phận, đơn vị, theo từng sự vụ cụ thể;
- Làm việc với các bộ phận để nắm bắt tình hình triển khai, bao gồm: tham dự các cuộc họp của các bộ phận (nếu cần); hỗ trợ các Trưởng Bộ phận tìm hướng xử lý khi có phát sinh, khó khăn; chủ trì họp với các bộ phận liên quan để trao đổi thống nhất ý kiến, làm rõ các vấn đề (nếu có) trước khi báo cáo Tổng Giám đốc;
- Đôn đốc các bộ phận, đơn vị tuân thủ đúng thời hạn công việc Tổng giám đốc đã giao;
- Phát hiện vướng mắc của các bộ phận, đơn vị khi triển khai chỉ đạo; đề xuất báo cáo Tổng giám đốc hướng giải quyết.

 
3. Thực hiện rà soát kiểm tra, phản hồi đối với các văn bản trình ký Tổng Giám đốc theo phân công phụ trách:
- Rà soát, đối chiếu nội dung văn bản trình ký với các chỉ đạo của Tổng giám đốc, các quy chế, quy định, chính sách có liên quan của công ty, đảm bảo sự đầy đủ và chính xác trước khi trình;
- Xác nhận, làm rõ, yêu cầu bổ sung các thông tin cần thiết (nếu thiếu), yêu cầu điều chỉnh lại văn bản trình ký (nếu phát hiện sai sót) trước khi trình Tổng giám đốc;
- Phối hợp với Trợ lý, thực hiện tham vấn cho Tổng Giám đốc đối với các tờ trình;
- Sau khi Tổng Giám đốc xem và có ý kiến, thực hiện việc truyền đạt chỉ đạo của Tổng Giám đốc tới các bộ phận, đơn vị trình ký.

 
4. Chủ trì/ Phối hợp thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Trưởng/ Phó Văn phòng.

 

II. Yêu cầu công việc

- Bằng cấp: Đại học trở lên chuyên ngành Quản trị kinh doanh, Quản trị văn phòng,....
- Kinh nghiệm: từ 6 năm trở lên
- Có khả năng đọc hiểu và giao tiếp bằng Tiếng Anh, trình độ Tiếng Anh IELTS 6.0 trở lên hoặc tương đương
- Có khả năng điều phối công việc của bản thân và đôn đốc các nhân sự khác có liên quan cùng phối hợp để hoàn thành mục tiêu/ kế hoạch công việc được giao
- Thể hiện sự thận trọng trong công việc
- Tuân thủ đầy đủ các nội quy, quy định, quy trình làm việc
- Có khả năng tự kiểm soát chất lượng công việc của bản thân cũng như phần việc của nhân sự khác có liên quan trực tiếp đến kết quả hoàn thành công việc của bản thân
- Có khả năng nhận diện, phân tích và xác định nguyên nhân của các vấn đề phát sinh trong quá trình làm việc, từ đó hệ thống hóa các vấn đề để thực hiện rà soát và theo dõi
- Có khả năng vận dụng kinh nghiệm của bản thân, các quy trình, hướng dẫn làm việc để chủ động giải quyết các vấn đề phát sinh
- Có khả năng đề xuất các giải pháp mang tính hệ thống, cơ chế, quy trình, chính sách nhằm hạn chế các vấn đề tương tự có thể xảy ra
- Chủ động tìm kiếm và đề xuất các sáng kiến cải thiện khả năng tổ chức công việc của bộ phận
- Có khả năng diễn đạt thông tin về các sự việc, sự kiện cũng như phân tích, nhận định về quan điểm của bản thân và một số bên liên quan về sự việc, sự kiện đó một cách mạch lạc và rõ ràng
- Biết lắng nghe và ứng xử phù hợp với các đối tượng tương tác khác nhau
- Là nhân tố truyền tải thông điệp về lợi ích của sự hợp tác giữa các nhân sự trong bộ phận và giữa các bộ phận trong Công ty. Từ đó, tăng cường khả năng phối hợp trong toàn Công ty.
- Hiểu rõ sự khác biệt về giới tính, tính cách, phong tục, thói quen và hoàn cảnh của mỗi nhân sự thuộc phạm vi quản lý, từ đó thiết lập các nguyên tắc, cơ chế phối hợp, ứng xử để hạn chế ảnh hưởng của sự khác biệt tới kết quả công việc chung của bộ phận
- Có khả năng nhận diện và giải quyết các mâu thuẫn, bất đồng, xung đột của bản thân với các nhân sự khác tại nơi làm việc với thái độ chủ động, điềm tĩnh và mang tính xây dựng
- Có khả năng nhận diện và hạn chế các tác nhân dẫn tới mâu thuẫn, bất đồng, xung đột giữa bản thân và các nhân sự khác tại nơi làm việc
- Có khả năng gắn kết công việc thường nhật của bản thân tới mục tiêu và kế hoạch hoạt động chung của bộ phận