Trước những thay đổi liên tục của nền kinh tế và xã hội, quản lý dự án trở thành hoạt động mà mọi doanh nghiệp đều phải chú trọng. Bởi vì đây là yếu tố quan trọng quyết định khả năng thành công và sự phát triển lâu dài của doanh nghiệp.
Bạn đã thực sự hiểu được quản lý dự án là gì hay chưa? Hãy cùng Ms Uptalent khám phá khái niệm quản lý dự án là gì và mô tả công việc quản lý dự án các ngành qua bài viết sau.
MỤC LỤC
1- Quản lý dự án là gì
2- Vai trò của quản lý dự án
3- Quản lý dự án trong các ngành làm gì
3.1- Mô tả công việc quản lý dự án ngành xây dựng
3.2- Mô tả công việc quản lý dự án ngành công nghệ thông tin
3.3- Mô tả công việc quản lý dự án ngành truyền thông
3.4- Mô tả công việc quản lý dự án ngành tài chính – ngân hàng
4- Phẩm chất cần có của người làm quản lý dự án
Xem thêm >>> Việc làm Sản xuất lương cao
1- Quản lý dự án là gì?
Trước khi tìm hiểu quản lý dự án là gì, chúng ta hãy cùng xem qua khái niệm dự án là gì.
Dự án được hiểu là một quá trình diễn ra trong một khoảng thời gian nhất định. Quá trình này bao gồm nhiều hoạt động, với sự tham gia của nhiều đối tượng nhằm thực hiện một mục tiêu cụ thể.
Chính vì các dự án chịu sự hạn chế về mặt thời gian, chi phí và nguồn lực nên cần thực hiện việc quản lý dự án hiệu quả để hoàn thành mục tiêu đã đặt ra với kết quả tốt nhất.
Theo đó, quản lý dự án được định nghĩa như sau: “Quản lý dự án là việc áp dụng các kiến thức, kỹ năng, công cụ và kỹ thuật để thực hiện các hoạt động trong một dự án nhằm đáp ứng các yêu cầu của dự án trong phạm vi giới hạn về thời gian, chi phí và nguồn lực.”
Việc quản lý dự án cần dựa trên các đặc thù của dự án để có phương thức và quy trình quản lý sao cho phù hợp và hiệu quả.
Bằng cách quản lý dự án hiệu quả mà các dự án sẽ được hoàn thành đúng tiến độ và đáp ứng được các yêu cầu đã đặt ra. Mỗi nhà quản lý dự án sẽ có cách thực hiện dự án khác nhau, nhưng tất cả đều hướng đến việc hoàn thành mục tiêu chung của dự án.
Thực tế cũng cho thấy, việc quản lý dự án cần thiết với tất cả các hoạt động trong đời sống và làm ăn kinh doanh. Bạn sẽ phải thực hiện quản lý dự án từ những việc rất nhỏ như tổ chức một buổi tiệc, xây dựng một căn nhà riêng,… cho đến những việc lớn hơn như xây dựng một toà nhà, xây dựng cơ sở hạ tầng hoặc đào tạo.
Người đảm nhận vai trò quản lý dự án sẽ nhận được mức thu nhập tốt và nhiều đãi ngộ hấp dẫn khác. Bởi vì nhờ những nỗ lực của họ mà các chiến lược, dự án của doanh nghiệp có thể hoàn thành theo như các yêu cầu đã đặt ra.
>>> Project Manager là gì? Tất tần tật về vị trí PM
2- Vai trò của quản lý dự án
Trong bối cảnh mà khoa học, kỹ thuật, cơ sở hạ tầng có sự phát triển vượt bậc như hiện nay thì vai trò của quản lý dự án lại càng quan trọng hơn. Cụ thể:
Việc quản lý dự án sẽ giúp doanh nghiệp hoàn thành các mục tiêu của dự án. Mỗi dự án đều có những mục tiêu nhất định và các mục tiêu này có liên quan đến mục tiêu phát triển tổng thể của doanh nghiệp. Do đó, việc hoàn thành các mục tiêu dự án sẽ góp phần hoàn thành mục tiêu chung doanh nghiệp đã đặt ra.
Vai trò kế tiếp của quản lý dự án là đảm bảo phân bổ và sử dụng hiệu quả các nguồn lực dự án. Để thực hiện một dự án cần đáp ứng được các yêu cầu nhất định về nguồn lực. Nhưng các nguồn lực có giới hạn nhất định. Vì vậy, nhà quản lý dự án sẽ phải lên kế hoạch sử dụng nguồn lực hợp lý, phân bổ nguồn lực sao cho phù hợp và đảm bảo nguồn lực được sử dụng đúng việc, đúng mục đích. Nhờ vậy, nguồn lực sẽ không bị lãng phí mà vẫn thu về kết quả dự án đúng như mong đợi.
Vai trò thứ ba của việc quản lý dự án là xây dựng tiến trình thực hiện dự án chính xác, khoa học và hợp lý. Mỗi dự án là một tập hợp bao gồm rất nhiều hoạt động khác nhau. Mặt khác, các hoạt động này không thể thực hiện cùng một lúc mà phải theo trình tự nhất định. Có hoạt động cần thực hiện trước và có hoạt động phải thực hiện sau. Bằng cách quản lý dự án hiệu quả, các hoạt động này sẽ được thực hiện đúng trình tự, theo tiến độ và mang đến hiệu quả cao nhất cho dự án.
Vai trò sau cùng của quản lý dự án là đảm bảo dự án luôn hoàn thành đúng tiến độ. Với một dự án yếu tố thời gian rất quan trọng. Dự án nào cũng có thời gian bắt đầu và kết thúc cụ thể. Vì vậy, một dự án không đảm bảo yếu tố thời gian sẽ được xem là thất bại cho dù kết quả hay sản phẩm đạt được không hề tệ.
>>> PM là gì? Lộ trình trở thành một Project Manager
3- Quản lý dự án trong các ngành làm gì?
Hiện nay, quản lý dự án là điều cần thiết trong mọi lĩnh vực. Một số lĩnh vực điển hình có thể kể đến như: xây dựng, viễn thông, công nghệ thông tin, tài chính ngân hàng, công nghệ thông tin,…
Tuỳ thuộc vào đặc điểm của từng lĩnh vực mà người quản lý dự án sẽ phải thực hiện những công việc khác nhau để hoàn thành hiệu quả dự án đang được triển khai. Bạn có thể tham khảo mô tả công việc của người quản lý dự án trong một số lĩnh vực sau để thấy rõ điều này.
3.1- Mô tả công việc quản lý dự án ngành xây dựng
Quản lý dự án ngành xây dựng sẽ phải phụ trách nhiều hạng mục công việc khác nhau. Dưới đây là một số công việc chính:
- Chuẩn bị các yếu tố cần thiết cho việc thi công công trình như: văn phòng, kho bãi, hệ thống điện nước, chất lượng và số lượng vật tư,…
- Kiểm tra bản vẽ thiết kế, hợp đồng tư vấn thiết kế kiến trúc.
- Theo dõi, đánh giá tiến độ thi công dự án theo từng mốc thời gian đã được duyệt.
- Xem xét, đánh giá nhà thầu theo các tiêu chí cụ thể và chọn ra các nhà thầu uy tín, chất lượng.
- Báo cáo những sai phạm, chậm trễ trong quá trình thi công và yêu cầu nhà thầu đưa ra biện pháp khắc phục nhằm đảm bảo tiến độ dự án.
- Kịp thời phát hiện và xử lý nhanh chóng các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện dự án.
- Kiểm tra và giám sát các vấn đề về an toàn và vệ sinh lao động như: trang thiết bị bảo hộ lao động, bảo vệ môi trường, phòng chống cháy nổ,…
>>> Project Manager là gì? Học ngành gì để trở thành một Project Manager
3.2- Mô tả công việc quản lý dự án ngành công nghệ thông tin
Công việc quản lý dự án ngành công nghệ thông tin khá đặc thù, đòi hỏi người đảm nhận công việc này phải có nền tảng kỹ thuật và kỹ năng mềm thành thạo mới có thể đạt được thành công.
Dưới đây là một số công việc quản lý dự án công nghệ thông tin thường làm:
- Phân tích yêu cầu, thiết kế giải pháp hệ thống, lên kế hoạch và chịu trách nhiệm triển khai dự án từ đầu đến cuối.
- Lập kế hoạch và quản lý tiến độ của dự án.
- Quản lý phạm vi và khối lượng công việc ban đầu của dự án cũng như các yêu cầu phát sinh.
- Quản lý các nguồn lực của dự án như chi phí, nhân lực, công nghệ, thời gian,…
- Làm việc với khách hàng và các bên liên quan khác của dự án.
- Báo cáo tiến độ, tình hình và các vấn đề liên quan đến dự án cho Ban giám đốc.
- Quản lý các giấy tờ, tài liệu và hồ sơ của dự án.
- Xây dựng, đào tạo và quản lý đội ngũ nhân sự.
3.3- Mô tả công việc quản lý dự án ngành truyền thông
Mục tiêu của quản lý dự án ngành truyền thông là giảm thiểu chi phí truyền thông và tối đa hoá lợi nhuận cho doanh nghiệp. Vì vậy, người làm quản lý dự án truyền thông cần có tư duy logic, sự nhạy bén và khéo léo để đưa chiến dịch phát triển đúng kế hoạch đã định.
Sau đây là một số công việc chính của quản lý dự án truyền thông:
- Phân tích thị trường, đối thủ, khách hàng và lên kế hoạch, dự trù ngân sách theo yêu cầu của từng dự án và mục tiêu đề ra.
- Lên kế hoạch thực hiện, đồng thời kết nối và điều phối các nguồn lực cả bên trong và bên ngoài doanh nghiệp.
- Quản lý các nguồn lực của dự án như nhân lực, ngân sách, công nghệ,…
- Theo dõi, quản lý các hoạt động diễn ra trong dự án và giám sát tiến trình thực hiện dự án.
- Đo lường và đánh giá hiệu quả từng hoạt động, từng chiến dịch để đề xuất phương án cải tiến phù hợp.
- Làm việc với khách hàng, nhà tài trợ để giải đáp các thắc mắc về quyền lợi của các bên khi tham gia dự án.
- Tiến hành đào tạo nhân viên trong bộ phận và công ty những kiến thức liên quan đến dự án.
3.4- Mô tả công việc quản lý dự án ngành tài chính – ngân hàng
Hiện nay, các ngân hàng đang nỗ lực thu hút khách hàng bằng các chiến lược, dự án hấp dẫn nên công việc quản lý dự án ngành tài chính – ngân hàng đang có tiềm năng phát triển rất tốt.
Sau đây là một số công việc chính của quản lý dự án tài chính – ngân hàng:
- Tìm hiểu, cập nhật các thông tin về chính sách pháp luật, các vấn đề xã hội và các xu hướng mới trong ngành ngân hàng.
- Tìm hiểu và phân tích nhu cầu, tâm lý của khách hàng để lập ra các chiến lược và kế hoạch nhằm thu hút khách hàng hiệu quả.
- Đốc thúc và giám sát hoạt động của các nhân viên cũng như bộ phận có liên quan để đảm bảo thực hiện dự án theo đúng kế hoạch đặt ra.
Có thể thấy công việc quản lý dự án đầy thách thức và phức tạp nếu đó là những dự án lớn. Vì vậy, muốn thành công với nghề này đòi hỏi phải có kiến thức, kỹ năng sâu rộng và kinh nghiệm thực tế dày dạn. Ngoài ra còn phải không ngừng học hỏi những kiến thức, kỹ năng mới.
4- Phẩm chất cần có của người làm quản lý dự án
Theo nghiên cứu từ các chuyên gia, một nhà quản lý dự án tài năng cần có các phẩm chất quan trọng sau:
4.1- Có tầm nhìn
Một nhà quản lý dự án giỏi cần có tầm nhìn sâu rộng để có thể bao quát được các vấn đề liên quan đến dự án và xây dựng tiến trình phù hợp để thực hiện dự án hiệu quả. Hơn nữa, việc có tầm nhìn tốt còn giúp người quản lý dự án định hướng phát triển dự án chính xác hơn rất nhiều.
>>> PM là gì? Những khó khăn khó nói của PM
4.2- Giao tiếp hiệu quả
Giao tiếp với nhân viên, đồng nghiệp, cấp trên, khách hàng và các đối tượng liên quan đến dự án là việc người quản lý dự án sẽ phải làm hằng ngày. Bởi vậy, sở hữu khả năng giao tiếp hiệu quả là điều bắt buộc phải có nếu bạn muốn trở thành quản lý dự án trong tương lai.
4.3- Tinh thần trách nhiệm
Người quản lý dự án cũng là một nhà lãnh đạo. Bởi vậy, họ cần có hành vi, cách ứng xử đúng mực để có thể làm gương cho nhân viên. Quan trọng hơn họ cần nói được, làm được và có tinh thần trách nhiệm cao trong công việc.
4.4- Nhiệt tình
Một nhà quản lý dự án nhiệt tình, hăng hái luôn là điều mà bất cứ đội nhóm nào cũng muốn có. Bởi vì, những người lãnh đạo tiêu cực sẽ kéo theo tinh thần làm việc của cả tập thể đi xuống. Trong khi đó các nhà lãnh đạo có thái độ tích cực sẽ thúc đẩy và tạo động lực cho cả nhóm.
4.5- Khả năng đồng cảm
Bạn cần phân biệt được đồng cảm và thông cảm. Trong vai trò của người lãnh đạo, nhà quản lý dự án cần có khả năng đồng cảm với nhân viên của mình để có thể hiểu rằng mọi người đều có cuộc sống riêng ngoài công việc.
4.6- Năng lực quản lý
Người quản lý dự án được trông đợi có khả năng dẫn dắt và hướng dẫn các thành viên trong nhóm hoàn thành tốt nhất dự án được giao. Bởi vậy, bạn cần có năng lực quản lý tốt để có thể lãnh đạo nhóm vượt qua những khó khăn, cũng như biết cách truyền cảm hứng và khuyến khích các thành viên trong nhóm.
4.7- Kỹ năng giao việc
Một người quản lý lý dự án cần có niềm tin và sự am hiểu đối với các thành viên trong nhóm của mình. Điều này thể hiện qua việc họ có thể quản lý công việc của các thành viên trong nhóm, biết cách phân công công việc và điều phối nhân sự tham gia dự án hiệu quả.
4.8- Chịu được áp lực
Mỗi dự án đều có thời gian bắt đầu và kết thúc. Bởi vậy, trách nhiệm của quản lý dự án là hoàn thành dự án trong khoảng thời gian được yêu cầu. Điều này vô hình chung khiến họ phải chịu không ít áp lực. Do đó, nhà quản lý dự án phải luôn bình tĩnh để có thể vượt qua mọi áp lực trong công việc.
4.9- Khả năng xây dựng nhóm
Đôi khi quản lý dự án sẽ phải làm việc cùng một nhóm toàn những thành viên mới. Lúc này họ sẽ phải biết cách kết nối mọi người lại với nhau, phải hiểu rõ các phương thức quản lý để có thể tạo động lực và nâng cao chất lượng làm việc của cả nhóm.
4.10- Khả năng giải quyết vấn đề
Các nhà quản lý dự án được trông đợi phải có khả năng giải quyết vấn đề xuất sắc. Có như vậy họ mới có thể nắm bắt vấn đề nhanh, không bỏ lỡ những cơ hội vụt qua trước mắt và không bị phân tâm bởi các yếu tố không quá quan trọng.
Từ những thông tin trên, chúng ta có thể thấy được tầm quan trọng của quản lý dự án với sự phát triển của mỗi doanh nghiệp. Đồng thời đây cũng là một công việc tiềm năng rất đáng để bạn chọn làm sự nghiệp. Hy vọng những thông tin trong bài viết này hữu ích với bạn, chúc bạn thành công.
------------------------------------
HRchannels - Headhunter - Dịch vụ tuyển dụng cao cấp
Hotline: 08. 3636. 1080
Email: sales@hrchannels.com / job@hrchannels.com
Website: https://hrchannels.com/
Địa chỉ: Tòa MD Complex, 68 Nguyễn Cơ Thạch, Nam Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam
Nguồn ảnh: internet
HRchannels
HRchannels là nền tảng tuyển dụng và thu hút nhân sự cấp cao hàng đầu tại Việt Nam.
Với hơn 16 năm kinh nghiệm tuyển dụng nhân sự cấp cao. Chúng tôi là công ty headhunter hàng đầu ở Việt Nam.
