Mô tả công việc của phòng kế hoạch

Một bản kế hoạch kinh doanh sẽ giúp doanh nghiệp dự đoán tính khả thi của các ý tưởng kinh doanh. Bằng cách viết bản kế hoạch kinh doanh, doanh nghiệp có thể tiết kiệm được rất nhiều thời gian và tiền bạc vì họ có thể dự đoán được các khó khăn có thể xảy ra và có sẵn phương án dự phòng cho các khó khăn đó. Khi có một bản kế hoạch rõ ràng, cụ thể mọi việc sẽ thuận lợi và suôn sẻ hơn rất nhiều. Ngoài ra còn tránh tình trạng bỏ xót công việc, việc kiểm tra tiến độ và rà soát công việc của nhân viên cũng dễ dàng hơn rất nhiều.

Trong các doanh nghiệp, tổ chức, phòng kế hoạch có trách nhiệm quản lý và thực hiện các nghiệp vụ cần thiết để xây dựng một bản kế hoạch hiệu quả nhất. Trong bài viết này, HRchannels sẽ gửi đến bạn đọc mô tả công việc của phòng kế hoạch. Hy vọng qua những thông tin này, bạn sẽ hiểu rõ hơn tầm quan trọng của phòng kế hoạch trong bộ máy tổ chức của các doanh nghiệp.

Các công việc của phòng kế hoạch

1. Đề xuất, xây dựng chương trình, kế hoạch quản lý hoạt động hàng năm của doanh nghiệp

Phòng kế hoạch có nhiệm vụ phân tích, tổng hợp và lập bản dự thảo kế hoạch hoạt động sao cho phù hợp với định hướng và chủ trương của doanh nghiệp, tổ chức theo từng thời kỳ. Trình bày bản dự thảo kế hoạch hoạt động với Ban lãnh đạo. Kế tiếp tiến hành lập kế hoạch chính thức, trình duyệt kế hoạch với quản lý cấp trên. Phân chia chỉ tiêu kế hoạch cho các bộ phận có liên quan dựa trên tình hình thực tế và khả năng của từng bộ phận sao cho hợp lý.

Đưa ra đề xuất chương trình mục tiêu về quản lý hoạt động của các doanh nghiệp, tổ chức. Hàng năm cần lập kế hoạch cụ thể để hoàn thành các mục tiêu đã đặt ra cũng như xác định các hạng mục công việc cần hoàn thành trong năm đó. Đồng thời lập và điều chỉnh dự toán thu chi cho hoạt động của doanh nghiệp.


>>> Xem thêm: Chức năng, nhiệm vụ của phòng kế hoạch

2. Điều hành việc thực hiện các kế hoạch hoạt động, theo dõi, giám sát việc thực hiện các hợp đồng đã ký kết và nghiệm thu kết quả hoàn thành

Thực hiện việc điều hành, triển khai các kế hoạch hoạt động theo như dự tính, đảm bảo chất lượng hoàn thành và tiến độ công việc đúng như kế hoạch. Chịu trách nhiệm trước Ban lãnh đạo về những kết quả không tốt do sự tham mưu của phòng.

Tổ chức việc nghiên cứu, khảo sát tình hình hoạt động thực tế và kế hoạch phát triển của doanh nghiệp, tổ chức. Thường xuyên kiểm tra chất lượng công việc, kịp thời phát hiện các công tác không đạt chất lượng, sai quy trình kỹ thuật, yêu cầu bộ phận có liên quan sửa chữa hoặc làm lại.

Theo dõi, giám sát quá trình thực hiện các Hợp đồng về hoạt động sản xuất và dịch vụ. Tiến hành lưu trữ hồ sơ hợp đồng theo đúng quy định về quản lý văn bản của Pháp luật hiện hành.

Phòng kế hoạch có trách nhiệm tham gia vào việc nghiệm thu sản xuất, tiến hành nghiệm thu toàn bộ khối lượng sản xuất và dịch vụ đã hoàn thành của các đơn vị trực thuộc, các đơn vị đã ký hợp đồng sản xuất với doanh nghiệp. Định kỳ cần kiểm tra khối lượng công việc đã hoàn thành, lập biên bản nghiệm thu và lưu trữ biên bản nghiệm thu theo đúng quy định.

3. Tham mưu, tư vấn các quy trình, tiêu chuẩn và hỗ trợ công tác xây dựng, quản lý kinh tế, khen thưởng, kỷ luật

Chịu trách nhiệm tham mưu, tư vấn cho Ban lãnh đạo các vấn đề có liên quan đến tiêu chuẩn, chất lượng, định mức và quy trình nghiệp vụ đối với tất cả các hoạt động của doanh nghiệp.

Hỗ trợ quá trình xây dựng và quản lý các định mức kinh tế – kỹ thuật trong doanh nghiệp. Triển khai thực hiện các đề tài, sáng kiến, các ý tưởng cải tiến và ứng dụng tiến bộ kỹ thuật vào hoạt động.

Hỗ trợ công tác đánh giá thi đua, khen thưởng và các quyết định kỷ luật của doanh nghiệp.


Xem thêm: 12 câu hỏi phỏng vấn Trưởng phòng kế hoạch hay nhất

4. Quản lý, theo dõi và kiểm tra các tài sản của doanh nghiệp

Theo dõi, quản lý và kiểm tra chất lượng các tài sản của doanh nghiệp, tổ chức. Thực hiện việc bảo trì, bảo dưỡng và sửa chữa kịp thời nếu phát hiện các hư hỏng.

Theo dõi, giám sát các công trình xây dựng cơ bản của doanh nghiệp, tổ chức, đảm bảo thi công đúng theo dự toán, thiết kế đã được phê duyệt. Kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của các thủ tục, hồ sơ và thực hiện việc lưu trữ các hồ sơ này theo đúng quy định.

Hàng năm cần lập kế hoạch kiểm tra hiện trạng thực tế các trang thiết bị máy móc phục vụ cho hoạt động của doanh nghiệp. Sau đó tiến hành xác định nhu cầu mua sắm mới, sửa chữa hoặc là thay thế sao cho phù hợp nhằm đảm bảo hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Với các tài sản, thiết bị, máy móc đến hạn cần thanh lý cần tiến hành tổ chức đấu thầu theo đúng quy định của Pháp luật.

5. Giám sát tiến độ thực hiện kế hoạch của các bộ phận và lập báo cáo

Phòng kế hoạch có trách nhiệm giám sát tiến độ thực hiện các kế hoạch và khối lượng công việc tại các bộ phận. Định kỳ lập báo cáo cho Ban lãnh đạo.

Đảm nhận việc lập các báo cáo và thống kê tổng hợp về tình hình hoạt động của toàn doanh nghiệp theo định kỳ hàng tháng, quý, năm. Đồng thời lập các báo cáo đột xuất liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp khi nhận được yêu cầu từ Ban lãnh đạo.


>>>> Có thể bạn quan tâm: Cơ cấu tổ chức phòng kế hoạch

6. Quản lý, điều hành hoạt động và chăm lo cho đội ngũ nhân viên phòng kế hoạch

Điều hành và quản lý hoạt động của đội ngũ nhân sự trong phòng. Chăm lo cho đời sống tinh thần và tạo điều kiện cho mọi người tham gia vào các hoạt động chung của doanh nghiệp. Kiến nghị Ban lãnh đạo tổ chức các chương trình đào tạo nhằm nâng cao kiến thức, kỹ năng cho nhân viên phòng kế hoạch để đảm bảo các công tác của phòng được hoàn thành với kết quả tốt nhất.

HRchannels - Great Solution. Great People! HRchannels - Dịch vụ tuyển dụng cao cấp Hotline: 08. 3636. 1080 Email: sales@hrchannels.com / tuyendung@hrchannels.com Website: www.hrchannels.com Địa chỉ: Tầng 10, CIT Building, Ngõ 15 Duy Tân - Cầu Giấy - Hà Nội

Nguồn ảnh: internet