Mô tả công việc phòng hành chính nhân sự

Hầu hết mọi người đều biết phòng hành chính nhân sự có vai trò rất quan trọng trong doanh nghiệp. Tuy nhiên không phải ai cũng biết rõ công việc phòng hành chính nhân sự cụ thể là làm những gì. Nếu bạn cũng đang có cùng thắc mắc như trên thì bài viết này của HRchannels sẽ là câu trả lời dành cho bạn.

Phòng hành chính nhân sự được biết đến là bộ phận đảm nhận vai trò cung cấp các dịch vụ hành chính cho toàn thể nhân viên trong doanh nghiệp và giám sát việc thực hiện các quy trình, quy định cũng như các chính sách tổ chức của doanh nghiệp. Bộ phận này cũng thường được gọi là bộ phận quản lý nhân sự. Để cung cấp các dịch vụ hỗ trợ hành chính cho đội ngũ nhân viên của doanh nghiệp, phòng hành chính nhân sự sẽ thực hiện các công việc sau:


Xem thêm >>> HR là gì? Tất tần tật về ngành Human Resource

1. Thực hiện các nghiệp vụ hành chính

Xây dựng các quy trình quản lý máy móc, thiết bị sử dụng trong văn phòng, cấp phát trang phục theo quy định. 

Xây dựng và giám sát việc thực hiện các nội quy, quy định đã ban hành của công ty.

Thực hiện các thủ tục hành chính trong phạm vi quyền hạn được giao.

Lập kế hoạch và tiến hành tổ chức các sự kiện, các ngày lễ, chương trình tri ân khách hàng và các hội thảo, hội nghị khác của công ty.

Đảm nhận công việc đối ngoại, liên hệ với các phòng ban và cơ quan chuyên môn.

Làm việc với các đơn vị cung cấp dịch vụ xây dựng bộ nhận diện thương hiệu cho công ty, bao gồm: logo, slogan, đồng phục, thư mời, brochure, catalogue, nhãn mác, tờ rơi, tờ gấp, profile,…

Quản lý con dấu và các tài sản, phương tiện, thiết bị phục vụ cho công việc của doanh nghiệp.

Điều hành việc in ấn các ấn phẩm và các tài liệu phục vụ cho việc quảng bá sản phẩm và thương hiệu của doanh nghiệp.

Chịu trách nhiệm soạn thảo, ban hành các văn bản, quy định nội bộ và thực hiện truyền thông các quy định này trong doanh nghiệp.


>>> Xem thêm: Cơ cấu tổ chức phòng hành chính nhân sự

2. Thực hiện việc quản lý các hoạt động nhân sự

Xây dựng sơ đồ tổ chức bộ máy nhân sự, soạn thảo mô tả công việc, chức năng nhiệm vụ của các phòng ban và của từng chức danh công việc.

Thiết lập bộ máy tổ chức nhân sự của các phòng ban, xây dựng chế độ phúc lợi và xác định định hướng phát triển nhân sự trong dài hạn.

Xây dựng kế hoạch và quy trình quản lý nhân sự nhằm đảm bảo tính nhất quán, hiệu quả khi triển khai thực hiện.

Xây dựng các chính sách lương thưởng, phúc lợi đãi ngộ và khen thưởng kỷ luật hợp lý và công bằng.

Xây dựng quy chế quản lý tài chính và hoạt động thu – chi của doanh nghiệp. 

Lập kế hoạch tuyển dụng, đào tạo và kết hợp với các bộ phận khác tổ chức chương trình đào tạo nhân viên toàn công ty, với mục tiêu giúp nhân viên mới nhanh chóng làm quen với môi trường làm việc và nâng cao chuyên môn của nhân viên hiện tại.

Xây dựng cơ chế và chính sách đào tạo, sàng lọc nhân sự từ các nguồn nội bộ và bên ngoài doanh nghiệp.

Xác lập ngân sách dành cho quỹ lương, thưởng, chế độ phúc lợi, phụ cấp và đãi ngộ hàng năm của doanh nghiệp.

Lập kế hoạch phát triển nhân sự trong ngắn hạn, trung hạn và dài hạn.

Chuẩn bị hồ sơ nhân sự cho các hoạt động đấu thầu của doanh nghiệp.

Chịu trách nhiệm quản lý các vấn đề về an toàn lao động, vệ sinh môi trường và phòng tránh cháy nổ. 

Đưa ra đề xuất, xây dựng và triển khai hệ thống KPI cho các bộ phận trong doanh nghiệp, nhằm đảm bảo thực hiện tốt các chức năng quản lý cũng như phục vụ công tác đánh giá hiệu quả công việc và đánh giá chất lượng nhân sự. 

Thực hiện việc quản lý hiệu quả công việc của các phòng ban bằng cách sử dụng hệ thống KPI riêng cho từng phòng ban. Từ đó có thể đánh giá và đưa ra phương pháp vận hành hiệu quả hơn.

Tham mưu cho Ban giám đốc về việc quản lý, đào tạo và vận hành bộ máy nhân sự của công ty. Lập kế hoạch bổ nhiệm, thay thế, bổ sung nhân sự và kế hoạch xây dựng nguồn nhân sự.

Kiểm soát và chịu trách nhiệm đối với bảng tính lương, thưởng và các chế độ phúc lợi khác của công ty. 

Giải quyết hài hòa các mối quan hệ liên quan đến chế độ chính sách, thực hiện việc khảo sát, lấy ý kiến nhân viên trong công ty. Từ đó tiến hành sửa đổi, bổ sung các quy chế, chính sách phù hợp hơn trong việc vận hành bộ máy nhân sự của công ty. 


>>> Có thể bạn quan tâm: Chức năng, nhiệm vụ của phòng hành chính nhân sự

3. Xây dựng môi trường, văn hóa làm việc

Hàng năm tiến hành xây dựng và tổ chức các chương trình, hoạt động chung nhằm gắn kết đội ngũ nhân sự của công ty. 

Xây dựng văn hóa doanh nghiệp đồng nhất: sổ tay doanh nghiệp, bộ nhận diện thương hiệu, các ấn phẩm truyền thông. Đồng thời tổ chức các sự kiện và hoạt động vui chơi cho nhân viên nhằm duy trì và phát triển văn hóa nội bộ doanh nghiệp.

Thực hiện khảo sát định kỳ nhằm nâng cao hiệu quả làm việc, năng lực quản lý, tạo sự gắn kết nhân sự và tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp.


>>> Bạn đọc thêm: Quy trình làm việc của phòng hành chính nhân sự

4. Quản lý hồ sơ, giấy tờ, cơ sở dữ liệu nhân sự

Đảm nhận việc tiếp nhận công văn, thư từ, các loại văn bản, tài liệu được chuyển đến công ty và xử lý, lưu trữ chúng theo thẩm quyền được giao.

Tiếp nhận các loại giấy tờ chứa thông tin liên quan tới nhân viên và quản lý các loại giấy tờ liên quan tới tiền lương và chế độ lương thưởng của nhân viên. 

Lưu giữ thông tin và cơ sở dữ liệu của nhân viên, cũng như thực hiện nhiệm vụ bảo mật các thông tin đó. 

---------------------------------------------------------

HRchannels - Dịch vụ tuyển dụng cao cấp
Hotline: 08. 3636. 1080
Email: sales@hrchannels.com / job@hrchannels.com
Website: www.hrchannels.com
Địa chỉ: Tầng 12A.3, Tòa MD Complex, 68 Nguyễn Cơ Thạch, Nam Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam

Nguồn ảnh: internet