Mô tả công việc của phòng xuất nhập khẩu

Hiện nay, lĩnh vực xuất nhập khẩu thu hút sự quan tâm của một lượng lớn các bạn trẻ khi chọn nghề. Do tính chất công việc của ngành này khá thú vị, đặc biệt với những bạn yêu thích hoạt động giao thương quốc tế. 

Thực tế, phòng xuất nhập khẩu chỉ có tại các công ty sản xuất lớn, với chất lượng hàng hóa đạt tiêu chuẩn, hoặc tại các công ty mà lĩnh vực kinh doanh của họ sẽ phát sinh các hợp đồng ngoại thương. Có thể nói các yêu cầu của đối tác đối với hàng xuất nhập khẩu rất nghiêm ngặt, vì vậy chỉ những công ty đủ lớn với máy móc thiết bị hiện đại mới có thể đáp ứng được mà thôi.

Vậy công việc của phòng xuất nhập khẩu là gì và vì sao bộ phận này lại được coi trọng như vậy?

Mô tả công việc của phòng xuất nhập khẩu

Nhìn chung công việc của phòng xuất nhập khẩu chính là thực hiện toàn bộ quy trình để mua hàng hóa từ nước ngoài về hoặc bán hàng hóa ra nước ngoài.

1. Đàm phán, ký kết hợp đồng

Phòng xuất nhập khẩu có trách nhiệm tiến hành các hoạt động đàm phán, trao đổi, thương lượng và thống nhất để ký kết hợp đồng với nhà cung cấp hoặc đối tác.

Để việc đàm phán diễn ra thành công thì phòng xuất nhập khẩu cần chuẩn bị nội dung, thông tin liên quan đến sản phẩm, nhân sự đàm phán, chương trình đàm phán và xác định mục tiêu đàm phán.

2. Thực hiện các thủ tục và chuẩn bị giấy tờ nhập xuất hàng hóa

Phòng xuất nhập khẩu sẽ chuẩn bị các thủ tục, giấy tờ cần thiết cho hoạt động nhập, xuất hàng như là: hợp đồng, chứng từ xuất nhập khẩu, chứng từ vận chuyển, hồ sơ thanh toán… Nếu như các giấy tờ này được chuẩn bị tốt thì hàng hóa sẽ lưu thông nhanh chóng, giúp hạn chế các thiệt hại tài chính do hàng hóa phải lưu tại cảng.

Khi chuẩn bị các hồ sơ thông quan hàng hóa, phòng xuất nhập khẩu cần kiểm tra kỹ lượng và đối chiếu số liệu trên hồ sơ với số lượng thực tế tại cửa khẩu. Quá trình này phải tiếp xúc với bên hải quan, có nhiều trường hợp khá phức tạp. Vì vậy đòi hỏi bộ phận phải linh hoạt xử lý. Để công việc được thuận lợi, cần chủ động xây dựng mối quan hệ với các bên liên quan.

Bên cạnh đó, phòng xuất nhập khẩu cần phải lưu giữ đầy đủ tất cả các hồ sơ và tài liệu liên quan đến các hợp đồng xuất nhập khẩu. Kịp thời cập nhật và theo dõi các hồ sơ thuộc phạm vi quản lý của bộ phận.

3. Thực hiện các thủ tục thanh toán

Phối hợp với bộ phận kế toán thực hiện các thủ tục thanh toán như mở L/C - Letter of Credit, hoặc mở bảo lãnh ngân hàng, khi tiến hành các hoạt động thanh toán quốc tế. 

Trách nhiệm của phòng xuất nhập khẩu là cung cấp đầy đủ hóa đơn, chứng từ để bộ phận kế toán ghi nhận vào sổ sách. Đồng thời, chuyển giao đầy đủ các thông tin về lô hàng để kế toán theo dõi quá trình thanh toán.

4. Tìm kiếm khách hàng, nhà cung cấp mới cho doanh nghiệp

Để công việc kinh doanh của doanh nghiệp phát triển liên tục, phòng xuất nhập khẩu cần tiến hành tìm kiếm khách hàng, nhà cung cấp mới cho doanh nghiệp. Họ phải chủ động thực hiện việc nghiên cứu thị trường để tìm kiếm và mở rộng thị trường xuất nhập khẩu của doanh nghiệp.


>>> Xem thêm: Cơ cấu tổ chức phòng xuất nhập khẩu

5. Thực hiện hợp đồng

Tổ chức thực hiện hợp đồng đã ký kết theo đúng các điều khoản đã thỏa thuận. Thường xuyên theo dõi tiến độ thực hiện từng đơn hàng đã ký kết, đảm bảo tuân thủ đúng các điều khoản của hợp đồng.

Giữ liên lạc thường xuyên với khách hàng, nhà cung cấp để kịp thời nắm bắt các phản hồi mới nhất về đơn hàng, cũng như tiến độ thực hiện và có biện pháp xử lý nhanh chóng khi phát sinh sự cố.

6. Đề xuất kế hoạch kinh doanh và báo cáo

Phòng xuất nhập khẩu cần tham mưu cho Ban giám đốc và đề xuất các kế hoạch kinh doanh hiệu quả cho công ty. Định kỳ lập báo cáo cho Ban giám đốc và các báo cáo cho cơ quan nhà nước.

Ngoài ra, còn tham gia vào việc đưa ra các đề xuất về cách thức xử lý công việc, xây dựng định hướng chiến lược xuất nhập khẩu, để góp phần nâng cao hiệu quả công việc.


>>> Bạn xem thêm: Chức năng, nhiệm vụ phòng xuất nhập khẩu

Vì sao phòng xuất nhập khẩu ngày càng được coi trọng?

Hoạt động thương mại quốc tế là sự phát triển tất yếu của xã hội. Việc mở rộng các mối quan hệ quốc tế là tiền đề thúc đẩy nền kinh tế và doanh nghiệp phát triển. Vì vậy phòng xuất nhập khẩu ngày càng quan trọng hơn với các doanh nghiệp có phát sinh các hoạt động thương mại quốc tế. Hơn nữa các nghiệp vụ xuất nhập khẩu không hề đơn giản, mà đòi hỏi phải có trình độ chuyên môn nhất định mới thực hiện hoàn chỉnh được. 

Ngoài ra, hoạt động xuất nhập khẩu còn liên quan đến nhiều thủ tục và các quy định của pháp luật. Để hoàn thành công việc tốt nhất, cần nắm bắt nhanh chóng các thông tư, điều luật thay đổi bổ sung về hoạt động xuất nhập khẩu. Đặc biệt là các quy định về thuế xuất nhập khẩu. Chính vì vậy, phòng xuất nhập khẩu ngày càng được các doanh nghiệp coi trọng hơn. 

------------------------------------

HRchannels - Headhunter -  Dịch vụ tuyển dụng cao cấp

Hotline: 08. 3636. 1080
Email: sales@hrchannels.com / job@hrchannels.com
Website: https://hrchannels.com/
Địa chỉ: Tòa MD Complex, 68 Nguyễn Cơ Thạch, Nam Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam

Nguồn ảnh: internet