Mô tả công việc của phòng vật tư

Phòng ban vật tư có vai trò quan trọng trong các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh thuộc mọi ngành nghề. Bộ phận này sẽ quản lý công tác mua sắm vật tư, nguyên vật liệu sử dụng trong hoạt động sản xuất của công ty. 

Để hiểu rõ hơn về phòng vật tư và mô tả công việc của phòng vật tư này trong doanh nghiệp, các bạn hãy tham khảo bài viết sau của HRchannels nhé!

Tổng quan về phòng vật tư

Phòng vật tư hay còn gọi là phòng kế hoạch vật tư là bộ phận chịu trách nhiệm nghiên cứu, phân tích và đàm phán với nhà cung cấp để đảm bảo cung ứng đầy đủ số lượng vật tư với chất lượng tốt nhất cho hoạt động sản xuất kinh doanh và công tác vận hành của doanh nghiệp. 

Nhiệm vụ của phòng vật tư là quản lý quá trình mua sắm và cung ứng vật tư trong doanh nghiệp, theo dõi số lượng hàng tồn kho, đảm bảo duy trì lượng hàng tồn kho trong giới hạn phù hợp. Đồng thời, tiến hành phân tích, lập kế hoạch vật tư để đảm bảo cung cấp kịp thời và đầy đủ lượng vật tư cần thiết cho nhu cầu sản xuất kinh doanh.


>>> Xem thêm: Chức năng, nhiệm vụ phòng vật tư

Mô tả công việc của phòng vật tư

Về cơ bản, công việc của phòng vật tư chính là tìm kiếm các doanh nghiệp hoặc các đơn vị chuyên cung cấp các loại vật tư phù hợp với yêu cầu của doanh nghiệp. Đồng thời đàm phán với các nhà cung cấp để có thể mua các loại vật tư có chất lượng đảm bảo với mức giá tốt nhất.

Công việc cụ thể của phòng vật tư gồm các việc chính sau:

1. Lập kế hoạch mua sắm vật tư theo tháng, quý và theo năm

Phòng vật tư cần lập kế hoạch mua sắm vật tư theo định kỳ, để công tác mua sắm vật tư diễn ra thuận lợi, suôn sẻ, nhất là đáp ứng đầy đủ số lượng, chủng loại vật tư cần thiết cho nhu cầu sản xuất kinh doanh của công ty.

Kế hoạch vật tư cần dựa trên kế hoạch kinh doanh của công ty. Sau đó tiến hành xem xét, tổng hợp các chủng loại vật tư cần mua sắm, tính toán số lượng vật tư cần mua và các yêu cầu chất lượng vật tư cần đáp ứng.

2. Tìm kiếm, đàm phán và ký hợp đồng với nhà cung cấp

Dựa trên kế hoạch mua sắm vật tư đã được phê duyệt, phòng vật tư tiến hành tìm kiếm nhà cung cấp phù hợp. Phòng vật tư sẽ đưa ra đề nghị báo giá cho các nhà cung cấp, kiểm tra mẫu vật tư, đánh giá năng lực nhà cung cấp, so sánh giá, đàm phán các điều kiện thanh toán, thời gian giao hàng, lập danh sách các nhà cung cấp tiềm năng để trình duyệt và tiến hành ký kết hợp đồng.

Một doanh nghiệp có thể có rất nhiều nhà cung cấp. Do đó phòng vật tư cần lập danh sách các nhà cung cấp, để có thể quản lý và đánh giá hiệu quả các nhà cung cấp. 

Ngoài ra, phòng vật tư nên chú ý duy trì mối quan hệ với các nhà cung cấp tiềm năng, để có lợi thế khi đàm phán giá, cũng như chất lượng vật tư luôn được đảm bảo.

3. Quản lý nhập, xuất và tồn kho vật tư

Trách nhiệm của phòng vật tư là theo dõi, kiểm tra số lượng và chất lượng các loại vật tư được giao, phản ánh cho nhà cung cấp khi chất lượng vật tư không đạt yêu cầu. 

Lập danh mục vật tư cần cấp cho xưởng sản xuất, tổ chức cấp phát vật tư theo kế hoạch đã duyệt, đảm bảo số lượng và chất lượng vật tư cung ứng cho bộ phận sản xuất.

Thường xuyên cập nhật thông tin tồn kho để kịp thời đặt hàng. Định kỳ phối hợp với bộ phận kế toán trong công tác kiểm kê tồn kho. Khi phát hiện các sai lệch cần nhanh chóng xác định nguyên nhân và có biện pháp khắc phục.

4. Quản lý hồ sơ, hợp đồng và các giấy tờ mua sắm vật tư

Toàn bộ các hồ sơ, giấy tờ và hợp đồng mua sắm vật tư cần được sắp xếp, lưu trữ hợp lý. Điều này vô cùng hữu ích cho công tác quản lý vật tư, đánh giá nhà cung cấp cũng như thực hiện các nghĩa vụ thanh toán cho nhà cung cấp.

5. Tham mưu cho Ban giám đốc trong việc xây dựng định mức, chính sách, quy trình quản lý vật tư

Để công tác quản lý vật tư đạt hiệu quả cao, phòng vật tư cần tham mưu cho Ban giám đốc trong quá trình xây dựng các định mức tiêu hao vật tư, cũng như các chính sách và quy trình thực hiện các nghiệp vụ quản lý vật tư. Định kỳ cần tiến hành đánh giá, để dần hoàn thiện và nâng cao hiệu quả công tác quản lý vật tư

6. Quản lý quá trình lưu kho

Phòng vật tư cần tổ chức, xây dựng hệ thống kho bãi đạt tiêu chuẩn. Việc này nhằm đảm bảo hiệu quả quản lý vật tư cũng như đảm bảo chất lượng các loại vật tư được lưu kho. Ngoài ra, còn phải bố trí, sắp xếp việc lưu trữ vật tư trong kho hợp lý, dễ dàng kiểm tra, kiểm soát và xuất kho.

7. Theo dõi xu hướng thị trường

Tiến hành phân tích, đánh giá các xu hướng khác nhau của thị trường và vận dụng các kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm để đưa ra quyết định mua hàng chính xác và kịp thời nhất.


>>>> Có thể bạn quan tâm: KPI dành cho phòng vật tư ra sao?

8. Lập báo cáo tình hình vật tư

Định kỳ, phòng vật tư cần lập báo cáo liên quan đến việc mua sắm vật tư, báo cáo nhập – xuất – tồn, báo cáo kiểm kê tồn kho cho Ban giám đốc. Đồng thời lập các báo cáo đột xuất theo yêu cầu.

Nguồn ảnh: internet