Mô tả công việc của phòng mua hàng

Công việc của Phòng mua hàng là chịu trách nhiệm mua sắm các loại hàng hóa, sản phẩm, nguyên vật liệu và thiết bị, công cụ phục vụ cho việc sản xuất và bán hàng diễn ra suôn sẻ. Để làm được như vậy, phòng thu mua hàng phải đảm bảo hàng hóa được mua đúng lúc và đủ số lượng cần thiết. Nếu quá trình thu mua không được thực hiện tốt thì doanh nghiệp có nguy cơ không thể sản xuất hoặc là không có đủ lượng hàng dự trữ để bán cho khách hàng.

Để có thể giữ cho hoạt động sản xuất và bán hàng của doanh nghiệp diễn ra thuận lợi, phòng thu mua hàng phải đảm nhận một loạt các công việc sau đây:

1. Tham mưu cho việc hoạch định kế hoạch mua hàng và xây dựng các quy trình mua hàng

Trách nhiệm của phòng thu mua hàng chính là tham mưu cho Ban Giám đốc các vấn đề liên quan đến việc hoạch định kế hoạch mua hàng và cung ứng vật lực phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh. Đồng thời, tổ chức điều hành kho bãi và vận chuyển của Công ty.

Xây dựng và tổ chức soạn thảo các quy định, quy trình, chính sách về quản lý mua hàng cũng như điều phối hàng hóa sao cho phù hợp với các quy định của pháp luật và chiến lược kinh doanh của công ty.


>>> Xem thêm: Chức năng - nhiệm vụ của phòng mua hàng

2. Quản lý toàn bộ quá trình mua hàng của doanh nghiệp

Phòng thu mua hàng sẽ tiến hành phân tích thị trường trong và ngoài nước, đối thủ cạnh tranh, đưa ra dự báo xu hướng, nhu cầu hàng hóa và xem xét, thực hiện các yêu cầu mua hàng trên cơ sở được Ban Giám đốc phê duyệt. Việc mua hàng cần được lập kế hoạch cụ thể và được tổ chức thực hiện hiệu quả, kịp thời.

Tiến hành việc đánh giá các hợp đồng mua hàng và các đơn đặt hàng theo đúng quy định của Công ty. Đại diện công ty đàm phán, thỏa thuận hợp đồng; theo dõi tiến độ thực hiện hợp đồng, thanh toán cho các nhà cung cấp; đồng thời đại diện công ty giải quyết các phản ánh và xử lý các tranh chấp với nhà cung cấp.

Xây dựng quy trình quản lý nhà cung cấp và thực hiện theo đúng quy trình đã được công ty chấp thuận theo các tiêu chí: năng lực nhà cung cấp, sản phẩm, thời gian giao hàng, dịch vụ hậu mãi, phương pháp thanh toán, tiềm năng phát triển.

Duy trì và phát triển mối quan hệ với các nhà cung cấp hiện có, thường xuyên tìm kiếm thêm các nhà cung cấp tiềm năng. Xây dựng tiêu chuẩn đánh giá nhà cung cấp và thường xuyên đánh giá chất lượng nhà cung cấp, để có đề xuất thay đổi, cải thiện nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả. 

Kiểm tra chất lượng và tiến độ cung ứng hàng hóa cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Có biện pháp duy trì và nâng cao hiệu quả hoạt động mua hàng, nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh.

3. Quản lý hoạt động giao nhận, vận chuyển, lưu kho 

Quản lý và kiểm soát hoạt động nhập, xuất và tồn kho, chủ động đề xuất và bổ sung hàng hóa trong kho, đảm bảo số lượng và cơ cấu hàng tồn kho hợp lý. Đồng thời xây dựng và tổ chức hệ thống sổ sách kho đúng quy định của chế độ Kế toán và quy định của công ty.

Nắm bắt kịp thời tiến độ giao hàng, quản lý công tác tiếp nhận, tiến hành phân bổ hàng hóa về kho hợp lý, quản lý công tác giao hàng cho khách và hoạt động điều chuyển hàng hóa từ kho này sang kho khác. 

Xây dựng hệ thống các đơn vị vận tải uy tín, dịch vụ tốt, giá cả cạnh tranh tại từng khu vực. Thường xuyên đánh giá, tìm kiếm thêm các đơn vị vận tải tiềm năng. Tiến hành kiểm tra, rà soát các chi phí liên quan, nhằm đảm bảo hiệu quả quá trình giao nhận.

Xây dựng, duy trì và phát triển mối quan hệ tốt đẹp với các cơ quan chức năng, cơ quan hữu quan nhằm phục phụ cho công việc chung: Tổng cục Hải quan, cơ quan Hải quan địa phương, các Trung tâm phân tích, Tổng cục đo lường chất lượng …

>>> Có thể bạn quan tâm: Top những doanh nghiệp có phòng mua hàng

4. Quản lý chất lượng hàng hóa, vật tư

Kiểm tra, giám sát chất lượng hàng hóa theo từng nguồn hàng, đợt hàng từ khi nhận hàng đến khi hàng được giao cho khách và được chấp nhận. Có biện pháp đánh giá và cải tiến nhằm nâng cao hiệu quả việc quản lý chất lượng hàng hóa.

5. Quản lý, điều hành hoạt động của nhân viên phòng thu mua hàng 

Xây dựng các bản mô tả công việc và hệ thống KPI cho nhân viên trong phòng. Thường xuyên rà soát, kiểm tra để có điều chỉnh phù hợp. 

Phân công công việc cho nhân viên hợp lý, có kế hoạch, định hướng phát triển phù hợp. Quan tâm đến tình cảm, nguyện vọng của nhân viên để kịp thời động viên, hỗ trợ khi họ gặp khó khăn.

Đề xuất các chương trình, kế hoạch đào tạo nhằm nâng cao kỹ năng, trình độ chuyên môn cho nhân viên phòng thu mua. 

Định kỳ tiến hành đánh giá hiệu quả công việc đạt được của từng nhân viên và toàn bộ phận.


>>> Đọc thêm: Cơ cấu phòng mua hàng gồm những gì?

6. Phối hợp với các bộ phận khác  

Thiết lập mối quan hệ gắn kết trong công việc với các bộ phận khác trong công ty. Phối hợp trong công tác tuyển dụng, đào tạo và xây dựng chính sách, quy định cũng như văn hóa doanh nghiệp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty. 

Thực hiện các báo cáo định kỳ theo đúng quy định của doanh nghiệp, hoặc khi nhận được yêu cầu từ Ban Giám đốc.
 

---------------------------------------------------------

HRchannels - Dịch vụ tuyển dụng cao cấp
Hotline: 08. 3636. 1080
Email: sales@hrchannels.com / job@hrchannels.com
Website: www.hrchannels.com
Địa chỉ: Tầng 12A.3, Tòa MD Complex, 68 Nguyễn Cơ Thạch, Nam Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam

Nguồn ảnh: internet